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文書檔案數位化工作流程指南

Tags: , , , , 發表: 2009-10-05, 點閱: 35,613 , 加入收藏櫃 , 列印 列印 , 轉寄 轉寄

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 伍、 後設資料與資料庫建置

 

後設資料與資料庫建置旨在說明後設資料欄位之標準及其著錄規範,包含一、文書檔案後設資料建議欄位;二、檔案資訊著錄。文書檔案後設資料建議欄位旨在說明後設資料欄位的制訂得依現有國內、外標準制訂,或依據典藏品之特性重新訂定。其中建議依現有之標準制訂較為方便可行,如本指南所建議為數位典藏與數位學習國家型科技計畫拓展臺灣數位典藏計畫-檔案主題小組所制訂之檔案核心欄位,並說明其欄位定義。若需重新訂定者,得依數位典藏國家型科技計畫技術研發分項計畫-後設資料工作組所規劃之步驟實施,相關說明及表格可參照附錄。

 

一、文書檔案後設資料建議欄位

後設資料庫的建置首重檔案描述欄位的確立,需滿足於各種檔案的共通性,又能方便使用者檢索相關訊息,建議如下:

 

(一) 原則

1. 檔案後設資料係對檔案進行內容及形式上的分析、組織和記錄以定義、管理、定位,並解釋說明檔案館與存藏所的館藏及徵集館藏之背景,及建立資訊系統的過程。

2. 後設資料欄位的設定需兼顧各種檔案的共性、適用範圍較寬,並可直接作為大多數檔案的著錄依據。

3. 後設資料欄位的選擇得採現行之國、內外標準或根據藏品之特殊性訂定之。唯自行訂定之標準仍考慮資料交換之互通性,及欄位對應問題。

 

(二) 檔案核心欄位之建議

本參考指南所建議為數位典藏與數位學習國家型科技計畫拓展臺灣數位典藏計畫-檔案主題小組所制訂之檔案核心欄位

1. 檔案核心欄位包含十九個欄位,其中必備欄位有五個,分別為:

(1) 典藏單位

(2) 館藏號

(3) 描述層次

(4) 題名

(5) 時間

 

 

2. 檔案核心欄位及定義

 

表5-1、檔案核心欄位

 

核心元素

定義

中文名稱

英文名稱

1.典藏單位

Repository

負責典藏資料的機關單位

2.館藏號

Collection number

辨識資料的唯一號碼,或所屬層次的唯一號碼。

3.類型

TYPE

資料的形式或類別

4.描述層次

Level of Description

該筆資料的層次

5.題名

Title

資料的題名或資料分類層級之分類名稱

6.內容描述

Content Description

對資料內容的提要、摘要或補充說明。

7.時間

Date(s)

資料產生日期,或業務處理過程中所彙積資料的起迄日期

8.產生者

Name of creator

資料的創造者或產生者

(可能是個人或團體組織)

9.產生地

Geographic name

資料創造或產生的地點

10.傳記歷史註

Administrative/

Biographical

1、 資料的行政歷史或傳記資訊,如:組織之起源、發展演變或與工作有關的重要資訊;或個人之一生或工作等傳記資訊。

2、 資料所有轉移權、權責與保管之沿革或相關活動,對現有檔案的結構與編排有關的資訊。

11.範圍與內容

Scope and content

資料的範圍(時期或地理)與內容(文件形式、主題性質、行政處理過程)的摘要

12.標題資訊

Subject

資料內容中所提到的重要人名、地名、團體名稱、家族名稱、主題名稱等,可用以做內容標目者。

(可依館內需求決定是否以此進行權威控制)

13.實體描述—數量

Physical description- Quantity

資料的數量

14.語文

Language

資料記載文體的語文類別

15.版本

Version

典藏單位典藏之資料版本,可能為原件或是複本

16.來源

Origin

資料的取得來源或轉移單位

17.保存狀況

Physical condition

資料目前的保存狀況

18.使用限制

Use restrict

資料本身的使用限制或開放情形

(其它形式之使用限制不包含在內)

19.備註

Note

與資料有關,但無法在其他欄位中著錄的重要資訊或補充說明。

 

 

(三) 後設資料之建置

若需重新規劃後設資料欄位,得參考數位典藏與數位學習國家型科技計畫技術研發分項計畫-後設資料工作組之相關規範,其原則包含四步驟共十個程序,以下僅羅列大綱,詳盡內容請參看後設資料工作組網站「後設資料工作組實務規劃」[18]

