一、數位化方案選擇

二、工作規劃

三、文書檔案編整

     數位化方式並非單一一種，根據數位化目的、檔案狀況及經費、設備等考量，而有不同選擇。尤其以檔案數位化情形而言，因為不同時期保存下來的檔案狀況差異非常大，檔案紙質、形式及尺寸也參差不齊，加上檔案本身的價值亦有非常大的差異，因此在進行數位化工作之前，對檔案分類並選擇相應的數位化方式，就顯得相當重要。而對決策者而言，除對檔案狀況的瞭解外，亦需在觀念上對數位化工作的主要目的、影像規格的設定及相關的技術指標有所瞭解，並作為工作流程規劃的基礎知識，方可規劃出適當的數位化工作流程。

(一)影響選擇的因素

     根據使用目的，檔案狀況及經費，得設定不同之影像規格及掃描設備進行數位化工作。

1.根據使用目的：

(2)商務級圖檔：若檔案數位化目的需提供未來加值處理，如提供印刷、複製、單位間交換及販售、文字辨識等。影像品質需符合輸出印刷之要求。    

     檔案數位化之前，應根據其使用目的與以分類，並選擇相應的規格作為數位化的儲存標準。若有典藏之需要，則以典藏級圖檔作為數位化之標準，若僅以提供清晰完整的檔案內容為目的，則只需儲存商務級圖檔之規格即可。至於網路瀏覽級圖檔，可直接由典藏級圖檔或商務級圖檔轉換。藉由事先分類，可減少無謂的資源浪費並加快數位化工作的進展。

2.根據文書檔案之性質：

     由於文書檔案之數量通常非常龐大，因此對於檔案數位化方式、影像規格等相關決策的考量，檔案的數位化必須同時考慮品質及數量，其影響將涉及日後數位化的速度及進度安排、數位檔案的儲存空間等。其次，就檔案的資訊價值來說，由於檔案包含手稿、鉛印字等，其字體大小亦有很大的差異，因此其數位影像應考慮以清晰完整呈現檔案內容為原則。第三點需注意的是，由於文書檔案為紙質文件，容易產生脆化、破損，因此在設備的選擇上，亦應以不傷害檔案為最優先考量。

3.根據檔案尺寸大小：

    檔案尺寸大小除影響數位影像的規格外，亦直接影響到掃描設備及掃描流程的選擇：

(1)小於A3尺寸之檔案得使用平台式掃描器，大於A3尺寸之檔案得使用大尺寸彩色掃描器，大於A3尺寸之檔案且無法使用大尺寸彩色掃描器者，或由於經費有限，無法同時採購平台式掃描器及大尺寸彩色掃描器，得以平台式掃描器將檔案區分數次掃描。

b.需具有平台式掃描器及大尺寸彩色掃描器，先將大於A3尺寸之檔案取出，與小於A3尺寸之檔案分開處理，待檔案分別掃描完成後，再將大於A3尺寸之檔案歸回原檔案位置，或者不歸回原檔位置，而另行存放管理。[3]

(3)尺寸較小之檔案，需考量其日後放大輸出、印刷之使用，應提高其掃描之解析度。

(二)數位影像規格說明 

     數位影像規格主要涉及影像的色彩空間、解析度及格式等，至於如何決定數位影像的規格標準，其考慮因素則是根據其日後使用目的來決定。此點在上文中已進行說明，下文則針對數位影像規格中，主要的項目進行說明，以提供數位化工作者，設定數位影像標準規格及選購掃描設備時的參考。

1.色彩空間種類

(2)RGB

(3)CMYK

A：CMYK代表著Cyan(青)、Magenta(洋紅)、Yellow(黃)、與Black(黑)這4種減色系統列印墨色。

B：CMYK是一種「與裝置有關」(裝置相依)型色彩空間，最終會獲得怎樣的顏色取決於使用的裝置。

2.影像解析度

3.影像格式[5]

