參、 前置作業

 

「前置作業」旨在說明數位化工作進行前的準備工作，包含1.數位化方案選擇，2.工作規劃，3.文書檔案編整[2]。數位化方案選擇旨在說明影響數位化方案的因素，其中應以使用目的作為主要考量，並依此考慮數位影像規格及符合規格要求的設備。文中並說明各影像規格意涵及掃描設備的主要技術指標，作為影像規格設定及掃描器選購的參考依據。工作規劃旨在說明瞭解數位化方案後（包含影像規格及掃描設備），仍須瞭解典藏檔案的概況，據此方能結合數位化方案，制訂數位化工作規劃。因此必須制訂盤點計畫，對典藏檔案進行全面性的清查盤點，並制訂相關的工作規範，如影像的掃描校驗規範、檔案命名規範等。此外，針對破損檔案則需於掃描前提送修護裱褙，以利掃描工作的進行。文書檔案編整旨在說明檔案掃描前，需完成立案、編目等工作，並逐頁進行編頁，以方便掃描文件的命名及管理，前置作業各相關流程說明如下：

 

一、數位化方案選擇

 

數位化方式並非單一一種，根據數位化目的、檔案狀況及經費、設備等考量，而有不同選擇。尤其以檔案數位化情形而言，因為不同時期保存下來的檔案狀況差異非常大，檔案紙質、形式及尺寸也參差不齊，加上檔案本身的價值亦有非常大的差異，因此在進行數位化工作之前，對檔案分類並選擇相應的數位化方式，就顯得相當重要。而對決策者而言，除對檔案狀況的瞭解外，亦需在觀念上對數位化工作的主要目的、影像規格的設定及相關的技術指標有所瞭解，並作為工作流程規劃的基礎知識，方可規劃出適當的數位化工作流程。

 

（一） 影響選擇的因素

 

根據使用目的，檔案狀況及經費，得設定不同之影像規格及掃描設備進行數位化工作。

 

1. 根據使用目的：

 

檔案數位化目的主要為檔案的保存（文物典藏價值）、提供學術界研究、提供產業界加值運用及提供一般民眾瀏覽（資訊價值）。據此規劃數位影像規格在儲存時，可區分為以下三種層級：

 

（1） 典藏級圖檔：根據檔案鑑定具有重要價值或特殊意義之檔案，可藉由數位化製作高品質的數位影像，其目的僅作永久典藏。影像品質要求不失真，盡量符合原件狀況。

 

（2） 商務級圖檔：若檔案數位化目的需提供未來加值處理，如提供印刷、複製、單位間交換及販售、文字辨識等。影像品質需符合輸出印刷之要求。

 

（3） 網路瀏覽級圖檔：若影像數位化目的在於提供網路上展示及查詢瀏覽。影像品質需符合電腦螢幕瀏覽及網路傳輸之要求。

 

檔案數位化之前，應根據其使用目的予以分類，並選擇相應的規格作為數位化的儲存標準。若有典藏之需要，則以典藏級圖檔作為數位化之標準，若僅以提供清晰完整的檔案內容為目的，則只需儲存商務級圖檔之規格即可。至於網路瀏覽級圖檔，可直接由典藏級圖檔或商務級圖檔轉換。藉由事先分類，可減少無謂的資源浪費並加快數位化工作的進展。

 

2. 根據文書檔案之性質：

 

由於文書檔案之數量通常非常龐大，必須同時考慮品質及數量。檔案數位化的方式、影像規格，其決策將影響日後數位化的速度、進度及儲存空間。其次，就檔案的資訊價值來說，由於檔案包含手稿、鉛印字等，其字體大小亦有很大的差異，因此其數位影像應考慮以清晰完整呈現檔案內容為原則。第三，由於文書檔案為紙質文件，容易產生脆化、破損，因此在設備的選擇上，亦應以不傷害檔案為最優先考量。

 

3. 根據檔案尺寸大小：

 

