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文書檔案數位化工作流程指南

Tags: , , , , 發表: 2009-10-05, 點閱: 35,612 , 加入收藏櫃 , 列印 列印 , 轉寄 轉寄

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附錄一

 

檔案描述規則(草案)

編者:數位典藏與數位學習國家型科技計畫–拓展臺灣數位典藏計畫–檔案主題小組

 

甲編 描述

 

第一章 總則

0 沿革

1 組織說明

2 名詞術語

2.1 檔案描述(archival description)

檔案描述係對檔案進行內容及形式上的分析、組織和記錄以提供定義、管理、定位,並解釋說明檔案徵集館藏之背景及建立資訊系統的過程。

2.2 檔案(archives)

國家機關、社會組織和個人在從事社會活動過程中直接形成的有價值的各種歷史記錄。

2.3 檢索工具(finding aids)

檔案產生單位或檔案管理單位編輯之已出版或未出版的編排描述性目錄工具,旨在對檔案及其它館藏資料進行有效的管理並提供使用,可為紙本式、光碟資料庫或線上資料庫等型式。

 

第二章 檔案描述通則

0 通則

0. 1 制定原則與適用範圍

(1)檔案描述標準化是檔案管理的基礎工作之一。為建立檔案目錄的一致性、維護提昇檔案目錄的品質,加速典藏數位化,提供現代化的檢索方式與服務,特制定本通則。

(2)本通則遵循國際檔案描述標準ISAD(G)的國際性檔案描述原則,考量我國檔案的特質,結合檔案的特殊性質和檔案管理及整理工作的實際情況制定。

(3)本通則適用於所有檔案典藏管理單位,進行檔案的描述。

0. 2 控制層次

(1)檔案的管理在尊重來源原則、原始次序原則以及考量管理需要的

情況下,共分成五個層次:

層次一:管理層次(management)

層次二:全宗層次(record groups)

層次三:系列層次(series)

層次四:案卷層次(file folders)

層次五:件層次(items)

(2)管理層次:檔案歷經時代變遷,分散存藏於不同的典藏地及典藏

單位,為取得完整檔案管理架構,建立一實體分散但資訊集中的

目錄中心,訂定各典藏單位之代碼,明確區分管理之權責。管理

層次即用來說明典藏單位。

(3)全宗層次:全宗用來定義檔案本身最上層之結構。全宗以立檔之

最上層單位來區分,各典藏單位針對典藏的最上層結構給予代碼

區分之。在管理層次下,全宗代號不可重覆。

(4)系列層次:系列用來定義檔案第二層結構。系列以實際立檔之單

位來區分,若組織龐雜,可下分副系列。在全宗層次下,系列代

號不可重覆。副系列亦同。

(5)案卷層次:案卷用來定義檔案第三層結構。案卷以立檔主題之業

務功能來區分。在系列層次下,案卷代號不可重覆。

(6)件層次 :件用來定義檔案第四層結構。件為檔案的最小單位。在

案卷層次下,件代號不可重覆。

(7)五個層次非必要存在,依立檔單位之組織業務結構及檔案典藏管

理單位之管理原則區分,全宗及系列層次因應複雜結構,可有副

層次的存在,稱為副全宗、副系列。

0.3 描述領域

檔案人員可依本通則的描述領域建議,評估本身的典藏性質、管理原則、開放使用原則,擬訂適當的描述領域。

0.3.1 檔案描述領域

0.3.1.1 陳述該筆描述的領域

登錄號(典藏號)、題名、層次編號等

0.3.1.2 管理和典藏歷史的領域

管理沿革、典藏沿革、檔案人員註記等

0.3.1.3 內容和特性的領域

摘要、外形描述、實體描述等

0.3.1.4 開放、出版和使用的領域

開放記錄、出版記錄、相關資料、展覽記錄等

0.3.2 管理資訊領域

0.3.2.1 管理控制的資訊領域

到館記錄、位置記錄等

0.3.2.2 處理控制的資訊領域

編排記錄、描述記錄、索引記錄、使用記錄、調查記錄、借調記錄、鑑定評估記錄等。

0.3.2.3 維護資訊領域

管理程序、維護記錄等

0.4 描述來源

以原檔案為主要描述來源,在必要時或原檔案有毀損或散佚時得以其它考證資料補充之,但應依本規則標示之。

0.5 標點符號(各館統一符號使用)

