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數位化工作流程指南:委外製作

Tags: none 發表: 2009-10-19, 點閱: 74,972 , 加入收藏櫃 , 列印 列印 , 轉寄 轉寄

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 肆、建議書徵求文件(Request For Proposal;RFP)

 

 

在擬訂專案計畫書並決定委外範疇後,委外單位為能讓承包廠商提出一份完整的建議書,需要擬定一份「規格需求書」,也就是建議書徵求文件(Request For Proposal;RFP),好讓承包廠商能了解委外單位的細部需求,同時委外專案執行也是依循此份需求書的規格進行,因此此階段對於機構單位來說,是相當重要的階段,同時也是和承包廠商溝通的第一平台,因此在擬定此份規格需求書時,需要將本身的需求完整且清楚地描繪出來,以便與承包廠商溝通且擬定符合要求的服務水準,並加以驗收。其主要功能在行政院研究發展考核委員會所提出的一份RFP作業參考手冊中提出應包含

1. 完整的需求架構:可將需求具體呈現,讓承包廠商易於使用、了解和反映需求的相關資訊,為雙方溝通的平台。

2. 專案時程的規劃:雙方清楚了解專案的起迄,以及運作的概況,並了解哪些部份對專案有重大的影響,需格外加以重視。

3. 專案進度的掌控:當確定承包廠商並簽約後,利用RFP的專案時程規劃與需求,對承包廠商進行專案進度的管控,已督促整個專案的執行和完成。

由於委外仰賴長期、繼續性的經費預算,執行委外的單位應特別注意:在委外之前,進行詳實的專案規劃,同時提出明確的計畫時程、效分析及最佳的投資報酬方案,以利在單位內部可以爭球中長期預算的調度,也就是建議委外單位應將委外工作以中長期而非短期為目標。而委外的流程大致可分為:計畫準備、遴選承包廠商、合約執行與管理、運作與維護等階段。其中計畫準備階段則是指擬定RFP階段,基本流程如下:[50]

1. 在擬定RFP之前,則徵求先諮詢專家的意見(Request For Quotation;RFQ),以作為訂價之參考,降低需求不明確及預算不精確的專案風險;

2. 在招標前,會徵求承包廠商意見(Request For Information;RFI),以使需求明確化;

3. 當需求明確後,進行建議書徵求文件(Request For Proposal;RFP)的擬定工作;

4. 在招標過程中,會針對投標者進行資格的審查(Request For Qualifications;RFQ),以挑選出符合需求的承包廠商。

 

 

 

一、擬訂規格需求書流程圖

 

 

在中華民國憲法增修條文之「政府資訊公開法」為達到委外作業透明及公平公開,重要資訊專案委外案件於正式公告招標前,應透過公開徵求資訊(Request For Information, RFI)或徵求修正意見(Request For Comments; RFC)等方式,廣納各界意見,據以訂定建議書徵求文件(Request For Proposal;RFP)。[51]

 

RFP通常是機構或單位用來要求承包廠商提供建議書的規格,算是標書規格和合約的一部份。提出需求端的機購或單位會在RFP中詳列規格與作業方式等內容,若有任何特別條款或注意事項,也都會在其中說清楚,承包廠商則是根據「建議規格需求書」來提供答標書或建議書(Proposal),讓機構或單位能在評比後的採購根據。

 

在行政院研究發展考核委員會所提出的一份RFP作業參考手冊中說明其尾外的基本流程:

 

(一) 計畫準備階段

1. 成立計畫小組,協調相關單位。

2. 評估可行性及經費時程需求。

3. 完成工作計畫書,也就是專案管理計畫書。

4. 編列預算。

 

(二) 遴選業者階段

1. 準備招標文件(函件議書徵求文件) 。

2. 訂定評審程序、方式、項目。

3. 招標流程(依照政府採購法) 。

4. 選定承包廠商。

 

