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Posted By 褚 如君 On 十一月 16, 2007 @ 1:21 pm In 數位化書籍 | No Comments
目 錄
[1] 壹、引言
[10] 附錄一:檔案描述規則 |
壹、引言
[11] 一、參考標準編寫目的
[12] 二、適用範圍
[13] 三、制訂依據
[14] 四、參考標準之特色
(一)數位化物件
所謂檔案,就其定義而言,主要指各機關依照管理程序,而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。因此內容包含相當廣泛,從檔案性質來說,包含文書、私人書信、日記、照片、文物、地圖、影音等;從時間分佈來說則跨越明、清、民國初年到現代。但雖然檔案包含範圍相當廣泛,不過其中仍以文書檔案最為普遍。尤其是明、清及民國初年的檔案,因時代的限制,皆以文書為主。加上文書檔案乃紙質文件,容易因天然災害或過度使用而愈加受損及脆化,因此文書檔案數位化更顯出其重要性。而〈文書檔案數位化工作流程參考標準〉(以下簡稱〈參考標準〉),便是依此而制訂,適用於「單頁紙質檔案」進行數位化工作時之參考標準(後文所提「檔案」皆概指單頁紙質檔案而言)。
(二)數位化執行方式
檔案數位化的方式約可區分為兩種,其一是以檔案原件直接透過掃描器對檔案進行掃描,如使用平台式掃描器或大尺寸掃描器等。其二則是先將檔案進行縮影微捲,再將微捲進行數位化。[15] [1]本參考標準僅著重於直接掃描之程序。
(三)工作項目及範圍
本參考標準於檔案數位化流程上,主要規劃為三階段:「前置作業」、「物件數位化程序」及「後設資料與資料庫建置」。「前置作業」旨在說明數位化工作進行前的準備工作,包含一、數位化方案選擇;二、工作規劃;三、文書檔案編整。「物件數位化程序」旨在說明數位化工作中,使用掃描設備之執行步驟和工作注意事項,及影像後製之工作執行步驟。工作包含一、建立色彩管理模式;二、文書檔案掃描程序;三、數位影像後製;四、數位影像備份及管理。「後設資料與資料庫建置」旨在說明檔案後設資料之標準及其著錄規範之制訂,包含一、文書檔案後設資料建議欄位;二、後設資料庫建置;三、著錄後設資料。除以上三部分外,本參考標準亦包含設備與成本分析,說明掃描程序所需之空間規劃、儀器設備及掃描作業所需成本的約略估算,作為規劃數位化工作之參考依據。
數位化物件
|
單頁紙質檔案
|
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---|---|---|
數位化執行方式
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掃描
|
平台式掃描器
|
大尺寸彩色掃描器
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工作項目及範圍
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前置作業
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數位化方案選擇
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工作規劃
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文書檔案編整
|
||
物件數位化程序
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建立色彩管理模式
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文書檔案掃描程序
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||
數位影像後製
|
||
數位影像備份及管理
|
||
後設資料與資料庫建置
|
文書檔案後設資料建議欄位
|
|
後設資料庫建置
|
||
著錄後設資料
|
本參考標準之編訂,乃以數位化工作執行單位及相關人員之經驗心得為基礎,並參考相關法規及著作,說明如下:
(一)法規類
根據「檔案電子儲存管理實施辦法」、及「機關檔案管理資訊化作業要點」,對檔案數位化有相關規定,如辦理電子儲存應注意事項,檔案電子儲存格式等。
(二)規範類
係指各單位所制訂之數位化工作規範,如數位檔案命名規範、影像製作規範、後設資料需求規格書、檔案著錄規則等,這些相關規範為數位化工作流程參考標準的制訂,提供基礎資訊來源。
(三)專著類
專著圖書主要包含兩類,其一為針對數位化工作流程所編寫之圖書文獻,如《數位化工作流程圖文說明》、《技術彙編》及《文獻典藏數位化的實務與技術》等。《數位化工作流程圖文說明》是目前對數位化工作流程記錄最為詳盡的一套叢書,依數位典藏國家型科技計畫之十二個主題小組,區分為十二冊,每冊彙整各計畫執行數位化工作流程的圖文說明及相關規範、調查表。
《技術彙編》收集了數位典藏國家型科技計畫、數位博物館計畫及其他相關計畫的技術規範內容187篇,內容主要包含三大部分:數位典藏品的識別與描述、典藏品的數位化製作及數位典藏技術與系統開發。其中,後設資料的篇幅最大也最完整,幾佔全部篇幅的三分之二。包含後設資料的完整製作程序、相關工具、管理、訓練講義、命名規範、介面,以及評估等。相對於此,典藏品的數位化製作部分及數位典藏系統則只佔少數篇幅。
《文獻典藏數位化的實務與技術》由台大圖書館特藏組編審洪淑芬所編著,主要就數位化過程中,對資料手稿、拓本、書籍等不同類型與特性的資料,需作的特殊考量與作業方式,作一分類整理。內容涉及數位化工作的準備工作、數位化的方式、數位化的規格、資料庫的建置及委外招標等等,涵括了數位化工作項目的各個層面。本書的特點除涵括面廣外,由於作者具有實務經驗,以臺灣大學圖書館進行館藏珍貴資料之數位化的相關經驗為例,進行說明,因此許多數位化工作細微的地方,皆說明的非常仔細,尤其針對過程中各個不同的決策選擇,皆作了詳細的說明,因此對於制訂參考標準而言,非常具有參考價值。
除上述專著外,另有為檔案管理或數位攝影、數位影像處理等撰寫之專著,這些圖書雖非針對數位化工作流程編寫,但仍有相關篇章值得借鏡,如影像格式的解說、掃描器的選購、掃描程序的操作及數位影像的編修等。
(四)期刊類(含研究報告)
期刊類主要包含數位化工作者於期刊或研討會上發表之文章及相關單位所撰寫的研究報告。期刊論文如中研院近史所檔案館主任莊樹華所發表之〈檔案數位影像製作之流程與管理〉、國史館審編處典藏科科長廖運尚所發表之〈國史館採用無失真壓縮實作經驗談〉及師範大學圖書資訊學研究所教授陳昭珍發表之〈國家典藏數位化及應有的技術規範〉等。這些文章皆是作者基於數位化工作之實務,提出總結性的報告。研究報告則如檔案管理局委託台灣大學資訊工程學系教授項潔、陳雪華所進行的研究《國家檔案數位化影像品質之研究》,本研究針對國內外數位化工作執行情況進行分析,並實地訪問執行數位化工作之單位及廠商,對於瞭解國內外檔案數位化之工作流程概況,非常有幫助;此外,報告中針對數位化的各個階段提出建議,亦是制訂參考標準相當寶貴的參考文獻。
本參考標準便是基於以上文獻資料進行編定,而詳盡資料及未能述及之文獻部分,可參閱本標準之參考文獻部分。
(一)強調理論與實際並重
(二)重視程序可操作性
本參考標準之制訂重視程序的可操作性,對於各階段操作程序及執行應注意事項皆有詳盡說明,使其符合數位化工作者需求。
(三)著重數位化工作的選擇性
著重數位化工作的選擇性本參考標準之制定,根據數位化目的、檔案狀況及經費等情況,訂定不同數位方案,使其符合各相應狀況之需求。<[16] 目錄>
[1]由於微縮技術仍是目前公認最安全、便捷的資料保存媒材之一,因此將檔案先進行縮影微捲,可增加檔案保存副本,但同時亦會增加成本。
「前置作業」旨在說明數位化工作進行前的準備工作,包含一、數位化方案選擇;二、工作規劃;三、文書檔案編整[21] [2]。數位化方案選擇旨在說明影響數位化方案的因素,其中應以使用目的作為主要考量,並依此考慮數位影像規格及符合規格要求的設備。文中並說明各影像規格意涵及掃描設備的主要技術指標,作為影像規格設定及掃描器選購的參考依據。工作規劃旨在說明瞭解數位化方案後(包含影像規格及掃描設備),仍須瞭解典藏檔案的概況,據此方能結合數位化方案,制訂數位化工作規劃。因此必須制訂盤點計畫,對典藏檔案進行全面性的清查盤點,並制訂相關的工作規範,如影像的掃描校驗規範、檔案命名規範等。此外,針對破損檔案則需於掃描前提送修護裱褙,以利掃描工作的進行。文書檔案編整旨在說明檔案掃描前,需完成立案、編目等工作,並逐頁進行編頁,以方便掃描文件的命名及管理,前置作業各相關流程說明如下:
數位化方式並非單一一種,根據數位化目的、檔案狀況及經費、設備等考量,而有不同選擇。尤其以檔案數位化情形而言,因為不同時期保存下來的檔案狀況差異非常大,檔案紙質、形式及尺寸也參差不齊,加上檔案本身的價值亦有非常大的差異,因此在進行數位化工作之前,對檔案分類並選擇相應的數位化方式,就顯得相當重要。而對決策者而言,除對檔案狀況的瞭解外,亦需在觀念上對數位化工作的主要目的、影像規格的設定及相關的技術指標有所瞭解,並作為工作流程規劃的基礎知識,方可規劃出適當的數位化工作流程。
(一)影響選擇的因素
根據使用目的,檔案狀況及經費,得設定不同之影像規格及掃描設備進行數位化工作。
1.根據使用目的:
(2)商務級圖檔:若檔案數位化目的需提供未來加值處理,如提供印刷、複製、單位間交換及販售、文字辨識等。影像品質需符合輸出印刷之要求。
檔案數位化之前,應根據其使用目的與以分類,並選擇相應的規格作為數位化的儲存標準。若有典藏之需要,則以典藏級圖檔作為數位化之標準,若僅以提供清晰完整的檔案內容為目的,則只需儲存商務級圖檔之規格即可。至於網路瀏覽級圖檔,可直接由典藏級圖檔或商務級圖檔轉換。藉由事先分類,可減少無謂的資源浪費並加快數位化工作的進展。
2.根據文書檔案之性質:
由於文書檔案之數量通常非常龐大,因此對於檔案數位化方式、影像規格等相關決策的考量,檔案的數位化必須同時考慮品質及數量,其影響將涉及日後數位化的速度及進度安排、數位檔案的儲存空間等。其次,就檔案的資訊價值來說,由於檔案包含手稿、鉛印字等,其字體大小亦有很大的差異,因此其數位影像應考慮以清晰完整呈現檔案內容為原則。第三點需注意的是,由於文書檔案為紙質文件,容易產生脆化、破損,因此在設備的選擇上,亦應以不傷害檔案為最優先考量。
3.根據檔案尺寸大小:
檔案尺寸大小除影響數位影像的規格外,亦直接影響到掃描設備及掃描流程的選擇:
(1)小於A3尺寸之檔案得使用平台式掃描器,大於A3尺寸之檔案得使用大尺寸彩色掃描器,大於A3尺寸之檔案且無法使用大尺寸彩色掃描器者,或由於經費有限,無法同時採購平台式掃描器及大尺寸彩色掃描器,得以平台式掃描器將檔案區分數次掃描。
b.需具有平台式掃描器及大尺寸彩色掃描器,先將大於A3尺寸之檔案取出,與小於A3尺寸之檔案分開處理,待檔案分別掃描完成後,再將大於A3尺寸之檔案歸回原檔案位置,或者不歸回原檔位置,而另行存放管理。[22] [3]
(3)尺寸較小之檔案,需考量其日後放大輸出、印刷之使用,應提高其掃描之解析度。
(二)數位影像規格說明
數位影像規格主要涉及影像的色彩空間、解析度及格式等,至於如何決定數位影像的規格標準,其考慮因素則是根據其日後使用目的來決定。此點在上文中已進行說明,下文則針對數位影像規格中,主要的項目進行說明,以提供數位化工作者,設定數位影像標準規格及選購掃描設備時的參考。
1.色彩空間種類
(2)RGB
(3)CMYK
A:CMYK代表著Cyan(青)、Magenta(洋紅)、Yellow(黃)、與Black(黑)這4種減色系統列印墨色。
B:CMYK是一種「與裝置有關」(裝置相依)型色彩空間,最終會獲得怎樣的顏色取決於使用的裝置。
2.影像解析度
輸出場合
|
輸出解析度
|
---|---|
電腦螢幕
|
72~100 ppi
|
噴墨印表機
|
240~360 ppi
|
平面印刷
|
266~300 ppi
|
相紙印刷
|
200~400 ppi
|
報紙
|
125~250 ppi
|
模造紙
|
200~265 ppi
|
銅板紙
|
250~350 ppi
|
3.影像格式[24] [5]
(3)JPEG儲存的過程可以決定壓縮的層級,如果選擇高壓縮的方式,則影像的品質會降低,而低壓縮的方式,會使影像的品質較接近原來的影像圖,由於JPEG格式會造成影像細節的流失,因此也不適合作為原始資料的保存圖片。但因高效率的壓縮方式使得檔案變得很小,因此適合放在網路上供人瀏覽。
(4)BMP是Windows小畫家的檔案格式,此格式相容於大多數Windows和OS/2平台的應用程式。另外BMP在儲存時也可以使用RLE的壓縮格式,不過只有在256色或是16色時才能用此壓縮方式,壓縮效果不是很好。
(5)PDF格式使用在Adobe Acrobat這套電子出版軟體中。這種格式可以應用在Unix、Dos、Macintosh、Windows等不同的平台。可以考慮製作一系列的PDF檔結合影像跟文字再下傳給使用者透過Acrobat Reader來瀏覽這些文件。
(6)PNG格式的發展主要是用來取代GIF格式,它保存了比GIF更多的色彩資訊,另外它也是採用非破壞性的壓縮方式,壓縮效果也比GIF更好一點。但是由於還未全面支援,因此這種檔案格式並未被普遍採用。
格式
|
檔案大小
(A4,全彩,RGB)
|
壓縮
失真
|
瀏覽器支援
|
適用時機
|
---|---|---|---|---|
TIFF
|
約25M
|
否
|
否
|
保存圖片
|
GIF
|
約3~5M
|
否
|
是
|
網路上預覽
|
JPEG
|
約4~5M
|
是
|
是
|
網路上瀏覽
|
JPEG
2000
|
約4~5M
|
否
|
是
|
網路上瀏覽
|
BMP
|
約25M
|
否
|
否
|
保存圖片
|
PDF
|
約240K
|
是/否
|
否
|
下載 |
PNG
|
約5~6M
|
否
|
是
|
網路上預覽
|
(三)掃描設備說明
影響掃描器的選擇主要包含檔案原件狀況、數位影像標準規格等,若從檔案原件狀況來考量,掃描檔案時適用的掃描器種類,主要為平台式掃描器和大尺寸彩色掃描器。若從符合數位影像標準規格而言,則需進一步瞭解掃描器的主要技術指標,以作為選擇的考量。而其技術指標主要為掃描解析度、動態範圍、色彩位元、感光元件等。
(2)大尺寸彩色掃描器
大尺寸彩色掃描器專為大尺寸文件而設計,可以處理大尺寸彩色海報、建築圖、地圖、工程圖及美工圖形等。由於大尺寸彩色掃描器採用饋紙式進紙,因此紙質過於脆弱或厚度太厚之檔案,無法使用。
(3)特殊類型掃描器
2.掃描解析度
3.動態範圍
4.色彩位元
5.感光元件
6.掃描速度
(四)數位化選擇方案
基於數位影像使用目的、檔案狀況及影像規格、掃描器的說明,以下提出數位化方案,以供數位化工作之規劃之選擇。
1.根據檔案數位化之使用目的、影像品質的呈現、影像檔案大小及瀏覽器支援問題等,可儲存為以下三種格式:
(1)典藏級圖檔:RGB 24bit全彩,200~300ppi,TIFF(無壓縮):
若檔案數位化目的在於保存具有重要價值意義的檔案文件,數位影像應以盡量符合原件為原則,因此在選擇上以RGB 24bit全彩,TIFF不失真
的格式為優先考慮,至於在解析度的考量上,由於檔案內容多以文字、表格為主,因此雖然以300ppi為優先考慮,但若檔案數量龐大並涉及經
費及數位化時程的整體考量時,亦可考慮以200ppi作為儲存規格。
(2)商務級圖檔:RGB 24bit全彩,200~300ppi,JPEG(無壓縮):
(3)網路瀏覽級圖檔:RGB24bit全彩,150ppi,JPEG(視情況決定壓縮比例,以不超過75%為原則):
2.選擇掃描器應以不破壞原始文件為原則,若紙質較脆弱者,以平台式掃描器為宜。
3.小尺寸檔案之解析度,依其日後可能之放大倍率決定,其計算方式為:300 ppi×放大倍率=掃描之解析度
4.即使相同的影像規格,因搭配不同的掃描設備,其最後呈顯的數位影像亦會有不同的效果,因此仍須進行實際測試,以確定最後產出之品質。
檔案尺寸
|
圖檔等級
|
影像規格
|
掃描器
|
||
---|---|---|---|---|---|
色彩模式
|
解析度
|
格式
|
|||
A3以下
|
典藏級
|
RGB 24bit
|
200~300ppi
|
TIFF
|
平台式掃描器
|
商務級
|
200~300ppi
|
JPEG
|
|||
A3以上
|
典藏級
|
200~300ppi
|
TIFF
|
大尺寸色掃描器
|
|
商務級
|
200~300ppi
|
JPEG
|
|||
小尺寸檔案
|
典藏級
|
依放大倍率決定
|
TIFF
|
平台式掃描器
|
|
商務級
|
JPEG
|
1.盤點準備
檔案管理單位應就所保管檔案,於數位化工作進行前,進行檔案清查作業,以利後續規劃數位化工作的進行。
h.浮貼張數