 

1. 需求評估與內涵分析

(1) 需求訪談

(2) 計畫相關標準與個案觀察

(3) 深入分析後設資料需求

(4) 確認後設資料策略暨標準間的互通性

 

2. 撰寫後設資料需求功能書

(1) 研製後設資料功能需求書

(2) 後設資料系統評估

 

3. 建置後設資料系統

(1) 研製參考規範(Best Practice)

(2) 發展後設資料系統

 

4. 服務與評估

(1) 後設資料服務

(2) 後設資料作業評估

 

二、檔案資訊著錄

 

後設資料欄位確立並建置資料庫後,需於欄位著錄相應的資料,資料庫方能完成。檔案著錄得由具相關學術背景之人員依著錄規範執行,並由專人執行校對,已確保料無誤,說明如下:

 

(一) 訂定著錄規範

 

1. 檔案著錄之前,需訂定著錄規範,以作為工作人員於檔案著錄時之依據,內容通常包括著錄原則、著錄項目、著錄格式、識別字號、著錄來源、著錄用文字、著錄級次以及各著錄項目的具體細則等。

 

2. 檔案核心欄位著錄細則[19]

 

表5-2、檔案核心欄位著錄細則

核心元素

定義

描述方式

中文名稱

級次

1.典藏單位

必要

負責典藏資料的機關單位

以國家整體檔案典藏視之,區分典藏機構,以實際典藏管理並具獨立組織行政之機構為描述原則。例如:國立故宮博物院。

2.館藏號

必要

辨識資料的唯一號碼,或所屬層次的唯一號碼。

為檔案管理機構登錄檔案的唯一典藏號,描述時系統可自動加註典藏單位代碼,成為聯合目錄中唯一的登錄號。如為多元層次之檔案,需為可表示多元層次之典藏號。除典藏單位代碼表外,由各典藏單位自訂。

3.類型

非必要

資料的形式或類別

依各典藏單位管理原則,區分資料載體型式、類別、特徵或性質,由各典藏單位自訂。(亦可採複分的型式,如:檔案–(性質)or(載體型式)or(類別),各館可在檔案下採不同的複分)

4.描述層次

必要

該筆資料的層次

依據各館之控制層次描述。

5.題名

必要

資料的題名或資料分類層級之分類名稱

文字力求精簡,各館可自訂限制字數。

6.內容描述

非必要

對資料內容的提要、摘要或補充說明。

描述該檔案內容的提要,主要重點描述該檔案內容的人、事、時、地、物等相關訊息。各描述單位可自訂限制字數。

7.時間

必要

資料產生日期,或業務處理過程中所彙積資料的起迄日期

以檔案上的日期為主,照錄為原則,中曆之數字年月日,以阿拉伯數字標示。不詳者錄「不詳」。殘缺以「﹖」標示。

8.產生者

非必要

資料的創造者或產生者

(可能是個人或團體組織)

產生者以檔案上之名稱為照錄原則。如有多人或多單位,照錄,以「;」區隔。

(1) 檔案中有完整姓名者或完整團體組織名稱者,照錄。

(2) 檔案中只有姓,而名字可從其它考證資料中找到,錄其姓名,但需加註[ ]。例如:[史貽直]。若非人名,而為團體組織名稱時,非檔案上所有或檔案上為簡易或殘缺名稱時,由其它考證資料中找到完整單位名稱,亦加註[ ]。例如:[禮部]。

(3) 檔案中僅有姓,亦無法由其它考證資料中查其名,則照錄姓。例如:楊。檔案中非人名,而為簡易或殘缺單位名稱時,亦無法由其它考證資料中查其完整名稱時,則照錄。

(4) 檔案中之姓名或團體組織名稱,確知有缺誤,非他人、譯文、異體字、簡稱等,則更正其缺誤,加註[ ],並於後以(原文: )補充說明。例如:[曾國藩](原文:曾國番)。

