瓷器的數位化分為「正片掃描」與「數位攝影」兩種形式，為了盡量避免重複提件拍攝而損及器物的風險，最初製作器物清冊時，可先調查該器物是否已存有拍攝完成的正片，並將品質保存良好的正片整理後進行掃描，只就正片品質不佳或缺失的器物作拍攝。以國家歷史博物館為例，該館設有所有藏品及新進館藏一律拍攝為傳統正片的政策，考量重新進行全面數位攝影的成本較高，必須要特別安排人力、場地與設備，因而只就底片品質不佳的部分，由計畫聘請之專業攝影人員進行數位攝影，品質良好的正片則採委外掃描為數位檔案。

     故宮博物院同樣採委外正片掃描與自製數位攝影兩種方式。故宮早期的數位影像，為2002年由故宮器物處挑選品質良好的精品正片，交由出版組委外掃描產生；同年，器物處開始規劃建置第一套數位攝影系統，進行全面的器物數位攝影。故宮器物處採數位攝影自製而非委外，主要有（一）節省經費、（二）累積知識與經驗、（三）文物安全與數位化速度三項考量。以當時的時空背景，坊間的委外數位攝影的尚無較合理的計價方式，通常以檔案大小計，考量數位化為一長期性工作，自製較委外經濟，亦不需年年重新招標。自製的另一項優點是，工作人員的知識經驗可以累積，並持續改進數位影像的品質。再者，故宮的器物拍攝場地即設在庫房，研究員與拍攝者可就近拍攝，無須擔心管理廠商的問題，較能彈性安排工作時間，因此數位攝影生產的影像速度較快，品質較能控制。[21]

     除了數位化之外，包括資料庫建置、硬體與系統維護、與浮水印系統、品質檢驗系統的建置等，也經常是典藏單位礙於技術問題而需要委外處理的。當典藏機構有意進行委外製作時，如何釐清適合委外的部分、制訂規格書、評選出合適的廠商，以及招標後如何與廠商作協調與溝通、成品驗收的注意事項等，都是進行委外前需及早瞭解與規劃的。以下列舉委外流程之注意事項：

（一）委外評估：

     決定委外前，首先應考慮計畫是否適合委外，或是否採取部分委外，此關係到每個單位的人力、經費與作業情形。譬如國家歷史博物館因設有所有典藏及新進典藏品一律委請專業攝影師拍攝正片的管理政策，數位化工作的部分，史博館認為比起重新安排數位攝影所需付出的場地安排、燈光架設等人力與時間成本，不如採正片委外掃描成數位檔案較為經濟。

（二）制訂合適的需求規格書：

     一旦決定委外，應充分瞭解委外的目的以及計畫內部的需求，包括預算、需求的檔案數量、檔案格式、檔案命名、品質標準、檢驗流程、是否需要廠商駐地工作或可攜回處理、保密條款等等，都需於事前審慎考量。除了瞭解內部的需求之外，參考相關計畫的委外需求規格書，並事先訪查坊間普遍採行的技術規範，都有助於撰寫出較為周全的需求規格書，也不至於開出過於嚴苛的條件，造成只有特定廠家能夠接案的情形。

（三）瞭解招標規範與流程：

      政府公開招標有一定的流程與規範，事先瞭解能避免後續招標的困難。有些機構設有統一辦理對外招標的單位，也就是需求單位與招標單位不同的情形，此時需求單位或許不用全盤瞭解招標的行政程序，但對於細節的掌握仍有助於招標流程的順暢。

（四）遴選合適廠商：

     遴選廠商時，可以從成本、廠商的技術、規模、財務狀況、經營方式、過去的紀錄等方面進行考量。由廠商自行描述與展示，可能有其主觀的成分，因此可多加訪查相關單位的合作經驗作為參考。計畫內可成立一個委外遴選小組，由小組成員分別就廠商進行評分，於充分討論後再決定得標廠商，再依行政流程辦理簽約等流程。許多委外工作都可請廠商試作，以委外掃描為例，國家歷史博物館的正片委外掃描便有請廠商進行底片試掃的過程，以作為遴選廠商的參考。另以傅斯年圖書館的善本古籍委外掃描為例，為了避免不當的委外傷及珍貴古籍，於是在招標公告上詳列館方希望的標準工作流程，並以縫製的仿古籍線裝書，請廠商到館以館內機器進行試掃，並就廠商是否依照標準工作流程進行作評比。

（一）經常聯繫：

     委外開始進行後，需定期與廠商進行聯繫與溝通，以便掌握工作進度，並且隨時發現問題，隨時作調整。有些看待文物的專業知識，譬如瓷器拍攝時需保留其材質特性，以及避免在搬運或拍攝過程中傷及文物的技巧，或是資料庫應如何呈現才能符合特殊領域使用者的需求等，最好能與委託廠商進行適當的教育訓練與溝通；同樣的，也可以請廠商向計畫內部人員進行工作流程的說明，都有助於彼此的合作與互動。此外，雙方最好能有固定人員作為統一的對話窗口，負責溝通、聯繫與驗收，有助於彼此有效率的溝通

（二）定期驗收與修改：

     驗收流程需以合約為準，一旦發現有誤，應立即請廠商修正。以正片掃描的數位圖檔為例，需注意檔案數量是否正確、是否有重複或缺漏、檔名與檔案格式是否正確、是否有檔案遭到切割或影像偏斜的問題，以及檔案大小、解析度、壓縮率、色彩模式是否符都依照合約的標準等等。驗收方式可採目視或以電腦系統輔助檢測，搭配藏品清冊與拍攝清冊來進行。

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