(4)檔案管理人員應就清查範圍,先確認檔案已依檔號順序上架並放置適當位置,以利清查作業進行。
(1)檔案所屬單位
(二)檔案編頁
(三)建置目錄清冊
2.目錄清冊建置完畢需再次校對,以確認無誤。
<[31] 目錄>
[2]前置作業中,「工作規劃」及「文書檔案編整」之工作項目,可能涉及各單位進行數位化前之工作方式或行政管理流程,並且亦有許多與檔案管理相關之規範及專著可供參考,但為顧及流程的完整性,在本文中仍列入相關章節,僅供參考。
[3]大尺寸檔案通常是以折疊方式收藏於卷中,在進行掃描過程中,會將原檔展開掃描,必要時還會進行裱褙修補,因此掃描完成後,若要歸回原位,則勢必需重新折疊,若另行設計空間存放管理,則大尺寸檔案可避免再次折疊受損。
[4]施威銘編,《數位相片編修聖經》,頁C-3。
[5]國家圖書館,〈數位資料委外製作需求規範〉,頁5~8。
[6]影像壓縮技術可分為兩大類:資訊保持的(information preserving)與耗損的(lossy)。採用無失真壓縮使得需被壓縮-解壓縮的影像沒有任何資訊的損失。如LZW編碼即為其中的一種方式。有損耗 編碼則是犧牲重建影像的精確度去換取更多的壓縮。如果產生的失真可以被接受,其壓縮率是非常高的。對於影像壓縮更為詳盡的說明,可參看《數位影像處理》第 八章,頁437~554。
[7]以傳統電腦顯示器而言,解析度大多為75dpi,若以液晶螢幕而言,則為96dpi~120dpi之間。
[11]請參照中研院近史所檔案館,〈大於A3尺寸檔案掃描規範〉及洪淑芬著,《文獻典藏數位化的實務與技術》頁44~45。
[32] 一、建立色彩管理模式
[33] 二、文書檔案掃描程序
[34] 三、數位影像後製
[35] 四、數位影像備份及管理
「物件數位化程序」旨在說明說明數位化工作中,使用掃描設備之執行步驟和工作注意事項,及影像後製之工作執行步驟。工作包 含一、建立色彩管理模式;二、文書檔案掃描程序;三、數位影像後製;四、數位影像備份及管理。建立色彩管理模式旨在說明藉由定期校色,使掃描影像之色彩能 逼近於原始物件之色彩,包含電腦螢幕及掃描器的校色執行步驟。文書檔案掃描程序旨在說明檔案掃描之執行步驟及工作中需注意事項。數位影像後製旨在說明掃描 完成後,影像校驗及轉檔工作之執行步驟和工作重點。數位影像備份及管理旨在說明數位影像完成校驗後,進行備份之工作重點,及備份載體之保存管理。
每一台的顯示器都有獨特的色彩空間,必須取得其描述檔,以確保數位檔案中的資料可以準確地顯示出來。可以透過下面幾種途徑獲得顯示器的色彩描述檔:
(1)向經銷商或掃描器生產廠商索取,或上生產廠商網站下載掃描器色彩描述檔。
方法
|
簡介
|
費用
|
主要缺點
|
精確度
|
---|---|---|---|---|
廠商提供
|
上生產廠商網站下載的掃描器色彩描述檔
|
免費
|
少數廠商有提供
|
精確
|
硬體校色
|
由顯示器顯示已知色彩數值的顏色,再用色度計加以測量,比較兩者的數值後,即可產生ICC描述檔
|
花費高
|
價格高
|
精確
|
軟體校色
|
應用肉眼比較螢幕上的顏色,從而產生ICC描述檔
|
免費
|
1.憑肉眼來比對(並評估)色彩困難。
2.易受到觀看環境的干擾而失準。
|
不確定
|
2.硬體校色
3.用軟體Adobe Gamma校色
(1)啟動Adobe Gamma並根據程式引導,逐步調校螢幕的對比與亮度、螢光體、Gamma值、白點、色溫等,並儲存色彩描述檔並套用之。[37] [13]
(四)掃描
依據檔案尺寸,得選擇平台式掃描器、大尺寸彩色掃描器或以平台式掃描器進行接圖掃描,各掃描器之具體操作方式,得參照掃描器之操作手冊,以下做原則性之說明:
(二)影像轉檔
待影像校驗確認無誤後,可根據影像使用目的及規定之影像規格,進行轉檔或壓縮,並建立影像清單以方便管理,其處理步驟如下:
5.光碟拿取及置放時,嚴禁觸傷光碟表面,以免造成資料損毀,無法讀取。
<[39] 目錄>
[40] 一、文書檔案後設資料建議欄位
[41] 二、檔案著錄
後設資料與資料庫建置旨在說明後設資料欄位之標準及其著錄規範,包含一、文書檔案後設資料建議欄位;二、檔案著錄。文書檔案後設資料建議欄位旨在說明後設資料欄位的制訂得依現有國內、外標準制訂,或依據典藏品之特性重新訂定。其中建議依現有之標準制訂較為方便可行,如本參考標準所建議為數位典藏國家型科技計畫內容發展分項計畫-檔案主題小組所制訂之檔案核心欄位,並說明其欄位定義。若需重新訂定者,得依數位典藏國家型科技計畫技術研發分項計畫-後設資料工作組所規劃之步驟實施,相關說明及表格可參照附錄。
(一)原則
(二)檔案核心欄位之建議
2.檔案核心欄位及定義
核心元素
|
定義
|
|
---|---|---|
中文名稱 | 英文名稱 | |
1.典藏單位
|
Repository
|
負責典藏資料的機關單位
|
2.館藏號
|
Collection number
|
辨識資料的唯一號碼,或所屬層次的唯一號碼。
|
3.類型
|
TYPE
|
資料的形式或類別
|
4.描述層次
|
Level of Description
|
該筆資料的層次
|
5.題名
|
Title
|
資料的題名或資料分類層級之分類名稱
|
6.內容描述
|
Content Description
|
對資料內容的提要、摘要或補充說明。
|
7.時間
|
Date(s)
|
資料產生日期,或業務處理過程中所彙積資料的起迄日期
|
8.產生者
|
Name of creator
|
資料的創造者或產生者
(可能是個人或團體組織)
|
9.產生地
|
Geographic name
|
資料創造或產生的地點
|
10.傳記歷史註
|
Administrative/
Biographical
|
資料的行政歷史或傳記資訊,如:組織之起源、發展演變或與工作有關的重要資訊;或個人之一生或工作等傳記資訊。
資料所有轉移權、權責與保管之沿革或相關活動,對現有檔案的結構與編排有關的資訊。
|
11.範圍與內容
|
Scope and content
|
資料的範圍(時期或地理)與內容(文件形式、主題性質、行政處理過程)的摘要
|
12.標題資訊
|
Subject
|
資料內容中所提到的重要人名、地名、團體名稱、家族名稱、主題名稱等,可用以做內容標目者。
(可依館內需求決定是否以此進行權威控制)
|
13.實體描述—數量
|
Physical description- Quantity
|
資料的數量
|
14.語文
|
Language
|
資料記載文體的語文類別
|
15.版本
|
Version
|
典藏單位典藏之資料版本,可能為原件或是複本
|
16.來源
|
Origin
|
資料的取得來源或轉移單位
|
17.保存狀況
|
Physical condition
|
資料目前的保存狀況
|
18.使用限制
|
Use restrict
|
資料本身的使用限制或開放情形
(其它形式之使用限制不包含在內)
|
19.備註
|
Note
|
與資料有關,但無法在其他欄位中著錄的重要資訊或補充說明。
|
(三)後設資料之建置
若需重新規劃後設資料欄位,得參考數位典藏國家型科技計畫技術研發分項計畫-後設資料工作組之相關規範,其原則包含四步驟共十個程序,以下僅羅列大綱,詳盡內容請參看後設資料工作組網站「後設資料工作組實務規劃」[42] [15]:
1.檔案著錄之前,需訂定著錄規範,以作為工作人員於檔案著錄時之依據,內容通常包括著錄原則、著錄項目、著錄格式、識別字號、著錄來源、著錄用文字、著錄級次以及各著錄項目的具體細則等。
2.檔案核心欄位著錄細則[43] [16]:
中文名稱 | 英文名稱 | 定義 |
---|---|---|
1.典藏單位 | Repository | 負責典藏資料的機關單位 |
2.館藏號 |
Collection number |
辨識資料的唯一號碼,或所屬層次的唯一號碼。 |
3.類型 |
TYPE |
資料的形式或類別 |
4.描述層次 |
Level of Description |
該筆資料的層次 |
5.題名 |
Title |
資料的題名或資料分類層級之分類名稱 |
6.內容描述 |
Content Description |
對資料內容的提要、摘要或補充說明。 |
7.時間 |
Date(s) |
資料產生日期,或業務處理過程中所彙積資料的起迄日期 |
8.產生者 |
Name of creator |
資料的創造者或產生者 (可能是個人或團體組織) |
9.產生地 |
Geographic name |
資料創造或產生的地點 |
