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文書檔案數位化工作流程指南

Tags: , , , , 發表: 2009-10-05, 點閱: 35,608 , 加入收藏櫃 , 列印 列印 , 轉寄 轉寄

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 壹、 引言

 

一、目的

 

「數位典藏與數位學習國家型科技計畫」在計畫執行的過程中,除資訊技術的開發創新及數位成果的豐富產出外,各執行單位及拓展臺灣數位典藏計畫分項計畫,也將數位化過程詳實地記錄下來,並出版數位化工作流程叢書,這對於數位化技術的創新及經驗的傳承,皆是一批無比珍貴的資產。但從另一方面來說,這一批無形的珍貴資產雖略經整合,但相關資訊仍顯得過於分散,數位化工作流程指南的制訂,便是基於以上理由而被提出。一方面希望整合各單位先前執行數位化工作的書面資料及工作經驗,並在指南的制訂過程中,透過現行流程的分析與討論,將原本隱藏於計畫管理者、執行者腦中的資訊和經驗,轉化為可見的知識並應用於數位化工作流程指南的制訂中,並形成兼具專業性、可操作性與標準化的參考指南文件;一方面也希望藉由指南的建立及導入,除了能讓工作人員從整體性的觀點,清楚界定其自身職責、工作項目及執行步驟,並瞭解其工作與前、後步驟的連結性外,也方便管理者,對於工作進度的追蹤及工作品質的掌握。進而協助後續數位典藏計畫或數位典藏工作者,以更有效率的方式,完成數位化工作。

 

二、適用範圍

 

(一) 數位化物件

 

所謂檔案,就其定義而言,主要指各機關依照管理程序,而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。內容包含相當廣泛,從檔案性質來說,包含文書、私人書信、日記、照片、文物、地圖、影音等;從時間分佈來說則跨越明、清、民國初年到現代。雖然檔案包含範圍相當廣泛,其中仍以文書檔案最為普遍。尤其是明、清及民國初年的檔案,因時代的限制,皆以文書為主。加上文書檔案乃紙質文件,容易因天然災害或過度使用而受損、脆化,因此文書檔案數位化更顯出其重要性。而《文書檔案數位化工作流程指南》(以下簡稱《指南》〉),便是依此而制訂,適用於「單頁紙質檔案」進行數位化工作時之參考指南(後文所提「檔案」皆概指單頁紙質檔案而言)。

 

(二) 數位化執行方式

 

檔案數位化的方式約可區分為兩種,其一是以檔案原件直接透過掃描器對檔案進行掃描,如使用平台式掃描器或大尺寸掃描器等。其二則是先將檔案進行縮影微捲,再將微捲進行數位化。[1]本參考指南僅著重於前者。

 

(三) 工作項目及範圍

 

本指南主要規劃為三階段:「前置作業」、「物件數位化程序」及「後設資料與資料庫建置」。「前置作業」旨在說明數位化工作進行前的準備工作,包含1.數位化方案選擇;2.工作規劃;3.文書檔案編整。「物件數位化程序」旨在說明數位化工作中,使用掃描設備之執行步驟和工作注意事項以及影像後製之執行步驟。工作包含1.建立色彩管理模式;2.文書檔案掃描程序;3.數位影像後製;4.數位影像備份及管理。「後設資料與資料庫建置」旨在說明檔案後設資料之標準及其著錄規範之制訂,包含1.文書檔案後設資料建議欄位;2.檔案資訊著錄。除了上述部分,本指南亦包含設備與成本分析,說明掃描程序所需之空間規劃、儀器設備及掃描作業所需成本的約略估算,可作為規劃數位化工作之參考依據。

 

表1-1、文書檔案數位化工作流程指南適用範圍表

數位化物件

單頁紙質檔案

數位化執行方式

掃描

平台式掃描器

大尺寸彩色掃描器

工作項目及範圍

前置作業

數位化方案選擇

工作規劃

文書檔案編整

物件數位化程序

建立色彩管理模式

文書檔案掃描程序

數位影像後製

數位影像備份及管理

後設資料與資料庫建置

文書檔案後設資料建議欄位

資料庫建置

後設資料著錄

 

三、制訂依據

 

本參考指南之編訂,以數位化工作執行單位及相關人員之經驗心得為基礎,並參考相關法規及著作,說明如下:

 

(一) 專書類

 