[ ] 表示非來自檔案本身,由其它資料考證得出的描述內容。

( ) 表示源自檔案內容,非主描述內容,但為必要性之補充。

, 同一欄內不同性質多值資料的分隔。

; 同一欄內同性質多值資料的分隔。

– 起迄連結。

: 附註說明。

0.6 描述詳簡層次

(1) 描述項目分為必要項目和選擇項目,詳見各描述項目。

(2) 描述詳簡層次分為簡要層次和詳細層次。

(3) 凡款目中僅描述必要項目者,稱簡要層次;而款目中不僅描述必要

項目,還描述了選擇項目者,稱詳細層次。

0.7 描述文字

(1) 以原文照錄為原則,寧缺勿錯。

(2) 漢文檔案描述時,以一般中文輸入,如因時代差異所產生之中文異體字,則以照錄為原則。

(3) 其他民族文字的檔案,則根據實際需要翻譯成一般中文描述,或以原文著錄。(外文檔案描述亦同)

(4) 無論描述何種文字的檔案,對於編號如登錄號、數量及時間日期等描述項目中的數字,一律使用半形阿拉伯數字。

(5) 照錄檔案內容時,如遇殘缺文字,則殘缺1字,以1個,□(內碼:A1BC)代替;殘缺2字,以2個□□代替;殘缺3字或3字以上,以3個□□□代替。

0.8 相關標準

(1)涉及國別代碼者依據ISO 3166 country codes。

(2)涉及語文代碼者依據ISO 693-2 (three- letter codes)。

1 核心欄位描述細則

1.1 典藏單位

1.1.1 必要項目。

1.1.2 定義:負責管理典藏資料的機關單位。

1.1.3 描述方式:以國家整體檔案典藏視之,區分典藏機構,以實際典藏管理並具獨立組織行政之機構為描述原則。例如:國立故宮博物院。

1.2 館藏號

1.2.1 必要項目。

1.2.2 為辨識資料的唯一號碼,或所屬層次的唯一號碼。

1.2.3 描述方式:為檔案管理機構登錄檔案的唯一典藏號,描述時系統可自動加註典藏單位代碼,成為聯合目錄中唯一的登錄號。如為多元層次之檔案,需為可表示多元層次之典藏號。除典藏單位代碼表外,由各典藏單位自訂,見0.2控制層次。

1.3 類型

1.3.1 非必要項目。

1.3.2 資料的型式或類別。

1.3.3 描述方式:依各典藏單位管理原則,區分資料載體型式、類別、特徵或性質,由各典藏單位自訂。(亦可採多種型式,如:檔案–(性質)or(載體型式)or(類別),各館可在檔案下採不同的複分)

1.4 描述層次

1.4.1 必要項目。

1.4.2 定義:針對該筆記錄所描述的檔案層次說明。

1.4.3 描述方式:參見0.2控制層次,依據各館之控制層次描述。

1.4 題名

1.4.1 品名

1.4.1 必要項目。

1.4.2 定義:由描述人員為該筆檔案所擬具的題名,代表檔案的主旨。

1.4.3 描述方式:文字力求精簡,各館可自訂限制字數。

1.5 內容描述

1.5.1 非必要項目。

1.5.2 定義:對資料內容的提要、摘要或補充說明

1.5.3 描述方式:描述該檔案內容的提要,主要重點描述該檔案內容的人、事、時、地、物等相關訊息。各描述單位可自訂限制字數。

1.6 責任項

1.6.1 時間為必要項目;產生者與產生地為非必要項目。

1.6.2 定義:一般指檔案創稿的相關資訊。

1.6.3 描述方式:分為時間、產生者、產生地。

1.6.3.1 時間

1.6.3.1.1 定義:資料產生日期,或業務處理過程中所彙積資料的起迄日期。

1.6.3.1.2 描述方式:以檔案上的日期為主,照錄為原則,中曆之數字年月日,以阿拉伯數字標示。不詳者錄「不詳」。殘缺以「?」標示。

1.6.3.2 產生者

1.6.3.2.1 定義:資料的創造者或產生者,可能是人或團體組織。詳細可加註個人該責任期所任職銜;團體組織可加註相關確認資訊。

1.6.3.2.2 描述方式:產生者以檔案上之名稱為照錄原則。如有多人或多單位,照錄,以「;」區隔。

(5) 檔案中有完整姓名者或完整團體組織名稱者,照錄。

(6) 檔案中只有姓,而名字可從其它考證資料中找到,錄 其姓名,但需加註[ ]。例如:[史貽直]。若非人名,而為團體組織名稱時,非檔案上所有或檔案上為簡易或殘缺名稱時,由其它考證資料中找到完整單位名稱,亦加註[ ]。例如:[禮部]。