檔案尺寸大小除影響數位影像的規格外，亦直接影響到掃描設備及掃描流程的選擇：

 

（1） 小於A3尺寸之檔案得使用平台式掃描器，大於A3尺寸之檔案得使用大尺寸彩色掃描器，大於A3尺寸之檔案且無法使用大尺寸彩色掃描器者，或由於經費有限，無法同時採購平台式掃描器及大尺寸彩色掃描器，得以平台式掃描器將檔案區分數次掃描。

 

（2） 若掃描檔案中，同時具有大於A3尺寸之檔案及小於A3尺寸之檔案，目前處理情形約有三種：

 

a.需具有平台式掃描器及大尺寸彩色掃描器，則可同時掃描，大於A3尺寸之檔案掃描完成後，隨即歸回原檔案位置。

 

b.需具有平台式掃描器及大尺寸彩色掃描器，先將大於A3尺寸之檔案取出，與小於A3尺寸之檔案分開處理，待檔案分別掃描完成後，再將大於A3尺寸之檔案歸回原檔案位置，或者不歸回原檔位置，而另行存放管理。[3]

 

（3） 尺寸較小之檔案，需考量其日後放大輸出、印刷之使用，應提高其掃描之解析度。

 

（二） 數位影像規格說明

數位影像規格主要涉及影像的色彩空間、解析度及格式等，至於如何決定數位影像的規格標準，其考慮因素則是根據其日後使用目的來決定。此點在上文中已進行說明，下文則針對數位影像規格中，主要的項目進行說明，以提供數位化工作者，設定數位影像標準規格及選購掃描設備時的參考。

 

1. 色彩空間種類

 

（1） LAB

 

A. L代表著亮度，範圍從0(暗)到100(最亮)；A代表著偏紅(或洋紅)/偏綠(或青)軸；B代表著偏黃/偏藍軸。

 

B. LAB色彩空間最接近人眼的所見色彩其色彩範圍也最大，它包含了RGB與CMYK色域裡的大多數顏色。

 

C. LAB並不依附任何特定的裝置、墨水、或列印流程，因此LAB的作用可提供一個共通的色彩定義。

 

D. 由於LAB範圍太大，因而在工作時容易導致飽和度扭曲或色調分離的範圍。其次，大部份的設備都無法涵蓋LAB的全部範圍，在顯示器上根本看不到編輯後的真正結果。

（2） RGB

 

A. RGB色彩空間奠基於：紅(R)、綠(G)、藍(B)為「色彩知覺」(color perception)的「三原色模型」基礎。

 

B. RGB使用中色域幾乎涵蓋了一般CMYK裝置的色域範圍但比不上更大的LAB色彩空間。

 

C. RGB色彩空間是一種「與裝置有關」(裝置相依)型色彩空間，最終會獲得怎樣的顏色取決於使用的裝置。

 

D. RGB色彩空間是大多數掃描器與數位相機的預設色彩空間(所有的掃描器都以RGB模式來掃描影像稿)

 

（3） CMYK

 

A. CMYK代表著Cyan(青)、Magenta(洋紅)、Yellow(黃)、與Black(黑)這4種減色系統列印墨色。

 

B. CMYK是一種「與裝置有關」(裝置相依)型色彩空間，最終會獲得怎樣的顏色取決於使用的裝置。

 

C. 技術數位列印輸出作業最終都採CMYK模型印製。

 

2. 影像解析度

 

（1） 影像檔案的解析度代表該檔案所內含的像素數量，其單位為ppi(Pixel Per Inch，每英吋像素數)，表示該影像每1英吋(橫向或縱向)的距離內的像素點數。

 

（2） 影像解析度設定依據：

 

A. 人的眼睛對影像鑑別率最高為300ppi，因此以300ppi解析度為標準。

 

B. 視輸出場合不同，得有不同解析度之要求。解析度一旦超過標準之要求，對於影像品質亦不會有所幫助，但過大的檔案反而造成儲存及影像處理之負擔，亦即造成經費的浪費。

 

