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微縮資料數位化工作流程指南

Tags: none 發表: 2008-01-10, 點閱: 42,643 , 加入收藏櫃 ,

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捌、委外製作

一、委外評估與遴選廠商

二、制訂契約書

近年來，臺灣社會變遷快速，各公民營組織亦以精簡編制來管控員額，在數位化典藏機構單位裡，不乏因面臨預算或資源不足等原因，改而採取委外製作服務等變通方式。通常委外或外包僅表達用辭有所不同，然基本上其主要內涵是一致的，簡單而言，委外服務[32] 是「將組織運作需要部分（非關鍵功能）以合約方式交由外面服務者負責」。現今也因應時代環境之變革，委外服務的定義擴大為：「假若有一份工作，外面的組織能做得比組織本身更有效率而且便宜，則此份工作應由外面的組織來做，假如組織本身能將此工作做得較好，則此工作應該保持自製。以本國家型科技計畫下之機構單位─國家圖書館而言，委外是指將館內連續性生產流程中所涵蓋的各階段作業步驟，透過合約的簽訂，由館方轉包全部或一部分予外部機構或廠商代為處理。

政府為有效提升委外專案的執行績效及品質，以加速電子化政府之推動，促進政府資源整合共用，利用有限人力發揮最大經費效益，因此由行政院研究發展考核委員會研訂「行政院所屬各機關資訊業務委外服務作業參考原則」，並於民國九十一年十一月一日公布，以作為各機關擴大辦理資訊委外作業之依據，並且特別成立「政府機關資訊委外知識網」（http://web.rdec.gov.tw/cisa/），提供委外相關之招標文件、契約、服務水準作業規範及經費計價標準等作業規範，例如委外作業流程圖（圖一），除此之外，亦蒐集各機關現行招標資訊及國內外案例經驗分享，藉由該網站之推動，以建立公平、公開且透明的委外作業規範。

依照本文流程指南中所針對數位化的物件─微縮膠捲（片）而言，其所需要的機器設備較為獨特且昂貴，大部分數位化單位因受限於預算或人力專業度，通常會選擇採用委外的方式進行，例如本計畫項下之『北平「世界日報」內容數位化開發計畫』，其報紙原件存於北京圖書館，該計畫擬將取得之微縮資料數位化，然因單位只有微縮膠捲閱讀機(只有閱讀及列印功能)，並無將微捲轉製成數位化圖檔的機器設備，因此轉製影像部份則以委外方式辦理。一般而言，委外方式大致上可分為以下兩種作業模式[33] ，各機構單位可依照本身設備或資源情形斟酌考量之：

授權外製：將作業委由承包商處理完成，此種作業方式可以節省各單位人力、物力及空間設施等資源，但亦有監督不易之憂。

派員駐館：代理商或承包商派員至圖書館協助館務，以解決人力不足之問題，此種作業形式較容易控制品管與交期。

因應本章節的撰寫，作者也以本計畫下有關微縮數位化相關之計畫為受訪單位，進行微縮資料委外製作之專訪，例如：新聞主題小組─北平「世界日報」內容數位化開發計畫、國家圖書館期刊報紙典藏數位化計畫；善本古籍主題小組─國家圖書館古籍文獻典藏數位化計畫。本文在此亦綜合各計畫提供之寶貴經驗，提出委外評估要素、如何選擇委外廠商等說明，並針對契約書之訂定、驗收標準及品質管理等作進一步探討。

圖一、委外作業流程圖

資料來源：政府機關資訊委外知識網

一、委外評估與遴選廠商

對所有進行數位化工作的機構單位來說，如何以最低成本取得高品質的委外服務實屬一大考驗，在預算有限、人力及設備資源不足的情況下，仍必須提升作業績效並避免委外失敗而導致原件毀損或必須重新招標等，而透過與委外廠商的合作，機構單位依然得負起整體規劃、監督進度、管控執行方法、評估及修正等責任。因此，在考量數位化工作該以自製或委外方式進行時，相關的評估要素顯得格外重要，而決策之結果正確與否亦將影響各機構單位整體的發展。執行委外制度所帶來的影響有利也有弊，以下針對財務、管理經營、技術等層面來探討：

