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數位化工作流程指南-專案規劃

Tags: , , , , 發表: 2010-09-17, 點閱: 71,568 , 加入收藏櫃 , 列印 列印 , 轉寄 轉寄

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貳、 專案規劃概述

 

一、 專案的定義

 

(一)專案規劃的意義

  

         所謂的「專案(Project)」,根據Project Management Institute[3](PMI)所出版”A Guide to the Project Management Body of Knowledge”(PMBOK)定義為,「專案是為了開發一特定產品(Product)、服務(Service)或欲得到某一特定結果(Result)所進行之一臨時性投入工作(A Temporary Endeavor),是在有限的時間與成本中,製作具有獨創性事物、服務或組織的活動。」

 

  專案的執行需先有縝密規劃,因在執行過程中必會有變化與進化,為能控制在最小的差異中,專案規劃成了最重要的基礎。專案規劃就像拍攝電影的劇本一般,照著劇本來規劃拍攝,照著劇本來推算成本,但也跟著執行而邊作改變,重要的是一本好的劇本要完成一部好的電影,可知專案就是為了實現一理想狀態,而將推算的各流程記錄下來的劇本。為了正確的傳達所要完成的藍圖,為方便使所有執行人員對同一目標有共同的完成想像,並能掌握進度、控制在規劃的經費上,專案規劃的使命應運而生。

 

  專案是在短、中,或長期的限定時間內,用有限且具相互關係的資源,達成特殊性的任務。專案整體主要分為計劃與施行兩部份,在計劃階段要清楚專案的最終目標,是為了什麼而規劃,推演、預想執行時可能發生的狀況,設定清楚目標更能協助專案執行範圍的界定;為了使目標順利進行,要分解必要的作業流程與所需的設備資訊,從開始準備到擷取需要作業的部份,計畫需要的工作人數、必要的技能與資訊,計算完成的時間與成本,進而完成計畫書,計畫書中還須包含預算、行程表、還有完成之前所需的各進度表等,將預訂的目標數值化,可幫助對既定目標更順利的達成。執行時透過各方面的檢測與管理,可幫助專案在軌道上運行,訂定完成目標至少以品質Quality、成本Cost、完成期限Delivery(QCD)[4]來衡量,以提升工作的正確性與效率,盡可能削減無謂的時間負荷、減少妨礙專案運行的各種因素。

 

(二)數位典藏與數位學習之專案規劃

 

  自從網路與資訊科技普遍應用以來,數位化技術、資訊通訊科技與網路的發展對社會的影響日益深遠,改變了社會上各種溝通的行為、基本的知識表達、呈現及處理的方式,以及學習與研究的態度及方法。資訊科技已經逐漸改變了人們做事的基本態度、觀念及方法,揭開了社會 文化、教育學習全面變遷的數位時代序幕。為此,國家推動數位典藏與數位學習的國家型計畫,目標將國家典藏文物數位化,以提升全民數位學習素養,推動數位學習學術研究,並奠定國內數位學習與數位內容產業。目前正值第二個五年計畫 (2007年~2012年),結合典藏數位化與學習應用,經過各分項計畫、各部會與機構計畫的努力,透過人文、歷史、資訊教育、管理等專家深入研究與積極規劃,並結合資訊技術,而賦予人文資產和數位學習於資訊社會的多元意義,也展現了人類文明的生命力。

 

  數位典藏與數位學習國家型科技計畫(TELDAP),[5]是以技術、內容、教育到加值等方向作推動,所涉及的層面包括文化、學術、經濟、教育、國際、社會及民生等,並涵蘊學術研究、產業發展及種種應用等層次,專案項下包含八個分項計畫:[6]

 

第一分項:拓展台灣數位典藏計畫。

 

第二分項:數位技術研發與整合計畫。

 

第三分項:數位核心平台計畫。

 

第四分項:數位典藏與學習之學術與社會應用推廣計畫。

 

第五分項:數位典藏與學習之產業發展與推動計畫。

 

第六分項:數位教育與網路學習計畫。

 

第七分項:語文數位教學計畫。

 

第八分項:數位典藏與學習之海外推展暨國際合作計畫。

 

規劃在分項資源的提供下,與各典藏專業領域,於文化、教育、研究機構以及產業應用建立連結、互動與對話,並與國際合作交流,最終落實數位典藏資訊的知識化與社會化,提升國家競爭力。

 

