文書檔案數位化工作流程指南
Tags: 指南, 數位典藏, 數位化工作流程, 文書, 檔案 發表: 2009-10-05, 點閱: 43,303 , 加入收藏櫃 ,
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「物件數位化程序」旨在說明數位化工作中，使用掃描設備之執行步驟和工作注意事項，及影像後製之工作執行步驟。工作包含一、建立色彩管理模式；二、文書檔案掃描程序；三、數位影像後製；四、數位影像備份及管理。建立色彩管理模式旨在說明藉由定期校色，使掃描影像之色彩能逼近於原始物件之色彩，包含電腦螢幕及掃描器的校色執行步驟。文書檔案掃描程序旨在說明檔案掃描之執行步驟及工作中需注意事項。數位影像後製旨在說明掃描完成後，影像校驗及轉檔工作之執行步驟和工作重點。數位影像備份及管理旨在說明數位影像完成校驗後，進行備份之工作重點，及備份載體之保存管理。
一、建立色彩管理模式[14]
由於各單位在執行數位化工作時，常常使用一台以上的電腦螢幕及掃描器，因此為維持各儀器設備色彩的一致性，需於進行掃描工作前，對螢幕及掃描器進行校色，以避免色偏，並盡量使影像色彩符合原件。此外，即使單獨使用一台螢幕及掃描器，隨著設備使用時間增加，其色彩呈顯亦會有差異，此時亦需進行校色。
（一） 基本原則
1. 色彩管理乃利用ICC色彩描述檔來維持各輸入、輸出設備間的色彩一致性。其運作原理大致如下：
（1） 針對每一台輸入設備，都準備一個專屬的色彩描述檔，用來將輸入的色彩轉換為標準色彩。
（2） 針對每一台輸出設備，同樣要準備一個色彩描述檔，用來將圖檔的色彩轉換為符合輸出設備特性的色彩，然後輸出。
2. 每隔一段時間就要校色一次，視色彩準確度的要求而定，螢幕至少每週校色一次。
3. 若螢幕位置移動，或是工作環境改變，則需重新校色。
（二） 校色前準備
1. 確定螢幕已經開機超過半小時，以保證螢幕顯示的顏色較為穩定。
2. 需將工作場所的光線、螢幕角度、及座椅高度都調成平常工作的狀況。
3. 減少來自附近窗戶或牆壁的反光。
4. 將螢幕桌面的彩色背景或是影像移除，以避免在校色時受到桌面顏色的干擾。
（三） 螢幕校色
每一台的顯示器都有獨特的色彩空間，必須取得其描述檔，以確保數位檔案中的資料可以準確地顯示出來。可以透過下面幾種途徑獲得顯示器的色彩描述檔：
（1） 向經銷商或掃描器生產廠商索取，或上生產廠商網站下載掃描器色彩描述檔。
（2） 利用色彩管理軟體自行製作色彩描述檔。
（3） 利用色彩管理硬體自行製作色彩描述檔。
表4-1：校色方式比較表
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2. 硬體校色
用專門的測量設備來做顯示器色彩描述檔才能獲得正確的色彩描述檔，通常需要配合專門的色彩管理軟體一起使用。具體操作方式可參照硬（軟）體操作手冊。一般操作原則如下：
（1） 啟動顯示器暖機一段時間;
（2） 設定明暗度、對比以及環境光至一般正常使用狀態;
（3） 開啟色彩管理軟體與測量儀器;
（4） 將測量數據讀進色彩管理軟體
（5） 由軟體分析數據，製作色彩描述檔
3. 用軟體Adobe Gamma校色
（1） 啟動Adobe Gamma並根據程式引導，逐步調校螢幕的對比與亮度、螢光體、Gamma值、白點、色溫等，並儲存色彩描述檔並套用之。[15]
（2） 備份描述檔至另一顆硬碟上，以免系統硬碟發生問題，無須重新再做設定。
（四） 掃描器校色
1. 校色方法的選擇
