文書檔案數位化工作流程
Tags: none 發表: 2007-11-16, 點閱: 26,455 , 加入收藏櫃 ,
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陸、設備與成本分析
設備與成本分析旨在說明掃描程序所需之空間規劃、儀器設備及所需成本的約略估算，作為規劃數位化工作之參考依據。
(一)地點
1.理想的掃描作業地點應位於建築物的中央，並遠離建築物的外牆、機房、管線、水閘和光照。
2.掃描作業地點應接近其他相關的場所，如檔案整編室、載貨用升降梯、及研究員的辦公室，這樣對作業動線規劃較為便利。
(二)空間
1.進行掃描工作地點應具備4坪以上乾淨的區域，需容納工作桌及作業動線安排之空間。若有多組人員同時進行，則以倍數乘之。
2.工作桌須容納掃描器、電腦螢幕後，仍有檔案最大尺寸四倍以上的空間，以提供檔案整理及置放之空間。
(三)溫濕度控制
1.掃描場所溫度和相對濕度標準是：47％-55％的相對濕度以下18-21℃。
2.溫濕度控制得採中央控制系統，以保證溫濕度及改善空氣品質。若無中央控制系統，亦可以冷氣機冷卻空氣及濾除空氣中的雜質。
(四)照明
1.掃描作業地點光源需要考慮照度或光度及光源的性質及波長。紫外線會嚴重地傷害多數藏品，需避免太陽光照射檔案，可關上窗戶或拉上厚重的黑窗簾，可以擋掉所有可能照進庫房內的日光。
2.掃描作業地點主要光源的燈光的燈管和燈泡，如日光燈管或鎢絲鹵素燈泡，則可套上能吸收紫外線的材料。
3.掃描作業地點內應避免使用白燈泡，因為這類燈泡會產生熱量，並造成局部的溫、濕度波動。
(五)其他要求
1.為了預防昆蟲和寄生蟲侵入，不但要維持環境清潔，而且絕對禁止攜帶食物和飲料進掃描作業地點。
2.嚴禁將檔案置於在地板上，以避免被推落、摔壞的危險，還有被水災侵蝕的可能。
3.若設置收藏的架子，至少要離地面18公分，如果小於這個距離的話，藏品就很容易暴露在水災、灰塵、泥沙的侵襲下，而且打掃的人也很可能會把他們移到不適當的位置。
(一)主要儀器
1.掃描設備
(1)平台式掃描器
列舉國內常見A3尺寸之平台掃描器，其中包含附有「自動文件送紙器」功能之機種，此種機種較適合應用於現代檔案文件之大量掃描，不適宜運用於珍貴的檔案文獻之掃描工作，以下僅供參考。（最新詳細資訊請參見各公司網站資訊）
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種類
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廠牌
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型號
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光學解析度
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動態範圍
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色彩位元
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感光原件
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備註
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|---|---|---|---|---|---|---|---|
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低速A3規格低階掃描器
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Microtek
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ScanMaker 9800XL
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1600 dpi
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3.7D
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48Bits
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CCD
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約 40000元
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Avision
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FB6000
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600 dpi
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Bits
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CCD
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約 40000元
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|
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UMAX
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PowerLook 2100XL
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800 dpi
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3.4D
|
42Bits
|
CCD
|
約 40000元
|
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低速A3規格高階掃描器
|
EPSON
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EPSON GT-15000（無自動文件送紙器）
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600 dpi
|
|
24Bits
|
CCD
|
約 40000元
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高速A3單面規格(35頁)高階掃描器(自動文件送紙器)
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Avision
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AV8000S
|
600 dpi
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|
24Bits
|
CCD
|
約 250000元
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FUJITSU
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fi-4530C
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600 dpi
|
|
24Bits
|
CCD
|
約 250000元
|
|
|
Avision
|
AV8300
|
600 dpi
|
|
24Bits
|
CCD
|
約 250000元
|
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|
