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數位化工作流程指南-專案規劃

Tags: , , , , 發表: 2010-09-17, 點閱: 71,944 , 加入收藏櫃 , 列印 列印 , 轉寄 轉寄

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參、 專案構想與規劃

 

美國科技產業研究機構Standish Group每年都會針對美國本土的軟體專案相關產業所執行狀況,提出CHAOS Report。根據在2009年的報告摘要指出,這些開發專案中有32%的比例按照原先規劃的時間、預算、架構與功能,完成專案的執行,但同時各有44%與24%的比例,因為超過預算、修改架構或功能等因素、造成專案的延宕而無法如期完成,甚至半途結束專案,或是交付了從未使用。[15]從這些統計數據不難看出,有超過一半的比例都是有問題的專案,需要在執行時去修正專案的目標與設計,這對於一個單位機構來說,無疑是個很嚴重的問題,所造成的經費損失也是相當可觀。

 

專案規劃就像是建造房子般,當地基沒打穩,當每層樓堆疊的壓力讓地基無法承受時,就有可能讓整個房子垮了下來。專案執行失敗的原因,很多是因為抱持著「先做了再說」的態度,導致實際執行時,不斷浪費時間、金錢去修正執行的目標,更為嚴重者則導致了專案的中止,這是非常不明智的作法,然而,要在計畫正式執行前的規劃完全想得透徹,那也是不容易的,專案事前的構想與規劃,在執行時一定會因為當時大環境的狀況所影響,我們只是在這階段盡可能的想清楚各種可能的情況,減少計畫執行時發生錯誤的風險,減少修正的機會,讓計畫執行更為的順暢。

 

「好的開始是成功的一半」,所以本章節以一般企業所論及的專案管理為基礎,提出數位內容建置專案於規劃時需要思考的面向與重點,除了是撰寫計畫書時需要的內容外,同時也是開始執行數位化工作後的管理依據。

 

一、 選擇專案主題

 

一個專案的產生,是為了解決某些問題,而這些問題發生的原因,隨著所處的環境不同,而有不同的變化。在問題意識產生後,為能解決問題,就必須先以目前所在的位置評估現況,再選擇出值得做的方向,成立一獨立的專案。專案產生的原因,可從「內部需求」以及「外部環境」兩個部分來考量。

 

(一) 評估內部需求

 

1. 機構發展政策與目標

 

每個執行單位都會有所屬機構的發展政策、營運政策或任務,像是博物館及美術館有典藏、展示、教育、研究、休閒等功能,各館的發展方向一定會針對這些功能去作規劃,例如國立自然科學博物館致力於自然物與人類學遺物的收藏與研究,館中的展示內容強調「人與自然」觀念,希望能藉由教育提升民眾的科學知識水準,[16]所以該館的數位化計畫規劃方向就會以該館展示內容為主軸,最終成果的規劃也會強調科普教育的功能。又例如國立故宮博物院認為今日博物館文物展示方式,受到社會多面向的互動壓力,為能讓展覽的互動體驗、學習、研究與行銷宣傳,透過數位科技的應用,提高豐富度與趣味性,秉持著維護文物安全與兼顧數位化品質的執行策略,進而投入數位化工作與相關的應用規劃。[17]所以不論是科博館或是故宮的數位化規劃上,就會以各機構的發展目標與內容為主軸,也因為專案的執行對於機構營運的發展有幫助,同時也需要獲得單位的支持,就必須考量機構發展政策與目標。

 

2. 數位化標的

 

因為時間、人力與經費的限制,在執行數位化工作有可能無法一次就把收藏品全部數位化,所以在規劃專案時,就要思考單位內或是自身可使用資源裡,有哪些物件是可以進行數位化的,或是哪些已經做過數位化,這些數位化標的物的意義與價值是什麼?便可安排數位化的優先順序,也是專案主題選擇的考量因素之一。就數位內容數位化專案來說,目前TELDAP建議有表3-1的幾個面向,以作為數位化內容優先順序的安排考量。

 

 

表3-1、數位化優先順序考量因素

時代意義

1.具有久遠的歷史年代

2.特殊或重要時期的典藏內容

學術價值

1.對台灣重要或特殊事件具有重要證據意義或提供歷史性的理解

2.與台灣重要人物或事件具有關連性

3.對特定內容領域的學術研究具有決定性的影響

審美價值

1.台灣重要藝術家或工匠的作品或著作

2.具有不平常的技術或藝術技巧

3.對藝術或美學發展的理解具有重要意義

稀缺性

1.典藏內容或其副本現存的數量相當稀少

2.沒有一種相似的數位化副本已經存在別處

重要性

在特定內容領域所具有的知名度,具國家性或國際性的知名度

代表性

1.具有特別的物理形式或特徵的典藏內容

2.代表台灣人文或技術發展的各種形式的重要例子

3.對特定內容領域具有普遍的典型意義

瀕危狀況

1.原典藏品保存及毀損狀態已經相當嚴重

2.瀕臨消失的語言或物種

資料來源:《企畫書撰寫指引—以數位內容為例》,2009年

 