表3-1、輸出解析度一覽表

資料來源：《數位相片編修聖經》，施威銘編。[4]

 

（3） 解析度與檔案大小：

 

A. 特定面積裡所擁有的像素點數量愈高，影像的品質就愈高，影像檔案也就愈大，而影像檔案的編輯處理作業也就愈慢，儲存空間需求也愈大。

 

B. 檔案大小的計算公式：

 

高度(像素)x寬度(像素)x每個像素的位元組＝位元組總數。如果要轉換到百萬位元組（MB），需要除以1,048,576。

 

3. 影像格式[5]

 

（1） TIFF廣泛應用不同平台、不同應用軟體，壓縮檔案以LZW演算法[6]不會造成影像的失真，因此適合做為原始資料的保存圖片，以供日後再加工處理，或用於較高解析度圖片的印刷。缺點是TIFF格式的壓縮比例不高，開啟和儲存檔案的時間會比較久，網路傳輸時就甚少使用此類型格式，亦不適合提供給網路使用者下載。

 

（2） GIF格式只能儲存最多256色的色彩階數，無法準確的紀錄原始圖片，但因其檔案較其他格式小，故適合應用於網路上圖檔的傳輸。

 

（3） JPEG儲存的過程可以決定壓縮的層級，如果選擇高壓縮的方式，則影像的品質會降低，而低壓縮的方式，會使影像的品質較接近原來的影像圖，由於JPEG格式會造成影像細節的流失，因此較不適合作為原始資料高品質要求的保存圖片。但因高效率的壓縮方式使得檔案變得很小，因此適合放在網路上供人瀏覽。

 

（4） BMP是Windows小畫家的檔案格式，此格式相容於大多數Windows和OS/2平台的應用程式。另外BMP在儲存時也可以使用RLE的壓縮格式，不過只有在256色或是16色時才能用此壓縮方式，壓縮效果不是很好。

 

（5） PDF格式使用在Adobe Acrobat這套電子出版軟體中。這種格式可以應用在Unix、Dos、Macintosh、Windows等不同的平台。可以考慮製作一系列的PDF檔結合影像跟文字再下傳給使用者透過Acrobat Reader來瀏覽這些文件。

 

（6） PNG格式的發展主要是用來取代GIF格式，它保存了比GIF更多的色彩資訊，另外它也是採用非破壞性的壓縮方式，壓縮效果也比GIF更好一點。但是由於還未全面支援，因此這種檔案格式並未被普遍採用。

 

表3-2、影像格式比較表

 

（三） 掃描設備說明

 

影響掃描器的選擇主要包含檔案原件狀況、數位影像標準規格等，若從檔案原件狀況來考量，掃描檔案時適用的掃描器種類，主要為平台式掃描器和大尺寸彩色掃描器。若從符合數位影像標準規格而言，則需進一步瞭解掃描器的主要技術指標，以作為選擇的考量。而其技術指標主要為掃描解析度、動態範圍、色彩位元、感光元件等。

 

1. 檔案適用的掃描器種類

 

（1） 平台式掃描器

 

平台式掃描器是現今使用最普遍的掃描器，主要用於照片、印刷品的影像與文件的掃描，少數平台式掃描器也兼有掃描底片的功能。通常A3以下之檔案皆使用平台式掃描器進行掃描。另外，部分平台式掃描器機種附有「自動進紙」功能，此功能專為現代大量文件掃描而設計，速度快是其優點，但由於採用饋紙式進紙，有可能損毀檔案，必須視情況使用。

 

（2） 大尺寸彩色掃描器

 

大尺寸彩色掃描器專為大尺寸文件而設計，可以處理大尺寸彩色海報、建築圖、地圖、工程圖及美工圖形等。由於大尺寸彩色掃描器採用饋紙式進紙，因此紙質過於脆弱之檔案需套膠膜圖套等保護處理再加以使用。

 

（3） 特殊類型掃描器

 