10.傳記歷史註 |
Administrative/ Biographical |
資料的行政歷史或傳記資訊,如:組織之起源、發展演變或與工作有關的重要資訊;或個人之一生或工作等傳記資訊。 資料所有轉移權、權責與保管之沿革或相關活動,對現有檔案的結構與編排有關的資訊。 |
11.範圍與內容 |
Scope and content |
資料的範圍(時期或地理)與內容(文件形式、主題性質、行政處理過程)的摘要 |
12.標題資訊 |
Subject |
資料內容中所提到的重要人名、地名、團體名稱、家族名稱、主題名稱等,可用以做內容標目者。 (可依館內需求決定是否以此進行權威控制) |
13.實體描述—數量 |
Physical description- Quantity |
資料的數量 |
14.語文 |
Language |
資料記載文體的語文類別 |
15.版本 |
Version |
典藏單位典藏之資料版本,可能為原件或是複本 |
16.來源 |
Origin |
資料的取得來源或轉移單位 |
17.保存狀況 |
Physical condition |
資料目前的保存狀況 |
18.使用限制 |
Use restrict |
資料本身的使用限制或開放情形 (其它形式之使用限制不包含在內) |
19.備註 |
Note |
與資料有關,但無法在其他欄位中著錄的重要資訊或補充說明。 |
<[44] 目錄>
[45] http://www.sinica.edu.tw/~metadata/index.html
[16] 請參照檔案小組編定〈檔案描述編排通則(草案)〉,節錄於附錄二。
設備與成本分析旨在說明掃描程序所需之空間規劃、儀器設備及所需成本的約略估算,作為規劃數位化工作之參考依據。
列舉國內常見A3尺寸之平台掃描器,其中包含附有「自動文件送紙器」功能之機種,此種機種較適合應用於現代檔案文件之大量掃描,不適宜運用於珍貴的檔案文獻之掃描工作,以下僅供參考。(最新詳細資訊請參見各公司網站資訊)
種類
|
廠牌
|
型號
|
光學解析度
|
動態範圍
|
色彩位元
|
感光原件
|
備註
|
---|---|---|---|---|---|---|---|
低速A3規格低階掃描器
|
Microtek
|
ScanMaker 9800XL
|
1600 dpi
|
3.7D
|
48Bits
|
CCD
|
約 40000元
|
Avision
|
FB6000
|
600 dpi
|
|
Bits
|
CCD
|
約 40000元
|
|
UMAX
|
PowerLook 2100XL
|
800 dpi
|
3.4D
|
42Bits
|
CCD
|
約 40000元
|
|
低速A3規格高階掃描器
|
EPSON
|
EPSON GT-15000(無自動文件送紙器)
|
600 dpi
|
|
24Bits
|
CCD
|
約 40000元
|
高速A3單面規格(35頁)高階掃描器(自動文件送紙器)
|
Avision
|
AV8000S
|
600 dpi
|
|
24Bits
|
CCD
|
約 250000元
|
FUJITSU
|
fi-4530C
|
600 dpi
|
|
24Bits
|
CCD
|
約 250000元
|
|
Avision
|
AV8300
|
600 dpi
|
|
24Bits
|
CCD
|
約 250000元
|
|
高速A3雙面規格(50頁)高階掃描器(自動文件送紙器)
|
FUJITSU
|
fi-5650C
|
600 dpi
|
|
24Bits
|
CCD
|
約500000元
|
Kodak
|
Kodak i260
|
300 dpi
|
|
24Bits
|
|
約500000元
|
|
Avision
|
AV8350
|
600 dpi
|
|
24Bits
|
|
約500000元
|
|
其他
|
EPSON
|
EPSON EXPRESSION 1640XL
|
1600 dpi
|
3.6D
|
42Bits
|
CCD
|
約 100000元
|
Mustek
|
P3600 A3 Pro
|
1800 dpi
|
|
48Bits
|
CCD
|
約 60000元
|
|
EPSON
|
Expression 10000XL
|
2,400 dpi
|
3.8D
|
48Bits
|
CCD
|
約 110000
|
限於資料有限,本參考標準之成本分析,僅依據勞務費用及直接費用,對單張影像掃描成本略做估算。尤於省略部分費用及相關變數,其結果雖不是是非常精確,但仍可從計算過程中,瞭解構成數位化工作成本因素(「人力」、「設備」及「時間」)之間的相互關係。
(二)成本估算
1.計算方式:
(2)依使用年限設定設備攤提費用
以上設備依使用年限4年攤提,以求成本計算的合理性,但計畫實際進行時,有些不到四年,其設備對於單位仍有剩餘價值,但對於計畫而言,其剩餘價值應皆以0計算。如此,則依計畫執行時間長短不同,其成本亦會有所差異,如下表:
此外依數位總產出數量不同,其成本亦會有所差異,如下表:
(2)高階設備雖然價格昂貴,但若有助於數位產出速度增加,亦即降低勞務費之支出,並不代表總成本一定增加。反之,若採用低階設備而導致數位產出降低,亦即增加勞務費支出,亦不代表總成本一定降低。因此設備採購前需經由整體評估及計算,方決定設備使用等級。
<[50] 目錄>
本參考標準的制訂,希望總結檔案數位化的工作經驗,並結合理論依據,為檔案數位化工作流程提供具體可行的步驟,但這樣的制訂工作,仍屬摸索階段,對於內容掌握,也只是初步概括出檔案數位化工作流程之輪廓,如本參考標準目前只涉及單頁紙質檔案,方法上也只說明直接數位化方式。但仍希望在此基礎上,廣收專家學者的意見,逐漸深化內容,並增加檔案中其他媒體和處理方式,使參考標準的制訂臻於完善。以下的說明為本參考標準在制訂過程中,希望逐漸加強的部分:
一、強化組織結構及人力規劃之描述:
二、設備更新快速,無法詳列最新設備:
三、部分核心流程不易界定:
四、數位產出應增加質化評量方式
五、影像掃校系統的推廣及介紹
六、 委外管理
由於許多單位數位化工作委由廠商進行製作,因此委外管理也是數位化工作流程當中相當重要的部分,包括是否委外的考量、招標規範的訂定、廠商進駐管理、人員作業管理、影像品質檢驗等等,在《文獻典藏數位化的實務與技術》一書中,便有專章的討論,希望在本參考標準的修訂當中,也能補充這方面的說明。
<[51] 目錄>
由於數位典藏計畫涵括了科技與人文兩大知識領域,對於科技人員或已熟悉人文領域的人來說,要驟然熟悉相對的知識領域或技術架構,都是不容易的事,因此必須經由時間的培養,方能逐漸培養出一批跨領域的人才,就此來說,數位化工作的知識管理及累積經驗的保存就越顯重要,而藉由數位化工作流程參考標準的制訂,確實是凝聚知識與保存經驗的好方法,但這卻也不是容易做到的,除了現有資料的基礎外,還有待各領域專長人員來分享知識與經驗,這裡也需感謝數位典藏國家型科技計畫檔案主題小組成員的協助,包含中央研究院歷史語言研究所「珍藏歷史文物數位典藏計畫分項五:史語所藏內閣大庫檔案」、中央研究院近代史研究所「近史所檔案館近代外交經濟重要檔案數位典藏計畫」、國立故宮博物院「故宮清代檔案數位典藏子計畫」、國史館「國史館典藏國家檔案與總統文物數位化中程計畫」、國史館台灣文獻館「典藏日據與光復初期史料數位化計畫」、國立臺灣大學「臺灣文獻文物典藏數位化計畫」等,本參考標準之基礎資料,皆是藉由各計畫成員,歷年來投入於數位化工作的成果及經驗,若沒有這些計畫的辛苦付出,本參考標準亦難以順利完成,此外也特別感謝中央研究院近代史研究所檔案管莊樹華主任,撥冗與以指正,並提供相當寶貴的意見。希望藉由本參考標準能協助更多計畫單位及數位典藏工作人員,共同完成這具有劃時代意義的文化事業。
<[52] 目錄>
玖、參考文獻
一、規範類
1.中研院近史所檔案館,〈外交檔案編頁規範〉,2003年6月。
2.中研院近史所檔案館,〈外交檔案目錄建檔流程及規範〉,2001年10月。
3.中研院近史所檔案館,〈外交檔案目錄校對流程及規範〉,2003年6月。
4.中研院近史所檔案館,〈外交檔案掃描規範〉,2001年10月。
5.中研院近史所檔案館,〈外交檔案影像檢驗規範〉,2001年8月。
6.中研院近史所檔案館,〈大於A3尺寸檔案掃描規範〉,2003年9月。
7.中研院近史所檔案館,〈檔案數位化影像製作規範書〉,2003年2月。
8.中研院近史所檔案館,〈外交檔案人名權威著錄規範〉,2004年4月。
9.中研院近史所檔案館,〈外交檔案地名權威著錄規範〉,2004年12月。
