伍、 專案執行與控管

　

專案計畫要順利完成，除了在專案初始時，進行縝密周詳且符合現況的規劃與確實的計畫書撰寫外，在主管機關審核通過後的正式執行，以及過程中的管理與控制，也是讓專案正確的達成預定的目標與成果的關鍵。在數位內容建置專案執行過程中，因為需要受到主管機關的定期考核，所以不論執行工作是採行委外或自行數位化，在時間、經費與品質等三面向的執行與控管的好壞，對於最後呈現的成果有更直接的關係，也因此本章將以這三大部分的執行與管理方式作一介紹。

　

一、 計畫調整

　

計畫書撰寫完成提出申請，審查委員會視各計畫提出的內容，審查各項工作是否都能符合目標、經費是否合理…..等，以考量計畫的適切性，通過計畫申請者，給予經費核定清單。因此在計畫通過後，還需要根據核定的經費來調整預期的目標與成果，以及執行的方式，而這些執行面的規劃，是會牽涉到之後的管考，也是需要像起始規劃一樣，在經費與預期目標、成果做合理的調整，若是包含數個子計畫的整合型計畫，也需與其下的各子計畫協調工作的進行，確保各計畫都能正確運作，以達成既定的目標。

　

（一）調整經費

　

經費的調整除了依據核定清單中核准的項目來安排外，也與規劃構想階段的經費安排一樣，需要考量到計畫申請主管機關、所屬單位的各種經費報支的原則與規範，重新檢視與安排所需的支出項目，若不熟悉相關規定者，建議可與所屬單位的出納會計人員討論，藉此也能瞭解單位報支經費的方式，以免之後執行無法報支帳務的情況發生。

　

（二）預期目標與成果調整

　

因為核撥的經費可能與原先申請的有所差距，所以在人力安排、設備、預期目標與成果等各方面，都有可能無法按照著最初規劃進行，所以在正式執行前，還需要對工作內容做取捨，安排工作的優先順序。完成的調整規劃，於之後的審查工作與結案報告，都需依照規劃內容來說明計畫執行的情形，所以規劃內容也不能過於浮濫，造成過多無法達成的工作；同樣的，規劃內容過於低估，也易讓人覺得執行狀態不佳，都會影響審核的結果，影響到下一年度的申請。

　

以數位典藏與數位學習國家型科技計畫為例，在國科會核定清單送達各計畫主持人手中後，於每年年初撰寫一份「年度作業規劃書」，作為各計畫一年的執行方向，也作為管考的依據（表5-1），拓展臺灣數位典藏計畫並有架設一管考系統，各單位除了於每年度計畫起始時填報年度作業規劃，於每季的管考，也需將每季完成的成果填報於系統上，管理單位根據各計畫填報的數據產生報表，提供審查委員審查之參考。

　

　

表5-1、TELDAP年度作業規劃書填寫項目

項目	內容說明
基本資料	包括計畫名稱、主持人、審議編號、計畫期程、全程經費、執行單位等。
計畫目的	執行該計畫的預期目的。
年度工作摘要	1. 年度目標、工作項目與績效指標擇訂：說明98年度計畫目標以及為達到此目標而預定執行的工作項目。 2. 標竿工作：是指當年度可以100%完成，擬作為最卓越的執行成果之工作。根據TELDAP審查委員的建議，「標竿工作」應擇選效益較大且為整合型的工作項目。 3. 年度期末成果查核會議審查意見之工作規劃。
年度目標、工作項目與績效指標擇訂	以月為單位，將每月預計執行的工作項目與達成目標的狀況（查核點）列出。
計畫經費年累計預定進度	以季為單位，安排分配經常支出（業務費、國外差旅費、管理費）與資本支出（研究設備費）。
績效指標	根據國科會的績效指標項目填寫目標值、效益及重大突破。

參考：TELDAP年度作業規劃書

　

　

（三）專案團隊組成

　

除了經費與預期成果的調整，專案執行還需要選擇適合這一專案的工作人員，這些人員可能是根據任務性質所新聘用，或從自身單位借調，或是維持專案起始規劃階段的人員，可從以下四個方面來考量：[39]

　

1. 具有與任務相關的知識技能：

　

以數位內容建置專案來看，主要包含學科與數位化方式的知識與技能，若團隊中的人員有這些工作相關的學習背景與經驗，不但能更快的對工作內容熟悉，也能讓數位化工作執行更為順利。然而數位化流程繁複，並不是所有人員都能對這些知識技全部瞭解，選擇時可考量團隊人員間能否彼此支援與互補。