市面上有一些特殊的掃描系統 (例如Better Light、JUMBOscan、Cruse等廠牌的掃描系統)無法歸類到前面二類掃描器裡。通常適合大型文件及影像解析度高之掃描工作。

 

2. 掃描解析度

 

解析度又分為光學解析度和最大解析度兩項指標。光學解析度是指掃描器光學系統可以採集的實際信息量，最高解析度則是通過處理器或軟體演算法可以捕獲的信息量。光學解析度才是真正衡量掃描精細度的關鍵參數。

 

3. 動態範圍

 

表示掃描器所能探測到的最淡顏色和最深顏色間的差值。範圍越寬表示掃描器可捕獲到的可視細節越多，即可再現的色彩細微變化能力越強。專業機型的動態範圍一般在3.2～3.4之間。文書掃描則需2.6D以上。

 

4. 色彩位元

 

表示掃描器所能產生的顏色範圍，通常用每像素點上顏色的資料位元數來表示。色彩位數越大掃描器所能反映的顏色越豐富。常見掃描器的色彩位數有24bit、36bit、42bit、48bit等幾種。彩色掃描最少需為24bit。

 

5. 感光元件

 

掃描器所使用的感光器件主要有三種：光電倍增管、電荷耦合器(CCD)和接觸式感光器件(CIS或LIDE)，光電倍增管主要使用在滾筒式掃描器，這裡不作說明。相較於CIS，CCD技術能夠生成更高級別的亮度，可獲得更高的影像品質和更快速的掃描結果，所以在目前的中高階掃描器中，基本採用CCD作感光元件。而且CCD的景深(±3mm)至少是CIS(±0.3mm)的十倍，因此CIS掃描器掃描略微凹凸不平的物體時，輸出的影像常會出現模糊和散焦的情況，而CCD掃描器在一定範圍內的掃描，仍是非常清楚而生動。

 

6. 掃描速度

 

表示掃描快慢的指標。但無須過分重視掃描器的速度，因為在一定的生產成本下，提高掃描速度必然會降低掃描器的精度，同時考慮到掃描器對影像的處理速度，同樣會以簡化掃描器的色彩校正功能為代價。

 

（四） 數位化選擇方案

 

基於數位影像使用目的、檔案狀況及影像規格、掃描器的說明，以下提出數位化方案，以供數位化工作規劃之選擇。

 

1. 根據檔案數位化之使用目的、影像品質的呈現、影像檔案大小及瀏覽器支援問題等，可儲存為以下三種格式：

 

（1） 典藏級圖檔：RGB 24bit全彩，300dpi TIFF（無壓縮）為原則，若檔案數位化目的在於保存具有重要價值意義的檔案文件，數位影像應以盡量符合原件為原則，因此在選擇上以RGB 24bit全彩，TIFF不失真的格式為優先考慮。至於在解析度的考量上，由於檔案內容多以文字、表格為主，雖然以300dpi為原則，但仍視檔案數量、經費及數位化時程作整體考量。

 

（2） 商務級圖檔：RGB 24bit全彩，200～300dpi JPEG（無壓縮）為原則，若檔案數位化目的僅在於清楚而完整的呈顯檔案內容訊息，以原尺寸而言，解析度200dpi～300dpi JPEG則足以達到要求。

 

（3） 網路瀏覽級圖檔：RGB24bit全彩，150dpi JPEG（視情況決定壓縮比例，以不超過75％為原則），若影像數位化目的在於提供網路上展示及查詢瀏覽，則150dpi JPEG已經足以符合目前液晶螢幕的要求[7]。因此網路瀏覽級圖檔通常由典藏級圖檔或商務級圖檔轉換，無須重製。

 

2. 選擇掃描器應以不破壞原始文件為原則，若紙質較脆弱者，以平台式掃描器為宜。

 

3. 小尺寸檔案之解析度，依其日後可能之放大倍率決定，其計算方式為：300 ppi×放大倍率＝掃描之解析度

 

