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文書檔案數位化工作流程指南

Tags: , , , , 發表: 2009-10-05, 點閱: 35,615 , 加入收藏櫃 , 列印 列印 , 轉寄 轉寄

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柒、 設備與成本分析

 

設備與成本分析旨在說明掃描程序所需之空間規劃、儀器設備及所需成本的約略估算,作為規劃數位化工作之參考依據。

 

一、檔案掃描環境[20]

 

(一) 地點

1. 理想的掃描作業地點應盡量遠離建築物的外牆、機房、管線、水閘和光照。

2. 掃描作業地點應接近其他相關的場所,如檔案整編室、載貨用升降梯、及工作人員的辦公室,這樣對作業動線規劃較為便利。

 

(二) 空間

1. 進行掃描工作地點應具備4坪以上乾淨的區域,需容納工作桌及作業動線安排之空間。若有多組人員同時進行,則以倍數乘之。

2. 工作桌須容納掃描器、電腦螢幕後,仍有檔案最大尺寸四倍以上的空間,以提供檔案整理及置放之空間。

 

(三) 溫濕度控制

1. 掃描場所以恆溫恆濕為佳,尤其是機器散熱問題,必須控制溫度及空氣的品質。溫度和相對濕度參考標準為:溫度18-21℃,相對濕度47%-55%以下。

2. 溫濕度控制得採中央控制系統,以保證溫濕度及改善空氣品質。若無中央控制系統,亦可以冷氣機冷卻空氣及濾除空氣中的雜質。

 

(四) 照明

1. 掃描作業地點光源需要考慮照度或光度及光源的性質及波長。紫外線會嚴重地傷害多數藏品,需避免太陽光照射檔案,可關上窗戶或拉上厚重的黑窗簾,可以擋掉所有可能照進庫房內的日光。

2. 掃描作業地點主要光源的燈光的燈管和燈泡,如日光燈管或鎢絲鹵素燈泡,則可套上能吸收紫外線的材料。

3. 掃描作業地點內應避免使用白燈泡,因為這類燈泡會產生熱量,並造成局部的溫、濕度波動。

 

(五) 其他要求

1. 為了預防昆蟲和寄生蟲侵入,不但要維持環境清潔,而且絕對禁止攜帶食物和飲料進掃描作業地點。

2. 嚴禁將檔案置於在地板上,以避免被推落、摔壞的危險,還有被水災侵蝕的可能。

3. 若設置收藏的架子,至少要離地面18公分,如果小於這個距離的話,藏品就很容易暴露在水災、灰塵、泥沙的侵襲下,而且打掃的人也很可能會把他們移到不適當的位置。

 

二、主要設備與工具

 

(一) 主要儀器

 

1. 掃描設備

(1) 平台式掃描器

列舉國內常見A3尺寸之平台掃描器,其中包含附有「自動文件送紙器」功能之機種,此種機種較適合應用於現代檔案文件之大量掃描,不適宜運用於珍貴的檔案文獻之掃描工作,以下僅供參考。(最新詳細資訊請參見各公司網站資訊)

表7-1:平台式掃描器一覽表(2008.12更新)

 

種類

廠牌

型號

光學解析度

動態範圍

色彩位元

感光原件

備註

低速A3規格低階掃描器

Microtek

ScanMaker 9800XL

1600 dpi

3.7D

48Bits

CCD

約 30,000元

Avision

FB6000

600 dpi

 

24Bits

CCD

約 22,000元

UMAX

PowerLook 2100XL

800 dpi

3.4D

42Bits

CCD

約 22,000元

低速A3規格高階掃描器

AVISION

FB6000U

600 dpi

 

48bits

CCD

約 25,000元

高速A3單面規格(35頁)高階掃描器(自動文件送紙器)

Avision

AV8000S

600 dpi

 

24Bits

CCD

約 150,000元

FUJITSU

fi-4530C

600 dpi

 

24Bits

CCD

約 150,000元

高速A3單面規格(35頁)
高階掃描器(自動文件送紙器)

柯達

i150

300dpi

 

24bits

CCD

約150,000元

 

AVISION

AV8050U

600dpi

 