 

3. 典藏物件的權利狀態

 

在數位化後,除了資料儲存備份外,可能會透過網路或是其他方式,做公開展示傳播、商業應用、教學使用等不同的利用,因此在數位化前,除了確定物件本身的所有權歸屬外,也需釐清數位化後產出可使用範圍的權利狀態,以免各個可能擁有權利者的爭執。與典藏數位化相關的法律規範,例如著作權法、原住民傳統智慧創作保護法、文化資產保護法……等等,都需要在規劃時先做確認,可作為排定選擇數位化優先順序的參考依據,必要時也與各權利人簽署授權契約。目前TELDAP的第四分項「數位典藏與學習之學術社會應用推廣計畫」項下,有「盤點暨法律諮詢團隊計畫」的分項專案提供各計畫關於數位典藏權利義務狀態的盤點與釐清諮詢服務,協助參與計畫瞭解各種法律狀態。[18]

 

(二)分析外部環境

 

外部環境的變動,不管有利或不利,都會影響單位的發展,也會跟著影響到專案的規劃,包括政府政策的發展、學術產業的走向、技術應用的變化……等等。

 

1. 國家或主管機關的發展政策

 

與內部需求評估中的「機構發展政策與目標」一樣,不論你申請那個部會屬的計畫,也都要視整體國家與主管機關未來將以怎樣的議題與工作為發展為重點,以增加專題最終產出的效益與使用度。例如「挑戰2008:國家重要發展計畫」數位台灣計畫的五大目標,[19]又例如在2010年1月初所通過的「文化創意產業發展法」中對於取得「孤兒著作權」的方式,對於未來藏品加值都有很大的助益。[20]

 

2. 教育、學術產業的市場走向

 

因為數位化後的成果,除了作為單位管理、保存等利用外,或多或少都會有部分資源需要做不同的應用以提供給外界,因此也需要知道學術、產業目前市場的狀況,從中找出這些數位化素材未來的可能發展與附加價值,例如這幾年話題很熱的電子書市場、九年一貫教育所重視的鄉土教育、終身學習觀念的推動、文化創意產業的鼓勵……等等的議題,都值得在規劃選擇專案時的參考。

 

3. 技術應用的變化

 

科技的日新月異,雖然我們無法完整預測未來會有怎樣的產品出現,也無法不斷的追求最新的技術,但在規劃時,還是需要對於現階段整個技術環境的發展有初步的認識,瞭解目前的技術,可能是運用在資料庫、網站、數位化方式等等,可為數位化工作帶來怎樣的效果,是否能給最終產出帶來最佳的呈現方式。

 

4. 計畫申請主管單位的需求

 

以數位典藏計畫每年公開所徵選的計畫為例,於每年年底所編寫的「徵求通告」,也會依據歷年入選計畫的狀況與國家政策,例如整個數位典藏計畫中較為缺乏的主題,或是文物急需保存的主題……等等,對於徵求內容安排優先順序,這也需申請計畫時需要注意的地方(表3-2)。

 

 

表3-2、公開徵選計畫徵求內容

優先次序

類別

第一級

1. 日常生活(傳統或現代建築、交通建設、傳統產業、飲食、民俗、宗教、醫療、都市景觀等)

2. 自然景觀(生態照片、台灣地貌與地景、山岳河川、城市景觀、氣候變遷等)

3. 文化藝術(傳統戲曲、偶戲、早期本土藝術家及作家作品、台灣音樂[民謠、歌謠…]等)

第二級

1. 歷史資料(社會變遷及各種社會運動、民主化過程、戰地史 料、經濟發展等)

2. 影音資料(電視新聞、有聲出版品、廣播節目等)

第三級

1. 當代文化(當代藝術家及作家作品、流行文化、表演藝術等)

2. 台灣所藏文物(國籍、區域均不限)

資料來源:99年度第2波公開徵選徵求通告[21]

 

 

二、 用途及專案關係人

 

在瞭解組織本身的情況與需求後,接著就要設想這個專案最終的產出,將會做何種用途,以及會影響此專案規劃、執行與最終產出的相關人員。

 

(一)用途

 

評估組織或單位本身能做與不能做的方向後,對於專案的最終產出也就會有初步的構想,這部分也可將永續發展的觀念帶入,思考更為長遠的數位成果使用。綜整歷年參與數位典藏計畫的單位之經驗,最終產出的用途,大致可分為「組織/機構的發展」、「教育」、「學術研究」、「應用加值」等方面,表3-3列舉一些過去曾參與數位典藏計畫的單位為例子,提供做為用途規劃的參考。

 

 

表3-3、TELDAP各計畫產出用途範例

類別

單位

產出用途

組織/機構的發展

交通大學「蘭嶼原住民媒體資料庫建置與數位典藏計畫」

與蘭嶼蘭恩文教基金會合作的,提供相關的回饋內容,包括產出網站、錄製DVD、捐贈無線網路等,除了可以查詢過去蘭嶼雙週刊的內容,也能透過網站,進行當地廣播節目的線上及時收聽。以及提供即時公告資訊,給蘭嶼與關心蘭嶼的社會大眾,可促進當地的發展,創造少數族群與主流文化對話與溝通的機會。

