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文書檔案數位化工作流程

Tags: none 發表: 2007-11-16, 點閱: 26,452 , 加入收藏櫃 ,

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伍、後設資料與資料庫建置

一、文書檔案後設資料建議欄位

二、檔案著錄

後設資料與資料庫建置旨在說明後設資料欄位之標準及其著錄規範，包含一、文書檔案後設資料建議欄位；二、檔案著錄。文書檔案後設資料建議欄位旨在說明後設資料欄位的制訂得依現有國內、外標準制訂，或依據典藏品之特性重新訂定。其中建議依現有之標準制訂較為方便可行，如本參考標準所建議為數位典藏國家型科技計畫內容發展分項計畫-檔案主題小組所制訂之檔案核心欄位，並說明其欄位定義。若需重新訂定者，得依數位典藏國家型科技計畫技術研發分項計畫-後設資料工作組所規劃之步驟實施，相關說明及表格可參照附錄。

一、文書檔案後設資料建議欄位

後設資料庫的建置首重檔案描述欄位的確立，需滿足於各種檔案的共通性，又能方便使用者檢索相關訊息，建議如下：

(一)原則

1.檔案後設資料係對檔案進行內容及形式上的分析、組織和記錄以定義、管理、定位，並解釋說明檔案館與存藏所的館藏及徵集館藏之背景，及建立資訊系統的過程。

2.後設資料欄位的設定需兼顧各種檔案的共性、適用範圍較寬，並可直接作為大多數檔案的著錄依據。

3.後設資料欄位的選擇得採現行之國、內外標準或根據藏品之特殊性訂定之。唯自行訂定之標準仍考慮資料交換之互通性，及欄位對應問題。

(二)檔案核心欄位之建議

本參考標準所建議為數位典藏國家型科技計畫內容發展分項計畫-檔案主題小組所制訂之檔案核心欄位

1.檔案核心欄位包含十九個欄位，其中必備欄位有五個，分別為：

(1)典藏單位

(2)館藏號

(3)描述層次

(4)題名

(5)時間

2.檔案核心欄位及定義

表七：檔案核心欄位
核心元素		定義
中文名稱	英文名稱	定義
1.典藏單位	Repository	負責典藏資料的機關單位
2.館藏號	Collection number	辨識資料的唯一號碼，或所屬層次的唯一號碼。
3.類型	TYPE	資料的形式或類別
4.描述層次	Level of Description	該筆資料的層次
5.題名	Title	資料的題名或資料分類層級之分類名稱
6.內容描述	Content Description	對資料內容的提要、摘要或補充說明。
7.時間	Date(s)	資料產生日期，或業務處理過程中所彙積資料的起迄日期
8.產生者	Name of creator	資料的創造者或產生者 (可能是個人或團體組織)
9.產生地	Geographic name	資料創造或產生的地點
10.傳記歷史註	Administrative/ Biographical	資料的行政歷史或傳記資訊，如：組織之起源、發展演變或與工作有關的重要資訊；或個人之一生或工作等傳記資訊。資料所有轉移權、權責與保管之沿革或相關活動，對現有檔案的結構與編排有關的資訊。
11.範圍與內容	Scope and content	資料的範圍(時期或地理)與內容(文件形式、主題性質、行政處理過程)的摘要
12.標題資訊	Subject	資料內容中所提到的重要人名、地名、團體名稱、家族名稱、主題名稱等，可用以做內容標目者。 (可依館內需求決定是否以此進行權威控制)
13.實體描述—數量	Physical description- Quantity	資料的數量
14.語文	Language	資料記載文體的語文類別
15.版本	Version	典藏單位典藏之資料版本，可能為原件或是複本
16.來源	Origin	資料的取得來源或轉移單位
17.保存狀況	Physical condition	資料目前的保存狀況
18.使用限制	Use restrict	資料本身的使用限制或開放情形 (其它形式之使用限制不包含在內)
19.備註	Note	與資料有關，但無法在其他欄位中著錄的重要資訊或補充說明。

(三)後設資料之建置
若需重新規劃後設資料欄位，得參考數位典藏國家型科技計畫技術研發分項計畫-後設資料工作組之相關規範，其原則包含四步驟共十個程序，以下僅羅列大綱，詳盡內容請參看後設資料工作組網站「後設資料工作組實務規劃」[15]：

1.需求評估與內涵分析

(1)需求訪談

(2)計畫相關標準與個案觀察

(3)深入分析後設資料需求

(4)確認後設資料策略暨標準間的互通性

2.撰寫後設資料需求功能書

(1)研製後設資料功能需求書

(2)後設資料系統評估

3.建置後設資料系統

(1)研製參考規範（Best Practice）

(2)發展後設資料系統

4.服務與評估

(1)後設資料服務

(2)後設資料作業評估

二、檔案著錄

後設資料欄位確立並建置資料庫後，需於欄位著錄相應的資料，資料庫方能完成。檔案著錄得由具相關學術背景之人員依著錄規範執行，並由專人執行校對，已確保料無誤，說明如下：(一)訂定著錄規範

1.檔案著錄之前，需訂定著錄規範，以作為工作人員於檔案著錄時之依據，內容通常包括著錄原則、著錄項目、著錄格式、識別字號、著錄來源、著錄用文字、著錄級次以及各著錄項目的具體細則等。

2.檔案核心欄位著錄細則[16]：

表八：檔案核心欄位著錄細則
中文名稱	英文名稱	定義
1.典藏單位	Repository	負責典藏資料的機關單位
2.館藏號	Collection number	辨識資料的唯一號碼，或所屬層次的唯一號碼。
3.類型	TYPE	資料的形式或類別
4.描述層次	Level of Description	該筆資料的層次
5.題名	Title	資料的題名或資料分類層級之分類名稱
6.內容描述	Content Description	對資料內容的提要、摘要或補充說明。
7.時間	Date(s)	資料產生日期，或業務處理過程中所彙積資料的起迄日期
8.產生者	Name of creator	資料的創造者或產生者 (可能是個人或團體組織)
9.產生地	Geographic name	資料創造或產生的地點
10.傳記歷史註	Administrative/ Biographical	資料的行政歷史或傳記資訊，如：組織之起源、發展演變或與工作有關的重要資訊；或個人之一生或工作等傳記資訊。資料所有轉移權、權責與保管之沿革或相關活動，對現有檔案的結構與編排有關的資訊。
11.範圍與內容	Scope and content	資料的範圍(時期或地理)與內容(文件形式、主題性質、行政處理過程)的摘要
12.標題資訊	Subject	資料內容中所提到的重要人名、地名、團體名稱、家族名稱、主題名稱等，可用以做內容標目者。 (可依館內需求決定是否以此進行權威控制)
13.實體描述—數量	Physical description- Quantity	資料的數量
14.語文	Language	資料記載文體的語文類別
15.版本	Version	典藏單位典藏之資料版本，可能為原件或是複本
16.來源	Origin	資料的取得來源或轉移單位
17.保存狀況	Physical condition	資料目前的保存狀況
18.使用限制	Use restrict	資料本身的使用限制或開放情形 (其它形式之使用限制不包含在內)
19.備註	Note	與資料有關，但無法在其他欄位中著錄的重要資訊或補充說明。