4. 即使相同的影像規格，因搭配不同的掃描設備，其最後呈顯的數位影像亦會有不同的效果，因此仍須進行實際測試，以確定最後產出之品質。

 

 

表3-3、數位化方案選擇一覽表

 

 

二、工作規劃

 

在瞭解數位化相關方案後，還需對典藏檔案進行清查盤點，以瞭解檔案實際狀況及確立數位化方案，並據此制訂相關的工作規範，使工作人員執行工作時，有所依據。而破損檔案也需在掃描前，先進行修補或裱褙。

 

（一） 檔案盤點[8]

 

1. 盤點準備

檔案管理單位應就所保管檔案，於數位化工作進行前，進行檔案清查作業，以利後續規劃數位化工作的進行。

 

（1） 歸還借閱出去之檔案，並集中分散於單位內之檔案。

 

（2） 制訂盤點計畫，安排盤點方式、清查範圍、時間及人力之分配。

 

（3） 檔案管理人員依檔案清查範圍，由檔案目錄系統輸出盤點清冊，或利用登錄資料建檔而成盤點清單，做為檔案盤點之依據。如檔案未建置目錄者，得先建立目次表進行核對。盤點清冊需包含下列項目：

 

A. 案名（號）

 

B. 檔號

 

C. 文號

 

D. 件次

 

E. 檔案狀況

 

a. 正常

 

b. 蟲蛀霉蝕

 

c. 檔案散落

 

d. 檔案修裱

 

e. 不在架上

 

f. 遺失

 

g. 大尺寸檔案

 

h. 浮貼張數

 

（4） 檔案管理人員應就清查範圍，先確認檔案已依檔號順序上架並放置適當位置，以利清查作業進行。

 

2. 盤點

 

（1） 盤點檔案應按檔案盤點清單所載內容與架上放置檔案進行核對，並依下列規定為之：

 

A. 檔案盤點以件為單位。

 

B. 核對步驟如下：

 

a. 確認各案卷內之案件與盤點清單之檔案名稱及順序相同。

 

b. 確認各案件之檔號與盤點清單所載內容相同。

 

c. 檔案與盤點清單進行逐一核對時，應將核對結果註記於檔案盤點清單上。

 

（2） 經盤點清單核對後，檔案管理人員對於架上檔案有錯置狀況，應立即歸回正確位置。但無須註記於檔案盤點清單。

 

3. 處理

 

（1） 檔案經盤點後，檔案管理人員應依下列規定進行必要之處置，並將後續相關作業事項註記於檔案盤點清單之處理建議欄內：

 

A. 檔案盤點清單所列之案由或檔號確實有誤者，應依檔案編目規範，修正目錄之相關紀錄。

 

B. 檔案有短少時(即有目無案)，應先查檢是否提供借調或調用或已辦理銷毀或移轉等情事。如經查證確定檔案遺失者，應填具「遺失檔案清單」。

 

C. 檔案在架上卻未記載於盤點清單(即有案無目)，應依檔案編目規範有關規定，進行目錄補建工作。

 

D. 檔案有蟲蝕霉蛀現象或嚴重破損者，應依檔案保存及維護之相關作業規定，進行燻蒸及裱褙工作。

 

E. 檔案卷宗有散落現象者，應重新裝訂。

 

（2） 檔案清查完畢，應依清查結果作成檔案清查報告書，並檢附 「檔案盤點清單」等清單附件，應載明下列事項：

 

A. 清查時問。

 

B. 清查範圍。

 

C. 清查狀況，包括：

 

a. 清查檔案之總卷數。

 

b. 清查檔案之總件數。

 

c. 待處理之檔案卷(件)數。

 

d. 遺失之檔案卷(件)數。

 

e. 待修補檔案卷（件）數。

 

f. 小於A3尺寸檔案之總件數。

 

g. 大於A3尺寸檔案之總件數。

 

（3） 將盤點清單記錄輸入為電子檔，據此制訂後續作業所需之各種表單。

 

（二） 檔案修護原則

 

