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數位化工作流程指南:委外製作

Tags: none 發表: 2009-10-19, 點閱: 73,394 , 加入收藏櫃 , 列印 列印 , 轉寄 轉寄

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參、如何成功推動專案

委外製作一般對專案管理來說,通常是屬於採購管理,也就是「將組織運作需要部分(非關鍵功能)以合約方式交由外面服務者負責」。一般來說,若外面的組織能做得比組織本身更有效率而且便宜,則此份工作應由外面的組織來做,反之若組織本身能將此工作做得較好,則此工作應該保持自製。以數位典藏計畫下相關機構單位而言,經常是採用「部分委外」的方式進行,由館方將物件數位化及資料庫建置等兩部份分委外請求外部機構或承包廠商代為處理。[34]因此數位典藏工作是一個需要由多人共同協力完成的專案,將涉及成本估算、組織架構、人力分配、工作規劃、品質管理、時程規劃與管理、風險評估等面向,究竟數位典藏專案涉及哪些層面的議題,以下將針對不同議題分別說明。

 

 

一、何謂數位典藏專案

 

一種暫時性(Temporary)的努力,用來創造出一項獨一無二的產品、服務或結果(Unique Procedure, Services, or Result)。所謂的暫時性並非指專案的執行時間都是短暫的,是指出專案的「起迄時間」。以「數位典藏與數位學習國家型科技計畫」成果來說,各計畫雖然都同樣是執行數位化工作的專案計畫,但由於不同的典藏品、不同的專案管理人員、不同的政策與經費考量、不同的掃描或拍攝承包廠商、不同的地點、不同的審查方式、不同的評選人等「不同的組合因素」,所完成的的數位化成果將獨一無二,[35]此正是專案交付標的其中一項重要特性,同時也是本指南所考量的重要因素:「如何維持數位化的品質管理」。因此數位典藏專案在考量經費、成本、人力等考量因素,會隨各館不同的委外專案而彈性調整投入的規模、時間、人力。

 

 

二、數位典藏專案之生命週期

 

由於專案是由眾多的子專案所組成,而在子專案中是以「計畫(Plan)」、「執行(Do)」、「檢查(Check)」、「行動(Action)」流程來管理(如圖3-2)[36],在蔡順慈老師一篇文章中指出數位典藏專案若以開放式典藏資訊系統(Open Archival Information System, OAIS)為數位典藏的最終需求,則應包含「資料創造階段」、「資料管理階段」、「資料保存階段」、「資料供應階段」的數位資訊生命週期,以下以「數位典藏與數位學習國家型科技計畫」為例,提出整體數位資訊生命週期概念圖。[37]以下以文物拍攝為例。

 

 

 

3-1、文物拍攝之數位資訊生命週期概念圖[38]

三、專案管理計畫書

 

主要是指專案的規劃階段,在委外之前須確認清楚整個專案的目的及需求,以利採購階段的委外規格需求書之擬定做完善的準備與規劃。也就是說,在此階段所提出的「專案管理計畫書」將做為委外採購時擬定規格需求書時的準則,而所謂規格需求書就是第肆章所描述的「建議書徵求文件(Request For Proposal;RFP),以下簡稱RFP」,以下以中央機關的作業流程為例。

 

                                                                                   圖3-2、計畫準備作業流程

                                   資料來源:中華民國資訊軟體協會所編纂之政府機關資訊業務委外作業參考手冊[39]

 

 

由於每個專案都有其獨特性,因此很難可以完全複製,因此每個新專案規劃過程,除了參照、借鏡既有的模式外,還需要逐步的補充、修正、改善,以利掌握每個專案需求的歷史脈絡與邏輯,並確認專案規劃在功能需求的正確性,以下列出在執行專案時須先考慮的相關面向問題。[40]

 

(一) 基本專案管理面向

 

1. 要做甚麼:以數位典藏專案而言,數位化工作可說是為實體典藏品的異地備援動作,並由於使用者有查詢和便利性的需求,因此在典藏品數位化工作完成後多會建立資料庫,供外界可以查詢使用。首先館藏單位會針對館藏品進行分析,針對藏品的「時代意義」、「學術價值」、「審美價值」、「稀有性」、「重要性」、「代表性」、「瀕臨狀況」等排定典藏品年度數位化種類,及分批規劃年度欲完成的數量。

