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文書檔案數位化工作流程指南

Tags: , , , , 發表: 2009-10-05, 點閱: 35,610 , 加入收藏櫃 , 列印 列印 , 轉寄 轉寄

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參、 前置作業

 

「前置作業」旨在說明數位化工作進行前的準備工作,包含1.數位化方案選擇,2.工作規劃,3.文書檔案編整[2]。數位化方案選擇旨在說明影響數位化方案的因素,其中應以使用目的作為主要考量,並依此考慮數位影像規格及符合規格要求的設備。文中並說明各影像規格意涵及掃描設備的主要技術指標,作為影像規格設定及掃描器選購的參考依據。工作規劃旨在說明瞭解數位化方案後(包含影像規格及掃描設備),仍須瞭解典藏檔案的概況,據此方能結合數位化方案,制訂數位化工作規劃。因此必須制訂盤點計畫,對典藏檔案進行全面性的清查盤點,並制訂相關的工作規範,如影像的掃描校驗規範、檔案命名規範等。此外,針對破損檔案則需於掃描前提送修護裱褙,以利掃描工作的進行。文書檔案編整旨在說明檔案掃描前,需完成立案、編目等工作,並逐頁進行編頁,以方便掃描文件的命名及管理,前置作業各相關流程說明如下:

 

一、數位化方案選擇

 

數位化方式並非單一一種,根據數位化目的、檔案狀況及經費、設備等考量,而有不同選擇。尤其以檔案數位化情形而言,因為不同時期保存下來的檔案狀況差異非常大,檔案紙質、形式及尺寸也參差不齊,加上檔案本身的價值亦有非常大的差異,因此在進行數位化工作之前,對檔案分類並選擇相應的數位化方式,就顯得相當重要。而對決策者而言,除對檔案狀況的瞭解外,亦需在觀念上對數位化工作的主要目的、影像規格的設定及相關的技術指標有所瞭解,並作為工作流程規劃的基礎知識,方可規劃出適當的數位化工作流程。

 

(一) 影響選擇的因素

 

根據使用目的,檔案狀況及經費,得設定不同之影像規格及掃描設備進行數位化工作。

 

1. 根據使用目的:

 

檔案數位化目的主要為檔案的保存(文物典藏價值)、提供學術界研究、提供產業界加值運用及提供一般民眾瀏覽(資訊價值)。據此規劃數位影像規格在儲存時,可區分為以下三種層級:

 

(1) 典藏級圖檔:根據檔案鑑定具有重要價值或特殊意義之檔案,可藉由數位化製作高品質的數位影像,其目的僅作永久典藏。影像品質要求不失真,盡量符合原件狀況。

 

(2) 商務級圖檔:若檔案數位化目的需提供未來加值處理,如提供印刷、複製、單位間交換及販售、文字辨識等。影像品質需符合輸出印刷之要求。

 

(3) 網路瀏覽級圖檔:若影像數位化目的在於提供網路上展示及查詢瀏覽。影像品質需符合電腦螢幕瀏覽及網路傳輸之要求。

 

檔案數位化之前,應根據其使用目的予以分類,並選擇相應的規格作為數位化的儲存標準。若有典藏之需要,則以典藏級圖檔作為數位化之標準,若僅以提供清晰完整的檔案內容為目的,則只需儲存商務級圖檔之規格即可。至於網路瀏覽級圖檔,可直接由典藏級圖檔或商務級圖檔轉換。藉由事先分類,可減少無謂的資源浪費並加快數位化工作的進展。

 

2. 根據文書檔案之性質:

 

由於文書檔案之數量通常非常龐大,必須同時考慮品質及數量。檔案數位化的方式、影像規格,其決策將影響日後數位化的速度、進度及儲存空間。其次,就檔案的資訊價值來說,由於檔案包含手稿、鉛印字等,其字體大小亦有很大的差異,因此其數位影像應考慮以清晰完整呈現檔案內容為原則。第三,由於文書檔案為紙質文件,容易產生脆化、破損,因此在設備的選擇上,亦應以不傷害檔案為最優先考量。