10.中研院近史所檔案館,〈外交檔案權威控制著錄規範〉,2004年12月。
11.中研院史語所,〈內閣大庫檔案整理規則(草案)〉。
12.中研院史語所,〈明清檔案人名權威檔著錄規則(草案)〉。
13.中研院史語所,〈明清檔案地名權威檔著錄規則(初稿)〉。
14.中研院史語所,〈明清檔案人名權威記錄著錄細則〉。
15.中研院史語所,〈少數民族文書全彩影像掃描及校驗相關作業標準〉。
16.中研院史語所,〈少數民族文書全彩影像掃描及校驗流程步驟〉。
17.中研院史語所,〈傅斯年圖書館善本圖籍數位化影像製作規格書〉。
18.中研院史語所,〈傅斯年圖書館影像掃描及校驗相關作業標準〉。
19.中研院史語所,〈內閣大庫檔案掃描及校驗相關作業標準〉,2003年3月。
20.中研院-計算中心-多媒體美術設計與資料處理小組,〈數位化技術規 範〉。
21.中研院-計算中心-多媒體美術設計與資料處理小組,〈多媒體數位化中 心相關設備與規格〉。
22.中研院資訊所,〈數位化掃描與文字辨識〉。
23.中研院資訊所,〈文物資產數位化規格參考規範〉。
24.台灣大學圖書館,〈伊能手稿數位化規格書〉,1998年2月。
25.台灣大學圖書館,〈淡新檔案檔案命名規範〉。
26.台灣大學圖書館,〈《淡新檔案》典藏數位化影像製作規範〉。
27.清華大學圖書館,〈數位影像掃描作業程序及規範〉。
28.清華大學圖書館,〈權威檔的選取原則〉。
29.國史館,〈蔣中正總統文物檔案Metadata著錄規範〉。
30.國史館,〈國民政府檔案Metadata著錄規範〉。
31.國史館,〈國史館「國民政府檔案影像掃描」規範書〉。
32.國史館,〈國史館蔣中正總統文物委外影像掃描勞務案招標規範〉。
33.國史館台灣文獻館,〈數位掃描系統基本資料〉。
34.國家圖書館,〈資料數位化與命名原則草案〉,2001年10月。
35.國家圖書館,〈地方文獻數位化手冊〉。
36.國家圖書館,〈數位資料委外製作需求規範〉。
二、專著類
1.數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫等著,《數位化工作流程》套書,台北:內容發展分項計畫,2005年1月,三版。
2.洪淑芬著,《文獻典藏數位化的實務與技術》,台北:數位典藏國家型科技計畫 訓練推廣分項計畫,2004年2月,初版。
3.謝瀛春等編,《數位典藏技術彙編》,台北:數位典藏國家型科技計畫 計畫辦公室,2004年11月。
4.鍾朝嵩編,《公司標準化實踐法》,台北:先鋒企管中心,2005年3月,初版。
5.吳開霖著,《流程圖繪製與流程再造》,台北:瑞霖,1999年1月,初版。
6.廖兆旻編,《ISO 9000品質文件實戰技巧與手冊》,台北:臺華工商,1998年9月初版。
7.薛理桂編,《檔案學導論(修訂版)》,台北:五南,2004年10月,初版。
8.趙冬升等編,《文獻典藏與保護》,北京:文津,1993年3月,初版。
9.羅茂斌編,《檔案保護技術學》,雲南:雲南科技,2001年6月,初版。
10.馮樂耘編,《中國檔案修裱技術》,北京:中國檔案,2000年10月,初版。
11.Konstanze Bachmann,《藏品維護手冊》,劉藍玉譯,台北:五觀藝術管理,2001年,初版。
12.李之聰譯,《美國紐約攝影學院攝影教材》(上、下冊),北京:中國攝影,2003年7月,初版四刷。
13.徐法坤,《數位影像色彩管理》,台北:龍辰,1999年7月,初版。
14.Harald Johnson 著,《數位列印/輸出聖經》,邱芳信譯,台北:旗標,2005年2月初版。
15.施威銘編,《數位相片編修聖經》,台北:旗標,2005年2月初版。
16.檔案管理局編,《機關檔案管理作業手冊》,台北:檔案管理局,2001年12月初版。
17.檔案管理局編,《檔案法法規彙編》,台北:檔案管理局,2002年2月初版二刷。
18.路守常,《現代實用檔案管理學》,台北:三民書局,1990年8月再版。
19.Mark Galar 、Les Horvat,《數字處理影像技巧》,杭州:浙江攝影,2002年7月初版。
20.Gonzalez Woods著,《數位影像處理》,繆紹綱編譯,台北:普林斯頓,2004年10月,初版二刷。
三、期刊類(含研究報告)
1.陳昭珍,〈國家檔案數位典藏面臨的挑戰與發展方向〉,收錄於《檔案季刊》,Vol 1:1,2002年3月,頁61-68。
2.莊樹華,〈日本檔案數位化概況介紹〉,收錄於《近代中國史研究通訊》,Vol 31,2001年4月,頁134-140。
3.張文熙,〈檔案命名與數位資源管理的關係〉,收錄於《臺北市立圖書館館訊》,Vol 18:4,2001年6月,頁46-55。
4.朱文原,〈國史館數位檔案的命名之研究〉,收錄於《國史館館刊》,Vol 35,2003年12月,頁166-183。
5.廖運尚,〈國史館採用無失真壓縮實作經驗談〉,收錄於《國史館館刊》,Vol 35,2003年12月,頁184-200。
6.蔡耀廣,〈從實務上談數位檔案的基本知識–結構、色彩、製作、保存 (上)〉,收錄於《中央研究院計算中心通訊》,Vol 18:13,2002年6月,頁98-102。
7.蔡耀廣,〈從實務上談數位檔案的基本知識–結構、色彩、製作、保存 (下)〉,收錄於《中央研究院計算中心通訊》,Vol 18:14,2002年7月, 頁108-110。
8.王士榮,〈圖檔壓縮的失真狀況比較–分析GIF、TIFF、JPEG、EPS檔案格式壓縮狀況〉,收錄於《世新印刷學報》,Vol 3,1997年4月,頁51-61。
9.饒岳峰等,〈數位檔案轉換處理之間的色差異研究–以TIFF檔案為基準〉,收錄於《華岡印刷傳播學報:資訊傳播科技》,Vol 33,2002年,頁127-136。
10.宋惠雲,〈從縮攝到掃描–行政院檔案數位化之研討〉,收錄於《檔案季刊》,Vol 2:1,2003年3月,頁37-43。
11.莊樹華等,〈檔案數位影像製作之流程與管理〉,收錄於《檔案季刊》,Vol 2:1,2003年3月,頁57-67。
12.周易彙等,〈影像掃描的品管制度雛形之建立〉,收錄於《華岡印刷傳播學報:資訊傳播科技》,Vol 33,2002年,頁94-101。
13.彭韻華,〈平面影像數位化之品質控制因素分析〉,收錄於《圖文傳播學報》,Vol 2,2002年12月,頁265-270。
14.陳昭珍,〈電子資源的長久保存〉,收錄於《佛教圖書館館訊》,25/26,2001年6月,頁36-44。
15.陳昭珍,〈國家典藏數位化及應有的技術規範〉,收錄於《中華民國圖書館年鑑》,2004年5月,頁5-27。
16.陳政雄,〈美術品國家數位影像典藏規格與用途芻議〉,收錄於《中華印刷科技年報》2004,2004年3月,頁466-472。
17.陳君彥,〈彩色影像品質評估及喜好色調處理〉,收錄於《光學工程》,88,2004年12月,頁21-30。
18.項潔、陳雪華等,《國家檔案數位化影像品質之研究》,檔案管理局委託研究,2004年10月。
19.任家鳳、林憶梅,〈內閣大庫檔案自動化掃描作業程序與系統應用〉,收錄於《珍藏數位工作研討會會議論文集》,2005年7月,頁117-128。
四、參考網站
(一)計畫網站:
數位典藏國家型科技計畫:
[53] http://www.ndap.org.tw/
數位典藏國家型科技計畫-內容發展分項計畫:
[54] http://content.teldap.tw/main/index.php
後設資料工作組:
[55] http://www.sinica.edu.tw/~metadata
中央研究院歷史語言研究所 珍藏歷史文物數位典藏計畫分項五:史語所藏內閣大庫檔案:
[56] http://archive.ihp.sinica.edu.tw/mct/
中央研究院近代史研究所 近史所檔案館近代外交經濟重要檔案數位典藏計畫:
[57] http://dipeco.sinica.edu.tw/
國立故宮博物院 故宮清代檔案數位典藏子計畫:
[58] http://www.npm.gov.tw/dl/04/index04.htm
國史館 國史館典藏國家檔案與總統文物數位化中程計畫:
[59] http://dftt.drnh.gov.tw:8080/DAP/index.jsp
國史館台灣文獻館 典藏日據與光復初期史料數位化計畫:
[60] http://www.th.gov.tw/digital/digital.php
國立臺灣大學 臺灣文獻文物典藏數位化計畫:
[61] http://140.112.113.4/project/copyright.asp
真理大學 馬偕與牛津學堂:
[62] http://www.au.edu.tw/mackay/
國立中正大學 日治時期臺南州戰爭災害檔案文獻數位典藏計畫:
[63] http://twhis.ccu.edu.tw/DA/
國立清華大學 「葉榮鐘全集、文書及文庫數位資料館」之建置:
[64] http://lib032.lib.nthu.edu.tw/jcyeh/
(二)掃描器網站:
Microtek:[65] http://www.adara.com.tw/
Avision:[66] http://www.avision.com.tw/
UMAX:[67] http://www.umax.com/world/
EPSON:[68] http://w3.epson.com.tw/ett/index.asp
FUJITSU:[69] http://www.fujitsu.com/tw/
Mustek:[70] http://www.mustek.com.tw/Taiwan/
CONTEX:[71] http://www.contex.com/default.htm
http://icopy.[72] oriontaiwan.com/index.php
ZEUTSCHEL:[73] http://www.zeutschel.com/index1.html
Colortrac:[74] http://www.colortrac.com/
Jumbo scan:[75] http://weblumtech.free.fr/index.htm
附錄一 檔案描述規則
編者:數位典藏國家型科技計畫–內容發展分項計畫–檔案主題小組
甲編 描述
第一章 總則
0 沿革
1 組織說明
2 名詞術語
2.1 檔案描述(archival description)
檔案描述係對檔案館及存藏所的館藏,進行檔案內容及形式上的分析、組織和記錄以提供定義、管理、定位,並解釋說明檔案館與存藏所的館藏及徵集館藏之背景,及建立資訊系統的過程。
2.2 檔案(archives)
國家機關、社會組織和個人在從事社會活動過程中直接形成的有價值的各種歷史記錄。
2.3 檢索工具(finding aids)
文書產生單位或檔案管理單位編輯之已出版或未出版的編排描述性目錄工具,旨在對文書、檔案及其它館藏資料進行有效的管理,並提供使用,可為紙本式、光碟資料庫或線上資料庫等型式。
第二章 檔案描述通則
0 通則
0. 1 制定原則與適用範圍
(1)檔案描述標準化是檔案管理的基礎工作之一。為建立檔案目錄的一致性、維護提昇檔案目錄的品質,加速典藏數位化,提供現代化的檢索方式與服務,特制定本通則。
(2)本通則遵循國際檔案描述標準ISAD(G)的國際性檔案描述原則,考量我國檔案的特質,結合檔案的特殊性質和檔案管理及整理工作的實際情況制定。
(3)本通則適用於所有檔案典藏管理單位,進行檔案的描述。
0. 2 控制層次
檔案的管理在尊重來源原則、原始次序原則以及考量管理需要的 情況下,共分成五個層次:
層次一:管理層次(management)
層次二:全宗層次(record groups)
層次三:系列層次(series)
層次四:案卷層次(file folders)
層次五:件層次(items)
管理層次:檔案歷經時代變遷,分散存藏於不同的典藏地及典藏 單位,為取得完整檔案管理架構,建立一實體分散但資訊集中的目錄中心,訂定各典藏單位之代碼,明確區分管理之權責。管理層次即用來說明典藏單位。
全宗層次:全宗用來定義檔案本身最上層之結構。全宗以立檔之最上層單位來區分,各典藏單位針對典藏的最上層結構給予代碼區分之。在管理層次下,全宗代號不可重覆。
系列層次:系列用來定義檔案第二層結構。系列以實際立檔之單位來區分,若組織龐雜,可下分副系列。在全宗層次下,系列代號不可重覆。副系列亦同。
案卷層次:案卷用來定義檔案第三層結構。案卷以立檔單位之業務功能來區分。在系列層次下,案卷代號不可重覆。
件層次 :件用來定義檔案第四層結構。件為檔案的最小單位。在案卷層次下,件代號不可重覆。
五個層次非必要存在,依立檔單位之組織業務結構及檔案典藏管理單位之管理原則區分,全宗及系列層次因應複雜結構,可有副層次的存在,稱為副全宗、副系列。
0.3 描述領域
檔案人員可依本通則的描述領域建議,評估本身的典藏性質、管理原則、開放使用原則,擬訂適當的描述領域。
0.3.1 檔案描述領域
0.3.1.1 陳述該筆描述的領域
登錄號(典藏號)、題名、層次編號等
0.3.1.2 管理和典藏歷史的領域
管理沿革、典藏沿革、檔案人員註記等
0.3.1.3 內容和特性的領域
摘要、外形描述、實體描述等
0.3.1.4 開放、出版和使用的領域
開放記錄、出版記錄、相關資料、展覽記錄等
0.3.2 管理資訊領域
0.3.2.1 管理控制的資訊領域
到館記錄、位置記錄等
0.3.2.2 處理控制的資訊領域
編排記錄、描述記錄、索引記錄、使用記錄、調查記錄、借調記錄、鑑定評估記錄等。
0.3.2.3 維護資訊領域
管理程序、維護記錄等
0.4 描述來源
以原檔案為主要描述來源,在必要時或原檔案有毀損或散佚時得以其它考證資料補充之,但應依本規則標示之。
0.5 標點符號(各館統一符號使用)
[ ] 表示非來自檔案本身,由其它資料考證得出的描述內容。
( ) 表示源自檔案內容,非主描述內容,但為必要性之補充。
, 同一欄內不同性質多值資料的分隔。
; 同一欄內同性質多值資料的分隔。
– 起迄連結。
: 附註說明。
0.6 描述詳簡層次
描述項目分為必要項目和選擇項目,詳見各描述項目。
描述詳簡層次分為簡要層次和詳細層次。
凡款目中僅描述必要項目者,稱簡要層次;而款目中不僅描述必要 項目,還描述了選擇項目者,稱詳細層次。
0.7 描述文字
以照錄為原則,寧缺勿錯。
漢文檔案描述時,以一般中文輸入,如因時代差異所產生之中文異體字,則以照錄為原則。
他民族文字的檔案,則根據實際需要翻譯成一般中文描述,或以原文著錄。(外文檔案描述亦同)
無論描述何種文字的檔案,對於編號如登錄號、數量、高廣及時間日期等描述項目中的數字,一律使用阿拉伯數字。
照錄檔案內容時,如遇殘缺文字,則殘缺1字,以1個□(內碼:A1BC)代替;殘缺2字,以2個□□代替;殘缺3字或3字以上,以3個□□□代替。
0.8 相關標準
(1) 涉及國別代碼者依據ISO 3166 country codes。
(2) 涉及語文代碼者依據ISO 693-2 (three- letter codes)。
1 核心欄位描述細則
1.1 典藏單位
1.1.1 必要項目。
1.1.2 定義:負責管理典藏資料的機關單位。
1.1.3 描述方式:以國家整體檔案典藏視之,區分典藏機構,以實際典藏管理並具獨立組織行政之機構為描述原則。例如:故宮博物院。
1.2 館藏號
1.2.1 必要項目。
1.2.2 為辨識資料的唯一號碼,或所屬層次的唯一號碼。
1.2.3 描述方式:為檔案管理機構登錄檔案的唯一典藏號,描述時系統可自動加註典藏單位代碼,成為聯合目錄中唯一的登錄號。如為多元層次之檔案,需為可表示多元層次之典藏號。除典藏單位代碼表外,由各典藏單位自訂,見0.2控制層次。
1.3 類型
1.3.1 非必要項目。
1.3.2 資料的型式或類別。
1.3.3 描述方式:依各典藏單位管理原則,區分資料載體型式、類別、特徵或性質,由各典藏單位自訂。(亦可採複分的型式,如:檔案–(性質)or(載體型式)or(類別),各館可在檔案下採不同的複分)
1.4 描述層次
1.4.1 必要項目。
1.4.2 定義:針對該筆記錄所描述的檔案層次作說明。
1.4.3 描述方式:參見0.2控制層次,依據各館之控制層次描述。
1.4 題名
1.4.1 品名
1.4.1 必要項目。
1.4.2 定義:由描述人員為該筆檔案所擬具的題名,代表檔案的主旨。
1.4.3 描述方式:文字力求精簡,各館可自訂限制字數。
1.5 內容描述
1.5.1 非必要項目。
1.5.2 定義:對資料內容的提要、摘要或補充說明
1.5.3 描述方式:描述該檔案內容的提要,主要重點描述該檔案內容的人、事、時、地、物等相關訊息。各描述單位可自訂限制字數。
1.6 責任項
1.6.1 時間為必要項目;產生者與產生地為非必要項目。
1.6.2 定義:一般指檔案創稿的相關資訊。
1.6.3 描述方式:分為時間、產生者、產生地。
1.6.3.1 時間
1.6.3.1.1 定義:資料產生日期,或業務處理過程中所彙積資料的起迄日期。