專著圖書主要包含兩類,其一為針對數位化工作流程所編寫之圖書文獻,如《數位化工作流程圖文說明》、《技術彙編》及《文獻典藏數位化的實務與技術》等。

《數位化工作流程圖文說明》是目前對數位化工作流程記錄最為詳盡的一套叢書,依數位典藏與數位學習國家型科技計畫第一期計畫之十二個主題小組,區分為十二冊,每冊彙整各計畫執行數位化工作流程的圖文說明及相關規範、調查表。

 

《技術彙編》收集了數位典藏國家型科技計畫、數位博物館計畫及其他相關計畫的技術規範內容187篇,內容主要包含三大部分:數位典藏品的識別與描述、典藏品的數位化製作及數位典藏技術與系統開發。其中,後設資料的篇幅最大也最完整,幾佔全部篇幅的三分之二,包含後設資料的完整製作程序、相關工具、管理、訓練講義、命名規範、介面以及評估等。相對於此,典藏品的數位化製作部分及數位典藏系統只佔少數篇幅。

 

《文獻典藏數位化的實務與技術》由台大圖書館特藏組編審洪淑芬所編著,主要就數位化過程中,對資料手稿、拓本、書籍等不同類型與特性的資料,需作的特殊考量與作業方式,作一分類整理。內容涉及數位化工作的準備工作、數位化的方式、數位化的規格、資料庫的建置及委外招標等等,函括了數位化工作項目的各個層面。本書的特點除函括面廣外,由於作者具有實務經驗,以臺灣大學圖書館進行館藏珍貴資料之數位化的相關經驗為例,進行說明,因此許多數位化工作細微的地方,皆說明的非常仔細,尤其針對過程中各個不同的決策選擇,皆作了詳細的說明,對制訂此標準,非常具有參考價值。

 

除上述專著外,另有為檔案管理或數位攝影、數位影像處理等撰寫之專著,這些圖書雖非針對數位化工作流程編寫,但仍有相關篇章值得借鏡,如影像格式的解說、掃描器的選購、掃描程序的操作及數位影像的編修等。

 

(二) 期刊論文類

 

期刊論文類主要包含數位化工作者於期刊或研討會上發表之文章及相關單位所撰寫的研究報告。期刊論文如中研院近史所檔案館主任莊樹華所發表之〈檔案數位影像製作之流程與管理〉、國史館審編處典藏科科長廖運尚所發表之〈國史館採用無失真壓縮實作經驗談〉及師範大學圖書資訊學研究所教授陳昭珍發表之〈國家典藏數位化及應有的技術規範〉等。這些文章皆是作者基於數位化工作之實務,提出總結性的報告。研究報告則如檔案管理局委託台灣大學資訊工程學系教授項潔、陳雪華所進行的研究《國家檔案數位化影像品質之研究》,本研究針對國內外數位化工作執行情況進行分析,並實地訪問執行數位化工作之單位及廠商,對於瞭解國內外檔案數位化之工作流程概況,非常有幫助;此外,報告中針對數位化的各個階段提出建議,亦是制訂指南相當寶貴的參考文獻。

 

(三) 規範類

 

係指各單位所制訂之數位化工作規範,如數位檔案命名規範、影像製作規範、後設資料需求規格書、檔案著錄規則等,這些相關規範為數位化工作流程指南的制訂,提供基礎資訊來源。

 

本參考指南便是基於以上文獻資料進行編定,而詳盡資料及未能述及之文獻部分,可參閱本指南之參考文獻部分。

 

四、指南之特色

 

(一) 強調理論與實際並重

 

本指南之制訂以數位化工作之實際經驗為基礎,如《數位化工作流程圖文說明》、各單位之工作規範及相關研討會論文或期刊論文等,並結合數位資訊、影像之相關理論,如數位影像編修、掃描器選購及操作程序等,使期能符合數位化工作之實際需求並提供數位化之相關知識,讓工作人員在執行數位化工作有所規範外,亦能理解其理論依據。

 

(二) 重視流程可操作性

 

本指南之制訂重視流程的可操作性,對於各階段操作流程及執行應注意事項皆有詳盡說明,使其符合數位化工作者需求。

 

(三) 著重數位化工作的選擇性

 

本指南之制訂,根據數位化目的、檔案狀況及經費等情況,訂定不同數位化方案,使其符合各相應狀況之需求。


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 <回 到 目 錄>

 

[1]由於微縮技術仍是目前公認最安全的資料保存媒材之一,因此將檔案先進行縮影微捲再數位化,可提高檔案複本保存的安全性,但同時亦會增加成本。









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