 

3. 根據檔案尺寸大小:

 

檔案尺寸大小除影響數位影像的規格外,亦直接影響到掃描設備及掃描流程的選擇:

 

(1) 小於A3尺寸之檔案得使用平台式掃描器,大於A3尺寸之檔案得使用大尺寸彩色掃描器,大於A3尺寸之檔案且無法使用大尺寸彩色掃描器者,或由於經費有限,無法同時採購平台式掃描器及大尺寸彩色掃描器,得以平台式掃描器將檔案區分數次掃描。

 

(2) 若掃描檔案中,同時具有大於A3尺寸之檔案及小於A3尺寸之檔案,目前處理情形約有三種:

 

a.需具有平台式掃描器及大尺寸彩色掃描器,則可同時掃描,大於A3尺寸之檔案掃描完成後,隨即歸回原檔案位置。

 

b.需具有平台式掃描器及大尺寸彩色掃描器,先將大於A3尺寸之檔案取出,與小於A3尺寸之檔案分開處理,待檔案分別掃描完成後,再將大於A3尺寸之檔案歸回原檔案位置,或者不歸回原檔位置,而另行存放管理。[3]

 

(3) 尺寸較小之檔案,需考量其日後放大輸出、印刷之使用,應提高其掃描之解析度。

 

(二) 數位影像規格說明

數位影像規格主要涉及影像的色彩空間、解析度及格式等,至於如何決定數位影像的規格標準,其考慮因素則是根據其日後使用目的來決定。此點在上文中已進行說明,下文則針對數位影像規格中,主要的項目進行說明,以提供數位化工作者,設定數位影像標準規格及選購掃描設備時的參考。

 

1. 色彩空間種類

 

(1) LAB

 

A. L代表著亮度,範圍從0(暗)到100(最亮);A代表著偏紅(或洋紅)/偏綠(或青)軸;B代表著偏黃/偏藍軸。

 

B. LAB色彩空間最接近人眼的所見色彩其色彩範圍也最大,它包含了RGB與CMYK色域裡的大多數顏色。

 

C. LAB並不依附任何特定的裝置、墨水、或列印流程,因此LAB的作用可提供一個共通的色彩定義。

 

D. 由於LAB範圍太大,因而在工作時容易導致飽和度扭曲或色調分離的範圍。其次,大部份的設備都無法涵蓋LAB的全部範圍,在顯示器上根本看不到編輯後的真正結果。

(2) RGB

 

A. RGB色彩空間奠基於:紅(R)、綠(G)、藍(B)為「色彩知覺」(color perception)的「三原色模型」基礎。

 

B. RGB使用中色域幾乎涵蓋了一般CMYK裝置的色域範圍但比不上更大的LAB色彩空間。

 

C. RGB色彩空間是一種「與裝置有關」(裝置相依)型色彩空間,最終會獲得怎樣的顏色取決於使用的裝置。

 

D. RGB色彩空間是大多數掃描器與數位相機的預設色彩空間(所有的掃描器都以RGB模式來掃描影像稿)

 

(3) CMYK

 

A. CMYK代表著Cyan(青)、Magenta(洋紅)、Yellow(黃)、與Black(黑)這4種減色系統列印墨色。

 

B. CMYK是一種「與裝置有關」(裝置相依)型色彩空間,最終會獲得怎樣的顏色取決於使用的裝置。

 

C. 技術數位列印輸出作業最終都採CMYK模型印製。

 

2. 影像解析度

 

(1) 影像檔案的解析度代表該檔案所內含的像素數量,其單位為ppi(Pixel Per Inch,每英吋像素數),表示該影像每1英吋(橫向或縱向)的距離內的像素點數。

 

(2) 影像解析度設定依據:

 

A. 人的眼睛對影像鑑別率最高為300ppi,因此以300ppi解析度為標準。

 

B. 視輸出場合不同,得有不同解析度之要求。解析度一旦超過標準之要求,對於影像品質亦不會有所幫助,但過大的檔案反而造成儲存及影像處理之負擔,亦即造成經費的浪費。

 