財務面：適時地採用委外方式，可節約龐大的人事費用，然而若事前未作完善之規劃，則外包成本也可能不斷增加。

管理經營面：委外廠商的專業性及高效率，可提供較好之服務品質，尤其以國家圖書館而言，數位化的目的主要針對讀者服務，因此委外廠商也必須每天上網確認讀者「線上訂購預約掃描」系統的需求量，而這些耗費人力的作業以委外方式進行，也較能使館內人力專注於核心業務的發展。

技術面：當各單位礙於內部人員專業能力或學科背景不足時，通常會將部分業務委外處理，例如：數位化轉製及編修、硬體設施維護及管理、資訊庫建置、特殊語文資料編目、特殊藏品維護等。反過來說，其實內部人員也可藉由委外的經驗，進而培養新技術的能力。

（一）委外評估

委外作業方式其實已行諸有年，各機構單位應視本身條件及需求的不同，配合其組織背景及策略、目標任務等來決定委外程度與作業形式，不可否認其優缺點仍同時並在，因此，各案例依照委外業務功能屬性之不同，而有不同的經營成效。根據各機構單位組織內、外部來考量評估是否委外之因素包含如下：

1.內部因素

（1）評估成本效益：分析因執行委外所衍生之費用成本，其可分為下述兩種：

A.事前成本（執行成本）：協商價格、合約簽訂、討論安全機制等。

B.事後成本（交易成本）：實際運作與設備成本、驗收費用、後續適應不良、討價還價等。

（2）建立反應機制：應建立一套能將服務之目標對象所反應的問題直接傳達予機構單位的機制，例如：提供意見箱、佈告欄及留言版等多元使用者意見反應管道。

（3）採取漸進方式：為避免原單位所屬人員工作移轉不適應之情況發生，在決定委外某項業務時，應從影響最小之部分著手。

（4）彙整多方建議：經風險考量後，整合內部財務及主管單位之意見，並參考成功案例、吸收多方建議，以達成委外之共識。

2.外部因素

（1）確認價格結構：明訂委外作業價格形式，例如按件計酬或以時間計算等。

（2）廠商成本：建議盡量充分利用各機構單位現有的空間或設施資源。

（3）建立安全機制：契約書中應明確規範相關業務安全與保密策略。

（二）遴選廠商

如何選擇合適的委外廠商，對於各機構單位在進行委外作業時是相當重要的一環，建議可依據本身需求及條件的不同，配合各方參考意見與成功案例，以進行適合的委外體系，一般而言，若屬勞務委外服務，通常皆按照政府採購相關規定辦理。總括來說，選擇委外廠商時不外乎考量以下因素：

1.廠商內部經營狀況

2.廠商外部整體形象

3.成本評估及考量

4.研發技術與投入程度

5.廠商委外紀錄是否良好

6.委外實作經驗是否豐富

7.財務和策略是否穩定

8.服務品質是否優良

9.其他單位推薦優良廠商

依照政府機關委外作業標準，其中對於遴選廠商之審查，除了考量廠商的技術能力（建議方案、建置計畫、執行能力、人力素質等）、管理能力（專案管理、開發流程管理、資源管理、及品質管理或ISO 9000、CMM認證範圍等）之外，並參酌廠商的規模、人力、經驗、實績等間接因素作為評審項目，而避免單以價格因素考慮。在此，也提供融合產、官、學界多方經驗與意見，歸納而出的資訊服務採購招標流程，如下圖二所示。

圖二、資訊服務採購招標流程

資料來源：朱慧德、吳貞慧，《政府機關資訊服務委外作業之研究》

二、制訂契約書

經過招標程序之後，得標之委外廠商必須依照委託機關所擬定之契約書進行作業，通常該時期廠商會針對委託機關的需求、期望、細部工作範圍等，進行詳盡的溝通，並依合約規定陸續交付各項文件及成品；而委託機關則必須驗收廠商所交付的文件、成品，進一步作審視與確認，並回應廠商所提出的需求，斟酌擬定相關之配合決策，或者定期召開工作會議，以掌握工作進度以及品質管理，排除任何可能延誤工作進度的因素。

制訂契約書之重點在於界定委託機關與委外廠商雙方之間的權利與義務，該份契約在簽約當時所規範之事項也許僅為一些原則性或不因時空情境改變而改變的事項，因此，隨著時移事遷，許多委外契約的內容也可能在雙方同意下，進一步協議作調整或增刪。而數位典藏國家型科技計畫出版的《數位典藏技術彙編》手冊中，亦蒐集相關機構計畫委外之相關招標規範與契約書，提供各數位化典藏單位在進行委外作業時的一大參考依據。在此，本文也以國家圖書館微縮資料相關之招標規範及契約書作為範例參考，可參見附錄一、古籍原書暨微縮資料轉製影像作業招標規範；附錄二、古籍原書暨微縮資料轉製影像作業契約書。