　

2. 個人對專案任務感興趣並能兌現承諾：

　

當一個人對工作有熱誠，勢必也能較全心全意的投入工作，發揮更多的潛能，完成工作任務，也會直接影響最終成果的品質。

　

3. 有時間參與：

　

TELDAP計畫中，常有借調單位內其他人力來執行數位化工作的情形，這時就需要留意是否會影響到專案任務與原本職務是否有衝突，這可以事先協調的方式，讓專業人力能確實幫助到專案計畫的執行。

　

4. 喜歡團隊合作：

　

在專案計畫裡可能會遇到雖有著高超的技能，或豐富知識的人員，但卻難以與其他人合作，這可能會讓計畫的進行所到阻礙，對計畫是個很嚴重的傷害。

　

「一樣米養百樣人」，團隊內每個人的學習成展背景未能全然相同，除了選擇適當的工作人力，也需要從團隊中選出一個擔任專案經理或專案聯絡人，協助計畫主持人掌控專案執行進度、成員間溝通協調的工作，同時也擔任與對外單位的總聯絡窗口，他需要面對專案執行過程中可能發生的狀況，例如預算執行過快或過慢、人員衝突等等的問題，專案經理都需要第一時間與計畫主持人溝通解決方案，以求專案能正確邁向預期的成果與目標。專案經理的工作須掌握整個專案的執行流程與細節，是專案執行重要的靈魂人物，需依專案執行需要與人格特質審慎選擇適當的人選。

　

二、 時間管理

　

專案的時間管理簡單來說就是「用以確保專案能如期完成的一系列過程」，[40]這部分是專案的重要資源，沒有時間專案無法進行，但也因為專案通常是在某一固定時間內要完成的任務，所以不管是工作內容規劃，或是實際執行也都需要關注這一個內容。

　

時間管理與規劃，首要步驟是要將專案所要進行的工作，做全面的綜覽，瞭解專案執行過程中幾個重要的時間點，以設定各階段工作的里程碑：

　

（一） 重要的時間點：

　

以TELDAP為例，各參與計畫需要接受四季的管考，以避免突發的狀況影響專案的進行，因此不可能將工作全數集中在最後一兩個月完成，[41]執行單位可以根據管考的時間，以季為單位，將工作進度分配於各季之中分段執行。當數位內容建置專案是委託外面廠商進行時，另外要考量與廠商簽署的合約中需標明驗收的時程，這些都納入時間管理與規劃的重點項目。

　

（二） 里程碑：

　

所有專案裡依據不同的執行程序，而有一個以上的截止日期，例如系統設計需經過分析、設計測試等等階段，前一階段結束後，才會進行下一個任務。前一點所敘述的管考、驗收等等，這些時間也是容易讓人遺忘的事情，所以更需要訂定各階段工作的日期與時限，以及各階段的離場標準，列出「需要完成的工作項目清單」、「完成工作的品質定義」，團隊可根據這些標準，溝通與追蹤工作的執行。

　

在訂定時間期限時，也需要留意工作也不能劃分的過細，或每階段的時間過長，這些都會容易造成工作人員產生惰性，在每階段工作期間不知不覺的拖延進度，結果造成在接近里程碑時才發現累積過多的工作，接下來團隊開始慌張的趕進度，讓人員感到精疲力盡，除了可能降低這階段的達成機率，也可能因此無力進行下一階段的工作，如果這樣的惡性循環下去，整個專案產出的成果品質可能就會與預估的有很大的落差。

　

因為數位內容建置專案是以團隊合作的方式來執行工作，所以時間的管裡不再只是單一個人的自我要求，在此可以利用一些方式來協助管控整體專案的進度：

　

1. 議定定期開會的規則，做好排程定期修正

　

當專案開始執行之後，所有人員都會開始進入忙碌狀態，召集工作人員開會的時間也會越來越少，甚至忽略了這項工作，但若是沒有固定的時間進行專案討論，瞭解執行進度，恐怕計畫的執行效率會走向時程估算的誤差值，若是沒有及時修正，誤差值會隨著開會間隔拉長而變大。因此，當計畫一開始進行，就必須明白與成員討論定期開會的週期、規則，要求每位成員務必參加，以便掌握執行的進度。

　