表3-1、輸出解析度一覽表

輸出場合

輸出解析度

電腦螢幕

72~100 ppi

噴墨印表機

240~360 ppi

平面印刷

266~300 ppi

相紙印刷

200~400 ppi

報紙

125~250 ppi

模造紙

200~265 ppi

銅板紙

250~350 ppi

資料來源:《數位相片編修聖經》,施威銘編。[4]

 

(3) 解析度與檔案大小:

 

A. 特定面積裡所擁有的像素點數量愈高,影像的品質就愈高,影像檔案也就愈大,而影像檔案的編輯處理作業也就愈慢,儲存空間需求也愈大。

 

B. 檔案大小的計算公式:

 

高度(像素)x寬度(像素)x每個像素的位元組=位元組總數。如果要轉換到百萬位元組(MB),需要除以1,048,576。

 

3. 影像格式[5]

 

(1) TIFF廣泛應用不同平台、不同應用軟體,壓縮檔案以LZW演算法[6]不會造成影像的失真,因此適合做為原始資料的保存圖片,以供日後再加工處理,或用於較高解析度圖片的印刷。缺點是TIFF格式的壓縮比例不高,開啟和儲存檔案的時間會比較久,網路傳輸時就甚少使用此類型格式,亦不適合提供給網路使用者下載。

 

(2) GIF格式只能儲存最多256色的色彩階數,無法準確的紀錄原始圖片,但因其檔案較其他格式小,故適合應用於網路上圖檔的傳輸。

 

(3) JPEG儲存的過程可以決定壓縮的層級,如果選擇高壓縮的方式,則影像的品質會降低,而低壓縮的方式,會使影像的品質較接近原來的影像圖,由於JPEG格式會造成影像細節的流失,因此較不適合作為原始資料高品質要求的保存圖片。但因高效率的壓縮方式使得檔案變得很小,因此適合放在網路上供人瀏覽。

 

(4) BMP是Windows小畫家的檔案格式,此格式相容於大多數Windows和OS/2平台的應用程式。另外BMP在儲存時也可以使用RLE的壓縮格式,不過只有在256色或是16色時才能用此壓縮方式,壓縮效果不是很好。

 

(5) PDF格式使用在Adobe Acrobat這套電子出版軟體中。這種格式可以應用在Unix、Dos、Macintosh、Windows等不同的平台。可以考慮製作一系列的PDF檔結合影像跟文字再下傳給使用者透過Acrobat Reader來瀏覽這些文件。

 

(6) PNG格式的發展主要是用來取代GIF格式,它保存了比GIF更多的色彩資訊,另外它也是採用非破壞性的壓縮方式,壓縮效果也比GIF更好一點。但是由於還未全面支援,因此這種檔案格式並未被普遍採用。

 

表3-2、影像格式比較表

 

(三) 掃描設備說明

 

影響掃描器的選擇主要包含檔案原件狀況、數位影像標準規格等,若從檔案原件狀況來考量,掃描檔案時適用的掃描器種類,主要為平台式掃描器和大尺寸彩色掃描器。若從符合數位影像標準規格而言,則需進一步瞭解掃描器的主要技術指標,以作為選擇的考量。而其技術指標主要為掃描解析度、動態範圍、色彩位元、感光元件等。

 

1. 檔案適用的掃描器種類

 

(1) 平台式掃描器

 

平台式掃描器是現今使用最普遍的掃描器,主要用於照片、印刷品的影像與文件的掃描,少數平台式掃描器也兼有掃描底片的功能。通常A3以下之檔案皆使用平台式掃描器進行掃描。另外,部分平台式掃描器機種附有「自動進紙」功能,此功能專為現代大量文件掃描而設計,速度快是其優點,但由於採用饋紙式進紙,有可能損毀檔案,必須視情況使用。

 

(2) 大尺寸彩色掃描器

 