(7) 檔案中僅有姓,亦無法由其它考證資料中查其名,則照錄姓。例如:楊。檔案中非人名,而為簡易或殘缺單位名稱時,亦無法由其它考證資料中查其完整名稱時,則照錄。

(8) 檔案中之姓名或團體組織名稱,確知有缺誤,非他人、譯文、異體字、簡稱等,則更正其缺誤,加註[ ],並於後以(原文: )補充說明。例如:[曾國藩](原文:曾國番)。

(9) 簡稱與完整名稱的描述選擇,如描述單位有進行名稱權威控制則依該單位原則描述。

1.6.3.3 產生地

1.6.3.3.1 定義:資料創造或產生的地點。

1.6.3.3.2 描述方式:以完整且正式行政地名為描述原則,描述層級以檔案產生屬地為主,可往上延伸,不同層級間以「–」相連。如:台北縣,應錄:台北縣,可錄:台灣省–台北縣。

1.7 範圍與內容

1.7.1 非必要項目

1.7.2 定義:檔案範圍,含內涵時期與內涵地理範疇;檔案內容,含檔案文件形式、主題性質、行政處理過程的相關摘要。

1.7.3 描述方式:針對檔案內涵、載體、行政處理及關連、上下文及前後次序的說明與補充,以文字敘述為主。各描述單位可自訂限制字數。

1.8 標目資訊

1.8.1 非必要項目

1.8.2 定義:資料內容中所提到的重要人名、地名、團體名稱、家族名稱、主題等,可用以做內容標目者。

1.8.3 描述方式:依據<丙編>各類標目的選擇與描述方式。各描述單位可依需求決定是否以此進行標目權威控制。

1.9 語文

1.9.1 非必要項目

1.9.2 定義:指該檔案的語文。

1.9.3 描述方式:語文辨識依檔案內容所使用之語文照錄,單種語文錄單種,如:滿文;多種語文錄多種,如:滿文;漢文。無法確認為檔案內容且無法考證辨識之圖文,則不錄,例如類似簽名的文字。

1.10 實體描述-數量

1.10.1 非必要項目

1.10.2 定義:指該檔案單元的數量。

1.10.3 描述方式:依該描述層次做為檔案單元,計量檔案單元內的檔案數量,一般以次層級為計量單位。如描述層次若為「案」,則每一案的計量單位為「件」。數量以阿拉伯數字標示。

1.11 版本

1.11.1 非必要項目

1.11.2 定義:檔案的版本,係指在該典藏單位管理制度中所典藏的版本。

1.11.3 描述方式:分為原檔、抄檔二種。

1.12 保存狀況

1.12.1 非必要項目

1.15.2 定義:記錄檔案的目前的保存現況。

1.15.3 描述方式:描述檔案完整與否或是維護狀況及相關註記。

1.13 使用限制

1.13.1 非必要項目

1.13.2 定義:記錄檔案內容開放與否的相關資訊。

1.16.3 描述方式:依檔案開放相關法規規定,可開放者若限制依法失效,則註記開放;若不可開放者,可註記限制期限、原因及預計開放時間。

1.14 來源

1.14.1 非必要項目

1.14.2 定義:檔案的取得來源或轉移單位。

1.14.3 描述方式:記錄檔案取得來源之法定名稱。詳細可加註取得方式,如捐贈,指由捐贈者免費贈予;移轉,指依法規條文或其它命令,由其他單位轉移典藏地;購買,指存藏所以經費購入者。亦可加註法定相關取得證明,如契約書等。

1.15 傳記歷史註

1.15.1 非必要項目

1.15.2 定義:

(1) 檔案的行政歷史或相關傳記資訊。如:組織起源、發展沿革、 變異或與工作有關的重要資訊;或個人的一生簡介、或工作與檔案有關之傳記資訊。對現有檔案結構與編排有關之資訊。

