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期刊報紙數位化工作流程指南

Tags: 發表: 2009-10-07, 點閱: 53,186 , 加入收藏櫃 , 列印 列印 , 轉寄 轉寄

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 陸、 委外製作

  

一、 委外作業

 

委外服務6-1是「將組織運作需要部分(非關鍵功能)以合約方式交由外面服務者負責」。因應時代環境之變革,委外服務的定義擴大為:「假若有一份工作,外面的組織能做得比組織本身更有效率而且便宜,則此份工作應由外面的組織來做,假如組織本身能將此工作做得較好,則此工作應該保持自製。」以本國家型科技計畫下之機構單位─國家圖書館而言,委外是指將館內連續性生產流程中所涵蓋的各階段作業步驟,透過合約的簽訂,由館方轉包全部或一部分予外部機構或廠商代為處理。

 

政府為有效提升委外專案的執行績效及品質,由行政院研究發展考核委員會研訂「行政院所屬各機關資訊業務委外服務作業參考原則」,並於民國九十一年十一月一日公布,以作為各機關擴大辦理資訊委外作業之依據,並且特別成立「政府機關資訊委外知識網」(http://web.rdec.gov.tw/cisa/),提供委外相關之招標文件、契約、服務水準作業規範及經費計價標準等作業規範,例如:委外作業流程圖(圖6-1),除此之外,亦蒐集各機關現行招標資訊及國內外案例經驗分享,藉由該網站之推動,以建立公平、公開且透明的委外作業規範。

 

本指南所針對之數位化物件為期刊報紙,其間接原件為微縮膠捲/片,因此有關微縮資料之委外製作部分,可參考「微縮資料數位化工作流程指南」中第捌章節。與期刊報紙相關計畫中,具有委外經驗者為『北平「世界日報」內容數位化開發計畫』、以及國家圖書館期刊報紙典藏數位化計畫,前者計畫之報紙原件存於北京圖書館,繼取得微捲複製片後,因執行單位(世新大學)只有微縮膠捲閱讀機(具閱讀及列印功能),並無將微捲轉製成數位化圖檔的機器設備,因此轉製影像部份改以委外方式辦理;後者計畫因當初報紙原件拍攝成微捲時,有少數部分狀況不佳,影響後續委外廠商數位化品質,必須重新調閱原件掃描,此舉對館方整批作業模式造成困擾,因此便改而採取直接拿報紙原件委外進行掃描。

 

一般而言,委外方式大致上可分為以下兩種作業模式6-2,各機構單位可依照本身設備或資源情形斟酌考量之:

 

(1)授權外製:將作業委由承包商處理完成,此種作業方式可以節省各單位人力、物力及空間設施等資源,但亦有監督不易之憂。

 

(2)派員駐館:代理商或承包商派員至圖書館協助館務,以解決人力不足之問題,此種作業形式較容易控制品管與交期。

 

 

 

對所有進行數位化工作的機構單位來說,如何以最低成本取得高品質的委外服務實屬一大考驗,在預算有限、人力及設備資源不足的情況下,仍必須提升作業績效並避免委外失敗而導致原件毀損或必須重新招標等,而透過與委外廠商的合作,機構單位依然得負起整體規劃、監督進度、管控執行方法、評估及修正等責任。因此應審慎評估數位化工作該以自製或委外的方式進行,而決策之結果正確與否亦將影響各機構單位整體的發展。

二、 委外執行

 

(一)制定契約書

經過招標程序之後,得標之委外廠商必須依照委託機關所擬定之契約書進行作業,通常該時期廠商會針對委託機關的需求、期望、細部工作範圍等,進行詳盡的溝通,並依合約規定陸續交付各項文件及成品;而委託機關則必須驗收廠商所交付的文件、成品,進一步作審視與確認,並回應廠商所提出的需求,斟酌擬定相關之配合決策,或者定期召開工作會議,以掌握工作進度以及品質管理,排除任何可能延誤工作進度的因素。

 

制訂契約書之重點在於界定委託機關與委外廠商雙方之間的權利與義務,該份契約在簽約當時所規範之事項 也許僅為一些原則性或不因時空情境改變而改變的事項,因此,隨著時移事遷,許多委外契約的內容也可能在雙方同意下,進一步協議作調整或增刪。而數位典藏與數位學習國家型科技計畫出版的《數位典藏技術彙編》手冊中,亦蒐集相關機構計畫委外之相關招標規範與契約書,提供各數位化典藏單位在進行委外作業時的一大參考依據。

 

(二)驗收標準

 

1.檢驗流程

在進行驗收之前,應詳細閱讀契約書中明訂之驗收項目,例如:原件上既有的污點是否要保留或進行後製編修,而在數位化或驗收過程中更應清楚紀錄原件與影像檔有瑕疵或異處,以利後續重新製作或影像編修作業能順利進行。另外,各機構單位進行驗收時應為影像品質之二校,在此之前,委外廠商必需先進行初步校驗,且為了確保影像品質,一校與二校應逐筆與原件對照校驗,以避免發生疏漏,在確認無誤之後,方進行燒錄存檔作業,以減少人力負擔及資源浪費。下頁圖九即為一般數位化影像品質檢核流程圖。