 

國立自然科學博物館「拓展『台灣自然史』數位典藏知識庫計畫」

國立自然科學博物館為國內重要的自然史博物館之一,典藏臺灣生物、自然與人文珍貴資產,有別於其他學術性典藏機構,博物館另扮演著創造及傳播知識的社會與學校教育功能,因此建置有一知識庫,提供教育、研究、加值等用途,並期望能成為國內外「臺灣自然史」生物與文化多樣性的教育研究資源中心之一。

教育

國立臺灣藝術大學圖文傳播藝術學系「人文藝陣.常民華采–宋江陣數位文化村」

將數位內容以電子書或實體書的方式,介紹台灣民俗藝陣文化,作為教育加值之鄉土教學教材。

學術研究

淡江大學「淡水古蹟博物館數位典藏計畫」

建置典藏計畫網站,藉由平台的網路資源與研究成果,與淡水古蹟園區、淡水社區大學進行策略合作,除了提供導覽資訊,藉此也可培育古蹟導覽人才。

林業試驗所昆蟲標本典藏(影像)數位化計畫

透過電腦科技將古老或不易再獲得的標本資料,進行數位化,建立完整且標準化的資料庫,以利於國家生物資訊教化,提昇學術研究環境,培育分類與微生物科學相關人才。

應用加值

國立交通大學圖書館「雲門舞集舞作資產數位典藏計畫」

將數位化產出提供相關策展、文化市集、跨媒體傳播以及藝術節等,並與相關藝文組織團體合作,推出相關產出如台灣舞蹈數位大記事,增進產值,也與國際進行數位資源交流、交換,做數位典藏之結盟,或數位典藏DVD等產品的延伸。

國立故宮博物院「故宮精緻文物數位博物館知識庫建置計畫」

藏品數位化後之影像檔,可供創意文化產業進行加值運用。

資料來源:本計畫製表彙整

 

 

(二)專案關係人

 

許多管理學界的學者都提到過「顧客」的重要性,有現代管理學之父之稱的Peter Ferdinand Drucker(彼得·費迪南·杜拉克)曾說過:「企業必須先找到自己的市場—顧客是誰?他在哪裡?他會買什麼?他在乎什麼價值觀?他有哪些未獲滿足的欲求?企業比需在這樣的研究基礎上,根據顧客的欲求來分析自己的產品或服務」,[22]或許數位內容建置專案並不與一般企業相同,是以賺錢為主要的目的,但產出最終還是需要被使用的,所以滿足顧客需求的觀念是一樣的。

 

在一個專案中除了「使用者」或「顧客」外,與這專案有關或參與這專案的個人或組織,還是可能正面或負面的影響到專案的執行與最終產出;專案的產出也會有一特定族群受到這專案執行的結果所影響,所有與專案執行相關的人,在企業界稱為「利害關係人」(Stakeholders),但畢竟企業界是以獲取最佳商業利益的角度來思考與規劃專案,未避免讀者誤解,本書改以「專案關係人」來表示在數位內容建置專案規劃與執行過程中,具有影響的個人或團體組織。

 

就一般企業來說,成立一專案之相關人員或組織包括「專案經理」、「客戶/使用者」、「執行組織」、「專案團隊成員」、「贊助者」、「有影響力者」、「專案管理辦公室」、「他與專案執行有關者」等,隨著不同規模的專案,也會有不同的專案關係人,甚至可能擴及到整個社區、地方或政府;而數位內容建置專案的關係人則可能有「計畫主持人」、「計畫辦公室」、「計畫工作團隊」、「使用者」、「蒐藏者」、「典藏機構」、「經費贊助者」等。[23]

 

專案關係人對於專案的規劃雖各有不同程度的影響,但也不是所有專案關係人的需求全數都要納入規劃考量,這樣是無法全面顧及到所有人員或組織的想法,所以專案規劃時需要瞭解這些「專案關係人」,並釐清潛在的專案關係人間的關係,分出主要、次要、關鍵等三種的專案關係人(表3-4),他們對於專案的需要與期望(顯性或隱性),排定優先順序,選擇出最重要且具影響力的專案關係人(表3-5),以此結果再做專案的規劃,能更加符合需求。

 

 

表3-4、專案關係人類型

類別

定義

舉例

一般業界

數位內容建置專案

主要專案關係人

與專案有正式關係者

專案經理、專案員工、贊助者、顧客、使用者、供應商、公司股東、公司管理階層、公司董事

計畫主持人、計畫辦公室、計畫工作團隊、使用者、蒐藏者、典藏機構、經費贊助者

次要專案關係人

與專案無正式關係,但對專案之進展及存續有影響者

政府、工會、地方社區、一般大眾、社會團體

政府、一般大眾

關鍵專案關係人

對專案具有重大影響力或重要性者,主要利害關係人或次要利害關係人均可能為關鍵的利害關係人

專案經理、贊助者、顧客、使用者、公司管理階層、政府、工會、地方社區、社會團體

計畫主持人、計畫辦公室、使用者、蒐藏者、典藏機構、經費贊助者

參考:《專案管理基礎知識與應用實務》,頁102。

 