(2) 檔案典藏歷史。如:檔案所有移轉、權責與保管之沿革或相關活動,對現有檔案結構與編排有關之資訊。

1.15.3 描述方式:按時間發展次序以文字敘述之。

1.16 備註

1.16.1 選擇項目

1.16.2 定義:有關該檔案的資訊,但無法在其它欄位中表示之重要資訊補充說明。

1.16.3 描述方式:說明項目或欄位,以「:」區隔,後填入說明內容。如「附件:附件名稱」

1.17 版權聲明

1.17.1 選擇項目

1.17.2 定義:聲明此檔案的所有權及此筆款目之版權。

 

乙編 編排

 

第一章 原則

 

一、尊重來源原則

尊重來源原則即指「尊重檔案產生的出處」,其內容是要求檔案人員保留從某一來源接收來的檔案的完整性、結構性。此原則亦為「尊重全宗原則」及「尊重原始順序原則」的基礎。

此原則的執行在於保留檔案和檔案產生者間的連結關係,目的是在於了解產生者的活動與檔案產生的原始目的與價值。同時以產生檔案的個人來說,是反應個人在產生機構中的業務行為與特質;就產生單位整體來說,是反應單位的結構與運作特質。以文書生命週期來說,當文書經鑑定成為檔案後,其文書的使命即消滅,但在檔案利用的價值上,檔案仍須完整呈現其產生的原因、過程、目的與結果及其被保留下來的價值理由。而這些資訊的呈現與檔案來源具有不可切割的關聯性。

謝倫伯格(T. R. Schellenberg)歸納尊重來源原則的優越性有下列五點:

1. 可以維護檔案的證據價值。

2. 符合檔案的性質。

3. 可協助檔案管理人員處理檔案。

4. 便於檔案的編排。

5. 便於檔案的描述。

二、 尊重全宗原則

尊重全宗原則可說是尊重來源原則的應用之一。全宗理論是結合了檔案控制層次的觀念,係以一個獨立的來源單位為基礎,彙集其所產生的所有文件,完整保留其架構及活動歷史,並不與其它來源單位產生混淆。全宗理論最早於1841年由法國內政部第14號通令中提出,稱為「尊重全宗」原則(Le Respect des fonds)。

全宗的特質如下:

1. 全宗是一個成長的有機體,直至檔案來源單位消失。

2. 全宗是在歷史的活動中所形成。

3. 全宗是以一定的社會單位或社會活動所組成。

4. 全宗是檔案的管理單位。

三、 尊重原始順序原則

尊重原始順序原則最直接的應用是針對有體系制度的來源單位,例如政府機構。其內容是用以保留來源單位中的歸檔系統,包括各層次文書及其之間的關係。荷蘭手冊中提到「檔案館藏的組織架構是基於其產生機構的組織架構」。運用此原則於檔案處理作業中,其優點如下:

1. 反應文書時期業務的確實情況。

2. 保存文件原有的層次與架構關係。

3. 提供有關記錄產生、利用或活動的證明。

4. 增加檔案的價值。

 

 

第二章 編排層次

第一節 層次編排[22]

0 管理層次:以全部檔案館或典藏單位的檔案為描述的範圍。

0.1 政府檔案

0.2 企業檔案

0.3 私家檔案

0.4 其它檔案

1 全宗層次:全宗是檔案館在處理檔案時的最高層級,描述檔案時以全宗為主

要的描述層級,全宗還可以再複分為若干個副全宗。

1.1 政府檔案:依行政體系區分全宗

1.2 企業檔案:依企業個體區分全宗

1.3 私家檔案:依個別私家區分全宗

1.4 其它檔案:依產生主體區分全宗

2 系列層次:文件系列層級是最基本的檔案描述單元,需描述各個檔案文件系列的重要內容,又可以再複分為若干個副文件系列。

3 案卷層次:文件系列或副文件系列是由許多案卷所構成,通常透過立卷,將性質相同的文件裝訂在一起稱為「案卷」。檔案描述常會指某一文件系列有若干卷,即是以案卷層級為計算的單位。

 

4 件層次:是檔案描述最小的單位。在已裝訂的案卷中,是由若干個別的文件項目所組成。

個別文件及其附件

第二節 層次內編排

各層次內可按時間順序或標題順序或檔案文號順序編排。


 

 <回 到 目 錄>

 

[22]薛理桂編,《檔案學導論(修訂版)》,台北:五南,2004年10月,初版。頁203-210









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