2. 要如何做:利用工作結構分解 (work breakdown structure; WBS,以下簡稱WBS)方式進行,以數位典藏工作為例,可將數位化工作流程中依序分為前置作業、物件數位化程序、後設資料與資料庫建置等三部份。

3. 由誰來做:專案規劃需就專案程序中的相關活動,規劃人員的參與度、關係與解決問題的方式等。由於典藏品多由典藏組來負責,因此除典藏工作外,同館內人員有時需同時執行數位化工作,所以此時須考量在不影響館內既有工作下,彈性調整人員,以確保專案的可執行度。

4. 什麼順序做:清楚的流程在專案的執行上有明顯的加分作用,因此在規劃流程之前,須了解工作的先後順序,以數位化前置作業為例,須視典藏品狀況而定,確定數位化清單後,排定先後順序。

5. 要花多少錢做:專案中各項資源所需的費用是多少,從最小單位開始估計推算,以利精確控制成本需求與品質的目標。

6. 何時要做甚麼:由於專案是有週期性的,因此在排定順序,經費規劃完後,接下來就是甚麼時候要完成專案的哪些部份,要在哪些時間之內完成哪些部份,才能進行下一階段的工作。

 

(二) 專案組織

 

以委外為例,專案的組織成淵通常包含營運部門、資訊部門以及採購部門等,營運部門的執行者也就是目前執行數位典藏的機構單位,而所謂的資訊部門則包含社及到軟硬體、網路等相關通訊技術,皆由此部門負責,而採購部門擅長成本估算計價以及合約簽定等部分,因此通常委外專案會由三種不同的來源組合而成。

又執行數位典藏計畫目前多是以政府轄下機構的機構計畫,及典藏者與大專院校合作申請的公開徵選計畫為主,因此類型上主要可分為美術館、博物館、圖書館、標本館等,在計畫組織上機構計畫所擁有的資源大多優於公開徵選計畫,因此無論在專案體制上、人力配置、典藏品數量、經費資源、時程規劃較能做一個長期的規劃與典範,以下將分別描述「國立台灣博物館」、「中央研究院歷史語言研究所傅斯年圖書館」。

1. 國立台灣博物館:是組織館內既有編制進行數位典藏專案。主要包含「人類學組」、「地學組」、「動物學組」、「植物學組」等數位典藏計畫,並由由典藏組執行。主要進行數位化工作館內人員約3-4位,負責專案規劃及流程控管工作,實際數位化工作以委外招標方式另找團隊進行。[41]

 

圖3-3、國立台灣博物館組織圖

 

 

資料來源:國立台灣博物館網站[42]

 

2. 中央研究院歷史語言研究所傅斯年圖書館:在既有的編制下新增數位典藏組的編制,借調館內相關工作之編制人員1-2名,及增聘6-8名助理共同進行,來負責專案規劃以及流程控管工作,而實際典藏品數位化工作以委外招標方式另找團隊進行。因此建構一套「掃校流程的品質管制」、「影像與後設資料之資料庫」、「流通與安全管理機制」等整合性的自動化系統,進行專案與品質的控管。[43]

 

圖3-4、中央研究院歷史語言研究所傅斯年圖書館組織圖

 

而組織大小的影響因素主要包含:「新專案建立的頻率」、「專案的期程」、「專案的規模」、「關係的複雜度」等,而相關重要的因素還包含:「專案的風險」、「技術的不確定程度」、「時間與成本目標的關鍵性」、「專案的獨特性」,以上所列出各館可呈現出不同的考量因素,以下提出組織型態應考量的四種準則及其運用方法。

1. 新專案建立的頻率

2. 專案的期程

3. 專案的規模

4. 關係的複雜度

5. 專案風險

6. 技術的不確定程度

7. 時間與成本目標的關鍵性

8. 專案的獨特性

 

 

(三) 專案管理計畫書構成要素

 