 

表3-5、專案關係人表

利害關係人

類型

關切事項

衝擊評量

優先度

計畫主持人

主要及關鍵

達成目標

1

學術發展

2

使用者

主要及關鍵

產出使用

1

計畫工作團隊

主要

增進技能

3

參考:《專案管理基礎知識與應用實務》,頁103。

 

 

 

三、 目標與績效指標訂定

 

目標,就如同插在山頂上的旗幟,所有登山者都會以此為標的,努力以各種方式向上攀登,直到目的地。同樣的道理,不論是企業組織,或是一個專案執行,一樣都需要有目標,作為理想與使命,讓團隊有一個明確清楚的工作方向,對於管理者來說,也是控制與管理的重要依據。目標廣義的陳述是政策、策略、措施、綱要計畫長期想要達到的影響,著重在未來社經與環境的改變。為了規劃策略,就需先根據組織或計畫願景設定目標,規劃出未來方向,再以此為基礎,計畫的目的、活動與任務就更能順利推展,它是以最適當的方法、最短的時間、最少的費用,取得最佳成果的一種執行管理方法。

 

目標是從哪裡產生出來的呢?如果每年都是做著一樣的工作,就很容易沒有新意,且可能被內外在環境的變化所影響,而導致失敗。舉例來說,現在的國中小學是採行九年一貫課程,教育部國民教育司(國教司)每年都會針課程綱要、實施要點等內容作修正,倘若執行多年的計畫,在數位內容加值規劃上,仍維持最早頒佈的綱要來做規劃,所做出來的成果可能就不符合現在的需求,可能導致使用率的降低,計畫就無存在的意義。這也是為什麼我們在這章節一開始,就讓各位去思考內外在環境的因素,因為目標就是由環境變化而產生出來的,或許這變化很小,但多少會有可執行的契機,若無法適應變化,就無法精確掌握該執行的工作任務為何,計畫也就無成長、改善的機會。

 

目標SMART原則是目前組織或計畫普遍的訂定方法,可以使目標設定更為具體,指標更能衡量目標達成程度,這一階段的工作是很重要,但也是不容易執行的部分,所謂目標的撰寫應具備有SMART的特質有以下五點:[24]

 

1. 明確性(Specific):撰寫目標需要明確且具體,需說明達成什麼? 預期效益或結果將在什麼時候完成。

 

2. 可衡量的(Measurable):目標描述是可量化且容易達成的,用來決定效益或結果是否達成。

 

3. 可達成性(Achievable):目標是需要讓機構單位內之成員共同理解與接受,參與人員也需要有一定的權力、知識與技能來達成預定的成果。

 

4. 真實性(Realistic):目標需具備有長遠的規劃,並使計畫執行的相關人員都能瞭解其意義。而預期的效益或成果一定與單位的願景與計畫執行相關,甚至符合單位或人員的需求。

 

5. 即時性(Timely):目標的設定要考量規劃當時所面臨的環境與時間等變數,達到預期效益或成果也有相對應的時間點,而時間會隨著環境變動做調整與控制。

 

在目標撰寫技巧上,可利用ABCD Emethod,這個方式結合了SMART原則,以三個步驟引導專案規劃者將需要考慮的面向,逐一做具體陳述與聚焦,減少構想上的盲點。這三步驟分別為:[25]

  1. 思考邏輯問題:思考包括「做什麼?(What)」、「對誰做?(Who)」、「應如何做?(How)」、「為什麼做?(Why)」、「為什麼做?(Why)」、「何時做?(Why)」等4W1H的問題。
  2. 列出目標撰寫要件:列出包括目標對象、預期改變的行為與程度、時間,以及衡量方式等基本要件。
  3. 依照目標撰寫順序構句:按照M 觠/R 豋 豊的順序將陳述句組織起來。

 

表3-6是根據ABCDE method的步驟,以博物館發展數位內容知識庫為例,所做的目標撰寫陳述結構範本。

 

 

表3-6、目標撰寫陳述結構範例

STEP1:思考邏輯問題

⊙What:藉由數位內容知識庫,提升博物館教育研究功能

⊙Who:相關背景的師生與研究人員

⊙How:建構數位內容知識庫平台

⊙Why:符合博物館發展願景

⊙When:99年度專案規劃

STEP2:列出目標撰寫要件(ABCDEmethod)

A

(Audience)

B

(Behavior)

C

(Condition)

D

(Degree)

E

(Evidence)

目標對象

預期改變的行為

時間條件

預期改變的程度

衡量方式

臺灣地區相關背景的師生與研究人員

提升博物館教育研究功能,增加使用率,藉此探索組織新的知識

99年度

透過數位內容知識庫的功能,提供使用者完整的學術資源

STEP3:依照目標撰寫順序(SMART原則)–陳述句

M

A/R

S

T

衡量方式

目標對象

預期改變的程度

預期改變的行為

時間條件

目標陳述:透過數位內容知識庫的功能,提供使用者完整的學術資源,提升博物館教育研究功能,增加臺灣地區相關背景的師生與研究人員的使用意願,藉此探索組織新的知識(99年度)。