（1） 向經銷商或掃描器生產廠商索取，或上生產廠商網站下載的掃描器色彩描述檔。
（2） 利用色彩管理軟體自行製作色彩描述檔。
2. 製作掃描器色彩描述檔
掃描器色彩描述檔具體之製作過程請參照各軟體操作手冊，其製作原則如下：
（1） 啟動掃描器暖機;
（2） 將日常使用掃描器的參數設定好(最好關閉所有與色彩調整有關的參數);
（3） 將IT8樣本嵌入掃描器;
（4） 視IT8樣本種類選擇掃描的解析度;
（5） 按應用軟體使用步驟操作;
（6） 開始掃描，把掃進來的影像以RGB色彩模式的TlFF檔儲存;
（7） 在色彩管理軟體內，指定好要讀取的色塊位置。由色彩管理軟體產生色彩描述檔。
二、文書檔案掃描程序
文書檔案掃描程序旨在說明檔案掃描之執行步驟，及工作中需注意事項，包含掃描前提調檔案的管制、設備儀器的檢查及檔案的排序；檔案掃描的執行步驟及掃描過程中應注意的相關事宜等。
（一） 檔案點收及歸還
進行掃描前，需提調檔案，掃描完畢後，必須歸還。無論提調或歸還檔案，皆須符合管制及搬運的要求，其執行說明如下：
1. 由掃描管制人員依檔案順序及實際工作進度，每日填寫提調單向庫房人員提調檔案，並將檔案及檔案目錄清冊一式二份交付掃描作業人員。提調單需包含檔案調借日期、機關代號、宗號、掃描管制人員、掃描作業人員等。檔案目錄清冊則以卷為單位編列，需有該卷之序號、檔號、卷號。
2. 掃描作業人員點收送掃描檔案，應依目錄清冊順序，逐案清點無誤，即於甲聯底頁簽具日期、時間、姓名及數量並退還掃描管制人員，乙聯收存代辦。
3. 檔案掃描完成並進行初校後，依送掃描順序排列歸還。當日工作時間結束時，需歸還所有提調之檔案，不得留檔案於工作場所中。
4. 還卷時檢同掃描記錄表，連同檔案，一併送交掃描管制人員於乙聯上簽收後，送主管單位存查。
5. 掃描管制人員需按日將提調之檔案清點無誤後，將拆卷者恢復，交還庫房人員歸還原位典藏。
（二） 檢查儀器
掃描前，需檢查掃描器運作是否無誤，若是第一次啟動掃描器，需特別注意校色及相關參數設定，具體說明如下：
1. 掃描器應注意安放在穩固的平臺上，絕對水準、防止振動、避免灰塵。
2. 確保掃描器己接通電源，並通過連結線正確連接到電腦上。
3. 若是第一次操作，按照生產廠商的說明書，安裝掃描器的驅動程式及應用軟體。
4. 正式掃描前，應使掃描器預熱10分鐘左右，用以穩定光源色溫，以利彩色原稿的色彩再現。
5. 執行掃描器色彩校正。
6. 設置掃描參數
第一次啟動掃描器或完成校色工作後，為了能準確預覽掃描效果，應由專門人員先行試掃，以增進數位化影像之穩定度，並使掃描器與顯示器的亮度、色彩等參數保持一致，其調整參數如下：
（1） 調整影像的亮度和對比度
影像的亮度是指一幅影像中亮調和暗調的平衡。對於灰階和彩色影像來說，如果亮度太高，會使影像看上去發白；亮度太低，則又太黑。這時應拖動亮度滑動條上的滑塊，使影像的亮度適中。
影像對比度是指影像中最暗調和最亮調之間的差異範圍。對比度過大或過小都使影像層次減少，此時應選擇合適的對比度。
（2） 調整影像的伽瑪曲線
通過調整影像的伽瑪(Gamma)曲線，可以調整彩色影像和灰階影像的中間調或者中間灰度層次。它的調整往往需要與亮度、對比度共同配合使用才能達到滿意的結果。
（3） 調整影像的色調和飽和度
色調是一種顏色區別於另一種顏色的色彩表現方式。當原影像中有某種顏色偏色時，應使用色調工具調整，使影像看起來更自然。飽和度是指色彩的純度和強度。飽和度是用與色調成一定比例的灰度數量表示的，從0%(灰)～100%(最飽和)。通過拖動飽和度滑動條上的滑塊控制飽和度，正確地選擇飽和度會加強所有的色調。