國科會在專案的規劃下,勾勒出一份多樣性臺灣的藍圖,再進一步徵集更具臺灣特色及代表性的重要文化資產,在總計畫辦公室「呈現臺灣文化與自然多樣性」目標下,「拓展臺灣數位典藏計畫」主要目標訂定為「建置呈現臺灣文化、社會與自然環境之多樣性的數位內容」。在組織架構(圖1-1的規劃上設有總計畫,以統合所有計畫內容的重要發展方針,並於其中設置「數位內容拓展委員會」,並請不同學科且具有前瞻性的研究者提供各種專業諮商。為達設定目標,總計畫下另設三個子計畫,推動各項相輔相成的工作:子計畫一「數位內容建置與整合子計畫」、子計畫二「數位內容公開徵選子計畫」、子計畫三「機構建置數位內容子計畫」,透過計畫分層,將目標歸屬於不同子計畫全權執行,並透過每個不同時段的執行控管,確實掌握每個時期的進度與績效。本書後文所介紹的範例將以數位內容建置專案的規劃為主,雖然可能與加值應用、數位學習等等的專案規劃的面向有所不同,但同樣的邏輯思考的方式,仍可參考運用在不同的專案上。

 

圖2-1、拓展台灣數位典藏計畫核心任務

 

 

二、 專案規劃的方法

(一)專案規劃的能力與知識領域

  

如何為一個專案有效的執行奠基於各不同經驗與能力的彙整,專案規劃的起始需要前瞻力,以作為執行方向的訂定;組織力與協調說服力能幫助各方資源的統合;邏輯力則是規劃專案整體最重要的推算能力。任何專案的執行皆會含括許多面向,執行間有各種不同的課題要面對,在數位內容建置專案的規劃上,還需要資訊力的提升,以運用最新、最要效率的方式執行;而創造表現力除了運用在計畫書撰寫上,也能幫助數位內容建置完成後,在加值推廣時所需的規劃力,下列細說此六種知識力量[7]的參考,運用各不同面向來考量專案的進行,以協助專案效率的提升:

 

1. 前瞻力(Visionary Capabilities):

 

企畫人員若缺乏足夠的前瞻力即無法規劃出具體的中長期目標,這需要經驗、信心還有更多的前瞻性眼光,缺乏前瞻性研擬出來的觀點或決策建議可能會比較短淺可觸及,目標也許容易達成,卻不易有附加價值,在短程的專案結束後也比較無法做轉移或延伸加值。

 

2. 組織力(Organize Capabilities):

 

組織力有兩個不同的面向,一是在專案規劃時的統籌組織能力,能將專案組織成周全且完整的專案規劃;另外則像是專案經理人統籌各不同子計畫的規劃報告,整合為一強大的專案。

 

3. 協調說服力(Coordinate & Persuasive Capabilities):

 

專案規劃不論是起始或執行階段都需要做各不同的溝通討論,吸取不同意見化解分歧並做整合是專案規劃所必備的能力。專案的執行也許有許多關係人,所涉及的行政階層比較廣,若專案企劃缺乏有效的協調說服力,則可能面臨政策搖擺不定而無法在期限內完成目標的風險。

 

4. 邏輯力(Logically Thinking Capabilities):

 

撰寫一份清晰、有條理且有遠見的企畫書需要有完善的邏輯思考力,完善的邏輯思考是能串連各不同流程的執行,使專案達到合理的推算,如此方能有條理的組織結構讓人不易攻破。

 

5. 資訊力(Information Collecting Capabilities):

 

對於專案相關資訊能否掌握到最新、最速且最符合成本的完整資訊影響了專案的執行進度與品質,有效的掌握專案相關的各動靜態資訊更能幫助專案範圍的劃清。

 

6. 創造表現力(Creative & Demonstrate Capabilities):

 

在同一方向各不同規劃的企劃書中,創造力通常是最吸引人的,同樣的內容也許會有不同的呈現方式,運用更具創意的呈現或以更不同的觀點審視將能激發出更多不同面向的思考點;而表現力是呈現計畫書最重要的基礎,利用淺顯易懂與圖文並茂的形式,幫助審查單位更直覺的了解專案規劃的目標方向,更能提高專案執行的機率。創造表現力也還運用在專案完成時的推廣與結束後的移轉加值上,能幫助專案規劃不同面向的發展。

 

根據PMI所推出的「專案管理知識體系(Project Management Body of Knowledge, PMBOK) [8]」對於專案所需的知識領域做了全面具體的詮釋,每個領域所涉及的範圍與專業度,皆在專案的執行流程中做不同程度的運用,知識領域的運用影響專案執行的效益,圖2-2也提供此專案管理知識體系,作為專案規劃時工作人力安排的參考。

 

 

專案管理知識體系之整體架構

圖2-2、專案管理知識體系之整體架構

參考:《專案管理基礎知識與應用實務—專案管理入門寶典》,頁44[9]