1.6.3.1.2 描述方式:以檔案上的日期為主,照錄為原則,中曆之數字年月日,以阿拉伯數字標示。不詳者錄「不詳」。殘缺以「﹖」標示。
1.6.3.2 產生者
1.6.3.2.1 定義:資料的創造者或產生者,可能是人或團體組織。詳細可加註個人該責任期所任職銜;團體組織可加註相關確認資訊。
1.6.3.2.2 描述方式:產生者以檔案上之名稱為照錄原則。如有多人或多單位,照錄,以「;」區隔。
(1) 檔案中有完整姓名者或完整團體組織名稱者,照錄。
(2) 檔案中只有姓,而名字可從其它考證資料中找到,錄 其姓名,但需加註[ ]。例如:[史貽直]。若非人名,而為團體組織名稱時,非檔案上所有或檔案上為簡易或殘缺名稱時,由其它考證資料中找到完整單位名稱,亦加註[ ]。例如:[禮部]。
(3) 檔案中僅有姓,亦無法由其它考證資料中查其名,則照錄姓。例如:楊。檔案中非人名,而為簡易或殘缺單位名稱時,亦無法由其它考證資料中查其完整名稱時,則照錄。
(4) 檔案中之姓名或團體組織名稱,確知有缺誤,非他人、譯文、異體字、簡稱等,則更正其缺誤,加註[ ],並於後以(原文: )補充說明。例如:[曾國藩](原文:曾國番)。
(5) 簡稱與完整名稱的描述選擇,如描述單位有進行名稱權威控制則依該單位原則描述。
1.6.3.3 產生地
1.6.3.3.1 定義:資料創造或產生的地點。
1.6.3.3.2 描述方式:以完整且正式行政地名為描述原則,描述層級以檔案產生屬地為主,可往上延申,不同層級間以「–」相連。如:台北縣,應錄:台北縣,可錄:台灣省–台北縣。
1.7 範圍與內容
1.7.1 非必要項目
1.7.2 定義:檔案範圍,含內涵時期與內涵地理範疇;檔案內容,含檔案文件形式、主題性質、行政處理過程的相關摘要。
1.7.3 描述方式:針對檔案內涵、載體、行政處理、及關連、上下文及前後次序的說明與補充,以文字敘述為主。各描述單位可自訂限制字數。
1.8 標題資訊
1.8.1 非必要項目
1.8.2 定義:資料內容中所提到的重要人名、地名、團體名稱、家族名稱、主題等,可用以做內容標目者。
1.8.3 描述方式:依據<丙編>各類標目的選擇與描述方式。各描述單位可依需求決定是否以此進行標目權威控制。
1.9 語文
1.9.1 非必要項目
1.9.2 定義:指該檔案的語文。
1.9.3 描述方式:語文辨識依檔案內容所使用之語文照錄,單種語文錄單種,如:滿文;多種語文錄多種,如:滿文;漢文。無法確認為檔案內容且無法考證辨識之圖文,則不錄,例如類似簽名的文字。
1.10 實體描述-數量
1.10.1 非必要項目
1.10.2 定義:指該檔案單元的數量。
1.10.3 描述方式:依該描述層次做為檔案單元,計量檔案單元內的檔案數量,一般以次層次為計量單位。如描述層次若為「案」,則每一案的計量單位為「件」。數量以阿拉伯數字標示。
1.11 版本
1.11.1 非必要項目
1.11.2 定義:檔案的版本,係指在該典藏單位管理制度中所典藏的版本。
1.11.3 描述方式:分為原件、副本二種。
1.12 保存狀況
1.12.1 非必要項目
1.15.2 定義:記錄檔案的目前的保存現況。
1.15.3 描述方式:描述檔案完整與否或是維護狀況及相關註記。一般原則:完整者描述完整;首尾完整,僅部份殘破,可經修補回復或不影響其內容完整性者,描述完整;基本上檔案本子頁幅完整,即描述完整。檔案殘破,已影響其內容完整性者,描述殘缺;基本上,檔案本子頁幅有缺者,即描述殘缺。維護狀況則視檔案是否進行過維護,或是否需進行維護,相關資訊予以記錄。(描述文字各單位嘗試一致)
1.13 使用限制
1.13.1 非必要項目
1.13.2 定義:記錄檔案內容開放與否的相關資訊。
1.16.3 描述方式:依據檔案原始產生單位給予的註記,若限制依法失效,則註記開放;若依法受限制,則可註記限制期限、原因、及預計開放時間。
1.14 來源
1.14.1 非必要項目
1.14.2 定義:檔案的取得來源或轉移單位。
1.14.3 描述方式:記錄檔案取得來源之法定名稱。詳細可加註取得方式,如捐贈,指由捐贈者免費贈予;移轉,指依法規條文或其它命令,由其他單位轉移典藏地;購買,指存藏所以經費購入者。亦可加註法定相關取得證明,如契約書等。
1.15 傳記歷史註
1.15.1 非必要項目
1.15.2 定義:
(1) 檔案的行政歷史或相關傳記資訊。如:組織起源、發展沿革、 變異、或與工作有關的重要資訊;或個人的一生簡介、或工作與檔案有關之傳記資訊。對現有檔案結構與編排有關之資訊。
(2) 檔案的管理沿革。如:檔案所有移轉、權責與保管之沿革或相關活動,對現有檔案結構與編排有關之資訊。
1.15.3 描述方式:按時間發展次序以文字敘述之。
1.16 備註
1.16.1 選擇項目
1.16.2 定義:有關該檔案的資訊,但無其法在其它欄位中表示之重要資訊補充說明。
1.16.3 描述方式:說明項目或欄位,以「:」區隔,後填錄說明內容。如「附件:附件名稱」
1.17 版權聲明
1.17.1 選擇項目
1.17.2 定義:聲明此檔案的所有權及此筆款目之版權。
乙編 編排
第一章 原則
一、 尊重來源原則
尊重來源原則即指「尊重檔案產生的出處」,其內容是要求檔案人員保留從某一來源接收來的檔案的完整性、結構性。此原則亦為「尊重全宗原則」及「尊重原始順序原則」的基礎原則。
此原則的執行在於保留檔案和檔案產生者間的連結關係,目的是在於了解產生者的活動與檔案產生的原始目的與價值。同時以產生檔案的個人來說,是反應個人在產生機構中的業務行為與特質;而以產生單位整體來說,是反應單位的結構與運作特質。以文書生命週期來說,當文書經鑑定成為檔案後,其文書的使命即消滅,但在檔案利用的價值上,檔案仍須完整呈現其產生的原因、過程、目的與結果及其被保留下來的價值理由。而這些資訊的呈現與檔案來源具有不可切割的關聯性。
謝倫伯格(T. R. Schellenberg)歸納尊重來源原則的優越性有下列五點:
1. 可以維護檔案的證據價值。
2. 符合檔案的性質。
3. 可協助檔案管理人員處理檔案。
4. 便於檔案的編排。
5. 便於檔案的描述。
二、 尊重全宗原則
尊重全宗原則可說是尊重來源原則的應用之一。全宗理論是結合了檔案控制層次的觀念,係以一個獨立的來源單位為基礎,彙集其所產生的所有文件,完整保留其架構及活動歷史,並不與其它來源單位產生混淆。全宗理論最早於1841年由法國內政部第14號通令中提出,稱為「尊重全宗」原則(Le Respect des fonds)。
全宗的特質如下:
1. 全宗是一個成長的有機體,直至檔案來源單位消失。
2. 全宗是在歷史的活動中所形成。
3. 全宗是以一定的社會單位或社會活動所組成。
4. 全宗是檔案的管理單位。
三、 尊重原始順序原則
尊重原始順序原則最直接的應用是針對有體系制度的來源單位,例如政府機構。其內容是用以保留來源單位中的歸檔系統,包括各層次文書及其之間的關係。荷蘭手冊中提到「檔案館藏的組織架構是基於其產生機構的組織架構」。運用此原則於檔案處理作業中,其優點如下:
1. 反應文書時期業務的確實情況。
2. 保存文件原有的層次與架構關係。
3. 提供有關記錄產生、利用或活動的證明。
4. 增加檔案的價值。
第二章 編排層次
第一節 層次編排
0 管理層次:
0.1 政府檔案
0.2 企業檔案
0.3 私家檔案
0.4 其它檔案
1 全宗層次:
1.1 政府檔案:依朝代體制區分全宗
1.2 企業檔案:依企業個體區分全宗
1.3 私家檔案:依個別私家區分全宗
1.4 其它檔案:依產生主體區分全宗
2 系列層次:
2.1 政府檔案–朝代體制:依該朝體制中央政府組織及其業務區分系列,組織與業務複雜者,可細分副系列。
2.2 企業檔案–企業個體:依該企業個體組織與其業務區分系列,組織與業務複雜者,可細分副系列。
2.3 私家檔案–個別私家:可依該私家族系或沿革時間或檔案類別區分系列,複雜者,可細分副系列。
2.4 其它檔案–產生主體:可依該主體的歷史沿革時期或檔案類別區分系列,複雜者,可細分副系列。
3 案卷層次
3.1 政府檔案–朝代體制–組織&業務:業務項目及年代
3.2 企業檔案–企業個體–組織&業務:業務項目及年代
3.3 私家檔案–個別私家–族系or沿革時間or檔案類別:重要事紀or時間區段or檔案類別
3.4 其它檔案–產生主體–沿革時期or檔案類別:重要事紀or時間區段or檔案類別
4 件層次
個別文件及其附件
第二節 層次內編排
各層次內可按時間順序or標題順序or檔案文號順序編排
[14]掃描大尺寸檔案時,使用圖套是為了保護檔案,但使用圖套所掃描的影像清晰度不如直接掃描原件,因此在檔案原件狀況許可下,亦可直接進行掃描。