（4） 調整色彩平衡
調整色彩平衡可以改變影像整體色調。它要求調節者具有一定的色彩學的知識，尤其是三原色和補色的原理。
7. 確認掃描器最佳掃描區域
為獲得最佳的影像掃描品質，應先行確認掃描器的最佳掃描區域，然後把需要掃描的檔案放置該處，以獲得最佳、最逼真的影像效果。具體尋找的步驟如下：
（1） 將一張乾淨的白紙嚴格按照掃描視窗的大小裁剪好。
（2） 以低解析度（100ppi）掃描。
（3） 用專業的影像處理軟體如Photoshop打開該樣稿，使用該軟體中的均值化命令對樣稿進行處理，處理後可發現掃描器上裂紋、條紋、黑點的位置。
（4） 根據上述區域範圍，利用黑卡紙製作一張開有視窗的遮板。掃描時可按此窗口位置擺放掃描檔案。
8. 清除掃描器上的污點和指紋
使用壓縮空氣球和特製棉布清理掃描平台，避免污點和指紋影響掃描品質。在清理時，不可使用面巾紙，以免劃傷平台上的玻璃片。並在掃描的整個過程，使用一次性白色棉手套。
（三） 準備資料
在完成設備檢查後，需將檔案依預定掃描之次序排列放置，以利掃描工作進行，其注意要點如下：
1. 檔案取出後應先檢查檔案編號是否與目錄相符。
2. 以卷為單位，將待掃描資料置於儀器一側，正面向上依序重疊放置。掃描次序安排以每卷封面開始依序掃描，掃描完畢後，置於儀器右方正面向下依序重疊放置，避免紊亂。
3. 掃描前需注意原件編頁是否完整，若有重複或跳頁，需於目錄清冊註記並整卷交由掃描管制人員處理。
4. 掃描前注意原件上是否有紙屑、毛髮、灰塵，並以軟毛刷子刷去。
（四） 掃描
依據檔案尺寸，得選擇平台式掃描器、大尺寸彩色掃描器或以平台式掃描器進行接圖掃描，各掃描器之具體操作方式，得參照掃描器之操作手冊，以下做原則性之說明：
1. 平台掃描器
檔案尺寸小於A3大小者，得以下列方式進行掃描作業：
（1） 將檔案平整置於標定位置，原稿應是面朝下安置在掃描器的承物玻璃上相應的位置，並蓋上蓋板。
（2） 打開掃描軟體及影像編輯軟體。
（3） 選擇一個恰當的影像模式(RGB或灰階)。
（4） 選擇影像「預覽」，檢查原稿安置是否妥當，並精確界定原稿上需要掃描的部分。
（5） 如有必要，重新調整原件的位置(如果作了調整，應再次預覽影像)。
（6） 使用矩形選擇工具劃定掃描區域，需大於影像邊緣至少0.5公分，以確認掃描影像的完整性。
（7） 選擇掃描解析度和一比一的倍率。
（8） 選擇嵌入的掃描器描述檔色彩空間(這是比較好的選擇)或是掃描後直接進入編輯色彩空間。
（9） 選定24位元模式–高位元資料。
（10）啟動「掃描」。
（11）檢驗掃描結果，若不符影像檢驗標準，需重新掃描。
（12）將影像儲存於硬碟（或抽取式硬碟）中，硬碟資料夾需按檔案分類及全宗（副全宗）、系列（副系列）、卷等層級設置。並將影像儲存於相應之卷資料夾中。
2. 大尺寸彩色掃描器
檔案尺寸大於A3，且紙質較堅固者，得以下列方式進行掃描作業：
（1） 掃描前，必須使用無酸材質的高透明度不偏光圖套，包覆於大圖外。工作人員在將大圖放入圖套時，順便整理大圖，例如處裡折痕，使之盡量平整。[16]
（2） 將檔案置於標定位置。
（3） 打開影像編輯軟體。
（4） 啟動「掃描」。
（5） 檢驗掃描結果，若不符影像檢驗標準，需重新掃描。
（6） 已掃好的大圖，並依原圖檔摺痕之位置，將圖檔摺回還原，再將之與原檔案冊合併還原，並依清單之順序點交歸檔。