檔案盤點時，若發現破損之檔案，需加以註記並於盤點完成後，將需修補之檔案，提送修補。其處理原則如下：

 

1. 對檔案的接收登記

 

（1） 對提送修復的檔案，修復室或修復人員需當面查清數量，並檢查有無附件和缺頁，檢查無誤後需完成登記手續。其目的為區分權責、避免檔案遺失和便於以後總結工作。

 

（2） 登記簿上，應包含以下項目：

 

（1） 檔案所屬單位

 

（2） 檔案名稱（檔號）

 

（3） 檔案的份數

 

（4） 頁數

 

（5） 提送檔案人員姓名

 

（6） 接收日期

 

（7） 技術處理的性質和要求，例如裝訂、去汙、加固字跡、托濃等。

 

2. 清除檔案上的灰塵

 

檔案修復前需除塵，避免修復時，灰塵遇水會污染或腐蝕檔案。

 

3. 檢查檔案

 

確定字跡的成分、紙張的品質以及損壞的性質和程度，決定後續處理的方法。

 

4. 要維護檔案的歷史面貌

 

修復檔案的過程中，應盡可能地保持檔案的原來狀況和外觀。不能隨便裁去腐朽邊緣；亦不能對模糊、缺損的字跡任意描、添、改、塗，也不應對原件輕易用化學法顯色。

 

5. 所用的方法應是可逆的

 

對於檔案修復，所用的修復方法應當對檔案無害且可逆，並採用一種已證明對檔案適用的方法，這種方法在以後需要時，可輕易使檔案復原。

 

6. 數位化作業中檔案之維護

 

除破損檔案需修補外，於工作中亦需小心維護檔案：

 

（1） 若需註記，以夾無酸紙條的方式置於書中，不得使用便利貼。

 

（2） 飲料與食物等應與檔案保持安全距離，或規定工作場所不能飲食。

 

（3） 檔案不可放置於電腦螢幕或主機上。

 

（4） 拿取檔案時，注意平衡，以手掌托拿為原則。

 

（5） 移動檔案時，以整件為原則，以免散失的狀況發生。

 

（6） 檔案的附屬物品，如紙片、浮籤、夾片、封套等，應隨檔案移動，以免散失。

 

（7） 逐頁檢查檔案狀況，注意是否有紙屑、毛髮、灰塵，使用軟毛刷子刷去。

 

（8） 翻閱檔案時，小心紙質脆弱，避免撕破、缺角的情形發生。

 

（9） 紙質已焦脆的檔案，摺角不宜翻平，以維護檔案完整。

 

（10）拆線、拆釘的檔案，翻閱後應將前後頁次整齊放置，維持檔案原樣。

 

（三） 制訂工作規範

 

依檔案實際狀況、數位化方案選擇及數位化工作之需求，訂定相關之工作規範使工作人員有所依據，檔案分類及編目，得參照檔案管理局所制訂之相關法規及作業手冊，此外至少仍需制訂影像掃描校驗規範、檔案著錄規範及檔案命名原則等。

 

1. 影像掃描校驗及檔案著錄規範得參照本指南後文訂定。

 

2. 檔案命名原則[9]

 

數位檔案的命名，是數位化工作中相當重要的一環。數位檔案命名原則主要包含：

 

(1)可由檔名辨識此資料是由公立、私立單位或個人所提供。

 

(2)此命名方式可支援同一物件有多種檔案格式及使用目的。

 

(3)此命名方式在整個系統中，每一數位資源皆有其唯一之檔名。

 

(4)檔案名稱與Metadata相結合。

 

(5)必須符合下列規則：檔案名稱一律使用半形英文小寫字母及數字構成，不可使用中文或全形、檔名不可包含下列字元 / \ : * ? ” < > | ! @ # $ % ^ & ( ) + = { } [ ] , . 。

 