當掌握執行的進度後，同時也必須進行時程的修定，依照當下的現實狀況修正計畫排程，並針對人力、物力進行調配。應該參考的參數是「目前計畫進度的所在位置，與應該所在的位置相比」、「有那些事將會影響計畫進度」、「計畫將達成的終點」。[42]同時，計畫主持人必須將注意力集中於「計畫將達成的終點」，而將前兩者視為估算的參數。為了達成計畫的目標，計畫主持人再依照目前的計畫進度與預定計畫進度間的差異做人力、經費、工作內容或方式的調整。

　

2. 建立待辦事項表與專案行事曆

　

專案需建立一個可靠的團隊，讓專案的目標得以正確的執行，為能做到這一點，便可以利用待辦事項表以及專案行事曆，清楚地讓團隊成員瞭解各項工作的項目、截止日、時間預估值，以及團隊成員每個人所要負責執行的工作內容是哪些？也能透過這些表格得知每個工作人員的工作量，即早發現是否有工作分配不均或重複，讓負荷過重，導致產出延遲或品質未達標準等等的警訊。待辦事項表、行事曆除了可利用紙本表格來管理外，在Google的免費服務中，有「Google日曆」（圖5-1）與「Google文件[43]」（圖5-2）功能，所有專案團隊成員只要有Google帳號，皆可以群組方式，共同編輯日曆與文件，於線上就可以做管理的工作。

　

　

圖5-1、Google日曆

圖5-2、Google文件

　

　

三、 經費控管

　

在商業戰場上，專案的執行都有預算與成本的考量，都希望以最少的成本，獲取最大的利益為目標。就TELDAP專案而言，計畫執行雖然多半不以獲利為最大目標，但執行一個計畫仍需要經費來支撐人力、設備、數位化工作等支出，依然需要進行管理與控制，才能如期、如質、如預算完成工作規劃。

　

以參與TELDAP為例，其絕大部分經費是由申請的主管機關所核撥，其中也有一部份是所屬單位的配合款，不論經費來源如何，都可以利用一樣的方式來做統一管理，在這部份可以建議執行計畫者，除了單位負責核銷的會計人員外，計畫本身也應該有人員負責紀錄支出情形（圖5-3），並於定期與執行團隊召開討論會時，提出支出狀況報告，讓團隊成員也都能瞭解支出概況，增加參與度，改善自己的工作，以提升作業效率，減少超支，或是經費使用狀況不如預期的情況[44]。

　

　

圖5-3、專案計畫支出明細帳範例

　

　

四、 品質管理

　

於本書的第二章專案的構想與規劃中，提到專案的品質管理是在有限的人力、時間與經費下，控制產出的過程，讓產出成果是適用的工作，而這工作是有一定的程度與標準，讓專案正確的、減少錯誤缺失的進行，最後符合規劃的目標，所以專案品質管理的工作內容包含「推動製作彌補遺漏、錯誤、缺陷的過程」與「檢驗專案活動是否滿足專案目標」。品質管理也可以視為專案中的一個專案，所以在它的工作內容中，品質標準與執行方式的規劃也是最重要、最關鍵的部分，在執行計畫時，這個品質管理的策略是需要團隊成員共同遵守的原則與方向。

　

於本計畫所出版的《委外製作》[45]指南專書中，提及委外專案的執行過程中，要讓每一個步驟或程序都能夠符合品質標準，是以「PDCA管理循環」的概念為基礎，品質的管理與控制可以計畫(Plan)、執行(Do)、查核(Check)及處置(Action)的步驟來進行（圖5-4），而委外製作可視為獨立專案，或是某一數位內容建置專案之項下工作，都是可以如此來思考規劃：

　

1. 選定控制的項目。

　

2. 設定標準，以提供改正方案決策所需的參考基準。

　

3. 建立評估標準。

　

4. 評比實際品質與標準品質。

　

5. 針對未達到標準的程序、項目採取改正的行動。

　

6. 公平、公正的監控評估過程。

　

7. 建立標準作業程序。

　

　

圖5-4、PDCA循環圖

　

　

所以不論數位化工作是委外或是自製，都要確實與工作團隊說明與討論清楚品質控制的方式與計畫，需要去決定「品質界線」與「檢樣方式」兩大部分：

　

（一）品質界線

　

設定品質標準項目與範圍是專案品質管理的重要基準，專案所有工作環節或產出都是跟隨著這個標準來執行與查核，而這部份的規劃從考量專案成果的用途、時間、人力與經費。假設數位內容建置專案產出是用在網路與印刷，印刷所需的數位內容規格，比網路使用更高，所以品質標準就必須以印刷應用來做標準項目與範圍的設定，但是高標準的品質，相對時間、人力與經費也跟著提高，所以要衡量專案狀況來做適當的調整。

