1024x768 1280x800   Decrease font size for  - 拓展台灣數位典藏 - 數位典藏與數位學習國家型科技計畫 拓展台灣數位典藏計畫網站 Reset to normal font size for  - 數位典藏與數位學習國家型科技計畫 拓展台灣數位典藏計畫網站 - 拓展台灣數位典藏 Increase font size for  - 拓展台灣數位典藏
 


數位化工作流程指南-專案規劃

Tags: , , , , 發表: 2010-09-17, 點閱: 71,560 , 加入收藏櫃 , 列印 列印 , 轉寄 轉寄

想加入的書籤: HemiDemi MyShare Baidu Google Bookmarks Yahoo! My Web Del.icio.us Digg technorati furl 加入此網頁到:YouPush . . 推到twitter 推到plurk 推到FACEBOOK

 

伍、 專案執行與控管

 

專案計畫要順利完成,除了在專案初始時,進行縝密周詳且符合現況的規劃與確實的計畫書撰寫外,在主管機關審核通過後的正式執行,以及過程中的管理與控制,也是讓專案正確的達成預定的目標與成果的關鍵。在數位內容建置專案執行過程中,因為需要受到主管機關的定期考核,所以不論執行工作是採行委外或自行數位化,在時間、經費與品質等三面向的執行與控管的好壞,對於最後呈現的成果有更直接的關係,也因此本章將以這三大部分的執行與管理方式作一介紹。

 

一、 計畫調整

 

計畫書撰寫完成提出申請,審查委員會視各計畫提出的內容,審查各項工作是否都能符合目標、經費是否合理…..等,以考量計畫的適切性,通過計畫申請者,給予經費核定清單。因此在計畫通過後,還需要根據核定的經費來調整預期的目標與成果,以及執行的方式,而這些執行面的規劃,是會牽涉到之後的管考,也是需要像起始規劃一樣,在經費與預期目標、成果做合理的調整,若是包含數個子計畫的整合型計畫,也需與其下的各子計畫協調工作的進行,確保各計畫都能正確運作,以達成既定的目標。

 

(一)調整經費

 

經費的調整除了依據核定清單中核准的項目來安排外,也與規劃構想階段的經費安排一樣,需要考量到計畫申請主管機關、所屬單位的各種經費報支的原則與規範,重新檢視與安排所需的支出項目,若不熟悉相關規定者,建議可與所屬單位的出納會計人員討論,藉此也能瞭解單位報支經費的方式,以免之後執行無法報支帳務的情況發生。

 

(二)預期目標與成果調整

 

因為核撥的經費可能與原先申請的有所差距,所以在人力安排、設備、預期目標與成果等各方面,都有可能無法按照著最初規劃進行,所以在正式執行前,還需要對工作內容做取捨,安排工作的優先順序。完成的調整規劃,於之後的審查工作與結案報告,都需依照規劃內容來說明計畫執行的情形,所以規劃內容也不能過於浮濫,造成過多無法達成的工作;同樣的,規劃內容過於低估,也易讓人覺得執行狀態不佳,都會影響審核的結果,影響到下一年度的申請。

 

以數位典藏與數位學習國家型科技計畫為例,在國科會核定清單送達各計畫主持人手中後,於每年年初撰寫一份「年度作業規劃書」,作為各計畫一年的執行方向,也作為管考的依據(表5-1),拓展臺灣數位典藏計畫並有架設一管考系統,各單位除了於每年度計畫起始時填報年度作業規劃,於每季的管考,也需將每季完成的成果填報於系統上,管理單位根據各計畫填報的數據產生報表,提供審查委員審查之參考。

 

 

