每一個委外專案，因為人員、時間、技術、數位化物件、執行方式的不同，可能產生不一樣的成果，而有它的原創性（Origin）存在。也因此即便是以前次的委外運作所保留下來的需求書、契約等資訊為基礎，在執行委外前，還是需要不厭其煩的檢視當年度欲執行數位化工作的目標，列出所需求的要項，明確安排整個委外過程中所需要時程、成本、人力、技術與限制等，才能更精確的調整與規劃這一次委外專案的需求書，讓整個數位化委外工作更順利的進行，產出最佳的工作成果。

再者，另外一個讓委外專案成功的關鍵，便是如何與承包廠商溝通與協調，這也是多數委外執行的困難。每個人生長與學習的歷程不同，加上大環境與所處的組織文化的影響，如何維持委外專案所組成的團隊裡的成員，保持著良好的工作情緒與互動，同時還有能在複雜的委外工作中界定規範與正確執行的決策，事事都考驗著整個委外專案主要負責人的能力。委外專案執行雖然可以說是監督承包廠商完成工作，但也可以說是以協調的方式，與承包廠商合作，將每個階段的工作達到最佳化。因此在執行過程為能維護和創造專案的品質，應注意下列幾點：

1. 文件式的約定

因此溝通前的「約定書(RFP與合約)」、執行期間的「會議記錄」、保固期間的「維修單」等三種在過程中所產生的文件，對於雙方均是一種保障，將溝通的條件和內容化成文字，畢竟人的記憶力有限，遺忘對於雙方都可能在執行期間造成誤會，而團隊合作最大的隱憂莫過於誤會的產生，因此盡可能將溝通內容以文件式保存，避免造成雙方歧見，影響專案的製作品質。

2. 雙方的最大利益

故整個執行團隊從專案開始發想時，就應該要彈性的廣納意見，詳盡的將需求說明於建議書徵求文件(RFP)中，在執行期間要盡可能的在維護自身單位的需求還有權益下，與廠商徵求最大可執行空間，若在RFP中沒有詳列到的需求，盡量以雙方利益為考量，與廠商溝通，並記錄下來，作為日後驗收項目中的一環。

3. 互信的合作模式

盡量以開放式的進行溝通，建立起互信的合作模式，讓承包商了解到此專案的需求會在考量雙方立場與權益下進行，並隨時主動與承包商連繫，形成良性的溝通機制。

本指南以專案管理的態度為基礎，並以品質管理為最終目標，結合目前台灣在進行數位典藏專案中的相關委外數位化製作單位為範例，將委外分析、規劃、招標與執行做流程的介紹，忠實詳盡的報導委外該如何進行、該如何溝通、有哪些事情該注意等議題，期望能提供給讀者在進行委外製作前，能先有較清楚的規劃藍圖，並希望藉由這本委外製作指南的內容能降低相似的需求不明困擾和不良溝通的情況發生，期望此書的內容能為台灣數位化工作的推展進一份心力。

<回 到 目 錄>