(3)JPEG儲存的過程可以決定壓縮的層級，如果選擇高壓縮的方式，則影像的品質會降低，而低壓縮的方式，會使影像的品質較接近原來的影像圖，由於JPEG格式會造成影像細節的流失，因此也不適合作為原始資料的保存圖片。但因高效率的壓縮方式使得檔案變得很小，因此適合放在網路上供人瀏覽。

(4)BMP是Windows小畫家的檔案格式，此格式相容於大多數Windows和OS/2平台的應用程式。另外BMP在儲存時也可以使用RLE的壓縮格式，不過只有在256色或是16色時才能用此壓縮方式，壓縮效果不是很好。

(5)PDF格式使用在Adobe Acrobat這套電子出版軟體中。這種格式可以應用在Unix、Dos、Macintosh、Windows等不同的平台。可以考慮製作一系列的PDF檔結合影像跟文字再下傳給使用者透過Acrobat Reader來瀏覽這些文件。

     影響掃描器的選擇主要包含檔案原件狀況、數位影像標準規格等，若從檔案原件狀況來考量，掃描檔案時適用的掃描器種類，主要為平台式掃描器和大尺寸彩色掃描器。若從符合數位影像標準規格而言，則需進一步瞭解掃描器的主要技術指標，以作為選擇的考量。而其技術指標主要為掃描解析度、動態範圍、色彩位元、感光元件等。

(2)大尺寸彩色掃描器

大尺寸彩色掃描器專為大尺寸文件而設計，可以處理大尺寸彩色海報、建築圖、地圖、工程圖及美工圖形等。由於大尺寸彩色掃描器採用饋紙式進紙，因此紙質過於脆弱或厚度太厚之檔案，無法使用。

(3)特殊類型掃描器

2.掃描解析度

3.動態範圍

4.色彩位元

5.感光元件

6.掃描速度

(四)數位化選擇方案

      基於數位影像使用目的、檔案狀況及影像規格、掃描器的說明，以下提出數位化方案，以供數位化工作之規劃之選擇。

1.根據檔案數位化之使用目的、影像品質的呈現、影像檔案大小及瀏覽器支援問題等，可儲存為以下三種格式：

(1)典藏級圖檔：RGB 24bit全彩，200～300ppi，TIFF（無壓縮）：

     若檔案數位化目的在於保存具有重要價值意義的檔案文件，數位影像應以盡量符合原件為原則，因此在選擇上以RGB 24bit全彩，TIFF不失真 
的格式為優先考慮，至於在解析度的考量上，由於檔案內容多以文字、表格為主，因此雖然以300ppi為優先考慮，但若檔案數量龐大並涉及經
費及數位化時程的整體考量時，亦可考慮以200ppi作為儲存規格。

       
(2)商務級圖檔：RGB 24bit全彩，200～300ppi，JPEG（無壓縮）：

       
(3)網路瀏覽級圖檔：RGB24bit全彩，150ppi，JPEG（視情況決定壓縮比例，以不超過75％為原則）：

2.選擇掃描器應以不破壞原始文件為原則，若紙質較脆弱者，以平台式掃描器為宜。
     

3.小尺寸檔案之解析度，依其日後可能之放大倍率決定，其計算方式為：300 ppi×放大倍率＝掃描之解析度
     
4.即使相同的影像規格，因搭配不同的掃描設備，其最後呈顯的數位影像亦會有不同的效果，因此仍須進行實際測試，以確定最後產出之品質。

 
  1.盤點準備

      檔案管理單位應就所保管檔案，於數位化工作進行前，進行檔案清查作業，以利後續規劃數位化工作的進行。

         h.浮貼張數

(4)檔案管理人員應就清查範圍，先確認檔案已依檔號順序上架並放置適當位置，以利清查作業進行。

    (1)檔案所屬單位

三、文書檔案編整

 (二)檔案編頁

(三)建置目錄清冊

[11]請參照中研院近史所檔案館，〈大於A3尺寸檔案掃描規範〉及洪淑芬著，《文獻典藏數位化的實務與技術》頁44～45。