               

參考:《科技計畫目標形成與效益指標展開之探討》,頁29、頁70。

 

 

良好的績效指標需與專案的策略目標的成效有關(Outcomes),是可量化的衡量標準,依據組織鎖定訂的目標而制訂,所以績效指標的特性除具備有信度與效度外,也承襲了目標訂定的SMART原則,與目標相輔相成。指標是衡量目的是否達成的工具,所檢測的往往是「人」改變的程度,所以指標的量化可從「人」改變的程度來設計:

 

1. 改變的人數(如引用篇數、網頁造訪人數)。

 

2. 改變的深度(如專利權利金的多寡)。

 

3. 改變的幅度(如延伸企業的投資金額。

 

4. 改變的關連(如周邊產業營運模式)。

 

不同的研究計畫也對應到不同的重點指標(圖3-1),目前國科會現行績效指標分為「學術成就」、「技術創新」、「社會影響」、「其他效益」等四類(詳附錄一)。

 

 

圖3-1、各研究計畫之重點指標

資料來源:〈政府科技發展計畫研擬及績效指標訂定研習會會議資料〉,2009年

 

 

數位科技的指標概念則可分成「產出」、「直接效益」、「間接效益」與「社經績效」,於(表3-7)中詳列說明:

 

 

表3-7、指標分類

類別

說明

可能的概念

產出

經由計畫活動所產出的事或物

l 論文

l 技術

l 專利

l 教材

l 資料庫

l 資訊系統

l 學術活動

l 技術服務

l 工具方法

l 調查報告

l 分析報告

l 標竿/規範

l 政策建議

直接效益

目標對象因產出而改變的行為或概念

l 論文引用

l 專利購買

l 技術應用

l 教材應用

l 資源庫應用

l 知識擴散

l 決策

l 工具應用

l 營運模式

l 投資增加

l 產學合作

l 研發團隊

l 新產品

l 新服務

間接效益

因直接效益的擴散、延伸及整合所產出的改變

l 學理應用

l 資金融通

l 成本降低

l 產學模式

l 市場開拓

l 人才培育

l 知識擴散

l 競爭力提升

l 價值延伸

l 服務創新

l 知識融合

l 決策效果

社經績效

間接效益的擴散而產生社會與經濟面的影響

l 價值觀的改變

l 人才素質的提升

l 就業人口的增加

l 工作效率的提升

l 新興產業的發展

l 生活素質的改良

l 資源利用的效率

l 受益分配的均衡

l 環境維護的落實

l 全球性問題的改變

l 政策效益的落實

資料來源:〈政府科技發展計畫研擬及績效指標訂定研習會會議資料〉,2009年

 

 

原則上,目標與績效的訂定,一定要先瞭解到組織計畫自身的狀況,以及相關專案關係人的需求,藉此衍生目標,確認目標達成的指標與衡量方式,釐清需要完成的程度,接下來才是研擬相關工作範圍、方式與所需的資源。

 

 

四、 專案工作與內容架構

 

根據目標與專案關係人需求,我們可以工作分解結構(Work Breakdown Structure, WBS)的方式,進行工作活動規劃,其基本概念是把所有需要完成的作業不斷細分到,可以正確估算細項作業的時間與成本為止,[26]幫助規劃者組織專案細節、界定專案範疇、進行專案預算和溝通的有效工具,更可透過結構表表達出專案中各活動之間與產品的關連性。

 

透過樹狀或等級結構的圖示,可以使專案團隊很清楚的瞭解一個專案裡需要執行怎樣的工作,最終產出什麼成果,有利於規劃後續的數位化工作流程、技術、人力配置、時程、經費與相關風險等等。在一個WBS中會包含多個層次,第一層次僅有專案的目標,或是最終應該完成的專案成果,第二層次包含專案的組成部分,即是子專案,第三層就是各個子專案中主要的成果細分,或是稱為概要任務(Summary Task),它是下一層工作的總和,並不是實際執行的任務,最後一層次則為工作包(Work Package),是為了完成某一特定工作所需要的具體活動或資料的集合(圖3-2)。[27]不過,若設計太多的層級,可能會提高整合與管理的成本,[28]在《專案管理基礎知識與應用實務》一書中,便建議以一個大專案來說,分解四到六個層級就足夠。[29]

 

WBS層級圖

圖3-2、一般形式的專案WBS層級

資料來源:《專案管理:專案思維與管理關鍵》,83頁

 

 

以國立自然科學科博館的拓展「臺灣自然史」數位典藏知識庫計畫為例,因該館的目標是將「自然與人文」的觀念與典藏,透過教育來增進民眾的知識,所以其中工作架構的規劃,便以科博館整體知識的四大領域為基礎,在總計畫項下分為內容子計畫與資訊技術整合子計畫,各司內容建構、數位化與作業標準規範、資訊技術平台整合等工作,但各工作組也彼此相互合作與支援(圖3-3)。