在考慮過專案範疇的重要問題後,接下來就是要發展出專案管理的計畫書,內容主要是針對在委外時,管理單位的規劃書,包含:「品質管理」、「工作規範」、「專案時程」、「文件管理」、「成本規劃」、「風險管理」等內容,並依此專案管理計畫書的規劃與規範內容來撰寫RFP,對外徵求適合的承包廠商進行數位化工作,以下列出專案的規劃的六步驟,並於附錄中提供專案管理計畫書範例 (機構計畫/公開徵選計畫之計畫書)

1. 設定專案目標、需求與範疇

2. 定義與分解專案活動

3. 訂定專案組織架構

4. 編列預算

5. 進行品質與風險規劃

 

表3-1、專案管理計畫書各章節說明表

 

項目

項目說明

摘要

 

計畫基本資料

計畫名稱、申請機構、欲定執行機構、計畫類別與群組、執行期間、全程期間、資源投入、政策依據

計畫目標

目標與內涵,此計畫與政策/科技之關性、計畫目標與內容概述、預期效益、與計畫間的合作與分工

計畫實施策略

計畫策略與重點工作

計畫分年實施方法(工作內容)

細部工作內容規劃

預期成果與影響

SWOT分析

績效指標(KPI)

論文、研究團隊養成、碩博士培育、研究報告、辦理學術活動、形成教材、專利、技術報告、技術活動、技術轉移、規範標準制訂…等

經費與人力

各項工作內容所需相關經費需求

計畫內部組織與工作所需人力需求

歷年成果

例如:近三年內成果

 

(四) 專案管理者的責任

 

以電影-製片(Producer)-專案管理者為例,通常需要面對「在多久時限內」、「能運用多少有限的資源或經費」、「可能發生什麼風險」、「如何達到預期的成效目標」等課題,因此如何有效解決這些問題的方法和知識,就是專案管理者所要具備的知識內涵及管理責任。[44]一位美國資深製片Aaron Parry在2008年動畫國際合作與資金管理座談會[45]中提到,製片(Producer)所應該具備的工作:[46]

 

3. 「How much要花多少錢做」:Create Budget(規劃製作預算),估計實施專案所有及個別活動所需的資源成本,進而將總預算分配到各項活動上,並同時可以確定每個專案活動所需的資源(人力、設備等)及其數量。

 

4. 「What什麼順序來做」:Create Schedule(規劃製作時程),根據活動順序、個別活動之時間和資源需求,發展出專案進度,進而估計完成各項活動所需的工作時間。

 

5. 「What要做什麼」:Manage Production(規劃與管理製程),首先需制定一份書面的範疇聲明,作為專案執行目標方向之依據,進而將專案應盡 行的活動係分為更小、更容易管理的構成單院,也就是所謂的WBS[47],以利確認專案所有各階段應實施的具體活動,及說明各活動間的先後順序與彼此之間的關連性。

 

6. 「Who由誰做」:Support Director(支援導演),參加專案活動之部門、承包廠商、管理者等的責任,並將其專案構成因素組織維一個具有協調、整合與執行能力的管理架構。

 

7. 「How要如何做」:在整合所有計劃程序及其所產生的結果後,須評估如何維持專案的品質及防止風險發生的可能性。

 

(1) Communicate with the Studio Executive(與發行商的高層溝通)

(2) Deal with Marketing need for Project(處理市場行銷需求)

(3) Teach everyone how to make movies(教大家如何製作電影)

(4) Be a Lawyer(扮演律師角色):由於專案通常都會涉及承包廠商、或其他平行業務單位,往往是靠可追蹤的排程以及事前合約中所簽訂的權利義務而定,若專案管理者對此沒有經驗,當合約議定後,許多沒有考慮到的因素就成為專案品質無法維護的死角。瞭解不同專案所涉及的不同面向是很重要的,如委外製作網站時,專案管理者需確實了解委外的網站製作可能會使用的製作技術、語言程式、無障礙申請、除錯方式、及網站使用的相關軟硬體授權問題等,盡量在合約中將製作、驗收、保固等過程適當的描述清楚。

