1024x768 1280x800   Decrease font size for  - 拓展台灣數位典藏 - 數位典藏與數位學習國家型科技計畫 拓展台灣數位典藏計畫網站 Reset to normal font size for  - 數位典藏與數位學習國家型科技計畫 拓展台灣數位典藏計畫網站 - 拓展台灣數位典藏 Increase font size for  - 拓展台灣數位典藏
 


文書檔案數位化工作流程

Tags: none 發表: 2007-11-16, 點閱: 25,430 , 加入收藏櫃 , 列印 列印 , 轉寄 轉寄

想加入的書籤: HemiDemi MyShare Baidu Google Bookmarks Yahoo! My Web Del.icio.us Digg technorati furl 加入此網頁到:YouPush . . 推到twitter 推到plurk 推到FACEBOOK

 陸、設備與成本分析  
 

一、檔案掃描環境

二、主要設備與工具

三、成本分析

 




 

設備與成本分析旨在說明掃描程序所需之空間規劃、儀器設備及所需成本的約略估算,作為規劃數位化工作之參考依據。


一、檔案掃描環境
[17]
(一)地點
1.理想的掃描作業地點應位於建築物的中央,並遠離建築物的外牆、機房、管線、水閘和光照。
2.掃描作業地點應接近其他相關的場所,如檔案整編室、載貨用升降梯、及研究員的辦公室,這樣對作業動線規劃較為便利。
(二)空間
1.進行掃描工作地點應具備4坪以上乾淨的區域,需容納工作桌及作業動線安排之空間。若有多組人員同時進行,則以倍數乘之。
2.工作桌須容納掃描器、電腦螢幕後,仍有檔案最大尺寸四倍以上的空間,以提供檔案整理及置放之空間。
(三)溫濕度控制
1.掃描場所溫度和相對濕度標準是:47%-55%的相對濕度以下18-21
2.溫濕度控制得採中央控制系統,以保證溫濕度及改善空氣品質。若無中央控制系統,亦可以冷氣機冷卻空氣及濾除空氣中的雜質。
(四)照明
1.掃描作業地點光源需要考慮照度或光度及光源的性質及波長。紫外線會嚴重地傷害多數藏品,需避免太陽光照射檔案,可關上窗戶或拉上厚重的黑窗簾,可以擋掉所有可能照進庫房內的日光。
2.掃描作業地點主要光源的燈光的燈管和燈泡,如日光燈管或鎢絲鹵素燈泡,則可套上能吸收紫外線的材料。
3.掃描作業地點內應避免使用白燈泡,因為這類燈泡會產生熱量,並造成局部的溫、濕度波動。
(五)其他要求
1.為了預防昆蟲和寄生蟲侵入,不但要維持環境清潔,而且絕對禁止攜帶食物和飲料進掃描作業地點。
2.嚴禁將檔案置於在地板上,以避免被推落、摔壞的危險,還有被水災侵蝕的可能。
3.若設置收藏的架子,至少要離地面18公分,如果小於這個距離的話,藏品就很容易暴露在水災、灰塵、泥沙的侵襲下,而且打掃的人也很可能會把他們移到不適當的位置。


二、主要設備與工具

(一)主要儀器
1.掃描設備
(1)平台式掃描器

     列舉國內常見A3尺寸之平台掃描器,其中包含附有「自動文件送紙器」功能之機種,此種機種較適合應用於現代檔案文件之大量掃描,不適宜運用於珍貴的檔案文獻之掃描工作,以下僅供參考。(最新詳細資訊請參見各公司網站資訊)

表九:平台式掃描器一覽表
種類
廠牌
型號
光學解析度
動態範圍
色彩位元
感光原件
備註
低速A3規格低階掃描器
Microtek
ScanMaker 9800XL
1600 dpi
3.7D
48Bits
CCD
約 40000元
Avision
FB6000
600 dpi
 
Bits
CCD
約 40000元
UMAX
PowerLook 2100XL
800 dpi
3.4D
42Bits
CCD
約 40000元
低速A3規格高階掃描器
EPSON
EPSON GT-15000(無自動文件送紙器)
600 dpi
 
24Bits
CCD
約 40000元
高速A3單面規格(35頁)高階掃描器(自動文件送紙器)
Avision
AV8000S
600 dpi
 
24Bits
CCD
約 250000元
FUJITSU
fi-4530C
600 dpi
 
24Bits
CCD
約 250000元
Avision
AV8300
600 dpi
 
24Bits
CCD
約 250000元
高速A3雙面規格(50頁)高階掃描器(自動文件送紙器)
FUJITSU
fi-5650C
600 dpi
 
24Bits
CCD
約500000元
Kodak
Kodak i260
300 dpi
 
24Bits
 
約500000元
Avision
AV8350
600 dpi
 
24Bits
 
約500000元
其他
EPSON
EPSON EXPRESSION 1640XL
1600 dpi
3.6D
42Bits
CCD
約 100000元
Mustek
P3600 A3 Pro
1800 dpi
 
48Bits
CCD
約 60000元
EPSON
Expression 10000XL
2,400 dpi
3.8D
48Bits
CCD
約 110000

 