 

 

科博館組織架構

圖3-3、國立自然科學科博館拓展「臺灣自然史」數位典藏知識庫計畫計畫架構

 

 

國立自然科學博物館的「自然與人文數位博物館」呈現成果之層次(圖3-4),是由下而上的推算,一開始先構想在數位化後,會產出什麼的多媒體物件,如影片與聲音、解說文字、標本影像、生態影像、文獻等,這些資源為建構典藏標本資料庫的資料,典藏標本組織成知識單元,知識單元再向上可組成一個主題展示或學習主題,最後就是整體知識分類的組成,以最終達成目標推算物件屬性與分類體系,使執行內容層次更為具體。

 

 

 圖3-4 國立自然科學博物館「自然與人文數位博物館」內容架構

 

 

五、 數位化工作流程與品質

 

(一)數位化工作流程規劃

 

工作流程的概念是源自企業管理的一個制度,涉及到利用組織的資源,提供有價值的事物。沒有任何的服務或成果是在沒有流程的情況下產生,而流程本身,也不會在沒有任何服務或成果之下單獨存在。流程的設計與規劃是選擇投入、資源、工作動線與方法,將投入的內容轉變成產出成果。它是一套為了達成組織整體或特定目標所定義的程序規則(Rules),與組織內外部的參與者,共同建立文件、資訊,完成工作任務所產生的過程。

 

TELDAP執行至今,累積了至少16種物件以上的數位化工作流程與經驗,拓展台灣數位典藏計畫也於99年度彙整這些經驗,編撰了《數位化工作流程指南:整合性工作流程》[30]專書,以數位資訊生命週期的概念為基礎,介紹數位典藏計畫如何規劃工作流程。因為物件與技術的多樣,相互搭配所產生的數位化工作方式也非常多元,專書裡歸納出數位化工作流程的主要有前置作業、數位化工作、資料保存與加值運用四大步驟與程序(圖3-5),皆有詳細的說明,本書不再做細節介紹。

 

 

數位化工作流程簡圖

圖3-5、數位化工作流程簡圖

(二)品質管理規劃

 

在企業界,品質管理包括「品質控制[31]」、「品質保證[32]」與「品質改善[33]」三個面向,而由這三方面所組成的管理工作,以建立產品或服務的品質,此才算是一個完整的品質管理模式(圖3-6)。對於數位內容建置而言,如何在有限的人力、時間與經費下,控制產出的過程,讓產出的成果是「適用(Fitness for Use)[34]」的,而這「適用」的程度與標準又為何?比方說一般人都會認為價格越高的設備,以及充足的人力,是可以產出更高的數位內容品質,但相對的所需經費也會跟著提高,或許計畫無法支援這樣規格,而且品質與等級並不一定是對等的關係,三星級飯店也能有五星級的服務水準,表示獲得高品質的成本較低,但若五星級飯店讓顧客覺得只有三星級的水準,不但績效不彰,品質成本也相對提高。[35]所以品質管理的方式與程度規劃並不是一昧追求超高品質,是還需要考量的人力配置、時程與經費,更重要的是數位化成果之最終用途,應選擇適當與適用的品質水準。數位內容建置專案的品質管理方法與例子,將於本書第五章中更詳細說明。

 

 

品質管理模式

圖3-6、品質管理模式

資料來源:《績效管理與績效評估》,1997年

 

 

六、 人力配置、時程與經費

在瞭解計畫需要執行的工作項目、所運用的數位化技術後,便要考量各種資源的配置,以支援計畫的執行,這部分包括「委外或自製的評估」、「團隊組成」、「時程安排」與「經費估算」。

 

(一) 委外或自製的評估

 

數位典藏工作的「委外製作」,還是「單位自行執行」的問題,一直以來在許多單位裡都有所討論,這兩種方式各有其優劣的地方。在本計畫所出版的《數位化工作流程指南:委外製作》[36]一書中,彙整數個專家學者對於委外製作的想法,歸納出以下五個進行委外工作的動機:

 

  1. 專注於核心價值,並使人力配置更為靈活。
  2. 降低成本或保持(資金)資源配置的彈性。
  3. 對特定技術的仰賴。
  4. 改善或提升特定業務的品質。
  5. 專業經驗的累積與專業能力的培養。

 

採取委外或部分委外的方式是依執行工作量來判定,委外執行時,單位可以不用負擔購買昂貴設備的費用,或是擔心設備維護汰舊換新的問題,減輕相關專業人力的負擔,一些藏品較少,短期內就可完成的數位化工作,就很適合選擇委外製作,相反的,倘若能獨立執行數位化技術,或是單位本身已有完整永續發展規劃,其實可以考慮自行培養專業人員來進行數位化的工作,長期來看是更符合成本效益。

 

不論是選擇何種執行方式,最重要的。都需要視單位組織的狀況、執行的主題與內容等因素來做考量。

 

(二) 團隊組成

 