簡稱與完整名稱的描述選擇,如描述單位有進行名稱權威控制則依該單位原則描述。

9.產生地

非必要

資料創造或產生的地點

以完整且正式行政地名為描述原則,描述層級以檔案產生屬地為主,可往上延申,不同層級間以「–」相連。如:台北縣,應錄:台北縣,可錄:台灣省–台北縣。

10.傳記歷史註

非必要

1、 資料的行政歷史或傳記資訊,如:組織之起源、發展演變或與工作有關的重要資訊;或個人之一生或工作等傳記資訊。

2、 資料所有轉移權、權責與保管之沿革或相關活動,對現有檔案的結構與編排有關的資訊。

按時間發展次序以文字敘述之。

11.範圍與內容

非必要

資料的範圍(時期或地理)與內容(文件形式、主題性質、行政處理過程)的摘要

針對檔案內涵、載體、行政處理、及關連、上下文及前後次序的說明與補充,以文字敘述為主。各描述單位可自訂限制字數。

12.標題資訊

非必要

資料內容中所提到的重要人名、地名、團體名稱、家族名稱、主題名稱等,可用以做內容標目者。

(可依館內需求決定是否以此進行權威控制)

依據各類標目的選擇與描述方式。各描述單位可依需求決定是否以此進行標目權威控制。

13.實體描述—

數量

非必要

資料的數量

依該描述層次做為檔案單元,計量檔案單元內的檔案數量,一般以次層次為計量單位。如描述層次若為「案」,則每一案的計量單位為「件」。數量以阿拉伯數字標示。

14.語文

非必要

資料記載文體的語文類別

語文辨識依檔案內容所使用之語文照錄,單種語文錄單種,如:滿文;多種語文錄多種,如:滿文;漢文。無法確認為檔案內容且無法考證辨識之圖文,則不錄,例如類似簽名的文字。

15.版本

非必要

典藏單位典藏之資料版本,可能為原件或是複本

分為原件、副本二種。

16.來源

非必要

資料的取得來源或轉移單位

記錄檔案取得來源之法定名稱。詳細可加註取得方式,如捐贈,指由捐贈者免費贈予;移轉,指依法規條文或其它命令,由其他單位轉移典藏地;購買,指存藏所以經費購入者。亦可加註法定相關取得證明,如契約書等。

17.保存狀況

非必要

資料目前的保存狀況

描述檔案完整與否或是維護狀況及相關註記。一般原則:完整者描述完整;首尾完整,僅部份殘破,可經修補回復或不影響其內容完整性者,描述完整;基本上檔案本子頁幅完整,即描述完整。檔案殘破,已影響其內容完整性者,描述殘缺;基本上,檔案本子頁幅有缺者,即描述殘缺。維護狀況則視檔案是否進行過維護,或是否需進行維護,相關資訊予以記錄。(描述文字各單位嘗試一致)

18.使用限制

非必要

資料本身的使用限制或開放情形

(其它形式之使用限制不包含在內)

依據檔案原始產生單位給予的註記,若限制依法失效,則註記開放;若依法受限制,則可註記限制期限、原因、及預計開放時間。

19.備註

非必要

與資料有關,但無法在其他欄位中著錄的重要資訊或補充說明。

說明項目或欄位,以「:」區隔,後填錄說明內容。如「附件:附件名稱」

 

 

(二) 資料建檔

1. 資料建檔前需仔細查核原檔、原檔目錄、建檔目錄等各部分的文號與文號起頁,若有錯誤,更正在建檔目錄上。

 

2. 檔案著錄項目是從檔案和檔案工作的整體情況來考慮的,實際著錄時,可以根據著錄規範之規定及著錄對象的特點,欄位的用途、欄位的性質、檔案特徵的清晰、完備程度、檔案本身的特點等情況確定這些欄位是否都要填寫。

 

3. 資料來源:

(1) 若檔案有已建檔之紙本目錄,得依此於核對後設資料基本欄位後,進行整理及校正,並作為著錄資料來源。

(2) 若檔案沒有建檔之紙本目錄,則檢視文件本身,基本上可以提供全部外形特徵的著錄事項。內容描述、傳記歷史註、範圍與內容等欄位的描述,還需要綜觀整個檔或案卷,並仔細閱讀每份文件,若需要考證則還應查閱其他參考資料。

 

(三) 校對

建檔人員需仔細核對各欄位資料,以確保目錄資料之正確性。並再經過專人初審及複審程序,以確保目錄資料之可信度。


 <回 到 目 錄>

 

 

 

[18]數位典藏與數位學習國家型科技計畫技術研發分項計畫-後設資料工作組:http://www.sinica.edu.tw/~metadata/index.html

[19] 請參照檔案小組編定〈檔案描述編排通則(草案)〉,節錄於附錄一。

 









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