 

2.驗收基準

根據《數位典藏技術彙編》所彙集資料,其中國家圖書館「古籍原書暨微縮資料轉製影像作業契約書」中明訂,驗收時除了核對交付清單所列數量及項目是否相符外,檢驗影像品質之基準也必須依照中國國家標準(CNS)2779 Z4006(數值檢驗抽樣程序及抽樣表)之規定,採用III 級一般檢驗水準進行驗收。而關於驗收基準,通常各委託機關可要求委外廠商製作出符合標準的數位影像檔案,使驗收人員在進行品質檢核時有所參考,也可作為日後驗收的依據。

 

  

圖6-2、一般數位化影像品質檢核流程

資料來源:陳雪華、項潔、吳海如《國家檔案數位化影像品質之研究》

 

 

 

 

(三)品質管理

完成數位化工作流程規劃後,通常期盼後續作業能按部就班順利進行,並且製作出符合品質需求的數位影像檔。而數位影像品質的控管可以從工作流程、教育訓練以及委外作業之溝通與協調等三方面作探討,分別描述如下:

 

1.工作流程控管

根據過內數位典藏相關機構單位之經驗,工作流程控管模式主要分為兩種:

 

(1) 填寫紙本表單

各單位將其工作流程依步驟製成表單,執行各步驟之工作人員簽名以示負責,且採取相互審查的方式相互確認,以使每個環節都能夠正確無誤。

 

(2) 電腦輔助控管

雖然各機構單位仰賴電腦系統的程度不一,但此方法其實具有較高效率,其能使工作流程一目了然、責任的歸屬清楚,更可進行統計分析,以利資源作有效配置。以下即為電腦系統進行流程控管的優點:

 

A. 追蹤工作人員狀況,針對重作率高的工作人員進行溝通,瞭解其工作上的困難並進行排除。正確率高的工作人員,也可請其分享工作經驗,提升工作團隊效率。

 

B. 記錄常發生的品質問題,確實瞭解品質有瑕疵的原因,據以修正工作規範,並於教育訓練時加強此段工作能力上的訓練。

 

C. 以電腦系統的方式控管工作流程,可以減少紙本作業繁複標記可能造成的錯誤。不同的工作於同一平台完成,也可降低錯誤發生率。

 

D. 若另外與實體典藏系統進行結合,亦可強化檔案調閱的管理。建議各單位如欲發展各自的流程控管系統,至少應結合掃描/數位攝影、品質檢核與光碟/磁帶製作等工作,並且包含下列項目:

 

(A)掃描/數位攝影

 

a.在工作清單中選取欲數位化的檔案時,系統可自動顯示出該原件數位化時特殊注意事項。

 

b.可於系統中進行數位影像的修改,如歪斜、明顯污點、對比等。

 

c.經過修改的數位影像可記錄其修改的項目。

 

(B)檢核

 

a.選取欲檢核的檔案後即可顯示對應的檢核項目。

 

b.可於系統中進行數位影像的修改,如歪斜、明顯污點、對比等。

 

c.經過修改的數位影像可記錄其修改的項目。

 

d.若有退回重新掃描/數位攝影的檔案,可註記其退回的原因。

 

(C)燒錄

 

a.可顯示燒錄進度。

 

b.可自動確認檔案是否可正常開啟使用。

 

c.完成燒錄後可印製對應之標籤。

 

2.教育訓練

一般說來,委外廠商的人員流動率較難掌控,其多半雇用工讀生處理掃描等作業,因此建議各委託機關應給予適當的教育訓練,包括數位化工作目的、原件搬運及掃描、如何進行螢幕校正、品質檢驗基準等注意事項。盡量利用短期而密集的教育訓練,使新進工作人員能瞭解其工作的重要性,並且迅速進入狀況。此外,當工作流程改變或數位化設備更新時,也應再進行一次教育訓練,藉由上課講解和實際操作等練習,確認每一個步驟都有一致規範性。

 

3.委外作業之溝通與協調

在數位化委外作業中,廠商和委託機關之間雖然已有明訂契約和規範,但也常因認知上不同而產生許多問題。因此,除了充分溝通與協調之外,還可以實際測驗將文字具體化,使得雙方皆能取得共識,並作為驗收依據。而為確保數位化產出之影像品質,各機構單位可依實際需求,現場檢驗委外廠商工作人員是否依照工作規範進行作業,並得抽驗影像品質是否合乎製作規格。無論數位化工作流程與規範之訂定多麼周密與嚴謹,皆有可能因種種因素而與期望不符,所以建議應與委外廠商定期作討論與檢討,以協調製作過程之例外處理或雙方配合事宜,並適度修正工作流程,並且依各單位情況而定,定期召開品質與進度檢討會議,以瞭解品檢狀況並掌握進度。


 

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6-1 朱碧靜,<圖書館館務委外之決策與管理探討>,1998。

6-2 朱碧靜,<圖書館館務委外之決策與管理探討>,1998。









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