(三) 合約執行與管理階段

1. 成立專案組之,指派負責人員。

2. 隨時追蹤進度,排除延誤因素(建立爭議處理與仲裁機製) 。

3. 審視、確認、驗收成包廠商交付項目(建立品質管理機制) 。

4. 指派使用人元,接受承包廠商所提供之訓練。

 

(四) 運作與維護階段

1. 確立委外專案之保固流程

2. 執行系統保固

3. 評估是否簽訂維護合約,欲作維護或簽約準備

4. 合約義務履行完成

 

因此簡單來說,「RFP」的撰擬,是提供公民營機構或單位對外徵求符合專案執行合格承包廠商的依據與藍本,主要目的在於「遴選適合專案的承包廠商」,因此若無法將RFP內容撰擬到明確、完整及易懂的程度,則將影響承包廠商的評估與建議解決方案,致使有能力的承包廠商會因疑問待解而遲疑不前,沒有能力的承包廠商反而得以從中尋得可乘之機,結果導致專案最後所託非人,尤其在數位化的典藏品多具有稀有性、珍貴性、獨特性等特質,在擬定「RFP」更需格外留意。以下以圖表說明在提供位外服務之明確業務需求及相關資料,以便公開向承包廠商徵求承包廠商建議書之「RFP」擬定流程。

 

4-1、制定招標文件作業流程[52]

 

 

又RFP內容大綱在「行政院研究發展考核委員會所提出的一份RFP作業參考手冊」中提出基本應包括

(一) 專案概論

主要是說明專案的基本資料,讓承包廠商對於專案有初步的了解,通常內容包含專案的名稱與案號、專案的目的與範圍、專案的時程等。

 

(二)建議書徵求文件作業時程

主要說明RFP作業相關的資訊,讓承包廠商理解徵求文件的相關規定與方式,以利進行彼此的溝通,通常內容包含作業時程、機構單位的基本介紹、問題的溝通方式、保密規範、其他相關資訊(如網站)。

 

(三)專案需求

此部分為RFP的重頭戲,說明此機構單位的需求,建議條列式詳盡描述各式規範與工作方式,避免在專案執行過程中產生過多的爭議,將以數位掃描與拍攝的「藏品數位化」、「資料庫系統建置」,於下段中詳盡介紹。

(四)建議書製作規定

主要說明件議書之相關格式要求,如裝訂方式、份數、交付地點、截止日期、欲期交付等處置等事項。

 

(五)建議書評審與廠商遴選

主要說明廠商評選的物業流程,如組織評選委員會、投標廠商的簡報等相關作業,詳於下章節中說明之。

 

(六)附件

在專案中可附上相關的資訊,如獻有的資料量說明、相關規劃(如未來技術發展規劃)、設備清單等。

二、藏品數位化RFP

 

不同的需求衍生不同的專案,不同的專案就需要不同的「建議規格需求書」來規範承包廠商,而數位典藏委外專案常是以勞務採購為主,以下針對「藏品數位化」與「資料庫建置」等兩種不同需求,提出「建議規格需求書」應具備的基本項目與範例。以台灣博物館「原住民藏品文物實體數位化作業」委外案為例,以下摘要出藏品數位化RFP的六大基本內容,詳範例請參見附錄一至四。

 

                                                        4-1 藏品數位化RFP的六大基本內容[53]

 

章節

項目

細部說明工作規範與相關文件

說明

目的

 

說明此專案緣由、專案範疇、目標

經費預算

 

此次專案的總預算

執行時程

 

專案的起迄時間,說明工作天是否包含例假日,共計天數

執行地點

 

工作地點與工作項目,例如藏品數位拍攝工作於館內進行,其他如檔案轉檔、燒錄等工作可於館外進行

計畫執行內容(含數位化規格)

4. 完成數量與清單交付

5. 數位拍攝方式與注意事項

6. 儲存設備數量

7. 檔案命名原則

8. 數位化規格

9. 作業流程與規範

10. 其他需求

例如:

1. 機具規格需求:以數位攝影方式取得數位影像者,須使用高階數位機背,總畫素量達****萬畫素以上。

2. 影像規格需求:

(1) 永久保存格式:檔案格式為TIFF檔,以不壓縮方式儲存,解析度300dpi以上,色彩模式ProPhotoRGB或Adobe RGB(24bits/pixel以上)皆可,像素尺寸維持原拍攝尺寸。

(2) 瀏覽用格式:檔案格式為JPG檔,解析度150dpi,色彩模式為sRGB(24bits/pixel),壓縮品質為最高品質12,像素尺寸長邊定為800 pixel,短邊則等比例縮放。

(3) 索引用格式:檔案格式為JPG檔,解析度72dpi,色彩模式為sRGB(24bits/pixel),壓縮品質為最高品質12,像素尺寸長邊定為150pixel,短邊則等比例縮放。

驗收準則(含交付文件清單)

1. 拍攝進程規劃書

2. 拍攝現場紀錄

3. 數位影像清單

4. 檢查作業控管單及驗收清單

並要求承包廠商承包廠商務必做好所有相關文件之管理,文件無論是電子檔案或紙本檔案,需按照類別分不同資料夾存放,電子檔案尤須注意檔案更新問題。

(一) 數位掃描注意事項(以下參考中央研究院歷史語言研究所傅斯年圖書館所提供之規格需求書)

1. 數位影像檔製作規格

(1) 使用全彩(24bits per pixel),光學解析度300 DPI掃描,並以TIFF無壓縮之標準格式儲存,承包廠商必須提供此TIFF無壓縮影像二份DVD-R光碟片。

(2) 另轉成以30:1壓縮比製作壓縮儲存之200dpi、150dpi 、72dpi三種JTIF 新影像,承包廠商依解析度分別燒錄於DVD-R光碟片各一份(共三份)。

(3) 另轉原300dpiTIFF降至72dpi JPEG格式,承包廠商依解析度72dpi燒錄於DVD-R光碟片一份。

(4) 上述壓縮檔已由傅圖數位化管理系統流程產出,掃描承包廠商只需依系統流程執行轉檔及燒錄等工作。

(5) 所有檔案古籍封面獨立一頁,內容兩幅為一頁掃描。

(6) 每頁資料掃描須放置色表、尺規,色表須符合IT8標準色彩導表,掃描設備更新時必須進行色彩校正工作。

(7) 依上所述,承包廠商應提供六份數位化影像電子檔之DVD-R光碟片。

2. 掃描設備需求:除作業場所中因作業所需之水電外,製作數位化影像所需之機器設備須符合傅圖之數位化掃描影像校驗系統相關設備、作業流程。

 

表4-2 中央研究院歷史語言研究所傅斯年圖書館之掃描設備需求表單

 

設備需求項目

內容說明

購掃描主機

(須視承攬總頁數之工作進度添)

掃描主機(Pentium 4 1.5GHZ(含以上)

主機板支援ATA1 00以上的IDE 硬碟機

100Mbps網路卡

17吋高解析度螢幕

可支援掃描A3全彩高速掃描器

硬碟200GBbyte 7200轉支援ATA100 IDE規格以上

512MByte DRAM

影像轉錄主機

Pentium 4 1.5GHZ(含以上)

主機板支援ATA100以上的IDE 硬碟機

1000Mbps網路卡(RJ45)