 

 

(二)專案的事前評估

 

    專案之所以產生是為了某個目的或為了解決某些問題而策劃,其真正的挑戰不僅在如何創造機會,更在於如何選擇機會,因此事前的評估成為最重要的基石。專案透過各類的執行面向去釐清目標與範圍,在劃分執行界線時,確定不做什麼跟確定要做什麼同等重要。事前的評估可協助專案範圍的釐清,了解為何要執行(Why),找到核心的重點(What),由誰來執行(Who),分析時事現況切入正確的時間點(When),並評估當前資源與人力(How Much)以協助確定該如何進行(How to reach),以得到執行的最高效益(Evaluation),運用不同的思考面,站在基礎之上延伸執行面向。評估是為了解當前的趨勢與走向,分析已執行的相同主題,了解執行的可行性與價值,若規劃有許多專案,則執行依需求的重要性決定優先順序。事前評估的嚴謹度協助事後評估的優勢,好的事前分析是爭取效益與績效的重要因子,表2-1提供幾個思考點,作為專案規劃的各不同思考,協助專案的事前評估。

 

 

表2-1、5W1H考量面向

思考點

Why

需求導向的思考,為何而執行?執行背景的了解,問出問題並試著解決。

What

計畫執行重點與必要條件,有什麼助力或阻力?什麼是解決問題的挑戰?確定問題以設定核心目標與主題界定。

When

專案執行的時機、各流程時間切入點的考量。何時開始?何時結束?

Who

人力配置、人才培訓、專案關係人是誰?

Where

解決專案的著力點在哪?專案執行的地點。

How

How to reach

提前的假設、策略的假定、是否有創新想法?

How Much

人力、資源、設備預算等。

參考:洪榮昭、林展立,《問題導向學習課程發展理論與實務》,2006。

 

 

企劃是有步驟、有系統且有組織的,應該如何處理、使用哪些工具、方法及技巧皆需要事前的沙盤推演,在規劃思考時可分解為四個層次,「專案內容的分析」→「執行程序的草擬層次」→「執行系統結構的創造層次」→「目標遠景的創意層次」,此四個思考點是從縱向做不同層次的思考,[10]但完整的專案還需要更多橫向的整合規畫:

 

1. 專案內容的分析:

 

從典藏內容的瞭解評估執行的價值意義,並分析現況,瞭解當錢的優劣勢,思考所擁有資源多寡,以界定專案的關係人與設定專案目標。

 

2. 執行程序的草擬層次:

 

依據所預定的目標設想各種不同執行程序,研擬策略方向與原則,並找出執行程序串聯的依據,橫向的必須分析組織資源,以最精簡的力量達到最大的績效。

 

3. 執行系統結構的創造層次:

 

是確定專案執行方案,藉由專案目標來發想以形成策略,包括細部政策、計畫、預算、排程、人力等,按順序寫下規劃的活動,有助於核對先後的關連性;在展開執行的同時,橫向的思維要回饋執行問題,做有效率的溝通,並找出檢驗進度的指標,以利於成果的達成。

 

4. 目標遠景的創意層次:

 

目標遠景可能是在專案延續的部份,透過專案執行引導出專案關係人在行為上的變化,利用不同的反應層次,創造專案的附加價值與不同的反饋,雖然此階段的思考是較難預期的部份,但若透過創造層次的橫向思考,站在前一專案的基礎上,延伸做不同層次的推廣,將可增加不同層面的影響。

 

三、專案範圍的確定

 

(一)專案範圍與工作程序分解

 

  成功的專案是從清楚定義範疇、目標和任務開始,管理專案亦是從一個有明確描述專案範疇、時間範圍以及可用資源的申明起始,因此事前確認專案的範圍是為重要之基礎。專案的時間與費用等無不與專案範疇的大小環環相扣,陳述專案範圍時,必須廣泛說明其整體立意與目的,並訂定明確的目標。「SMART」理論可協助制定目標範圍,包括:特定明確(Specific)、可量化的(Measurable)、可達成的(Achievable)、切合實際的(Realistic)、有工作時程(Time-Limited),訂定明確目標後,衡量可執行的範圍,確定目標的達程度以符合實際作業,並制定完成之時限。

 

  計畫目標確定後,有時執行範圍還是可大可小,除了運用目標達成效果、成本考量進行多標準的分析外,也可利用頻率、百分比等數據明確訂定效益,透過質化、量化,成為可衡量、可比較的目標,以組織遠景與目標範圍,且在時間內完成,以下也提供專案評估內容範圍的基本概念:[11]