大尺寸彩色掃描器專為大尺寸文件而設計,可以處理大尺寸彩色海報、建築圖、地圖、工程圖及美工圖形等。由於大尺寸彩色掃描器採用饋紙式進紙,因此紙質過於脆弱之檔案需套膠膜圖套等保護處理再加以使用。

 

(3) 特殊類型掃描器

 

市面上有一些特殊的掃描系統 (例如Better Light、JUMBOscan、Cruse等廠牌的掃描系統)無法歸類到前面二類掃描器裡。通常適合大型文件及影像解析度高之掃描工作。

 

2. 掃描解析度

 

解析度又分為光學解析度和最大解析度兩項指標。光學解析度是指掃描器光學系統可以採集的實際信息量,最高解析度則是通過處理器或軟體演算法可以捕獲的信息量。光學解析度才是真正衡量掃描精細度的關鍵參數。

 

3. 動態範圍

 

表示掃描器所能探測到的最淡顏色和最深顏色間的差值。範圍越寬表示掃描器可捕獲到的可視細節越多,即可再現的色彩細微變化能力越強。專業機型的動態範圍一般在3.2~3.4之間。文書掃描則需2.6D以上。

 

4. 色彩位元

 

表示掃描器所能產生的顏色範圍,通常用每像素點上顏色的資料位元數來表示。色彩位數越大掃描器所能反映的顏色越豐富。常見掃描器的色彩位數有24bit、36bit、42bit、48bit等幾種。彩色掃描最少需為24bit。

 

5. 感光元件

 

掃描器所使用的感光器件主要有三種:光電倍增管、電荷耦合器(CCD)和接觸式感光器件(CIS或LIDE),光電倍增管主要使用在滾筒式掃描器,這裡不作說明。相較於CIS,CCD技術能夠生成更高級別的亮度,可獲得更高的影像品質和更快速的掃描結果,所以在目前的中高階掃描器中,基本採用CCD作感光元件。而且CCD的景深(±3mm)至少是CIS(±0.3mm)的十倍,因此CIS掃描器掃描略微凹凸不平的物體時,輸出的影像常會出現模糊和散焦的情況,而CCD掃描器在一定範圍內的掃描,仍是非常清楚而生動。

 

6. 掃描速度

 

表示掃描快慢的指標。但無須過分重視掃描器的速度,因為在一定的生產成本下,提高掃描速度必然會降低掃描器的精度,同時考慮到掃描器對影像的處理速度,同樣會以簡化掃描器的色彩校正功能為代價。

 

(四) 數位化選擇方案

 

基於數位影像使用目的、檔案狀況及影像規格、掃描器的說明,以下提出數位化方案,以供數位化工作規劃之選擇。

 

1. 根據檔案數位化之使用目的、影像品質的呈現、影像檔案大小及瀏覽器支援問題等,可儲存為以下三種格式:

 

(1) 典藏級圖檔:RGB 24bit全彩,300dpi TIFF(無壓縮)為原則,若檔案數位化目的在於保存具有重要價值意義的檔案文件,數位影像應以盡量符合原件為原則,因此在選擇上以RGB 24bit全彩,TIFF不失真的格式為優先考慮。至於在解析度的考量上,由於檔案內容多以文字、表格為主,雖然以300dpi為原則,但仍視檔案數量、經費及數位化時程作整體考量。

 

(2) 商務級圖檔:RGB 24bit全彩,200~300dpi JPEG(無壓縮)為原則,若檔案數位化目的僅在於清楚而完整的呈顯檔案內容訊息,以原尺寸而言,解析度200dpi~300dpi JPEG則足以達到要求。

 

(3) 網路瀏覽級圖檔:RGB24bit全彩,150dpi JPEG(視情況決定壓縮比例,以不超過75%為原則),若影像數位化目的在於提供網路上展示及查詢瀏覽,則150dpi JPEG已經足以符合目前液晶螢幕的要求[7]。因此網路瀏覽級圖檔通常由典藏級圖檔或商務級圖檔轉換,無須重製。

 

2. 選擇掃描器應以不破壞原始文件為原則,若紙質較脆弱者,以平台式掃描器為宜。

 