17吋高解析度螢幕

硬碟200GBbyte 7200轉支援ATA100 IDE規格以上

4.7Gbyte DVD燒錄機

512MByte DRAM

Gigabit

高速網路交換器

2X Gigabit 1000Mbps UTP Port

足夠掃描主機同時連接使用之10/100Mbps UTP Port數

磁碟陣列

640GB(含以上)磁碟陣列一台

3. 光碟燒錄品質:相鄰文頁之數位化影像電子檔應燒錄至同一張或相鄰之光碟片上。為確保光碟使用品質,所用之DVD-R光碟片,容量為4.7GB/單面,尺寸為12公分,必須可適用於所有DVD-ROM Drives(PC),並以品質優良之DVD光碟燒錄機燒製光碟,以確保燒製之品質。燒錄後之DVD-R光碟片及其保護外盒上應使用光碟專用之色筆標註:光碟編號及圖籍登錄號;承包廠商亦必須提供每片光碟片檔案及各檔頁數和總頁數之總清單。

4. 品質校驗:為確保品質及原件保護,傅圖得要求承包廠商配合試掃工作,承包廠商掃描完成後,必須自行校正後(一校)再交付傅圖執行校正(二校),並須針對有問題的單頁重新掃描,再交傅圖校正(三校),待全部無誤後,由承包廠商製作光碟備份,並將最終校正後總清單列印一份交付傅圖。傅圖亦將對光碟備份進行查驗(四校),若有遺漏或不符要求之文件,承包廠商須無條件改正,直至合乎要求為止。檢查項目包括數位化影像製作品質良窳、檔案命名是否正確、是否有文頁遺漏、未擺正、燒錄錯誤等情形。若有上述錯誤或品質不良等情況發生,承包廠商應負責重新製作數位化影像

5. 承包廠商試作評分表

 

表4-3、中央研究院歷史語言研究所傅斯年圖書館承包廠商試作評分表

 

試作承包廠商:

試作日期: 年 月 日

評分項目

 

評分委員

操作問題

15%

版面問題

20%

頁面問題

20%

色差問題

20%

皺折

10%

中縫問題

15%

總分

委員一

 

 

 

 

 

 

 

委員二

 

 

 

 

 

 

 

委員三

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

總分

 

 

 

 

 

 

 

實際得分

(總分/評分委員人數)

 

 

 

 

 

 

 

承包廠商代表簽章:

 

傅圖代表簽章:

(二) 數位拍攝注意事項

  1. 攝影場所與環境規範[54]:以「國立台灣博物館」為例,要求如下事項。

(1) 攝影場所須依館方提供工作場所為主,不得要求館方增加工作使用空間。

(2) 攝影場所之所有機具、燈光都應由承包廠商規劃出固定的移動路線並確認其固定牢靠,以避免作業中對藏品造成不必要之碰撞傷害。

(3) 拍攝之燈光光源應以持續光為主要光源。使用的光源,必須經過原廠表面度抗紫外線護膜,使拍攝文物得到最佳抗紫外線防護。

(4) 承包廠商於拍攝時須有妥善的電源配置規劃。正式攝影前必須確認已完成各機具校正作業,檢驗電力配置是否完整並可負荷最大預估電力,色彩管理等品質管制模組已就定位。拍攝過程中,若因用電不當而導致跳電造成機器損壞等問題,須由承製承包廠商承擔修復及賠償責任。

(5) 拍攝過程中若有因承包廠商之疏失而對藏品有所損傷時,承製承包廠商需負起修復及賠償責任,如文物無法修復者,需照典藏單位訂定之賠償金額賠償。

 

 

  1. 物件提調[55]:以「國立台灣博物館」為例,要求如下事項。

(1) 由於考慮到藏品保存之相關溫濕度控制及保全等問題,為保護原件,藏品之提調,理當依實際工作速度適量提領,當日預計拍攝多少藏品則提調多少藏品,縱使有未如期拍攝完畢之藏品,亦需於該日工作結束後,即由助理人員運載回庫,不得滯留。

(2) 所有藏品之提調、運送相關事務之進行,皆須於館方工作人員之同意、監督下進行。

 

 