高速A3雙面規格(50頁)高階掃描器(自動文件送紙器)
|
FUJITSU
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fi-5650C
|
600 dpi
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|
24Bits
|
CCD
|
約500000元
|
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Kodak
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Kodak i260
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300 dpi
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24Bits
|
|
約500000元
|
|
|
Avision
|
AV8350
|
600 dpi
|
|
24Bits
|
|
約500000元
|
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其他
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EPSON
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EPSON EXPRESSION 1640XL
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1600 dpi
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3.6D
|
42Bits
|
CCD
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約 100000元
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Mustek
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P3600 A3 Pro
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1800 dpi
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48Bits
|
CCD
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約 60000元
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|
EPSON
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Expression 10000XL
|
2,400 dpi
|
3.8D
|
48Bits
|
CCD
|
約 110000
|
(2)大尺寸彩色掃描器
常見大尺寸彩色掃描器，主要廠牌為Contex及Colortrac，詳細資訊請參見該公司網站資訊。
(3)其他類型
例如Better Light、JUMBOscan、Cruse等廠牌的掃描系統，詳細資訊請參見該公司網站資訊。
2.電腦設備及軟體：
(1)電腦螢幕及主機至少兩台以上，掃描用之電腦與校驗之電腦區分。若有多組人員同時進行掃描，一台掃描機需搭配一組電腦設備。電腦配備等級需符合掃描器之最低要求。
(2)顯示器
A.顯示器的尺寸越大越好，目前以19英吋以上的液晶螢幕為佳，不僅觀看效果好，而且給影像的精確處理帶來方便。
B.顯示器的分辨率越高越好。至少有1024X1280以上分辨率。
C.顯示器對每幅畫面的刷新時間應在72Hz以上，刷新率的Hz數值越大，顯示的閃爍現象就越少，效果也就越好。
D.顯示器支援的色彩品質位數越高越好。對數位影像處理來說，至少需符合24位元全彩，並符合掃描器於色彩位元的要求。
(3)不斷電設備。
(4)DVD光碟燒錄設備。
(5)文書處理軟體及影像處理相關軟體。
(二)設備管理
1.掃描器材及電腦設備，係屬單位財產，應按規定建帳列管。
2.各種掃描儀器，嚴禁自行試修，以免損壞。
3.保養修護：
(1)一級保養，主要為清潔，由掃描人員負責。
(2) 二、三級保養，應與相關廠商簽約合作，由專門技術人員定期保養，適時維護。（二級保養為電源及機器檢查、三級為光學系統檢查）
(一)成本構成要素
藉由掃描進行數位化所需成本，其要素主要由三方面構成：材料費、勞務費及經費：
1.材料費主要為工作所使用之耗材費用。
2.勞務費主要為工作人員之薪資。
3.經費可分為直接經費及間接經費：
(1)直接經費包括資訊設備及掃描器之費用及折舊費、資訊軟體之費用等。
(2)間接經費包括掃描空間之折舊費或租金、修繕費、保險費、水電費、雜費等。
限於資料有限，本參考標準之成本分析，僅依據勞務費用及直接費用，對單張影像掃描成本略做估算。尤於省略部分費用及相關變數，其結果雖不是是非常精確，但仍可從計算過程中，瞭解構成數位化工作成本因素（「人力」、「設備」及「時間」）之間的相互關係。
(二)成本估算
1.計算方式：
依據設備攤提的算法，可分為兩種：
(1)依使用年限設定設備攤提費用
（勞務費（元）＋設備攤提費用（元））/數位產出數量（張）＝每張成本（元/張）
A.勞務費主要為人員薪資
設備攤提費用＝（設備費用＋軟體費用-剩餘價值）/使用年限
(2)依數位總產出設定設備攤提費用
勞務費（元）/數位產出數量（張）＋（設備費用＋軟體費用）/數位產出數量（張）＝每張成本（元/張）
2. 計算實例
(1)基本設定：
一單位進行檔案數位化，安排人員兩名，一人負責掃描、一人負責整理及校驗，使用設備為電腦兩部及一台高階平台掃描器。
A.設備：電腦設備30000×2＝60000元 高階平台掃描器 100000元
B.軟體：Adobe Photoshop 約20000元
C.人力：薪資 30000 元/月
D.檔案大小：A3 每張掃描費時約90秒
E.每月（20工作天）數位產出：約6400張
F.使用年限：4年（依各單位會計設定而定）
(2)依使用年限設定設備攤提費用
A.勞務費用＝60000元
B.設備攤提費用＝（60000＋100000＋20000）/4＝45000元/年
換算成每月則為 3750元/月
每張成本＝（60000＋3750）/6400＝ 9.96元/張
以上設備依使用年限4年攤提，以求成本計算的合理性，但計畫實際進行時，有些不到四年，其設備對於單位仍有剩餘價值，但對於計畫而言，其剩餘價值應皆以0計算。如此，則依計畫執行時間長短不同，其成本亦會有所差異，如下表：
.jpg)
(3)依數位總產出設定設備攤提費用
假設某單位欲數位化檔案100000件，其計算方式如下：
A.勞務費=100000/6400×60000=937500
每張成本=937500/100000+（60000＋100000＋20000）/100000=11.1
此外依數位總產出數量不同，其成本亦會有所差異，如下表：
除數位總產出量會影響每頁檔案掃描成本外，時間亦是一重要因素。因為在每月固定數量的產出下，若要縮短時間，勢必增加生產線，亦即增加設備之支出，其成本差異如下表（以20萬張為計算標準）：
3. 建議
本參考標準所列成本計算僅為初步評估，主要考量僅限於設備及人力資源，但仍可依此簡易公式約略推算各單位成本控制之重要因素：
(1) 人力資源方面，因掃描作業固定，可藉由訓練專業工讀生進行，以降低薪資費用之支出，而校驗之工作需具備影像處理專長之人員進行，建議聘任專職人員進行，以確保影像品質。
(2)高階設備雖然價格昂貴，但若有助於數位產出速度增加，亦即降低勞務費之支出，並不代表總成本一定增加。反之，若採用低階設備而導致數位產出降低，亦即增加勞務費支出，亦不代表總成本一定降低。因此設備採購前需經由整體評估及計算，方決定設備使用等級。
<目錄>
[17] Konstanze Bachmann，《藏品維護手冊》頁60～67。
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