3. 小尺寸檔案之解析度,依其日後可能之放大倍率決定,其計算方式為:300 ppi×放大倍率=掃描之解析度

 

4. 即使相同的影像規格,因搭配不同的掃描設備,其最後呈顯的數位影像亦會有不同的效果,因此仍須進行實際測試,以確定最後產出之品質。

 

 

表3-3、數位化方案選擇一覽表

 

 

二、工作規劃

 

在瞭解數位化相關方案後,還需對典藏檔案進行清查盤點,以瞭解檔案實際狀況及確立數位化方案,並據此制訂相關的工作規範,使工作人員執行工作時,有所依據。而破損檔案也需在掃描前,先進行修補或裱褙。

 

(一) 檔案盤點[8]

 

1. 盤點準備

檔案管理單位應就所保管檔案,於數位化工作進行前,進行檔案清查作業,以利後續規劃數位化工作的進行。

 

(1) 歸還借閱出去之檔案,並集中分散於單位內之檔案。

 

(2) 制訂盤點計畫,安排盤點方式、清查範圍、時間及人力之分配。

 

(3) 檔案管理人員依檔案清查範圍,由檔案目錄系統輸出盤點清冊,或利用登錄資料建檔而成盤點清單,做為檔案盤點之依據。如檔案未建置目錄者,得先建立目次表進行核對。盤點清冊需包含下列項目:

 

A. 案名(號)

 

B. 檔號

 

C. 文號

 

D. 件次

 

E. 檔案狀況

 

a. 正常

 

b. 蟲蛀霉蝕

 

c. 檔案散落

 

d. 檔案修裱

 

e. 不在架上

 

f. 遺失

 

g. 大尺寸檔案

 

h. 浮貼張數

 

(4) 檔案管理人員應就清查範圍,先確認檔案已依檔號順序上架並放置適當位置,以利清查作業進行。

 

2. 盤點

 

(1) 盤點檔案應按檔案盤點清單所載內容與架上放置檔案進行核對,並依下列規定為之:

 

A. 檔案盤點以件為單位。

 

B. 核對步驟如下:

 

a. 確認各案卷內之案件與盤點清單之檔案名稱及順序相同。

 

b. 確認各案件之檔號與盤點清單所載內容相同。

 

c. 檔案與盤點清單進行逐一核對時,應將核對結果註記於檔案盤點清單上。

 

(2) 經盤點清單核對後,檔案管理人員對於架上檔案有錯置狀況,應立即歸回正確位置。但無須註記於檔案盤點清單。

 

3. 處理

 

(1) 檔案經盤點後,檔案管理人員應依下列規定進行必要之處置,並將後續相關作業事項註記於檔案盤點清單之處理建議欄內:

 

A. 檔案盤點清單所列之案由或檔號確實有誤者,應依檔案編目規範,修正目錄之相關紀錄。

 

B. 檔案有短少時(即有目無案),應先查檢是否提供借調或調用或已辦理銷毀或移轉等情事。如經查證確定檔案遺失者,應填具「遺失檔案清單」。

 

C. 檔案在架上卻未記載於盤點清單(即有案無目),應依檔案編目規範有關規定,進行目錄補建工作。

 

D. 檔案有蟲蝕霉蛀現象或嚴重破損者,應依檔案保存及維護之相關作業規定,進行燻蒸及裱褙工作。

 

E. 檔案卷宗有散落現象者,應重新裝訂。

 

(2) 檔案清查完畢,應依清查結果作成檔案清查報告書,並檢附 「檔案盤點清單」等清單附件,應載明下列事項:

 

A. 清查時問。

 

B. 清查範圍。

 

C. 清查狀況,包括:

 

a. 清查檔案之總卷數。

 

b. 清查檔案之總件數。

 

c. 待處理之檔案卷(件)數。

 

d. 遺失之檔案卷(件)數。

 

e. 待修補檔案卷(件)數。

 

f. 小於A3尺寸檔案之總件數。

 

g. 大於A3尺寸檔案之總件數。

 