  1. 物件固定[56]:以「國立台灣博物館」為例,要求如下事項。

(1) 承包廠商需因應文物狀況,妥善思考拍攝方法,以避免藏品歪斜或襯墊物露出影響整體視覺美感。

(2) 針對不同藏品須有不同的拍攝平台或應變方式,如大型織品類藏品拍攝時,需搭建斜台,不得懸掛物件,攝影師需與藏品保持水平拍攝。建議承包廠商先行了解原住民相關文物並參考拍攝清單,以利作業順利進行。

(3) 基於保護文物之考量,藏品固定時,不可以使用膠帶、黏土等具膠性及黏性物質直接接觸文物表面。固定文物的素材有透明聚酯片、各種厚度純聚乙烯發泡墊、無酸白色聚酯墊毯等。

 

 

  1. 拍攝注意事項。以「國立台灣博物館」為例,要求如下事項

(1) 標籤、色彩導表與背景紙:

A. 拍攝時需於文物外圍適當處放置編目號標籤、色彩導表(灰階導表則視情況擺放)。其中標籤由館方統一製作提供,色彩導表則由承包廠商提供,必須依據文物尺寸大小,準備兩種不同尺寸之色彩導表,為維持導表的參考價值,此次要求購買新導表為本次計畫專案使用,除此之外,拍攝時也應盡量避免導表反光的問題。

B. 背景紙一律使用單一顏色,背景紙若有任何髒污則須裁切,不得繼續拍攝使用。

(2) 拍攝範圍選取:

A. 拍攝時藏品影像需位於中央,藏品的標籤、色彩導表需放置於適當的位置,拍攝選取範圍約佔拍攝畫面大小之4/5。儲存時需取完整畫面(含標籤、比例尺及色彩控制導表)。

B. 攝影角度需兼顧藏品的重要面向拍攝全貌及特寫角度。以服飾織品類為例,必須有正面、背面、內面等基本全貌影像,另須視文物作工及紋樣精細度,拍攝織品紋樣特寫、領口及袖口特寫等。再者,以立體文物為例,必須拍攝全器身、頂、底等基本全貌影像,若遇到有蓋器物,必須加拍開蓋後影像,同時也需顧及文物之特殊性,拍攝關於文物作工及紋樣的特寫影像。

(3) 拍攝進度規劃:由於計畫藏品種類多樣,拍攝時需注意文物材質特性調整打光方式,以避免光線溢射或是顯現不出文物本身質感等問題,規劃拍攝進度時,是將相似材質或尺寸文物列入規劃考量。

(4) 數位影像檢驗、備份、保存與圖錄製作

A. 檔名:檢驗檔名是否核對編號,檔名輸入按照 館方原則辦理。

B. 影像檢驗:將影像檔放大至實際像素進行檢視。檢查色域是否符合規範、影像清晰度、解析度、物件色彩準確性、影像是否歪斜變形、背景是否有毛屑汙點等,未達要求者須依館方要求重拍。

C. 轉檔、備份及保存:以檢驗通過之TIFF檔為母本,由此再轉換成二種JPG格式之檔案,並製作備份。驗收原則除與TIFF檔無異之外,另外必須加驗影像大小及色域是否符合規範。備份數位影像之製作原則上是在TIFF檔全部檢驗通過之後進行。三種格式影像檔,均需儲存於外接式硬碟一式二套、光碟片一式四套,其排序原則以藏品流水號排列。

D. 圖錄本製作:將數位影像檔案,製成圖錄本一式二本,其排序原則以藏品流水號排列,並須參照館方提供歷年的圖錄本製成之(圖錄本範本將於說明會中提供承包廠商參閱)。

  1. 承包廠商實作規範[58]:以「國立台灣美術館」為例,要求如下事項。

(1) 實作項目:

A. 攝影成品(平面成品):使用之數位相機CCD畫素須達****萬畫素(含)以上,於同一條件之拍攝環境下試作。

B. 攝影成品(立體成品):使用之數位相機CCD畫素須達****萬畫素(含)以上,於同一條件之拍攝環境下採3個角度拍攝試作。

C. 製作程序:投標承包廠商必須針對RAW進行標準之色彩調校作業,並須於同一標準色溫下進行調校作業(5000K),一律優先製作最高規格之調校,再製作其他的轉檔程序;平面作品於拍攝時均應含入印刷顏色比對用之四色導表,及須加入本館登錄號之號碼標籤牌及「正」字標示牌,排列採作品正面方向整齊排列,且畫心有效面積須達全影像尺寸之85%(含)以上。

 

 

 

圖4-2 、國立台灣美術館承包廠商製作程序

 

 

(2) 數位化製作規格

 

 

表4-4、國立台灣美術館數位化製作規格

 

檔案類型

資料永久保存格式

供多媒體製作及商業授權使用

網路上提供觀看及下載格式

說明

複製畫影像檔

複製畫影像檔(由(1)轉製作之)

A2出版圖錄影像檔

出版圖錄影像檔

中間影像檔

螢幕顯示影像檔

影像模式

RGB(24bits/pixel(含)以上)

CMYK(32bits/pixel)

RGB(24bits/pixel)

檔案種類

TIFF

JPEG

輸出解析度

400dpi以上

350dpi以上

350dpi、72dpi

有效影像尺寸

依每件藏品圖像長寬定訂約87.2cm*62.1cm平方公分(菊全版面,尺寸應符合等比例)

依每件藏品圖像長寬定訂約42cm*59.4cm平方公分(尺寸應符合等比例)

依每件藏品圖像長寬定訂約29.7cm*42cm平方公分(尺寸應符合等比例)

依每件藏品圖像長寬定訂約21cm*29.7cm(A4)(尺寸應符合等比例)

原吋(1:1)、1000X800像素(尺寸應符合等比例)

檔案大小

約400MB-450MB以上

約500MB以上

約180MB至190MB

約70MB至80MB

約20MB至40MB

約40MB至80MB、100KB,最大不超過200KB

色調深度

彩色-每像素32bits

 

 

壓縮

不壓縮

 

 

色彩濃度值

 

 

4.0D以上(color)

 

 

立體作品

 

 

 

 

72dpi、340×480、512×400

 

 

 

 (3) 成品製作規格

 

4-5 、國立台灣美術館數位化作業成品製作規格[59]

 

數位成品

打樣成品

影像模式:RGB(8 bits)

影像模式:RGB(8 bits)

檔案種類:TIFF

檔案種類:TIFF

有效影像尺寸:5328×4000像素

有效影像尺寸:約5328×4000像素

解析度:300像素/英吋

解析度:300像素/英吋

檔案大小:約60 MB以上

檔案大小:約60 MB以上

壓縮:不壓縮

壓縮:不壓縮

 

 (4) 打樣設備及紙張規格:採可長時間抗光不退色之油墨、可長時間抗光不退色紙張或同等級以上之輸出設備,直接輸出,輸出解析度須視實際輸出調整至最佳狀況,色差值須於可接授之範圍內,打樣之紙張大小為B4。本案數位打樣依國際色彩特性檔(ICC Profile)製作數位打樣成品。

 

 

 

                                                                圖4-3 、國立台灣美術館打樣設備及紙張規格樣

 

 

 

  1. 承包廠商服務建議書:以國立台灣美術館為例,要求如下事項。

(1) 製作企劃:製作規劃、時程控制、品質保證(包含:拍攝過程查核、數位成品查核、打樣過程查核、打樣成品查核、備份光碟片測試查核)。

(2) 經費預估:

A. 預估基礎拍攝作品約**件,含作品拍攝、色彩調校、JPG檔去背、降階轉檔、數位打樣輸出、拆、裝框、搬運、作品庫房上下架、儲存媒體材料費及相關耗材費等。

B. 預估項目:「作品拍攝」、「色彩調校」、「數位打樣輸出」、「成品儲存媒體材料費」、「拍攝、數位化、驗收等作品搬運之專業人力費」、「作品協助搬運之專業人力費(約**個工作日/人)」、「相關耗材費(包含無酸保存內頁及保存冊)」、「相關文件費」。

