陸、委外製作

　

自行數位化（自行採購設備與配置人力）和委外數位化（廠商提供設備與人力），二者之間的訴求是成本低、時間短、品質佳、產量高。數位化作業最重要的媒介是機器設備，如掃描機、相機、數位機背等，藉此將典藏品轉換成可供網路瀏覽的影像檔，進一步做永久典藏之用。影像品質的優劣關鍵在於使用機器設備功能的強弱，功能愈佳的設備，價格相對愈高，甚至需由國外引進。幸而在政府機關大力鼓吹之下，國內數位內容產業日益蓬勃發展，在供給與需求趨向均等之下，國內現有研發的或購自國外的設備，已足以應付數位化的需求。

　

國內大部分典藏機構都已投入數位化工作，執行方式的考量上則可分為單位工作人員自行進行或採取委外方式。若數位化涉及需要專門學科知識能力加以鑑別與判斷、影像需要充分突顯其特殊性，且植物標本較為脆弱與珍貴，綜合以上之考量是不宜委外進行數位化工作。倘若數位化機器設備成本昂貴、數位化物件數量較多必須長期進行數位化工作，在經費和物件不適合遠距離移動之衡量，或可委請廠商進駐單位協助數位化工作，而典藏單位人員亦可在旁協助數位化過程，以降低藏品受損的機會。

　

有鑑於藏品的珍貴性，如能全由單位本身進行數位化作業，當然是最佳選擇，但有些單位基於典藏品的重要性，對委外招標作業採取觀望的態度，也許是對委外招標作業不甚了解，或曾經發生過不愉快的經驗，不再嘗試委外招標。故本章節試著進一步談論委外作業，並以訪談：「產學合作─談數位化工作之委外作業：廠商經驗之分享」一文（詳見附錄四），提供欲進行數位化工作，且財力物力比較匱乏的典藏單位，多一項選擇的參考與方案。

　

一、 數位化委外作業規劃：自製與委外之比較

　

典藏單位是否需要進行委外作業，須優先評估自有的設備與人力，並依照各計畫數位化之目的與需求，來評估計畫是否要委外製作。以下就以自製與委外進行優缺點之比較：

　

表6-1：自製與委外分析比較表

	優點	缺點
委外[25]作業	1. 節省人事、設備及研發等費用：節省成本 2. 投入精力致力於內部核心服務 3. 降低管理壓力，專注於既有人力之調配 4. 內部組織及功能重整更具彈性 5. 不受限既有的專業知識技能	1. 需花時間作溝通協調工作 2. 內部工作易受委外流程影響 3. 典藏品管理與維護之疑慮
自製作業	1. 作業過程可適情況作調整 2. 便於內部溝通協調	1. 數位化作業時間長 2. 專業度不足，人員培訓成本高 3. 須另編列設備經費

資料來源：拓展台灣數位典藏計畫彙整

　

二、 委外作業之工作要項與流程

　

以下為委外作業流程圖，此圖表是源自於行政院研考會根據92年1月9日電子化政府CIO小組委員會議紀錄結論「訂定資訊業務委外經費計價參考標準及建立委外知識管理(KM)機制等意見，請參考納入推廣措施」，規劃提出「政府機關資訊業務委外推廣案」，並據以推動，以落實並健全政府資訊業務委外制度的參考手冊內容。

　

圖6-1、委外專案之作業流程圖[26]

　

上述委外作業流程圖中重要之項目大致可分為：

　

(一) 委外計畫評估與分析：訂定規範書與相關文件

　

(二) 委外專案的規劃：經費預算規畫與合約制定

　

(三) 風險評估與確認

　

(四) 委外招標作業：設定委製作業時間、目標、數位化物件數量

　

(五) 委外專案執行：訂立檢驗標準、管理機制與未達標準之辦法

　

每一個委外專案，因為人員、時間、技術、數位化物件、執行方式的不同，可能產生不一樣的成果，而有它的原創性(Origin)存在。[27]因此，不論是否為延續性專案，皆要仔細安排整個委外過程的環節。另外，委外單位與承包廠商溝通協調的過程與方式，亦是關係著委外工作成功與否的關鍵因素，避免雙方在工作中產生不必要的紛爭，以免影響製程，造成損失。關於委外製作之詳細流程與規範，可參閱《數位典藏叢書：數位化工作流程指南 委外製作》的內容介紹。

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