根據行政院研究發展考核委員會所研訂之《委外契約作業參考手冊》，在委託機關（簡稱甲方）與委外廠商（簡稱乙方）所簽訂之契約書中，其應涵蓋之範圍整理如下表8所示，而相關之附件如基本作業項目、保密同意書等，則以條列方式彙整如表9。

表8、委外契約檢查表

1	契約期限	訂定契約之有效期間
2	服務範圍	訂定乙方提供之服務範圍，通常包括：基本作業服務（經常性）應用軟體系統轉換服務（非經常性）應用軟體系統開發服務（非經常性）應用軟體系統維護服務（經常性）額外服務（是否經常性視情況）
3	服務水準	根據乙方提供服務之項目，訂定甲方可以接受之最起碼服務水準
4	服務報酬之計算與給付	各項服務報酬之計算方式各項服務報酬之給付方式乙方人員服務報酬標準後續擴充
5	服務地點	訂定甲方指定乙方提供服務之地點，以及甲方應在每一地點之配合事項
6	乙方服務團隊之規範	乙方團隊成員之組成、補充與離任乙方團隊成員之工作規範乙方對其團隊成員之法律責任乙方團隊不適任人員之離任乙方人員異動率之計算與異動率過高之處置
7	甲方應配合之事項	配合乙方對契約之履行時限內回應乙方之請求指定專案聯絡人與稽核在平等合理前提下提供乙方必要之設施在契約期限內不得聘僱乙方人員※
8	乙方以外供應商	訂定在何種前提下，甲方得以不選擇乙方為其資訊業務委外服務之供應廠商訂定乙方將工作分包予其他供應商之規定
9	專案組織及其運作	資訊業務委外委員會之組成、權限與運作雙方聯絡人被授權處理之事項
10	乙方作業之檢查與稽核	訂定甲方檢查或稽核乙方作業之方式
11	契約待確認事項之程序	訂定在本約許可下雙方提出之請求或訂定協議應履行之確認程序
12	爭議處理程序	爭議之內部處理程序爭議之交付仲裁程序
13	甲方與第三人契約之管理與移轉	訂定乙方管理甲方與第三人之契約或承受甲方將合約轉移乙方之程序。
14	雙方智慧財產權之安排	乙方使用甲方或甲方被授權軟體之規定乙方提供甲方使用自己或第三人授權使用軟體之規定甲方付費委託乙方開發、維護之軟體智慧財產權歸屬與利用之規定乙方建議書著作權甲方資料之所有權與乙方使用之限制
15	乙方之保密義務	訂定乙方因處理甲方資訊委外業務所知悉之公務或業務秘密所應付之保密責任
16	乙方之保證	提供完整與真實資訊之保證※ 履約保證金※ 設備災害保險與履約責任保險※
17	不可抗力事故之處理	不可抗力事故之認定不可抗力事故發生後對契約履行之影響與處置
18	雙方違約事實之認定	一般性違約責任列舉式違約責任
19	雙方違約責任	違約責任之上限損害之定義
20	契約終止之後續事宜處理方式	契約終止之四種方式※ 違約終止※ 不可抗力終止※ 協議終止※ 期滿終止※
21	契約終止後之處理	乙方協助甲方順利接管之義務※ 乙方硬體設備轉移甲方之規定※ 乙方軟體授權甲方使用之規定※ 乙方遺留物品之處理※
22	契約之轉讓	訂定本約轉讓予第三人之規定
23	契約之版本	訂定本約本文、附件與協議之效力
24	避險條款	※號為乙方不履行契約時，甲方得以主張權利之避險條款

表9、委外契約附件項目表

1	規定基本作業服務項目一覽表
2	甲方提供硬體設備一覽表
3	應用軟體系統轉換協議書
4	應用軟體系統開發協議書
5	應用軟體系統維護協議書
6	額外服務協議書
7	基本作業服務水準
8	乙方人員服務收費標準計算報酬
9	甲方指定服務地點一覽表
10	乙方資訊業務委外服務團隊成員名冊
11	保密同意書
12	同意書
13	乙方禁止分包工作項目一覽表
14	乙方分包供應商一覽表
15	資訊業務委外授權決行事項一覽表
16	基本作業服務與應用軟體系統之移轉計畫

