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數位化工作流程指南:委外製作

Tags: none 發表: 2009-10-19, 點閱: 68,455 , 加入收藏櫃 , 列印 列印 , 轉寄 轉寄

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壹、引言

 

委外服務,是指某一機構將所提供之產品或服務,以簽訂合約的方式,轉授於外部機構提供。[1]另外也有人將委外定義為:「在約定的時段之內,以雙方同意﹝且附有但書﹞的價格,將某項或某部分企業內部的管理功能,連同相關資產,交由外界的供應商或服務提供承包商負責處理。」[2]從管理的角度出發,採用委外作業大致上有三大理由:[3]

 

1. 以便能更全心專注在核心作業上

2. 藉以提供更好的服務品質

3. 降低成本

 

維繫核心服務是委外的主要因素,當組織或單位考慮將業務執行委外時,可能是因為必須優先致力於核心服務且人力不足,此時委外可以降低人力分配的壓力,將重心放置於核心服務的提升,例如業界常見的代工生產或人力資源外包。除了業務核心的劃分之外,委外的另一個考量是執行能力的限制,一項相當重要的程序,若無法透過內製來滿足需求,或是內製的效益不如外包,此時基於效率和品質的考量,亦會將執行過程委外處理,例如數典計畫中的台灣多樣性知識網建構計畫,將資料庫與網站架構等資訊技術層面委外處理,而資訊的蒐集與知識的彙整仍於內部進行,同時顧全了專案的執行效率、品質以及計畫整體核心價值。

 

對於委外單位的內部成員而言,成功的委外策略可藉由接觸承包商的過程,累積專業知識及委外經驗,培養特殊技術與能力;,而委外單位本身除了達成委託的目標之外之外,作業模式及策略也可能因為委外帶來意外的利益,也就是所謂的「槓桿利益」(Leveraged benefits):[4]

 

1. 委外如觸媒般引起變化,揭露企業組織需要改善的領域。

2. 委外挑戰、援助和支持其他商業基要領域,例如資訊科技架構、流程模式制訂和重整。

3. 藉由選擇承包商的文書審查作業,使員工獲得教育,進而促成企業文化的改變。

4. 由於評估商業流程和成本的需要,養成企業組織精確的分析能力。

5. 企業組織專注於投入另一外包時的服務成本。

6. 某項委外的成功運作,可做為其他商業領域仿效的實證。

7. 企業組織獲得激勵,提升部門效率並將態度轉為積極。

 

雖然這些利益從字面陳述來看是針對企業組織,然而其理論基礎其實是共通的,經過歸納之後可以將這些觀念轉化,進一步套用在數位典藏事業中,相信能達到一定程度的對應。以國史館台灣文獻館委外掃瞄文獻檔案為例,館員從掃瞄工作的委外作業當中獲得了軟硬體的各項知識,同時也要求承包廠商為館員或是約聘人員進行掃瞄及圖檔後製的教育訓練,成功將掃瞄作業的專業技能內化為單位內部的能力,並提升該項業務的工作效率。

 

相對於委外單位,承包廠商承接委外專案亦有其策略優勢。承包廠商可能藉由經濟規模降低服務成本,並藉由結合顧客經驗的累積及豐富的關係網絡,強化其所提供之專業服務品質,滿足「低成本,高品質」的產品需求。簡而言之,委外的主要好處在於可以利用槓桿原理,透過承包廠商較佳的技術、知識、投資及製程提供服務,達到委託單位及承包廠商雙贏的局面。網路上著名的外包服務網站將委外的優點陳述如下:[5]

 

1. 節省人事、設備及研發等費用:降低成本

2. 投入精力致力於內部核心服務

3. 降低管理壓力,專注於既有人力之調配

4. 內部組織及功能重整更具彈性

5. 不受限既有的專業知識技能

 

正因為委外作業存在諸多的優點,因此在數位典藏與數位學習國家型科技計畫中上扮演著重要的角色,許多單位或機構在數位化流程的某部分專業實務中,均仰賴委外政策的規劃和執行而獲致事半功倍的效益,例如:檔案管理局的「98年度國家檔案數位服務計畫」、中研院傅斯年圖書館的「善本古籍數位化影像製作」、國立台灣美術館的典藏品數位化作業與台灣文獻館的文獻檔案數位化工作,而國立台灣博物館更是在民間古文書、岸裡文書、原住民文物、館藏公文書和輿圖影像等領域都使用了委外的作業模式,也得到了相當豐富的數位化成果,相關的委外經驗值得作為借鏡。

 

以下列委外作業流程圖,此圖表是源自於行政院研考會根據九十二年一月九日電子化政府CIO小組委員會議記錄結論「訂定資訊業務委外經費計價參考標準及建立委外知識管理(KM)機制等意見,請參考納入推廣措施」,規劃提出「政府機關資訊業務委外推廣案」,並據以推動,以落實並健全政府資訊業務委外制度的參考手冊內容。

 

1-1 委外專案之作業流程圖

 


 

<回 到 目 錄>

 

[1] 陳君屏,〈公共圖書館委外服務研究〉,《台灣圖書館管理季刊》,2006年4月,第二卷第二期,頁97。

[2] J. Brian Heywood (余峻瑜 譯),《企業外包制勝—高績效低成本的委外經營模式》,台灣培生教育出版,2003年5月,頁53。

[3] 同註2,頁143。

[4] Charles L. Gay(盧娜 譯),《企業外包模式》,商週出版,2001年,頁26。

[5] 〈認識外包〉,104外包網,檢索:2009年1月,http://www.104case.com.tw/knowcase/know_05.cfm 









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