以臺灣大學圖書館《淡新檔案》數位檔案命名為例，[10]檔名訂定必須依循特定之規範準則，而且同一文件之metadata、文字檔、影像檔之檔案名稱必須一致，以利資料庫檢索程式之撰寫等後續作業。《淡新檔案》依資料狀況分析，其組成要件分為「案」、「件」、「附件」、「浮貼」：每一「案」均含數「件」，每一「件」可能又含「附件」。而不論「件」或「附件」，均可能又含「浮貼」。「浮貼」有的貼於「件」外緣，有的貼於「件」本文之上。此外，不論「件」或「附件」，又可能因其上下過高或左右過長，而必須加以區劃後掃描。

 

《淡新檔案》之檔名基本上規劃為六段；各段之檔名之標示及其所代表之意義以第22402案為例：

表3-4、《淡新檔案》檔名釋義

 

第一段：《淡新檔案》英文代碼+案號。例如，TH22402。

 

第二段：件號，含三碼。例如，002；以000 表示該案之案由或主旨。

 

第三段：附件，含二碼。例如，01。同一「件」可能含數「附件」，則該段分別填入01、02，餘類推。如該「件」資料不含「附件」，則該段為00。

 

第四段：浮貼，最多含三碼，最少者為二碼。例如，01+ R。以01R表示有浮貼掀開後掃描者，以01 表示浮貼覆蓋本文進行掃描者。

 

第五段：1 至9 區，含一碼。文件過大時，需分區掃描者。

 

第六段：A 袋或B 袋。不同袋資料編號相同時，以A、B 表示該筆資料所屬袋名。

 

表3-5、《淡新檔案》檔名訂定範例

 

資料來源：〈檔案命名規範：針對《淡新檔案》〉[11]

 

 

但由於各機構檔案狀況不一，以下僅提出原則性的規劃建議：

 

（1） 原則上各區段命名，命名原則需一致。

 

（2） 各區段編碼以阿拉伯數字依序編定，其位數視實際需求訂定。

 

（3） 附件號、浮貼、檢查號、分區等如果無相應資料則填入-00，以使檔名保持一致性。

 

（4） 檔案如屬大型圖表或特種史料超過A3尺度者，可設置一英文字母為檢查號，以利辨識。

 

（5） 若需進行接圖掃描而劃分不同區域者，按順序於分區號填入相應之號碼，分區之相應號碼之編排需維持一致性。

 

（6） 檔案如包含浮貼，連同浮貼掃描之影像檔名，於浮貼號後不加註，掀開浮貼掃描之影像檔名，於浮貼號後加註R。

 

（7） 將每卷包含影像掃描電子檔名編號，並列印表單，逐卷貼於卷首。

 

三、文書檔案編整

 

檔案掃描前需依據檔案管理相關法規及辦法進行整編，並依序逐件編頁，以利掃描工作進行。

 

（一） 檔案整理

 

1. 審核現存檔案，尚未立案編目者，依檔案管理相關辦法，進行立案、編目、整卷等相關工作。

 

2. 已立案裝訂成卷者，應予拆卷，以案為單元，按檔號大小順序，逐案逐卷逐件排序之。

 

3. 原件污損，內容殘缺，或有缺件者，均於清單註記，以明責任。

 

4. 掃描之檔案，拆卷時應特別謹慎，切忌污損。

 

5. 重新整編完成之檔案，可重新製作格式化之封面，以利後續掃描作業辨識。

 

（二） 檔案編頁

 

依檔案性質判斷，由一個影像為一頁為原則。以近史所檔案館的數位化工作為例：

 

1. 檔案取出後應先檢查流水碼、編號等與本檔案目錄是否相符。依序編製各卷內頁號，以作為檔案數位化之典藏號及影像檔名之依據。

 

2. 連同案首、卷首統一連續編號，每頁右上角編有件號，左下角以鉛筆編有頁號，每卷自1開始連續編號以避免順序錯亂。

 

3. 編賦頁號時，對兩面書寫之公文，兩面均應依次編賦，以免漏編、漏掃，以維持檔案完整。

 