(3) 將盤點清單記錄輸入為電子檔,據此制訂後續作業所需之各種表單。

 

(二) 檔案修護原則

 

檔案盤點時,若發現破損之檔案,需加以註記並於盤點完成後,將需修補之檔案,提送修補。其處理原則如下:

 

1. 對檔案的接收登記

 

(1) 對提送修復的檔案,修復室或修復人員需當面查清數量,並檢查有無附件和缺頁,檢查無誤後需完成登記手續。其目的為區分權責、避免檔案遺失和便於以後總結工作。

 

(2) 登記簿上,應包含以下項目:

 

(1) 檔案所屬單位

 

(2) 檔案名稱(檔號)

 

(3) 檔案的份數

 

(4) 頁數

 

(5) 提送檔案人員姓名

 

(6) 接收日期

 

(7) 技術處理的性質和要求,例如裝訂、去汙、加固字跡、托濃等。

 

2. 清除檔案上的灰塵

 

檔案修復前需除塵,避免修復時,灰塵遇水會污染或腐蝕檔案。

 

3. 檢查檔案

 

確定字跡的成分、紙張的品質以及損壞的性質和程度,決定後續處理的方法。

 

4. 要維護檔案的歷史面貌

 

修復檔案的過程中,應盡可能地保持檔案的原來狀況和外觀。不能隨便裁去腐朽邊緣;亦不能對模糊、缺損的字跡任意描、添、改、塗,也不應對原件輕易用化學法顯色。

 

5. 所用的方法應是可逆的

 

對於檔案修復,所用的修復方法應當對檔案無害且可逆,並採用一種已證明對檔案適用的方法,這種方法在以後需要時,可輕易使檔案復原。

 

6. 數位化作業中檔案之維護

 

除破損檔案需修補外,於工作中亦需小心維護檔案:

 

(1) 若需註記,以夾無酸紙條的方式置於書中,不得使用便利貼。

 

(2) 飲料與食物等應與檔案保持安全距離,或規定工作場所不能飲食。

 

(3) 檔案不可放置於電腦螢幕或主機上。

 

(4) 拿取檔案時,注意平衡,以手掌托拿為原則。

 

(5) 移動檔案時,以整件為原則,以免散失的狀況發生。

 

(6) 檔案的附屬物品,如紙片、浮籤、夾片、封套等,應隨檔案移動,以免散失。

 

(7) 逐頁檢查檔案狀況,注意是否有紙屑、毛髮、灰塵,使用軟毛刷子刷去。

 

(8) 翻閱檔案時,小心紙質脆弱,避免撕破、缺角的情形發生。

 

(9) 紙質已焦脆的檔案,摺角不宜翻平,以維護檔案完整。

 

(10)拆線、拆釘的檔案,翻閱後應將前後頁次整齊放置,維持檔案原樣。

 

(三) 制訂工作規範

 

依檔案實際狀況、數位化方案選擇及數位化工作之需求,訂定相關之工作規範使工作人員有所依據,檔案分類及編目,得參照檔案管理局所制訂之相關法規及作業手冊,此外至少仍需制訂影像掃描校驗規範、檔案著錄規範及檔案命名原則等。

 

1. 影像掃描校驗及檔案著錄規範得參照本指南後文訂定。

 

2. 檔案命名原則[9]

 

數位檔案的命名,是數位化工作中相當重要的一環。數位檔案命名原則主要包含:

 

(1)可由檔名辨識此資料是由公立、私立單位或個人所提供。

 

(2)此命名方式可支援同一物件有多種檔案格式及使用目的。

 

(3)此命名方式在整個系統中,每一數位資源皆有其唯一之檔名。

 

(4)檔案名稱與Metadata相結合。

 

(5)必須符合下列規則:檔案名稱一律使用半形英文小寫字母及數字構成,不可使用中文或全形、檔名不可包含下列字元 / \ : * ? ” < > | ! @ # $ % ^ & ( ) + = { } [ ] , . 。

 