  1. 服務建議書或企劃書製作規範:專案概述、承包廠商組織規模、經驗及履約能力、專案管理建議、專案管理規劃、成本分析、預拍作業、附件。
  1. 評選作業說明:資格審查、評選時間及地點、評選方式、評選項目及標準。

 

                                   表4-6、國立台灣美術館評選選項目及標準

 

 

評分項目

說明

配分

承包廠商經驗及履約能力

1. 公司組織、規模及人力

2. 相關實績說明(如具國內外相關數位典藏經驗等)

25﹪

管理及技術能力

1. 專案管理、開發流程管理及品質管理

2. 使用之專業技術及設備

20﹪

價格合理性(需分項估價)

20﹪

預拍執行能力(數位影像之品質)

25﹪

簡報說明及答詢

10﹪

 

 

 

三、資料庫建置RFP

 

以行政院文化建設委員會「『台灣影音網站』(暫名)建置、維運及推廣計畫」委外企劃書徵求文件為例,以下列出需求書內容摘要:[60]

 

 

(一) 專案概述:專案名稱、專案目標、專案時程、聯絡單位。

 

 

(二) 專案需求:系統說明、重要工作項目(例如:提報專案管理計畫書、新版網站之建置、測試及上線等作業、進度檢核會議、舊版網站移轉之加值運用計畫、網站內容之更新、擴充、維運及管理等、網站之行銷與推廣、網站執行之期中報告、專案結案報告)、網站專題需求(例如:專題企劃、人物特寫、專欄評影、新銳導演狂想曲、影展大觀園、光影紀事、影音小百科、線上教學、延伸閱讀、網站介紹、討論區、注意事項)。

 

 

(三) 專案組織:參與工作人員背景與簡歷介紹、對外邀請撰稿及審稿建議名單。

 

 

(四) 專案管理:得標承包廠商須於簽約後,多久要提出專案管理計畫書,內容應包括對本專案之執行敘述,含專案管理、組織、人力、分工、職掌、專案工作項目及時程、進度稽核點、建構管理、資安管理、品質管制(系統測試及驗證程序)、分階段交付項目、會議及紀錄。

 

 

(五) 成果交付:文件規格、份數、交付地點等。交付文件多包含:專案管理計畫書(承包廠商端)、系統規格書、系統測試報告、專案結案報告、系統操作及管理手冊、系統原始程式碼及目的碼。

 

 

(六) 確認與驗收:規定承包廠商多久時間完成驗收動作。

 

 

(七) 服務建議書或企劃書規格:企劃書製作規格與交付方式、企劃書內容將包含以下基本大項目。

 

 

1. 目標

 

2. 實施策略及方法(含網站名稱及各單元名稱)。

 

3. 執行進度及查核點:專案品質控管方式、各工作項目進度表及查核點。(以甘特圖表示)

 

4. 人力配置及資源需求(依工作計畫及工作項目分別敘明):預定參與本專案有關人員之配置狀況:1. 參與執行者為機構內部人員或外聘人員、執行者之學經歷、投入工作之時(天)數。需自行擁有可處理新版網站軟硬體技術、管理網站日常行政與著作權法務人員等。2.機構外聘(僱)人員,須先取得其意願執行本專案之證明文件影本(簽約時需提供正本)。

 

5. 經費需求及其估算方式:含各項經費之配置,請依行政院相關規定辦理,如:人事費、業務費、旅運費、材料費、管理費…等分配額度。

 

6. 預期完成事項及成果評估。

 

7. 計畫限制條件及解決構想:對於計畫執行中及執行後可能遭遇之困難,預擬解決方案或構想。

 

8. 自評優劣點。

 