　

規劃品質標準時不要以含糊的名詞來界定，例如「零缺點」、「正確無誤」等等，這些說明很容易造成執行者與管理者在工作定義與認知的差距，而發生衝突。最好的方式就是品質標準與檢驗項目都以量化、數據的多寡來規範所以工作與產出，例如：

　

1. 檔案內容若緊靠物件紙張邊緣者，於掃描預覽時，先使用矩形選擇工具劃定約大於影像0.5公分的白邊，確保影像檔之完整性，如未符合者，退回重掃。

　

2. 畫作尺寸超過長邊200cm以上，採分區拍攝與接圖的方式進行拍攝（分區拍攝時每一區邊緣必須重疊拍攝15公分以上）；另須依本館指示採局部拍攝作業（每件作品不超過4個局部畫面，總量為不超過30%）。

　

以量化的方式來作為品質標準，雖然可能會限定數位化時的操作便利性，增加作業時間，但也能讓工作人員有更明確的依循來進行數位化工作，而不需要去揣測計畫主持人或是專案經理的想法，以減少誤會的狀況。

　

（二）檢驗方式

　

檢驗方式與次數的訂定主要視時間、人力、經費的情況而定，例如中央研究院近代史研究所「民國外交經濟檔案暨名人知識庫數位典藏」計畫，其數位化工作是委外進行，掃描後先由2名工讀生逐頁檢查，館方會視館內工作安排，安排人力輪流專職進行影像複查，每天需校驗2,500張的影像，廠商也有開發校驗軟體每天可校驗20,000張的影像，從上述內容可看出，其實校驗人員的工作量是非常的龐大，且若執行影像檢查工作，也無法再執行其他的任務，所以在訂定檢驗的方式與次數時，都需特別留意。

　

檢驗數位化產出的方式與次數依各標準訂定而異，但是為了避免隨時可能發生的狀況，最好還是安排少數的定期定時的進行品質的檢驗，避免在最後一刻才做這項工作，否則若真發生品質不符合標準的問題，可能需要耗費更多的經費與時間重新製作，既費人力又傷成本。專案執行效率的好壞，都會影響到下一年度計畫的申請，所以配合工作時間的安排、人力規劃，將工作分為數個階段進行品質管理，可以書面記錄工作狀況（圖5-5），或是如中央研究院傅斯年圖書館，建置數位典藏管理系統，除了圖籍登錄、書況確認等模組作管理外，在數位化工作的部分，也有一個校驗的模組，在傅斯年圖書館數位典藏組人員校驗後，用以管理校驗的情形，並且進行各項品質管理的統計（圖5-6）。這些方式都能即時發現執行內容與規範不符之處，隨即做出應對，提出解決方案，千萬不要將問題與不好的狀況帶入下一階段中。

　

圖5-5、定期工作紀錄報告

資料來源：國立臺灣博物館《原住民文物典藏數位化計畫》招標文件，2006。

　

　

圖5-6 「傅斯年圖書館珍藏數位化管理系統」介面

　

　

計畫主持人或專案經理負責管理整個計畫執行過程可能會有所疏忽，所以工作團隊中的每一個成員應該要擁有自我控制的能力與認知，所以在執行數位化工作之前，可以向團隊成員告知與約定以下的工作：

　

1. 明列工作目標，成員負責的工作定義也要明確。
2. 如何進行工作的個人計畫。
3. 作業要求的技術與資源。
4. 成員要直接掌握工作進展實況。
5. 明確定義授予成員的權力，當進度、品質與原計畫有差異時，成員有權可即時修正錯誤。

　

雖然專案能依照規劃順利執行是值得高興的事，但是在執行的過程中，難免會有無法預期的問題發生，是需要視狀況隨時調整工作方式、改善工作效率，確保專案執行無誤，若發生問題其解決的方式，建議可做紀錄與觀察，所有經驗的累積都是在未來新專案規劃時的重要資產。

　

在專案的執行與管控過程中，時程、經費與品質的規劃是環環相扣，調整了其中之一，也需跟著調整其他項目，透過紀錄、會議等等的方式，確實在固定的時間，進行各項工作執行結果的確認與檢核，從中挖掘出執行的問題與錯誤，隨即改善與調整規劃，當然也需以信任的態度，給予工作人員適當的權力來執行賦予的任務，以發揮工作人員的最大潛能，增進工作之效率。

　

　

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