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[1] 壹、引言: http://content.teldap.tw/index/?p=135&page=3
[2] 貳、數位化工作流程圖: http://content.teldap.tw/index/?p=135&page=3
[3] 參、前置作業: http://content.teldap.tw/index/?p=135&page=4
[4] 肆、物件數位化程序: http://content.teldap.tw/index/?p=135&page=5
[5] 伍、後設資料與資料庫建置: http://content.teldap.tw/index/?p=135&page=6
[6] 陸、設備與成本分析: http://content.teldap.tw/index/?p=135&page=7
[7] 柒、效益與展望: http://content.teldap.tw/index/?p=135&page=8
[8] 捌、結語: http://content.teldap.tw/index/?p=135&page=9
[9] 玖、參考文獻: http://content.teldap.tw/index/?p=135&page=10
[10] 附錄一:檔案描述規則: http://content.teldap.tw/index/?p=135&page=11
[11] 一、參考標準編寫目的: #1-1
[12] 二、適用範圍: #1-2
[13] 三、制訂依據: #1-3
[14] 四、參考標準之特色: #1-4
[15] [1]: #_edn1
[16] 目錄>: http://content.teldap.tw/index/?p=135
[17] 目錄: http://content.teldap.tw/index/?p=135
[18] 一、數位化方案選擇: #3-1
[19] 二、工作規劃: #3-2
[20] 三、文書檔案編整: #3-3
[21] [2]: #_edn2
[22] [3]: #_edn10
[23] [4]: #_edn4
[24] [5]: #_edn12
[25] [6]: #_edn2
[26] [7]: #_edn1
[27] [8]: #_edn1
[28] [9]: #_edn2
[29] [10]: #_edn3
[30] [11]: #_edn4
[31] 目錄: http://content.teldap.tw/index/?p=135
[32] 一、建立色彩管理模式: #4-1
[33] 二、文書檔案掃描程序: #4-2
[34] 三、數位影像後製: #4-3
[35] 四、數位影像備份及管理: #4-4
[36] [12]: #_edn12
[37] [13]: #_edn1
[38] [14]: #_edn2
[39] 目錄: http://content.teldap.tw/index/?p=135
[40] 一、文書檔案後設資料建議欄位: #5-1
[41] 二、檔案著錄: #5-2
[42] [15]: #_edn1
[43] [16]: #_edn2
[44] 目錄: http://content.teldap.tw/index/?p=135
[45] http://www.sinica.edu.tw/~metadata/index.html: http://www.sinica.edu.tw/~metadata/index.html
[46] 一、檔案掃描環境: #6-1
[47] 二、主要設備與工具: #6-2
[48] 三、成本分析: #6-3
[49] [17]: #_edn1
[50] 目錄: http://content.teldap.tw/index/?p=135
[51] 目錄: http://content.teldap.tw/index/?p=135
[52] 目錄: http://content.teldap.tw/index/?p=135
[53] http://www.ndap.org.tw/: http://www.ndap.org.tw/
[54] http://content.teldap.tw/main/index.php: http://content.teldap.tw/main/index.php
[55] http://www.sinica.edu.tw/~metadata: http://www.sinica.edu.tw/~metadata
[56] http://archive.ihp.sinica.edu.tw/mct/: http://archive.ihp.sinica.edu.tw/mct/
[57] http://dipeco.sinica.edu.tw/: http://dipeco.sinica.edu.tw/
[58] http://www.npm.gov.tw/dl/04/index04.htm : http://www.npm.gov.tw/dl/04/index04.htm
[59] http://dftt.drnh.gov.tw:8080/DAP/index.jsp : http://dftt.drnh.gov.tw:8080/DAP/index.jsp
[60] http://www.th.gov.tw/digital/digital.php: http://www.th.gov.tw/digital/digital.php
[61] http://140.112.113.4/project/copyright.asp: http://140.112.113.4/project/copyright.asp
[62] http://www.au.edu.tw/mackay/: http://www.au.edu.tw/mackay/
[63] http://twhis.ccu.edu.tw/DA/ : http://twhis.ccu.edu.tw/DA/
[64] http://lib032.lib.nthu.edu.tw/jcyeh/: http://lib032.lib.nthu.edu.tw/jcyeh/
[65] http://www.adara.com.tw/: http://www.adara.com.tw/
[66] http://www.avision.com.tw/: http://www.avision.com.tw/
[67] http://www.umax.com/world/: http://www.umax.com/world/
[68] http://w3.epson.com.tw/ett/index.asp: http://w3.epson.com.tw/ett/index.asp
[69] http://www.fujitsu.com/tw/: http://www.fujitsu.com/tw/
[70] http://www.mustek.com.tw/Taiwan/: http://www.mustek.com.tw/Taiwan/
[71] http://www.contex.com/default.htm: http://www.contex.com/default.htm
[72] oriontaiwan.com/index.php: http://oriontaiwan.com/index.php
[73] http://www.zeutschel.com/index1.html: http://www.zeutschel.com/index1.html
[74] http://www.colortrac.com/: http://www.colortrac.com/
[75] http://weblumtech.free.fr/index.htm: http://weblumtech.free.fr/index.htm
[76] <: http://weblumtech.free.fr/index.htm
[77] 目錄: http://content.teldap.tw/index/?p=135
[78] 目錄: http://content.teldap.tw/index/?p=135
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