表5-1、TELDAP年度作業規劃書填寫項目

項目

內容說明

基本資料

包括計畫名稱、主持人、審議編號、計畫期程、全程經費、執行單位等。

計畫目的

執行該計畫的預期目的。

年度工作摘要

1. 年度目標、工作項目與績效指標擇訂:說明98年度計畫目標以及為達到此目標而預定執行的工作項目。

2. 標竿工作:是指當年度可以100%完成,擬作為最卓越的執行成果之工作。根據TELDAP審查委員的建議,「標竿工作」應擇選效益較大且為整合型的工作項目。

3. 年度期末成果查核會議審查意見之工作規劃。

年度目標、工作項目與績效指標擇訂

以月為單位,將每月預計執行的工作項目與達成目標的狀況(查核點)列出。

計畫經費年累計預定進度

以季為單位,安排分配經常支出(業務費、國外差旅費、管理費)與資本支出(研究設備費)。

績效指標

根據國科會的績效指標項目填寫目標值、效益及重大突破。

參考:TELDAP年度作業規劃書

 

 

(三)專案團隊組成

 

除了經費與預期成果的調整,專案執行還需要選擇適合這一專案的工作人員,這些人員可能是根據任務性質所新聘用,或從自身單位借調,或是維持專案起始規劃階段的人員,可從以下四個方面來考量:[39]

 

1. 具有與任務相關的知識技能:

 

以數位內容建置專案來看,主要包含學科與數位化方式的知識與技能,若團隊中的人員有這些工作相關的學習背景與經驗,不但能更快的對工作內容熟悉,也能讓數位化工作執行更為順利。然而數位化流程繁複,並不是所有人員都能對這些知識技全部瞭解,選擇時可考量團隊人員間能否彼此支援與互補。

 

2. 個人對專案任務感興趣並能兌現承諾:

 

當一個人對工作有熱誠,勢必也能較全心全意的投入工作,發揮更多的潛能,完成工作任務,也會直接影響最終成果的品質。

 

3. 有時間參與:

 

TELDAP計畫中,常有借調單位內其他人力來執行數位化工作的情形,這時就需要留意是否會影響到專案任務與原本職務是否有衝突,這可以事先協調的方式,讓專業人力能確實幫助到專案計畫的執行。

 

4. 喜歡團隊合作:

 

在專案計畫裡可能會遇到雖有著高超的技能,或豐富知識的人員,但卻難以與其他人合作,這可能會讓計畫的進行所到阻礙,對計畫是個很嚴重的傷害。

 

「一樣米養百樣人」,團隊內每個人的學習成展背景未能全然相同,除了選擇適當的工作人力,也需要從團隊中選出一個擔任專案經理或專案聯絡人,協助計畫主持人掌控專案執行進度、成員間溝通協調的工作,同時也擔任與對外單位的總聯絡窗口,他需要面對專案執行過程中可能發生的狀況,例如預算執行過快或過慢、人員衝突等等的問題,專案經理都需要第一時間與計畫主持人溝通解決方案,以求專案能正確邁向預期的成果與目標。專案經理的工作須掌握整個專案的執行流程與細節,是專案執行重要的靈魂人物,需依專案執行需要與人格特質審慎選擇適當的人選。

 

二、 時間管理

 

專案的時間管理簡單來說就是「用以確保專案能如期完成的一系列過程」,[40]這部分是專案的重要資源,沒有時間專案無法進行,但也因為專案通常是在某一固定時間內要完成的任務,所以不管是工作內容規劃,或是實際執行也都需要關注這一個內容。

 

時間管理與規劃,首要步驟是要將專案所要進行的工作,做全面的綜覽,瞭解專案執行過程中幾個重要的時間點,以設定各階段工作的里程碑:

 

(一) 重要的時間點:

 

以TELDAP為例,各參與計畫需要接受四季的管考,以避免突發的狀況影響專案的進行,因此不可能將工作全數集中在最後一兩個月完成,[41]執行單位可以根據管考的時間,以季為單位,將工作進度分配於各季之中分段執行。當數位內容建置專案是委託外面廠商進行時,另外要考量與廠商簽署的合約中需標明驗收的時程,這些都納入時間管理與規劃的重點項目。

 

(二) 里程碑:

 

所有專案裡依據不同的執行程序,而有一個以上的截止日期,例如系統設計需經過分析、設計測試等等階段,前一階段結束後,才會進行下一個任務。前一點所敘述的管考、驗收等等,這些時間也是容易讓人遺忘的事情,所以更需要訂定各階段工作的日期與時限,以及各階段的離場標準,列出「需要完成的工作項目清單」、「完成工作的品質定義」,團隊可根據這些標準,溝通與追蹤工作的執行。