三、驗收標準與品質管理

上述提及本文以訪談方式研究微縮資料之委外製作，而受訪的三個計畫皆委託廠商進行微縮資料轉製圖檔的作業程序，惟「國家圖書館期刊報紙典藏數位化計畫」，因當初報紙原件拍攝成微捲時，有少數部分狀況不佳，影響後續委外廠商數位化品質，必須重新調閱原件掃描，此舉對館方整批作業模式造成困擾，因此便改而採取直接拿報紙原件委外進行掃描；除此之外，『北平「世界日報」內容數位化開發計畫』及「善本古籍主題小組─國家圖書館古籍文獻典藏數位化計畫」皆委外將微縮資料轉製影像，兩者不同處在於前者計畫礙於預算限制，只進行傾斜校正影像後製處理，而後者計畫則另外包含了去除黑邊、汙點以及資料編碼著錄等。因此，本文以數位影像之驗收標準與品質管理作進一步的分析與探討。

（一）驗收標準

1.檢驗流程

在進行驗收之前，應詳細閱讀契約書中明訂之驗收項目，例如：原件上既有的污點是否要保留或進行後製編修，而在數位化或驗收過程中更應清楚紀錄原件與影像檔有瑕疵或異處，以利後續重新製作或影像編修作業能順利進行。另外，各機構單位進行驗收時應為影像品質之二校，在此之前，委外廠商必需先進行初步校驗，且為了確保影像品質，一校與二校應逐筆與原件對照校驗，以避免發生疏漏，在確認無誤之後，方進行燒錄存檔作業，以減少人力負擔及資源浪費。下圖四即為一般數位化影像品質檢核流程圖：

圖四、一般數位化影像品質檢核流程
資料來源：陳雪華、項潔、吳海如《國家檔案數位化影像品質之研究》

2.驗收基準

根據國家圖書館「古籍原書暨微縮資料轉製影像作業契約書」所訂定，驗收時除了核對交付清單所列數量及項目是否相符外，檢驗影像品質之基準也必須依照中國國家標準（CNS）2779 Z4006（數值檢驗抽樣程序及抽樣表）之規定，採用III 級一般檢驗水準進行驗收。而關於驗收基準，通常各委託機關可要求委外廠商製作出符合標準的數位影像檔案，使驗收人員在進行品質檢核時有所參考，也可作為日後驗收的依據。另外，在驗收項目中可分為以下兩種：

（1）客觀判斷（應保持100%的正確率）

A. 完整性（目視判斷）

（A）是否漏頁、跳頁。

（B）影像是否遭切割。

B. 正確性（通常可藉由電腦軟體檢查，並有客觀的數值判斷）

（A）數位影像檔案大小。

（B）數位影像解析度。

（C）數位影像檔案格式。

（D）壓縮方式。

（E）解析度的像素深度。

（F）色彩模式。

C. 檔案使用：以檢視圖像的軟體開啟檔案，確定檔案可正常使用。

D. 檔案命名：以國家圖書館委外契約書為例，影像編碼之索引檔符合「國家圖書館古籍暨微捲影像掃描檔案編碼原則」。

（2）主觀判斷（建議以原件對照作審核）

A. 污點、陰影（目視判斷）

（A）氣泡、污點、雜點、毛屑等明顯雜物。

（B）大部分單位為忠實呈現原件樣貌，基本上不對原件上既有之污點進行修正，然依照各機構單位對其數位化物件所需求程度而定，若原件因本身墨色很淡，無法清楚辨識，則可能需調整濃淡度。

B. 皺折（目視判斷）

（A）皺折。

（B）折角。

C. 中縫問題（目視判斷）

（A）中縫陰影太深。

（B）中縫間距過大（併掃狀態，建議應不超過0.1 公分）。

（C）中縫施力不均。

（D）中縫問題造成的陰影，建議利用軟體修正或重新製作。

D. 影像方位：（目視判斷或電腦檢驗）

（A）逆向、顛倒、傾斜。

（B）建議0至5度間為可接受範圍。

（C）可要求廠商提供的軟體具備自動傾斜校正功能。

E. 清晰度：建議在電腦螢幕上將數位影像放大到實際尺寸，以目視比對。

F. 色彩校正

（A）若為彩色數位影像，掃描時可加入色彩導表

（B）進行數位化以及品質檢核前皆需先進行螢幕校正。

（C）建議掃描時使用ISO 12641（IT8.7/2）導表，螢幕上進行校正時使用ISO 12642（IT8.7/3）導表。

（二）品質管理

完成數位化工作流程規劃後，通常期盼後續作業能按部就班順利進行，並且製作出符合品質需求的數位影像檔。而數位影像品質的控管可以從工作流程、教育訓練以及委外作業之溝通與協調等三方面作探討，分別描述如下：