以臺灣大學圖書館《淡新檔案》數位檔案命名為例,[10]檔名訂定必須依循特定之規範準則,而且同一文件之metadata、文字檔、影像檔之檔案名稱必須一致,以利資料庫檢索程式之撰寫等後續作業。《淡新檔案》依資料狀況分析,其組成要件分為「案」、「件」、「附件」、「浮貼」:每一「案」均含數「件」,每一「件」可能又含「附件」。而不論「件」或「附件」,均可能又含「浮貼」。「浮貼」有的貼於「件」外緣,有的貼於「件」本文之上。此外,不論「件」或「附件」,又可能因其上下過高或左右過長,而必須加以區劃後掃描。

 

《淡新檔案》之檔名基本上規劃為六段;各段之檔名之標示及其所代表之意義以第22402案為例:

表3-4、《淡新檔案》檔名釋義

 

第一段:《淡新檔案》英文代碼+案號。例如,TH22402。

 

第二段:件號,含三碼。例如,002;以000 表示該案之案由或主旨。

 

第三段:附件,含二碼。例如,01。同一「件」可能含數「附件」,則該段分別填入01、02,餘類推。如該「件」資料不含「附件」,則該段為00。

 

第四段:浮貼,最多含三碼,最少者為二碼。例如,01+ R。以01R表示有浮貼掀開後掃描者,以01 表示浮貼覆蓋本文進行掃描者。

 

第五段:1 至9 區,含一碼。文件過大時,需分區掃描者。

 

第六段:A 袋或B 袋。不同袋資料編號相同時,以A、B 表示該筆資料所屬袋名。

 

表3-5、《淡新檔案》檔名訂定範例

 

資料來源:〈檔案命名規範:針對《淡新檔案》〉[11]

 

 

但由於各機構檔案狀況不一,以下僅提出原則性的規劃建議:

 

(1) 原則上各區段命名,命名原則需一致。

 

(2) 各區段編碼以阿拉伯數字依序編定,其位數視實際需求訂定。

 

(3) 附件號、浮貼、檢查號、分區等如果無相應資料則填入-00,以使檔名保持一致性。

 

(4) 檔案如屬大型圖表或特種史料超過A3尺度者,可設置一英文字母為檢查號,以利辨識。

 

(5) 若需進行接圖掃描而劃分不同區域者,按順序於分區號填入相應之號碼,分區之相應號碼之編排需維持一致性。

 

(6) 檔案如包含浮貼,連同浮貼掃描之影像檔名,於浮貼號後不加註,掀開浮貼掃描之影像檔名,於浮貼號後加註R。

 

(7) 將每卷包含影像掃描電子檔名編號,並列印表單,逐卷貼於卷首。

 

三、文書檔案編整

 

檔案掃描前需依據檔案管理相關法規及辦法進行整編,並依序逐件編頁,以利掃描工作進行。

 

(一) 檔案整理

 

1. 審核現存檔案,尚未立案編目者,依檔案管理相關辦法,進行立案、編目、整卷等相關工作。

 

2. 已立案裝訂成卷者,應予拆卷,以案為單元,按檔號大小順序,逐案逐卷逐件排序之。

 

3. 原件污損,內容殘缺,或有缺件者,均於清單註記,以明責任。

 

4. 掃描之檔案,拆卷時應特別謹慎,切忌污損。

 

5. 重新整編完成之檔案,可重新製作格式化之封面,以利後續掃描作業辨識。

 

(二) 檔案編頁

 

依檔案性質判斷,由一個影像為一頁為原則。以近史所檔案館的數位化工作為例:

 

1. 檔案取出後應先檢查流水碼、編號等與本檔案目錄是否相符。依序編製各卷內頁號,以作為檔案數位化之典藏號及影像檔名之依據。

 

2. 連同案首、卷首統一連續編號,每頁右上角編有件號,左下角以鉛筆編有頁號,每卷自1開始連續編號以避免順序錯亂。

 

3. 編賦頁號時,對兩面書寫之公文,兩面均應依次編賦,以免漏編、漏掃,以維持檔案完整。

 