9. 其他:如有其他創意加值服務,包括對本專案目前規範內容有不足之處,或另有較佳建議可增進本網站之整體效益或加值產業等,均可自行併於企劃書中提出。

 

10. 承包廠商參與相關案例的實績介紹。

 

 

(八) 評選決標事宜:評選辦法、評選作業、評選標準。

 

                                                  表4-7、承包廠商評選項目及標準

 

評分項目

分項評審項目

權重%

計畫內容

1.內容完整性與周延性

2.提供服務的內容

3.版面視覺設計

4.計畫創意性(含網站名稱及各單元名稱)與互動性

5.舊版網站移轉之加值運用計畫

35%

網站行銷推

廣計畫

1.計畫內容、行銷對象及預期效益

2.承包廠商之加值服務

20%

專案管理及

履約能力

1.公司組織、人力及成員

2.專案組織架構、學歷、經驗與工作職掌

3.採行技術

4.計畫時程與進度控制

5.專案管理與品質保證方法

6.最近三年承製相關案例實際經驗

7.簡報及詢答

25%

經費合理性

預估成本與經費用途合理性

20%

(九) 注意事項:例如:一、本會得不違反有關法令及本會須知範圍內,增訂補充投標須知。二、本投標須知及承包廠商投標文件均為契約之一部份。三、承包廠商所提之企劃書,不論得標與否概不退還,投標承包廠商不得異議;得標承包廠商之企劃書著作財產權歸本會所有。得標承包廠商應將定案之企劃書做成光碟片,供本會使用。四、其他未盡之事宜,依據「政府採購法」相關規定辦理。

 

 

四、合約、專案計畫書區別

 

 

而合約的規劃主要是從需求端的機構或單位之利益為主,並同時兼顧承包廠商的立場與利益,來規範此專案獲得遴選作業的承包廠商,其內容除既有採購條款外,主要源自於「RFP」條文,促使對承包廠商對於規範能更加具體化與明文化,目的是在於擬定達成專案預期完成工作品質之合約草案,作為雙方合約商議與簽訂的基礎。

 

 

在合約簽訂後,由承包廠商針對RFP所提出的需求進行專案計畫書(oject Plan)的撰寫工作,內容主要是針對實際執行專案的細部計畫,包含各項作業事項、時間、成本、人力、組織、風險等,凡是執行專案過程中有可能需要參考到的資訊或是處置方法,都得在專案計畫書中說明。通常是在雙方合約商議與簽訂後開始進行,有時候需求機構或單位會要求承包廠商提供較初步規劃的計畫書內容,以確保合約權益,因此在合約簽訂時所看到的大多是簡單的組織、工作規劃、時程規劃、成本規劃等。而在遴選承包廠商時多會要求承包廠商提供Proposal,說明承包廠商能提供什麼樣的技術與服務,和決標後的專案計畫書有所不同,後者是說明承包廠商會如何進行專案,如何進行品質管理,其內容是依據需求端的機構或單位提出的「RFP」為依據,在執行過程中將需求端相關的變更一併記錄在計畫書中,作為雙方的溝通文件。


 

 

 

<回 到 目 錄>

 

[50] Request For Proposal詞條,檢索:2009年4月,http://en.wikipedia.org/wiki/Request_for_Proposal

[51] 台北縣政府電子法規資料庫之「行政院所屬各機關資訊業務委外服務作業參考原則」,檢索:2009年4月,http://web.law.tpc.gov.tw/Scripts/Query4A.asp?FullDoc=all&Fcode=B0210027

[52] 同註39。

[53] 綜合附錄一至四招標文件之內容。

[54] 國立台灣博物館之相關招標文件。

[55] 同上註。

[56] 同上註。

[57] 同上註。

[58] 國立台灣美術館數位化作業流程,檢索:2009年4月,http://www1.tmoa.gov.tw/collectionweb/02/digstep.html

[59] 同上註。

[60]政府電子採購網,檢索:2009年4月,http://web.pcc.gov.tw/。

 









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