執行一個數位內容建置專案,在每個環節所需要的專業人力可能也有所不同,針對自行執行與委外製作部分所需要的人力,大致可以歸類如表3-8:

 

 

表3-8、數位內容建置專案人力

職務

說明

計畫主持人與共同主持人

規劃並執行專案計畫

計畫聯絡人(專案經理)

計畫聯絡人負責管理專案目標、確認人員和設備經費、協調跨部門的需求、配合計畫政策執行相關事項。[37]

內容專家

對於藏品具有專業領域知識,對於藏品的後設資料進行規劃、撰寫或提供意見。

資訊技術人員

設計與建置系統、維護專案所購置設備,解決軟硬體問題和執行相關任務。 必要時,需透過委外的方式,委請廠商提供資訊服務。

掃描或攝影操作者和技術人員

掃描器或者照相機操作者或技師,負責擷取或編輯原始典藏品及複製品,並在數位影像擷取後進行影像品質檢驗與後製

文物搬運人員

部分單位的館藏訂有「文物搬運規則」,規範僅能專門人員或固定人員才能搬運移動標本或藝術品。

數位內容管理人員

配合各機構之政策,數位化後的產出,在專案結束後,可能需有人員進行管理,作為對外授權的窗口。

資料來源:本計畫彙整

 

 

職務的安排與取捨,往往視不同專案的規模來做安排,善用人力資源並安排適量工作能使工作連貫執行且更有效率。在許多數位化工作,依工作屬性,可能是由一個人負責好幾種職務,例如「掃描或攝影操作者和技術人員」,也可能同時負責影像的後製工作,又或者聘用專業人員來提高工作進展速度,當聘用計畫助理,可以找與計畫領域相關的科系畢業學生,甚至是資訊科技或懂得攝影基礎知識的,可更有效的與計畫主持人、技術人員或委外廠商溝通更加順利。一般來說,各單位都會很希望有充足的人力,加速計畫的執行效率,但相對的人事的經費也會跟著提高,若安排過少人力,造成人員工作量過重,也將降低整個工作效率。人力規劃在計畫書中,審查委員也會考量是否真的需要這樣的人力與相對的經費來執行工作,因此在規劃時都是需要多思考的。

 

(三) 時程的安排

 

專案規劃小組依執行量必須估計活動時間的長短,若是過去曾經執行過同一種計畫數次,可以根據過去的執行經驗的活動時間數據來安排時程,若是第一次執行計畫,也可以參考過去相類似經驗的管理方式來估算時間。就數位內容建置專案來說,基本上都是以一年的時間為計算的基準來安排各項工作所需時間,時間規劃最簡單的方式就是利用甘特圖(Cantt Charts)(圖3-7)將工作列點排時程,直欄的部分是以預計執行的工作,作為時間安排項目,在橫列上以一組切割的時間單位,如日、周、月來表示,視需要還可加入每項工作的執行人員,將每個工作項目的起始與結束時間連結起來,如此從甘特圖中也能易於瞭解各個工作的起始,以及各工作間的關係,後續的管理也能利用甘特圖作為依據。隨著專案的推展,在這之中有可能會遇到如人員離職、自然因素…等等無法預期的狀況,原訂的時程安排可能就無法預期,為能讓相關工作得以順利銜接與完成,應變的調整與控管是為重要的基礎,如果專案無法按照排程進展延誤時,應儘早進行討論,提出對策,依照專案內容的不同,可選擇固定的時間來作檢討與調整,這工作也可以直接排入時程當中以作提醒。

 

 

甘梯圖範例

圖3-7、甘特圖範例

 

 

其他時程規劃的工具與方法還有網路圖、要徑法(Critical Path Method, CPM)、計畫評核術(Program Evaluation Review Technique, PERT),這些方法比較適合規模較大且複雜的專案,用來分析專案中各種活動間的時程安排,這邊就不另做說明。

 

(四) 經費估算

 

經費的估算與人員配置、時程安排都有關連,例如多聘用人員來進行工作,雖然可以在排成時間內完成作,甚至進度超前,但是相對的會增加人事經費的支出。就審查委員而言,也會從數位化工作量來考量是否真的需要這麼多的人力需求,此外業務執行所需要用到的花費,包括設備、雜支都需要考量規劃。基本上不論是公私立的單位,向主管機關申請專案補助,便需要依照該主管機關對於專案經費項目的規範來規劃,以TELDAP計畫為例,其主管機關為行政院國家科學委員會(簡稱國科會),其公款補助的方式與項目便是依循〈中央政府各機關單位預算執行作業手冊〉中之規定所研擬,欲申請計畫者,便需要瞭解可申請與支用的項目、支用額度的標準與規定,以及相關的核銷規範,必要時可與單位協助核銷的會計人員共同討論,在實際申請與執行計畫時,才能正確掌握經費的使用。表3-9便彙整TELDAP計畫常見的經費項目與可能的經費來源,以供參考。

 

 