4. 遇有浮貼時,原則上浮貼加原頁編一頁,浮貼揭開之原頁編一頁,若多張浮貼重疊則視情況處理。

 

5. 同一宗檔案不可分由二人(含)以上處理,每編完一卷才可進行第二卷,嚴禁一個人同時處理二卷(含)以上的文件。

 

6. 凡文件一式多份者只選擇內容完整、保存狀況最佳者一份編頁。

 

7. 附件如屬大型圖表或特種史料超過A3尺度者,將文件抽出並於位置至入註記A0之白紙,並于白紙依序編上流水號。抽出之文件需登錄於清冊,並於文件左上角標明檔案編號,置於三孔透明夾內,再於透明夾上標明檔案編號。

[12]

 

8. 大尺寸檔案若需進行接圖掃描者,可劃分若干等分,按序編列頁號,劃份區塊位置及編頁原則需一致。[13]

 

9. 每卷編好後將頁碼填入目錄內,沒有目錄的請交清單給負責人,如有缺目錄或須裱褙的要將頁數寫在工作日誌表的備註欄上。

 

10.編頁完成之檔案,需依掃描方式分為三部分放置,並依序及實際進

 

(三) 建置目錄清冊

 

1. 根據原目錄清冊,建立檔案編頁目錄清冊,專供依次編頁作業使用,以便查考統計,並作為制訂掃描作業的工作表單之依據。

 

2. 目錄清冊建置完畢需再次校對,以確認無誤。 


 

<回 到 目 錄>

 

 

[2]前置作業中,「工作規劃」及「文書檔案編整」之工作項目,可能涉及各單位進行數位化前之工作方式或行政管理流程,並且亦有許多與檔案管理相關之規範及專著可供參考,但為顧及流程的完整性,在本文中仍列入相關章節,僅供參考。

[3]大尺寸檔案通常是以折疊方式收藏於卷中,在進行掃描過程中,會將原檔展開掃描,必要時還會進行裱褙修補,因此掃描完成後,若要歸回原位,則勢必需重新折疊,若另行設計空間存放管理,則大尺寸檔案可避免再次折疊受損。

[4]施威銘編,《數位相片編修聖經》,台北:旗標,2005年2月初版。頁C-3。

[5]國家圖書館,〈數位資料委外製作需求規範〉,《技術彙編電子書》,檢索:2008年12月,

http://www2.ndap.org.tw/eBook/showContent.php?PK=182

[6] 影像壓縮技術可分為兩大類:資訊保持的(information preserving)與耗損的(lossy)。採用無失真壓縮使得需被壓縮-解壓縮的影像沒有任何資訊的損失。如LZW編碼即為其中的一種方式。有損耗編碼則是犧牲重建影像的精確度去換取更多的壓縮。如果產生的失真可以被接受,其壓縮率是非常高的。對於影像壓縮更為詳盡的說明,可參看Gonzalez Woods著,繆紹綱編譯,《數位影像處理》第八章,頁437~554。

[7] 以傳統電腦顯示器而言,解析度大多為75dpi,若以液晶螢幕而言,則為96dpi~120dpi之間。

[8]請參照檔案管理局編,《機關檔案管理作業手冊》,第十六章清查的部分,及洪淑芬著,《文獻典藏數位化的實務與技術》,頁8~10。

[9]參考行政院文化建設委員會國家文化資料庫〈數位化檔案命名原則〉,修訂日期:2004-05-31。http://km.cca.gov.tw/download/數位檔案命名原則_v20(20040608).pdf

[10]《淡新檔案》命名規範,檢索:2008年1月,http://www.ndap.org.tw/2_techreport/files/163.pdf

[11] 《淡新檔案》命名規範,http://www.ndap.org.tw/2_techreport/files/163.pdf

[12]中研院近史所檔案館,〈外交檔案編頁規範〉。

[13]請參照中研院近史所檔案館,〈大於A3尺寸檔案掃描規範〉及洪淑芬著,《文獻典藏數位化的實務與技術》頁44~45。









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