1.工作流程控管

根據過內數位典藏相關機構單位之經驗，工作流程控管模式主要分為兩種：

(1)填寫紙本表單：各單位將其工作流程依步驟製成表單，執行各步驟之工作人員簽名以示負責，且採取相互審查的方式相互確認，以使每個環節都能夠正確無誤。

(2)電腦輔助控管：雖然各機構單位仰賴電腦系統的程度不一，但此方法其實具有較高效率，其能使工作流程一目了然、責任的歸屬清楚，更可進行統計分析，以利資源作有效配置。

以下即為電腦系統進行流程控管的優點：

A. 追蹤工作人員狀況，針對重作率高的工作人員進行溝通，瞭解其工作上的困難並進行排除。正確率高的工作人員，也可請其分享工作經驗，提升工作團隊效率。

B. 記錄常發生的品質問題，確實瞭解品質有瑕疵的原因，據以修正工作規範，並於教育訓練時加強此段工作能力上的訓練。

C. 以電腦系統的方式控管工作流程，可以減少紙本作業繁複標記可能造成的錯誤。不同的工作於同一平台完成，也可降低錯誤發生率。

D. 若另外與實體典藏系統進行結合，亦可強化檔案調閱的管理。建議各單位如欲發展各自的流程控管系統，至少應結合掃描/數位攝影、品質檢核與光碟/磁帶製作等工作，並且包含下列項目：

（A）掃描/數位攝影

a.在工作清單中選取欲數位化的檔案時，系統可自動顯示出該原件數位化時特殊注意事項。

b.可於系統中進行數位影像的修改，如歪斜、明顯污點、對比等。

c.經過修改的數位影像可記錄其修改的項目。

（B）檢核

a.選取欲檢核的檔案後即可顯示對應的檢核項目。

b.可於系統中進行數位影像的修改，如歪斜、明顯污點、對比等。

c.經過修改的數位影像可記錄其修改的項目。

d.若有退回重新掃描/數位攝影的檔案，可註記其退回的原因。

（C）燒錄

a.可顯示燒錄進度。

b.可自動確認檔案是否可正常開啟使用。

c.完成燒錄後可印製對應之標籤。

2.教育訓練

一般說來，委外廠商的人員流動率較難掌控，其多半雇用工讀生處理掃描等作業，因此建議各委託機關應給予適當的教育訓練，包括數位化工作目的、原件搬運及掃描、如何進行螢幕校正、品質檢驗基準等注意事項。盡量利用短期而密集的教育訓練，使新進工作人員能瞭解其工作的重要性，並且迅速進入狀況。此外，當工作流程改變或數位化設備更新時，也應再進行一次教育訓練，藉由上課講解和實際操作等練習，確認每一個步驟都有一致規範性。

3.委外作業之溝通與協調

在數位化委外作業中，廠商和委託機關之間雖然已有明訂契約和規範，但也常因認知上不同而產生許多問題。因此，除了充分溝通與協調之外，還可以實際測驗將文字具體化，使得雙方皆能取得共識，並作為驗收依據。而為確保數位化產出之影像品質，各機構單位可依實際需求，現場檢驗委外廠商工作人員是否依照工作規範進行作業，並得抽驗影像品質是否合乎製作規格。無論數位化工作流程與規範之訂定多麼周密與嚴謹，皆有可能因種種因素而與期望不符，所以建議應與委外廠商定期作討論與檢討，以協調製作過程之例外處理或雙方配合事宜，並適度修正工作流程，並且依各單位情況而定，定期召開品質與進度檢討會議，以瞭解品檢狀況並掌握進度。

<目錄>

註[32]朱碧靜，＜書館館務委外之決策與管理探討＞，1998。
註[33]朱碧靜，＜書館館務委外之決策與管理探討＞，1998。