 

在訂定時間期限時,也需要留意工作也不能劃分的過細,或每階段的時間過長,這些都會容易造成工作人員產生惰性,在每階段工作期間不知不覺的拖延進度,結果造成在接近里程碑時才發現累積過多的工作,接下來團隊開始慌張的趕進度,讓人員感到精疲力盡,除了可能降低這階段的達成機率,也可能因此無力進行下一階段的工作,如果這樣的惡性循環下去,整個專案產出的成果品質可能就會與預估的有很大的落差。

 

因為數位內容建置專案是以團隊合作的方式來執行工作,所以時間的管裡不再只是單一個人的自我要求,在此可以利用一些方式來協助管控整體專案的進度:

 

1. 議定定期開會的規則,做好排程定期修正

 

當專案開始執行之後,所有人員都會開始進入忙碌狀態,召集工作人員開會的時間也會越來越少,甚至忽略了這項工作,但若是沒有固定的時間進行專案討論,瞭解執行進度,恐怕計畫的執行效率會走向時程估算的誤差值,若是沒有及時修正,誤差值會隨著開會間隔拉長而變大。因此,當計畫一開始進行,就必須明白與成員討論定期開會的週期、規則,要求每位成員務必參加,以便掌握執行的進度。

 

當掌握執行的進度後,同時也必須進行時程的修定,依照當下的現實狀況修正計畫排程,並針對人力、物力進行調配。應該參考的參數是「目前計畫進度的所在位置,與應該所在的位置相比」、「有那些事將會影響計畫進度」、「計畫將達成的終點」。[42]同時,計畫主持人必須將注意力集中於「計畫將達成的終點」,而將前兩者視為估算的參數。為了達成計畫的目標,計畫主持人再依照目前的計畫進度與預定計畫進度間的差異做人力、經費、工作內容或方式的調整。

 

2. 建立待辦事項表與專案行事曆

 

專案需建立一個可靠的團隊,讓專案的目標得以正確的執行,為能做到這一點,便可以利用待辦事項表以及專案行事曆,清楚地讓團隊成員瞭解各項工作的項目、截止日、時間預估值,以及團隊成員每個人所要負責執行的工作內容是哪些?也能透過這些表格得知每個工作人員的工作量,即早發現是否有工作分配不均或重複,讓負荷過重,導致產出延遲或品質未達標準等等的警訊。待辦事項表、行事曆除了可利用紙本表格來管理外,在Google的免費服務中,有「Google日曆」(圖5-1)與「Google文件[43]」(圖5-2)功能,所有專案團隊成員只要有Google帳號,皆可以群組方式,共同編輯日曆與文件,於線上就可以做管理的工作。

 

 

google日曆

圖5-1、Google日曆

google文件

圖5-2、Google文件

 

 

三、 經費控管

 

在商業戰場上,專案的執行都有預算與成本的考量,都希望以最少的成本,獲取最大的利益為目標。就TELDAP專案而言,計畫執行雖然多半不以獲利為最大目標,但執行一個計畫仍需要經費來支撐人力、設備、數位化工作等支出,依然需要進行管理與控制,才能如期、如質、如預算完成工作規劃。

 

以參與TELDAP為例,其絕大部分經費是由申請的主管機關所核撥,其中也有一部份是所屬單位的配合款,不論經費來源如何,都可以利用一樣的方式來做統一管理,在這部份可以建議執行計畫者,除了單位負責核銷的會計人員外,計畫本身也應該有人員負責紀錄支出情形(圖5-3),並於定期與執行團隊召開討論會時,提出支出狀況報告,讓團隊成員也都能瞭解支出概況,增加參與度,改善自己的工作,以提升作業效率,減少超支,或是經費使用狀況不如預期的情況[44]

 

 

圖5-3、專案計畫支出明細帳範例

 

 

四、 品質管理

 