（7） 編頁時註記「A0」的白紙掃描後檔案會特別小，依檔案大小及檔名，即可從系統中辨識大圖的位置，大圖掃描完成後，將影像插入。
3. 接圖掃描
（1） 檔案尺寸大於大尺寸彩色掃描器所能處理範圍，或紙質脆弱不適於大尺寸彩色掃描器者，得以平台式掃描器，區分數次掃描，掃描內容需有部分重疊，約3～5公分。
（2） 其具體掃描步驟請參閱上述平台掃描器之執行步驟。
（3） 接圖掃描之影像檔命名，需確實依命名規範執行，以利影像檔案管理及後續接圖作業的進行。
（五） 掃描要求
1. 掃描作業人員需戴棉質手套，以避免手汗、髒汙等污染了檔案。
2. 放置原稿前需仔細檢查承物玻璃，應保持潔淨而無灰塵和污跡。
3. 掃描前應儘量將每頁檔案攤平，避免文字遭到覆蓋。
4. 為保存原件完整樣貌，掃描之影像必須涵蓋原件周邊至少0.5公分以上。
5. 單張兩面之文件，應視為兩頁進行掃描。如為A3、B4尺寸對折者，得攤平後視為一頁。
6. 附件與單面文件背後若有書寫註記，亦應逐一掃描。
7. 如果原件包含浮貼，掃描時需分別掃描浮貼蓋著、浮貼掀開之影像，如果同一處有數張重疊之浮貼，需逐張掀開掃描。
8. 電子影像檔案，應注意維持影像完整及清晰，其歪斜度不得超過1度，不可因摺頁而損失影像。
9. 正確建立影像檔名，並確定圖檔置於正確的文件資料夾中。
10.以卷為單位，每卷掃描完成後，需確認掃描之頁數與原始文件是否相符。
11.使用饋紙式掃描器處理之文件，應特別注意文件送入及取出次序、裝訂拆除、雙面掃描、特殊紙加封套、夾紙排除、抽件歸位等處理原則。
12.圖套不斷進出饋紙式掃描器，一定程度會磨損圖套，因此當透光度不佳、影響到掃進去的影像時便會將圖套棄置換新。故此無酸圖套屬於消耗品。
13.以典藏保存為目的之數位化物件應儘可能保持原件之特性，以利後續管理及加值運用之處理。
三、數位影像後製
影像掃描完畢後，需確實校驗，已確保掃描影像之品質，其步驟及要求如下：
（一） 影像校驗
1. 影像掃描完成或進行轉檔後，由作業人員進行校驗，並至少由專人逐件逐頁進行複驗一次以上。
2. 校驗參考依據
初校主要為進行直接校驗，複驗除直接校驗外，視人力規劃情形，可包含進階校驗：
（1） 直接校驗：
A. 檢查檔案是否可直接開啟。
B. 檢查各層資料夾、圖檔編號是否符合命名原則。
C. 檢查影像檔案大小、解析度、檔案格式、色彩模式。
D. 影像資料歪斜或歪斜度是否超過1度。
E. 是否有重複、漏頁、摺頁、皺折。
F. 確認影像資訊的完整性，每頁影像邊緣留有0.5～1公分白邊。若是接圖掃描影像，確認影像重複3～5公分。
G. 影像是否有雜訊或模糊不清
（2） 進階校驗
在影像編輯軟體中，打開影像後首先要做的應是，檢查顯示該影像在256級色階中分配給每一級色階像素數目的直方圖。在Photoshop中打開色階對話方塊，其操作步驟是，選取影像→調整→色階。
A. 除特殊情況外，直方圖顯示的結果是，256級色階中的絕大多數(如不是全部的話)都應有像素分配。而此時的數位影像也應當能顯示出原件從最亮到最暗部位所包含的細節。如果細節有所丟失，應當重新進行掃描。
B. 在白點或黑點有條高聳的實線時，就表示資料已經損失。如果發現這些情況，需檢查原稿是否包含某些資料為掃描影像所缺。如果是，需重新掃描，並讓整體的影像適度地亮一些或暗一些。色階分佈圖應該逐漸緩緩下降到黑點和白點，就表示資料不會有損失。
3. 處理
（1） 若原件有污點或歪斜，保留原件原貌，但需於清單上註記，以利後續處理。
（2） 如發現非原件本有之影像瑕疵或其他異常狀況，應登記於校對紀錄表，重新掃描或修正：