(5) Be a Counselor(扮演輔導者):屬於軟性的部份,在專案管理中除了合約或時程等應用技術外,人的處理將會是專案品質成敗的關鍵要素。由於專案是靠人所完成的,並常常是需要由彼此沒有合作經驗的團隊在有限的時間與成本下共同完成,因此專案管理者需要提早去發現並主動處理摩合期所產生的一些問題,有時就如同心理諮商師的角色。

(6) Be a Politician(扮演政客、玩小政治遊戲):就是所謂的妥協的藝術,專案中敝人是有各類不同的利害關係人對於專案都有不同的影響力、期待與認知,最常見的不外乎對於工作品質的不同認知,例如:「有做就好」,還是「做到好」,究竟60分與90分的差異在哪?要做到哪種程度才作完成等問題,又或是老闆希望在既定的時間與成本完成專案,但技術人員卻想嘗試新技術而超出既定預算,由於組織成員所想要的東西不盡相同,因此專案管理者需透過交換、協調等手法來達到組織成員的期待與需求,達到專案原先預設的目標。

(7) Protect the film from the marking(從市場面保護專案)、Defend the Project from Studio and Director(與發行商或導演抗衡以保護案子):主要是因為每個人的想法都未必能周全的考慮,有些想法或許只能滿足否一方的利益,因此專案管理者須就整個專案的角度來全盤思考,聽取各方意見後,以專案最大利益為考量的準則。

(8) Make copies and get coffee(幫忙影印與準備咖啡):專案管理者的職責之ㄧ「協助團隊」,除需要監督的職責外,管理者更應該隨時了解並協助團隊,協助外部的協調工作、找尋其他解決方法、尋找購好的技術人員、阻擋外界壓力或不合理要求、爭取福利等,應放下身段,用一切的方法來協助團隊完成專案。

 

四、專案管理的知識種類

 

(一) 專案管理工作分解結構

 

工作分解結構 (work breakdown structure; WBS)就是要將需求量化,用來組織及定義整個專案的範疇,主張WBS是針對產出(Outcomes)來進行拆解的「工作分解結構」,一般是以階層式(Hierarchical)或條列式(Outline)的方式來呈現。將工作分解也就是將工作分配給不同專長的人來執行,將有效提升成本、工時、及資源預估的精確度、清楚定義績效衡量與管制的基準線、促進明確的職責分派、範圍縮小較易達成,提昇組員信心及成就感。以下提供「數位典藏與數位學習國家型科技計畫」共通流程為範例。

 

圖3-5、「數位典藏與數位學習國家型科技計畫」共通流程

 

資料來源:拓展台灣數位典藏計畫彙整自各執行計畫流程圖

 

 

(二) 其他數位典藏專案知識類群

 

 

專案知識是依照專案生命週期所衍生出來的相關資訊,是專案管理組織成員所應具備的基本條件,以下列出數位典藏專案所需的相關知識:

1. 專案管理知識:時程規劃、人資管理、風險評估、環境分析、品質管理。

2. 藏品保存與修復知識:藏品保存方式、藏品修復方式。

3. 圖書管理資訊學:檔案命名、圖書管理、資訊管理。

4. 智慧財產權規劃:藏品歸屬、數位化後影像檔歸屬。

5. 長期儲存規劃:儲存媒材挑選、儲存環境規劃。

6. 委外招標行政規劃:採購程序、招標書擬定、專案溝通與執行。

7. 色彩觀念與攝影技巧:色彩學、攝影技巧。

8. 美術設計直覺與概念:美學概念、設計美感。

 

 

(三) 文件歸檔管理[48]

 

 

專案所衍生的文件是展現專案的Know-How的依據,是累積專案計畫、執行與控管經驗與知識的資料庫,因此若能將文件有系統的控管,將能發展出說明書或工作手冊等規範,因此以下歸納出文件的種類與檔案編號的建立方式。

1. 文件種類

(1) 基本文件:計畫簡介、成果介紹、典藏品介紹、相關業務文件、組織介紹、工作項目介紹、工作成員介紹。

(2) 行政文件:行政規範、工作注意事項、人事管理、工作守則、保密條款、工作執掌表、相關表單(假單、採購單、請款單、估價單)。

(3) 專案文件:專案計畫書、活動計劃書、專案需求定義、專案組織表、工作時程表、預算或估價表單、工作說明書、專案進度報告、專案會議文件、專案技術說明文件與其他專案文件。