於本書的第二章專案的構想與規劃中,提到專案的品質管理是在有限的人力、時間與經費下,控制產出的過程,讓產出成果是適用的工作,而這工作是有一定的程度與標準,讓專案正確的、減少錯誤缺失的進行,最後符合規劃的目標,所以專案品質管理的工作內容包含「推動製作彌補遺漏、錯誤、缺陷的過程」與「檢驗專案活動是否滿足專案目標」。品質管理也可以視為專案中的一個專案,所以在它的工作內容中,品質標準與執行方式的規劃也是最重要、最關鍵的部分,在執行計畫時,這個品質管理的策略是需要團隊成員共同遵守的原則與方向。

 

於本計畫所出版的《委外製作》[45]指南專書中,提及委外專案的執行過程中,要讓每一個步驟或程序都能夠符合品質標準,是以「PDCA管理循環」的概念為基礎,品質的管理與控制可以計畫(Plan)、執行(Do)、查核(Check)及處置(Action)的步驟來進行(圖5-4),而委外製作可視為獨立專案,或是某一數位內容建置專案之項下工作,都是可以如此來思考規劃:

 

1. 選定控制的項目。

 

2. 設定標準,以提供改正方案決策所需的參考基準。

 

3. 建立評估標準。

 

4. 評比實際品質與標準品質。

 

5. 針對未達到標準的程序、項目採取改正的行動。

 

6. 公平、公正的監控評估過程。

 

7. 建立標準作業程序。

 

 

圖5-4、PDCA循環圖

 

 

所以不論數位化工作是委外或是自製,都要確實與工作團隊說明與討論清楚品質控制的方式與計畫,需要去決定「品質界線」與「檢樣方式」兩大部分:

 

(一)品質界線

 

設定品質標準項目與範圍是專案品質管理的重要基準,專案所有工作環節或產出都是跟隨著這個標準來執行與查核,而這部份的規劃從考量專案成果的用途、時間、人力與經費。假設數位內容建置專案產出是用在網路與印刷,印刷所需的數位內容規格,比網路使用更高,所以品質標準就必須以印刷應用來做標準項目與範圍的設定,但是高標準的品質,相對時間、人力與經費也跟著提高,所以要衡量專案狀況來做適當的調整。

 

規劃品質標準時不要以含糊的名詞來界定,例如「零缺點」、「正確無誤」等等,這些說明很容易造成執行者與管理者在工作定義與認知的差距,而發生衝突。最好的方式就是品質標準與檢驗項目都以量化、數據的多寡來規範所以工作與產出,例如:

 

1. 檔案內容若緊靠物件紙張邊緣者,於掃描預覽時,先使用矩形選擇工具劃定約大於影像0.5公分的白邊,確保影像檔之完整性,如未符合者,退回重掃。

 

2. 畫作尺寸超過長邊200cm以上,採分區拍攝與接圖的方式進行拍攝(分區拍攝時每一區邊緣必須重疊拍攝15公分以上);另須依本館指示採局部拍攝作業(每件作品不超過4個局部畫面,總量為不超過30%)。

 

以量化的方式來作為品質標準,雖然可能會限定數位化時的操作便利性,增加作業時間,但也能讓工作人員有更明確的依循來進行數位化工作,而不需要去揣測計畫主持人或是專案經理的想法,以減少誤會的狀況。

 

(二)檢驗方式

 

檢驗方式與次數的訂定主要視時間、人力、經費的情況而定,例如中央研究院近代史研究所「民國外交經濟檔案暨名人知識庫數位典藏」計畫,其數位化工作是委外進行,掃描後先由2名工讀生逐頁檢查,館方會視館內工作安排,安排人力輪流專職進行影像複查,每天需校驗2,500張的影像,廠商也有開發校驗軟體每天可校驗20,000張的影像,從上述內容可看出,其實校驗人員的工作量是非常的龐大,且若執行影像檢查工作,也無法再執行其他的任務,所以在訂定檢驗的方式與次數時,都需特別留意。

 