 

1. 審視當下資源,但更重未來性

 

  專案執行的內容依規劃而可大可小,亦可有很多的發展方向,應訂定篩選原則,善用資源以達最大之效益。而概念企劃所考慮的問題除了當下外,更重要的還有未來性的發展,不可畫地自限。

 

2. 理性分析與選擇

 

  規劃在本質上應該是對於事件、物件的一種客觀評估、分析、討論與選擇,也就是說,各企劃步驟盡可能用數據化與系統化的呈現所有執行內容的面向與數量,根據現況分析、使用族群與效益來界定專案範圍、目標大小與方向與執行策略,以分析出最符合實際執行的方案。

 

3. 兼具從小到大的範圍

 

  範圍的規劃從單一執行部門的業務到整體的整合呈現,可說是許多環節所共構而成,從小範圍的規劃到大方向的執行,都應包含在企劃的範疇中。

 

4. 區別時間的長短

 

  專案的執行有短、中、長期的規劃,中期的目標是基於短期執行的成果再向上延伸,同樣的長期的規劃也是基於中期所累績的成果再做各不同面向的發展規劃,可按照專案程序與事件的連結規劃各期的時程表。

 

5. 完整性與全方位性

 

  一個具完整性與全方位性的策劃並非只偏重單一目標,應以各不同思考方向審思發展,在資源整合的部份、內容全面的呈現部份,都要善用各項有限的資源創造物件的最高價值。

 

6. 動態性並具有彈性的移動式企劃

 

  專案並非在計畫書確認後就一成不變了,它會在大方向下隨著執行過程與環境的變化等作調整。專案的執行是具有彈性的,過程中的執行管理是使專案成功另一重要的因素。

 

7. 邏輯性的程序

 

  關於計畫的規劃需做專案的事前評估,是看對整體規劃的邏輯推論是否合理,當每個程序的推論能層層相扣,且符合邏輯的推演,則能幫助問題的發現與解決。

 

依照不同的專案目的,可以內容層次劃分組織執行架構圖,以利用指標來檢測流程是否合理,稱為工作分解結構圖(Work Breakdown Structure,WBS),[12]此為一個專案的系譜層級圖,圖中對於專案架構的分層,均為實現專案最終目標所需要工作,能幫助定義內容範疇,圖2-3是數位化工作流程的範例,各不同執行單位因目標設定的不同而有細項分解之差異(更多細節內容可參考第参章內容),工作分解結構在專案的生命週期中佔著舉足輕重的角色,因為製作完工作分解結構後,能更有效率的針對專案進行工作時程規劃、資源估算以及成本做評估。

 

 

圖2-3、數位內容建置專案執行工作分解範例

資料來源:本計畫彙整

 

(二)專案的生命週期

 

  生命週期(Lifecycle)是一個有趣、重要且運用極廣的概念,不論是產業、技術、產出甚至是專案都有其生命週期,其概念是以人的生命流程為發想點,包括起始期的出生、成長期、成熟期與衰退期。專案也是一個有生命週期概念的管理活動,是將原本靜態的技術、產出流程與運用狀態,賦予動態的時間概念,讓原本僅針對某一特定時間之流程,有了生命的起始。專案是由許多作業程序所組成,每個專案都有若干步驟是可預測的階段,統整來講它可分為五個重要程序組(Process Group),此程序從一個念頭要做什麼的想法開始,到順利完成符合品質與成效目標的結束,執行的五大程序組,以每個步驟產生的結果做為連結,而中間的步驟也有反覆與交互的連結,分為:「起始→計劃→執行→控制→結束」,此五個程序在概念、計畫或執行的不同階段會有不同的連結狀態(圖2-4):

 

 

專案不同接短與程序之關連

圖2-4、專案不同階段與程序之關連

資料來源:《專案管理基礎知識與應用實務—專案管理入門寶典》,頁50[13]

 

 

1.起始程序(Initiating Process)

 

  專案的起始程序是指「確認一個專案應開始進行,並獲得對它執行的承諾」。這個程序是由若干人員開始組成專案團隊,以概念發想為出發點,分析主題相關發展現況與資源,選擇值得做的專案內容,並定義專案的範疇與要服務的對象,是對開發專案的願景與目標作規劃,本書也將於第參章更詳細說明。

 

2.計劃程序(Planning Process)

 