A. 檔名錯誤，需重新修正。
B. 影像的資訊在掃描過程中丟失或歪斜，需重新掃描而不是利用影像編輯軟體去修正，以免導致影像的色彩範圍變窄。
（二） 影像轉檔
待影像校驗確認無誤後，可根據影像使用目的及規定之影像規格，進行轉檔或壓縮，並建立影像清單以方便管理，其處理步驟如下：
1. 單張影像或多張影像批次轉檔或壓縮，可用相關影像處理軟體處理，其具體操作請參考軟體之操作說明。
2. 轉檔完成之影像，需逐張進行比對校驗，已確保轉檔無誤及保證影像之品質。
3. 依據原始影像檔及轉檔完成之影像，建立影像清單，欄位需包含：
（1） 資料夾層級及名稱
（2） 檔名
（3） 影像規格
（4） 影像大小
（5） 製造日期
四、數位影像備份及管理
影像掃描完成，需以不同之儲存載體進行備份，以免發生意外時，造成數位影像完全損毀或遺失。
（一）數位化影像備份緣由
1.原件故障
由於電腦系統是由許多原件組成，任何一個原件故障都會導致資料毀損或遺失。例如，硬碟機故障導致資料毀損，不穩定系統當機導致資料寫入錯誤或覆蓋到原始檔案資料等狀況。
2.侵入性傷害（系統被入侵造成資料被刪、更改、宣稱無效或有害的資料）。
3.不可預測災害（天災、戰禍、人為破壞等），造成系統實體上故障、無法使用。
4.人為因素（例如，誤刪檔案極為常見）。
（二）儲存媒體及燒錄
1.儲存媒體須視單位實際狀況及需求，例如資料總容量的大小、時間、
經費成本、設備空間大小等考量，再加以選擇儲存資料的媒體。儲存
媒體包括CD光碟、DVD光碟、磁帶、硬碟及磁碟陣列等。
表4-2：常見數位檔案儲存媒體比較表
資料來源：改編《國家檔案數位化影像品質之研究》[17]，項潔研究主持/檔案管理局編。
2.進行光碟燒錄備份時，同一卷之檔案影像需燒錄於同一片或編號相鄰之光碟內，並將每片光碟所包含之影像圖檔名稱、檔案大小、影像製作日期等，以readme.txt檔製成電子說明檔，燒錄於同一片光碟中。
3.光碟備份需整理光碟清單，以核對光碟數量是否正確。
（三）儲存媒體保管之原則
1. 數位檔案進行轉製備份後，需進行校驗，檢視數位檔案的完整性、可讀取性、檔案大小、影像規格等與清單是否相符、若發現異常時，需登記於登錄表並重新製作。
2. 檔案影像備份之DVD光碟尤須注意避免刮傷的可能以及發霉的現象，因此置於具溫濕控制之儲物櫃中為佳。
3. 建立光碟移轉機制，針對不同儲存媒體，訂定重新備份之政策，若光碟有異常狀況，應立即進行備份，以免發生數位影像損毀。
4. 光碟拿取及置放時，嚴禁觸傷光碟表面，以免造成資料損毀，無法讀取。
5. 硬碟的機械結構不容許過大的震盪、搖晃或碰撞，尤其是運作中。
6. 磁帶需注意防止磁粉隨時間脫落、消磁外，也應避免潮濕發霉等因素而無法讀取資料。
7. 同一檔案影像若有不同備份媒體，應該分置於不同場所，以防特殊狀況發生時，造成資料同時損毀。
8. 各項資料，需定期作備份，且最好是異地備援，避免儲存的資料因為人為、自然等因素造成損壞無法讀取。
[15]施威銘編，《數位相片編修聖經》，台北：旗標，2005年2月初版。頁A-4。
[16]掃描大尺寸檔案時，使用圖套是為了保護檔案，但使用圖套所掃描的影像清晰度不如直接掃描原件，因此在檔案原件狀況許可下，亦可直接進行掃描。
[17]項潔研究主持/檔案管理局編，《國家檔案數位化影像品質之研究》，台北：檔案管理局，2008年1月初版二刷。頁163-164。
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