檢驗數位化產出的方式與次數依各標準訂定而異,但是為了避免隨時可能發生的狀況,最好還是安排少數的定期定時的進行品質的檢驗,避免在最後一刻才做這項工作,否則若真發生品質不符合標準的問題,可能需要耗費更多的經費與時間重新製作,既費人力又傷成本。專案執行效率的好壞,都會影響到下一年度計畫的申請,所以配合工作時間的安排、人力規劃,將工作分為數個階段進行品質管理,可以書面記錄工作狀況(圖5-5),或是如中央研究院傅斯年圖書館,建置數位典藏管理系統,除了圖籍登錄、書況確認等模組作管理外,在數位化工作的部分,也有一個校驗的模組,在傅斯年圖書館數位典藏組人員校驗後,用以管理校驗的情形,並且進行各項品質管理的統計(圖5-6)。這些方式都能即時發現執行內容與規範不符之處,隨即做出應對,提出解決方案,千萬不要將問題與不好的狀況帶入下一階段中。

 

Untitled-3

圖5-5、定期工作紀錄報告

資料來源:國立臺灣博物館《原住民文物典藏數位化計畫》招標文件,2006。

 

 

ihp_pic001

圖5-6 「傅斯年圖書館珍藏數位化管理系統」介面

 

 

計畫主持人或專案經理負責管理整個計畫執行過程可能會有所疏忽,所以工作團隊中的每一個成員應該要擁有自我控制的能力與認知,所以在執行數位化工作之前,可以向團隊成員告知與約定以下的工作:

 

  1. 明列工作目標,成員負責的工作定義也要明確。
  2. 如何進行工作的個人計畫。
  3. 作業要求的技術與資源。
  4. 成員要直接掌握工作進展實況。
  5. 明確定義授予成員的權力,當進度、品質與原計畫有差異時,成員有權可即時修正錯誤。

 

雖然專案能依照規劃順利執行是值得高興的事,但是在執行的過程中,難免會有無法預期的問題發生,是需要視狀況隨時調整工作方式、改善工作效率,確保專案執行無誤,若發生問題其解決的方式,建議可做紀錄與觀察,所有經驗的累積都是在未來新專案規劃時的重要資產。

 

在專案的執行與管控過程中,時程、經費與品質的規劃是環環相扣,調整了其中之一,也需跟著調整其他項目,透過紀錄、會議等等的方式,確實在固定的時間,進行各項工作執行結果的確認與檢核,從中挖掘出執行的問題與錯誤,隨即改善與調整規劃,當然也需以信任的態度,給予工作人員適當的權力來執行賦予的任務,以發揮工作人員的最大潛能,增進工作之效率。

 

 


 

< 返回目錄 >

 

 

[39] 丁榮貴著,《專案管理:專案思維與管理關鍵》,臺北市:以諾國際,2006年1月5日,初版1刷, 158頁~159頁。

[40] Project Management Institute,《專案管理知識體系導讀指南》,熊培霖、吳俊德、蘇佳慧譯,臺北市 : 博頡策略顧問,2002年,初版,頁71。

[41] 因為專案工作可能需要使用到經費,倘若集中於最後一兩個月完成所有工作與購買,審計部會認為有消耗預算之嫌。

[42] Gary R. Heerkens 蓋瑞.哈肯,《專案管理立即上手》,丁惠民譯,台北.美商麥格羅.希爾國際股份有限公司,2002年,初版,頁187。

[43] 可建立包括「文件」、「簡報」、「試算表」、「表格」、「資料夾」等文件,就如同線上版的Office應用程式。

[44] 因為計畫是已事先規劃過後的產物,所以經費的使用也應當是於計畫結束時就可以用畢,基本上國科會的專題計畫是規範經費的使用率需達90%以上,未達此比例之計畫,可能會影響計畫主持人未來申請計畫的評價。

[45] 同註36。

 

 

 









Download: 數位化工作流程指南-專案規劃全本下載  數位化工作流程指南-專案規劃全本下載 (11 MB, 3,218 hits)



評分:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (No Ratings Yet)
Loading ... Loading ...

回應:


請輸入圖片中的文字
請按圖片取得圖片中文字的錄音檔
Click to hear an audio file of the anti-spam word