本參考指南的制訂，希望總結檔案數位化的工作經驗，並結合理論依據，為檔案數位化工作流程提供具體可行的步驟，但這樣的制訂工作，仍屬摸索階段，對於內容掌握，也只是初步概括出檔案數位化工作流程之輪廓，如本指南目前只涉及單頁紙質檔案，方法上也只說明直接數位化方式。但仍希望在此基礎上，廣收專家學者的意見，逐漸深化內容，並增加檔案中其他媒體和處理方式，使指南的制訂臻於完善。以下的說明為本指南在制訂過程中，希望逐漸加強的部分：

 

一、 強化組織結構及人力規劃之描述：

 

一般流程的描述應以組織結構為基礎，說明各職位之工作職掌、責任範圍等，然後才說明各職位之工作步驟及其工作項目，與上下游之關聯而形成工作流程。但由於數位化工作之組織差異性頗大，對於數位化物件較多的單位，可能單個執行步驟就需由多名人員同時進行，而對於數位化物件較少或資源較不充沛的單位，可能一名人員就負責數個執行步驟，因此強行架構數位化組織，目前實際效益並不大。但對於數位化工作之規劃及成本分析而言，人力之利用及規劃仍是相當重要之環節，因此之後希望藉由進一步的工作分析，提出合理的數位化工作之人力需求。

 

二、 設備更新快速，無法詳列最新設備：

 

由於數位化主要設備如掃描器、電腦設備、儲存載體等，更新速度非常快，因此在本指南中列舉之設備，僅提供參考。待進行採購，仍應考量新技術或新產品的價值。因此本指南介紹重點，著重在設備的主要種類及相關技術指標及選購依據。最新的設備訊息可參考相關廠商網站資訊。

 

三、 數位產出應增加質化評量方式

 

原預定在工作流程中導入經濟效益的分析，因此需要對成本的數據及數位產出價值的數據進行換算。但對於數位產出在價值估算目前仍未有合理的計算方式。因為對於數位產出價值的估算，除了量化的分析外（如掃描影像數量、鍵入資料筆數），也應考慮質化的分析，如原典藏品的價值、數位影像的品質、數位影像加值的空間等。唯有量化分析加上質化分析的考量，對於數位產出的價值的評估，方能取得比較公平的結果。但目前對於數位產出質化的評估，仍未有一適當的評估模式。此外，對於成本計算的相關數據仍需作進一步的訪查及分析，因此對於經濟效益的分析，目前只能就成本中重要的構成要素作一粗略估算。

 

四、 影像掃校系統的推廣及介紹

 

為有效管理數位化工作流程，並保持工作流程的順暢，建立數位化工作流程管理系統實在有其必要性，目前如中央研究院歷史語言研究所明清檔案工作室使用「內閣大庫檔案數位化影像系統」，不但減少人工作業程序、確保資料的完整性及正確性，亦可藉由系統進行統計分析，強化流程的控管及進度掌握。相信會逐漸取代紙本清冊或電子目錄清冊的管理方式。因此本指南希望在修訂過程，增加管理系統的說明部分，以供參考。[21]

 

五、 委外管理

 

由於許多單位數位化工作委由廠商進行製作，因此委外管理也是數位化工作流程當中相當重要的部分，包括是否委外的考量、招標規範的訂定、廠商進駐管理、人員作業管理、影像品質檢驗等等，在《文獻典藏數位化的實務與技術》一書中，便有專章的討論。本計畫亦在進行《委外製作數位化工作流程指南》的參考指南撰寫中，未來亦可當作參考資料之一。

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[21] 請參照〈內閣大庫檔案自動化掃描作業程序與系統應用〉。

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