4. 遇有浮貼時，原則上浮貼加原頁編一頁，浮貼揭開之原頁編一頁，若多張浮貼重疊則視情況處理。

 

5. 同一宗檔案不可分由二人（含）以上處理，每編完一卷才可進行第二卷，嚴禁一個人同時處理二卷（含）以上的文件。

 

6. 凡文件一式多份者只選擇內容完整、保存狀況最佳者一份編頁。

 

7. 附件如屬大型圖表或特種史料超過A3尺度者，將文件抽出並於位置至入註記A0之白紙，並于白紙依序編上流水號。抽出之文件需登錄於清冊，並於文件左上角標明檔案編號，置於三孔透明夾內，再於透明夾上標明檔案編號。

[12]

 

8. 大尺寸檔案若需進行接圖掃描者，可劃分若干等分，按序編列頁號，劃份區塊位置及編頁原則需一致。[13]

 

9. 每卷編好後將頁碼填入目錄內，沒有目錄的請交清單給負責人，如有缺目錄或須裱褙的要將頁數寫在工作日誌表的備註欄上。

 

10.編頁完成之檔案，需依掃描方式分為三部分放置，並依序及實際進

 

（三） 建置目錄清冊

 

1. 根據原目錄清冊，建立檔案編頁目錄清冊，專供依次編頁作業使用，以便查考統計，並作為制訂掃描作業的工作表單之依據。

 

2. 目錄清冊建置完畢需再次校對，以確認無誤。 

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[2]前置作業中，「工作規劃」及「文書檔案編整」之工作項目，可能涉及各單位進行數位化前之工作方式或行政管理流程，並且亦有許多與檔案管理相關之規範及專著可供參考，但為顧及流程的完整性，在本文中仍列入相關章節，僅供參考。

[3]大尺寸檔案通常是以折疊方式收藏於卷中，在進行掃描過程中，會將原檔展開掃描，必要時還會進行裱褙修補，因此掃描完成後，若要歸回原位，則勢必需重新折疊，若另行設計空間存放管理，則大尺寸檔案可避免再次折疊受損。

[4]施威銘編，《數位相片編修聖經》，台北：旗標，2005年2月初版。頁C-3。

[5]國家圖書館，〈數位資料委外製作需求規範〉，《技術彙編電子書》，檢索：2008年12月，

http://www2.ndap.org.tw/eBook/showContent.php?PK=182

[6] 影像壓縮技術可分為兩大類：資訊保持的（information preserving）與耗損的（lossy）。採用無失真壓縮使得需被壓縮-解壓縮的影像沒有任何資訊的損失。如LZW編碼即為其中的一種方式。有損耗編碼則是犧牲重建影像的精確度去換取更多的壓縮。如果產生的失真可以被接受，其壓縮率是非常高的。對於影像壓縮更為詳盡的說明，可參看Gonzalez Woods著，繆紹綱編譯，《數位影像處理》第八章，頁437～554。

[7] 以傳統電腦顯示器而言，解析度大多為75dpi，若以液晶螢幕而言，則為96dpi~120dpi之間。

[8]請參照檔案管理局編，《機關檔案管理作業手冊》，第十六章清查的部分，及洪淑芬著，《文獻典藏數位化的實務與技術》，頁8～10。

[9]參考行政院文化建設委員會國家文化資料庫〈數位化檔案命名原則〉，修訂日期：2004-05-31。http://km.cca.gov.tw/download/數位檔案命名原則_v20(20040608).pdf

[10]《淡新檔案》命名規範，檢索：2008年1月，http://www.ndap.org.tw/2_techreport/files/163.pdf

[11] 《淡新檔案》命名規範，http://www.ndap.org.tw/2_techreport/files/163.pdf

[12]中研院近史所檔案館，〈外交檔案編頁規範〉。

[13]請參照中研院近史所檔案館，〈大於A3尺寸檔案掃描規範〉及洪淑芬著，《文獻典藏數位化的實務與技術》頁44～45。

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