(4) 教育訓練文件:人員考核與相關專業訓練需求文件、教育訓練手冊或簡報檔。

(5) 流程說明文件: 工作清單、重點工作流程說明書。

(6) 標準樣本文件:經常使用之文件範本化,例如:策略規劃報告、市場分析報告、行銷企劃書、專案產品或活動企劃書、招標計畫書、工作分解結構、工作條款、合作條款、協議書/同意備忘錄、進度報告、結案報告、樣本書信。

(7) 公文:對外往來公函、會議人事會計等簽呈、書稿、上級單位核定之命令。

2. 檔案編號規範:陳昭珍教授在一篇《數位化檔案命名原則》提出編碼原則應具唯一性,以便同步作為數位化檔案之名稱,以中央研究院歷史語言研究傅斯年圖書館為例,依此清單作為庫房管理模組之基本表單,並逐步建立其提件及修復紀錄。以下簡單摘要陳教授提出的重要概念:[49]

(1) 系統中每一數位資源皆須具有唯一之檔名。

(2) 可由檔名辨識為唯一單位所提供。

(3) 命名方式可支援同一物件之多種格式及其使用目的。

(4) 需與metadata結合。

(5) 符合國際各種網路資源之命名原則。

(6) 使用ASCIICode命名。

(7) 檔案名稱的英文字母大小寫不作區分。

(8) 不使用%、/、?、#、*、─字元。


 

 <回 到 目 錄>

 

[34] 朱碧靜 著,<圖書館館務委外之決策與管理探討>,大學圖書館,第二卷第二期,檢索:2009年3月,http://www.lib.ntu.edu.tw/pub/univj/uj2-2/uj2-2_7.htm

[35] PMI國際專案管理學會(Project Management Institute),《A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Third Edition;專案管理知識體指南繁體中文版(PMBOK Guide 3th)》,台北:博鴻國際專案管理顧問股份有限公司,2006年6月,頁5。

[36] 同上註,頁39-40。

[37] 數位典藏學習網,檢索:2009年4月,http://ic.shu.edu.tw/DA/DADL/dam_02_process.htm

[38]資料來源:高朗軒、陳秀華著,《書畫數位化工作流程指南》,台北:拓展台灣數位典藏計畫,2009年03,初版。

[39] 中華民國資訊軟體協會,檢索:2009年4月, http://web.cisanet.org.tw/cgi-bin/big5/cisa/aa02

[40] 范淼、熊培霖、黃哲明、周祥東、陸正平著,《專案管理基礎知識與應用實務: 專案管理入門寶典》,台北:博鴻國際專案管理顧問股份有限公司,2005年10月,初版,頁107-116。

[41] 國立台灣博物館典藏數位化計畫網站,檢索:2009年4月,http://irs.ntm.gov.tw/

[42] 國立台灣博物館網站,檢索:2009年4月,http://www.ntm.gov.tw/tw/index.aspx

[43] 中央研究院歷史語言研究所傅斯年圖書館數位典藏網站,檢索:2009年4月, http://www.tmoa.gov.tw/。

[44] 同註39,頁25。

[45] 動畫製片培訓系列(三)─國際合作與資金管理,檢索:2008年8月,http://proj.moeaidb.gov.tw/training/TrainingClassFile.asp?TCNo=12V973007

[46] 張國洋(識博管理顧問公司PPM/EPM專業顧問)著,<世界運行的原則都是相通的(上)、(下)>,檢索:2009年3月,http://joechang.pixnet.net/blog/post/22120900

http://joechang.pixnet.net/blog/post/22144337

[47] A work breakdown structure (WBS) in project management and systems engineering, is a tool used to define and group a project’s discrete work elements (or tasks) in a way that helps organize and define the total work scope of the project.(Wikipedia)

[48] 同註39,頁287-293。

[49] 陳昭珍、陳立原、張文熙著,《數位化檔案命名原則》,國家圖書館館訊,2001年3月,頁1-5。

 









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