表3-9、TELDAP計畫經費項目

項目

花費細節

說明

備註

人員薪資

聘用執行專案所需內部工作人員

工作人員的薪資包含勞健保費用、年終獎金

補助項目

數位化工作

攝影、掃描等數位化工作與後製費用

典藏物的攝影或掃描工作,委請相關廠商執行的費用

補助項目

按日按件計資酬金

演講費、撰稿費、審稿費、審查費、會議出席費、勞務外包(工讀生或臨時工)

處理經常性一般公務或特定工作內容,所邀請與聘用個人協助業務進行

補助項目

郵電雜支

為數位化及儲存等所做的準備

通常表示保存工作可能需要向外採購零件的花費

補助項目

國內外差旅費

執行工作需至國內外各地的差旅費用

 

補助項目

資訊設備

掃描器、相機、電腦、儲存設備

使用單位現有設備或新購置

視情況補助或由機構本身支援

系統建置

數位內容管理、展示的前後端建置工作

可聘用專任人員或委請廠商建置

視情況補助或由機構本身支援

資料來源:本計畫彙整

 

 

雖然在這章節裡,我們將數個思考方向安排了順序,但在整個規劃過程中,部分環節的界線並非這麼的明顯,例如主題、用途與專案關係人的選擇,以及目標訂定,這幾個項目之間是需要同時交叉思考以相互做確認,爾後的產出架構、工作流程與各項資源的規劃,也需要不斷的去確認是否切合主題與目標。

 

「萬事起頭難」,專案的構想規劃工作的確不是件容易的事,所要思考的點也非常多,但也是整個專案執行裡最為重要的環節,需要與單位內各成員不斷的溝通討論所訂定,有了好的基礎規劃對於計畫書撰寫、專案實際運作也將更加的順利。

 

 


 

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[15]StandishGroup,檢索:2009年12月4日,http://www.standishgroup.com/newsroom/chaos_2009.php

 

[16]國立自然科學博物館,〈關於科博館〉,檢索:2009年12月4日,http://www.nmns.edu.tw/ch/intro/

 

[17]國立故宮博物院,〈國家型數位化計畫2009年數位典藏簡介〉,檢索:2010年3月3日,http://www.npm.gov.tw/digitization/introductions/archives.htm

 

[18]數位典藏與學習之學術社會應用推廣計畫,〈盤點暨法律諮詢團隊計畫〉,檢索:2010年3月3日,http://aspa.teldap.tw/index.php?option=com_content&task=view&id=63&Itemid=128

 

[19]「挑戰2008:國家重要發展計畫」執行期間為2002年至2007年,其中數位台灣計畫包含「600 萬戶寬頻到家」、「e化生活」、「e化商務」、「e化政府」、「e化交通」等五大目標。

 

[20]行政院經濟建設委員會,〈文創法拍案通過〉,檢索:2010年3月3日,http://www.cepd.gov.tw/m1.aspx?sNo=0013117

 

[21]數位典藏與數位學習公開徵選計畫,〈「數位內容」99第2波公開徵選徵求通告〉,檢索:2010年3月12日,http://teldap.tw/Proposal/proposal_02.php

 

[22]Kate Williams & Bob Johnson著,《管理在管什麼:管人‧管作業‧管資訊‧管資源》,臺北市:臉譜,2008年,頁179。

 

[23]張志光,〈數位典藏計畫品質管理經驗分享〉,數位典藏與學習人才培育計畫數位典藏計畫品質管理課程,2009年。

[24]財團法人國家實驗研究院科技政策研究與資訊中心編,《科技計畫目標形成與效益指標展看之探討》,臺北市:國研院科技政策中心,2007年9月。

 

[25]同註24。

 

[26]詹姆斯‧路易斯著,《我懂了!專案管理》。葛迺駿譯。臺北市:經濟新潮社,2003年,頁97-頁101。

 

[27]丁榮貴著,《專案管理:專案思維與管理關鍵》,臺北市:以諾國際,2006年1月5日,初版1刷,頁82-頁85。

 

[28]〈WBS與專案規劃〉,檢索:2010年3月12日,http://www.csqa.org.tw/datacenter/Newsletters/datacenter/0002-02.htm

 

[29]同註9。

 

[30]同註14。

 

[31]品質控制(Quality Control,QC)是指工作中的技術與活動,藉此技術與活動的過程來達成品質的要求。

 

[32]品質保證(Quality Assurance,QA)是有計畫、有系統完成品質要求的信心。

 

[33]品質改善(Quality Improvement,QI)是改善組織效能以突破現在工作方式,並期能獲致更好績效。

 

[34]陳文賢等,《品質管制》,台北:國立空中大學,1990。

 

[35]陳秀華,蔡幸真、高鈺茹,《瓷器數位化工作流程指南》,臺北市:拓展臺灣數位典藏計畫,2009年。

 

[36]高芷彤、陳秀華、陳美智、林芳志,《數位化工作流程指南:委外製作》,2009年4月,出版。

 

[37]對於委外廠商來說,與各計畫的合作案也屬於一個專案,所以在委外廠商的工作團隊,同樣的也會有聯絡人(或稱專案經理)來管理與控制專案的進行。雙方的聯絡人需要相互的溝通協調。

 









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