(2)大尺寸彩色掃描器
常見大尺寸彩色掃描器,主要廠牌為Contex及Colortrac,詳細資訊請參見該公司網站資訊。
(3)其他類型
例如Better Light、JUMBOscan、Cruse等廠牌的掃描系統,詳細資訊請參見該公司網站資訊。
2.電腦設備及軟體:
(1)電腦螢幕及主機至少兩台以上,掃描用之電腦與校驗之電腦區分。若有多組人員同時進行掃描,一台掃描機需搭配一組電腦設備。電腦配備等級需符合掃描器之最低要求。
(2)顯示器
    A.顯示器的尺寸越大越好,目前以19英吋以上的液晶螢幕為佳,不僅觀看效果好,而且給影像的精確處理帶來方便。
    B.顯示器的分辨率越高越好。至少有1024X1280以上分辨率。
    C.顯示器對每幅畫面的刷新時間應在72Hz以上,刷新率的Hz數值越大,顯示的閃爍現象就越少,效果也就越好。
    D.顯示器支援的色彩品質位數越高越好。對數位影像處理來說,至少需符合24位元全彩,並符合掃描器於色彩位元的要求。
(3)不斷電設備。
(4)DVD光碟燒錄設備。
(5)文書處理軟體及影像處理相關軟體。

(二)設備管理
1.掃描器材及電腦設備,係屬單位財產,應按規定建帳列管。
2.各種掃描儀器,嚴禁自行試修,以免損壞。
3.保養修護:
(1)一級保養,主要為清潔,由掃描人員負責。
(2) 二、三級保養,應與相關廠商簽約合作,由專門技術人員定期保養,適時維護。(二級保養為電源及機器檢查、三級為光學系統檢查)

 


三、成本分析

(一)成本構成要素
 藉由掃描進行數位化所需成本,其要素主要由三方面構成:材料費、勞務費及經費:
1.材料費主要為工作所使用之耗材費用。
2.勞務費主要為工作人員之薪資。
3.經費可分為直接經費及間接經費:
(1)直接經費包括資訊設備及掃描器之費用及折舊費、資訊軟體之費用等。
(2)間接經費包括掃描空間之折舊費或租金、修繕費、保險費、水電費、雜費等。


    
限於資料有限,本參考標準之成本分析,僅依據勞務費用及直接費用,對單張影像掃描成本略做估算。尤於省略部分費用及相關變數,其結果雖不是是非常精確,但仍可從計算過程中,瞭解構成數位化工作成本因素(「人力」、「設備」及「時間」)之間的相互關係。

(二)成本估算

1.計算方式:

    依據設備攤提的算法,可分為兩種:
(1)依使用年限設定設備攤提費用
  (勞務費(元)+設備攤提費用(元))/數位產出數量(張)=每張成本(元/張)
    A.勞務費主要為人員薪資
    設備攤提費用=(設備費用+軟體費用-剩餘價值)/使用年限
(2)依數位總產出設定設備攤提費用
    勞務費(元)/數位產出數量(張)+(設備費用+軟體費用)/數位產出數量(張)=每張成本(元/張)
 
 2. 計算實例
(1)基本設定:
    一單位進行檔案數位化,安排人員兩名,一人負責掃描、一人負責整理及校驗,使用設備為電腦兩部及一台高階平台掃描器。
    A.設備:電腦設備30000×2=60000元    高階平台掃描器 100000元
    B.軟體:Adobe Photoshop 約20000元
    C.人力:薪資 30000 元/月
    D.檔案大小:A3 每張掃描費時約90秒
    E.每月(20工作天)數位產出:約6400張
    F.使用年限:4年(依各單位會計設定而定)

(2)依使用年限設定設備攤提費用

    A.勞務費用=60000元
    B.設備攤提費用=(60000+100000+20000)/4=45000元/年
       換算成每月則為 3750元/月
       每張成本=(60000+3750)/6400= 9.96元/張

     以上設備依使用年限4年攤提,以求成本計算的合理性,但計畫實際進行時,有些不到四年,其設備對於單位仍有剩餘價值,但對於計畫而言,其剩餘價值應皆以0計算。如此,則依計畫執行時間長短不同,其成本亦會有所差異,如下表:
 

(3)依數位總產出設定設備攤提費用
假設某單位欲數位化檔案100000件,其計算方式如下:
A.勞務費=100000/6400×60000=937500
每張成本=937500/100000+(60000+100000+20000)/100000=11.1

此外依數位總產出數量不同,其成本亦會有所差異,如下表:


除數位總產出量會影響每頁檔案掃描成本外,時間亦是一重要因素。因為在每月固定數量的產出下,若要縮短時間,勢必增加生產線,亦即增加設備之支出,其成本差異如下表(以20萬張為計算標準):


3. 建議
本參考標準所列成本計算僅為初步評估,主要考量僅限於設備及人力資源,但仍可依此簡易公式約略推算各單位成本控制之重要因素:
(1) 人力資源方面,因掃描作業固定,可藉由訓練專業工讀生進行,以降低薪資費用之支出,而校驗之工作需具備影像處理專長之人員進行,建議聘任專職人員進行,以確保影像品質。

(2)高階設備雖然價格昂貴,但若有助於數位產出速度增加,亦即降低勞務費之支出,並不代表總成本一定增加。反之,若採用低階設備而導致數位產出降低,亦即增加勞務費支出,亦不代表總成本一定降低。因此設備採購前需經由整體評估及計算,方決定設備使用等級。

<目錄>

 


[17] Konstanze Bachmann,《藏品維護手冊》頁60~67。










Download: 文書檔案數位化工作流程參考標準  文書檔案數位化工作流程參考標準 (361.4 KB, 2,738 hits)



評分:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (No Ratings Yet)
Loading ... Loading ...
引用通告

回應:


請輸入圖片中的文字
請按圖片取得圖片中文字的錄音檔
Click to hear an audio file of the anti-spam word