  計劃程序是指「設計一套能讓專案執行的計畫,使專案能達成所設定的目標」。此階段須清楚定義專案的工作內容與執行的各方專業人員,另外也制定可執行的時程表、估算所需經費、定義要執行的方法與技術,不斷透過目標成果推敲過程步驟,最主要的產出是完成一套可行的專案計畫書(Project Plan),此階段更重要的是獲得專案執行的許可,並獲得必要的資源與支持。關於計畫書撰寫,本書於第肆章內容中說明數位內容專案計畫書撰寫細要。

 

3.執行程序(Executing Process)

 

  執行程序是指「運用人力及其他資源,共同去完成預定的計畫」。依據專案計畫書所需任務的執行,工作內容包括設備器材的選購、整合相關資源以縮小成本、專案進度追蹤與管理,經由專案團隊分工合作、協調溝通,以滿足專案的預期目標。在數位內容建置專案中,有以「數位化工作流程圖」為工作計畫之架構圖,並針對各流程步驟,制定執行策略、品質標準、時間表等,更多的執行流程與標準可參考《數位化工作流程指南:整合性工作流程》一書。[14]

 

4.控制程序(Monitoring and Controlling Process)

 

  從縝密推想的計畫落實到實際執行會有許多需要修正,因此監控的流程是指「藉由監督與進度評量及採取必要的修正行動,以確保專案目標的達成。」主要透過專案所訂的時程、品質與成本的基準來衡量專案進度、工作成效與預算支用,並採取必要的改進措施,使成果與專案目標相符。數位化流程牽涉許多專業知識,每一個步驟環環相扣,若無依照計畫時程執行控管,則可能在某些環節上出錯,不僅延遲結案時間,也將增加成本。關於專案的執行與控制,本書於第伍章中說明數位內容建置專案之執行與控制。

 

5.結案程序(Closing Process)

 

  是指「正式接受一個專案階段的最後成果,並且有條不紊的結束所有作業。」此階段除了成果歸檔、剩餘資源調配與工作善後外,也算是一個檢討過程,藉由結案報告書共同檢討專案的過程與結果,並從經驗累積中醞釀下一個專案的起始。在數位內容建置專案中,結案也可以代表另一個專案的起始,是以數位內容為基礎,再繼續延伸作加值運用、融入學習推廣的永續經營策略,將於第陸章中說明範例。

  

專案有其目標要完成,因此會有結束的時間點,在整個過程中的各程序組合我們稱為「生命週期(Project Life Cycle)」,在上述每個流程都有其投入與產出,計畫、執行與控制是相互依賴的,而專案整體是屬於線性的執行流程,從頭至尾一貫不重返的,因此要掌握專案每個階段的不同特性並加強控管,以在時程內達成任務。

 

 


 

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[3] Project Management Institute,檢索:2010年3月11日,http://www.pmi.org

[4] 尾上全利、渡 知樹著,《專案管理力》,博碩文化譯,臺北縣汐止市:博碩文化,2004年。頁32。

[5] 數位典藏與數位學習國家型科技計畫,檢索:2010年3月11日,http://teldap.tw/

[6] 第一分項:拓展台灣數位典藏計畫http://content.teldap.tw/ ;第二分項:數位技術研發與整合計畫http://tech.teldap.tw/;第三分項:數位核心平台計畫http://core.teldap.tw ;第四分項:數位典藏與學習之學術與社會應用推廣計畫http://aspa.teldap.tw/;第五分項:數位典藏與學習之產業發展與推動計畫http://idp.teldap.tw/;第六分項:數位教育與網路學習計畫http://learning.teldap.tw;第七分項:語文數位教學計畫http://elcl.teldap.tw/;第八分項:.數位典藏與學習之海外推展暨國際合作計畫http://collab.teldap.tw/。檢索:2010年3月11日。

[7] 戴國良,《企劃案管理實務》,台北:商周出版,2002年12月,頁94~98。

[8] Project Management Institute從1987年率先推出Project Management Body of Knowledge, PMBOK)的標準,敘述專案管理各程序中所需的知識與執行,1996年更改版為PMBOK Guide,並定期更新版本。

[9] 熊培霖、范淼、黃哲明、周祥冬、陸正平,《專案管理基礎知識與應用實務—專案管理入門寶典》,臺北市:博鴻國際專案管理顧問股份有限公司,2008年3月二版五刷。

[10] 戴國良,《企劃案撰寫─理論與案例》,臺北市:鼎茂圖書出版股份有限公司,2007年,頁80。

[11] 同上註。

[12] 丁榮貴著,《專案管理:專案思維與管理關鍵》,臺北市:以諾國際,2006年1月5日,初版1刷,頁82。

[13] 同註9。

[14] 王雅萍、陳美智,《數位化工作流程指南:整合性工作流程》,臺北市:拓展台灣數位典藏計畫,2010年3月。

 









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