24bits

CCD

約150,000元

高速A3雙面規格(50頁)高階掃描器(自動文件送紙器)

FUJITSU

fi-5650C

600 dpi

 

24Bits

CCD

約300,000元

Kodak

Kodak i260

300 dpi

 

24Bits

 

約400,000元

AVISION

AV8350

600 dpi

 

24Bits

 

約300,000元

 

AVISION

AV320

600dpi

     

約30,0000元

 

Canon

DR-5010C

600dpi

3.7D

24Bits

 

約300,000元

 

Panasonic

KV-S7065C

600dpi

 

24Bits

 

約300,000元

其他

EPSON

EPSON EXPRESSION 1640XL

1600 dpi

3.6D

42Bits

CCD

約100,000元

EPSON

Expression 10000XL

2,400 dpi

3.8D

48Bits

CCD

約100,000元

 

 

(2) 大尺寸彩色掃描器

常見大尺寸彩色掃描器,主要廠牌為Contex及Colortrac,詳細資訊請參見該公司網站資訊。

 

(3) 其他類型

例如Better Light、JUMBOscan、Cruse等廠牌的掃描系統,詳細資訊請參見該公司網站資訊。

 

2. 電腦設備及軟體:

(1) 電腦螢幕及主機至少兩台以上,掃描用之電腦與校驗之電腦區分。若有多組人員同時進行掃描,一台掃描機需搭配一組電腦設備。電腦配備等級需符合掃描器之最低要求。

(2) 顯示器

A. 顯示器的尺寸越大越好,不僅觀看效果好,而且給影像的精確處理帶來方便。

B. 顯示器的分辨率越高越好。至少有1024X1280以上分辨率。

C. 顯示器對每幅畫面的刷新時間應在72Hz以上,刷新率的Hz數值越大,顯示的閃爍現象就越少,效果也就越好。

D. 顯示器支援的色彩品質位數越高越好。對數位影像處理來說,至少需符合24位元全彩,並符合掃描器於色彩位元的要求。

(3) 不斷電設備。

(4) DVD光碟燒錄設備。

(5) 文書處理軟體及影像處理相關軟體。

(二) 設備管理

1. 掃描器材及電腦設備,係屬單位財產,應按規定建帳列管。

2. 各種掃描儀器,嚴禁自行試修,以免損壞。

3. 保養修護:

(1) 一級保養,主要為清潔,由掃描人員負責。

(2) 二、三級保養,應與相關廠商簽約合作,由專門技術人員定期保養,適時維護。(二級保養為電源及機器檢查、三級為光學系統檢查)

 

三、成本分析

(一) 成本構成要素

藉由掃描進行數位化所需成本,其要素主要由三方面構成:材料費、勞務費及經費:

1. 材料費主要為工作所使用之耗材費用。

2. 勞務費主要為工作人員之薪資。

3. 經費可分為直接經費及間接經費:

(1) 直接經費包括資訊設備及掃描器之費用及折舊費、資訊軟體之費用等。

(2) 間接經費包括掃描空間之折舊費或租金、修繕費、保險費、水電費、雜費等。

限於資料有限,本參考指南之成本分析,僅依據勞務費用及直接費用,對單張影像掃描成本略做估算。尤於省略部分費用及相關變數,其結果雖不是是非常精確,但仍可從計算過程中,瞭解構成數位化工作成本因素(「人力」、「設備」及「時間」)之間的相互關係。

 

(二) 成本估算

1. 計算方式:

依據設備攤提的算法,可分為兩種:

(1)依使用年限設定設備攤提費用

(勞務費(元)+設備攤提費用(元))/數位產出數量(張)

=每張成本(元/張)

A. 勞務費主要為人員薪資

B. 設備攤提費用=(設備費用+軟體費用-剩餘價值)/使用年限

(2)依數位總產出設定設備攤提費用

勞務費(元)/數位產出數量(張)+(設備費用+軟體費用)/數位產出數量(張)=每張成本(元/張)

 

 

2. 計算實例

(1) 基本設定:

一單位進行檔案數位化,安排人員兩名,一人負責掃描、一人負責整理及校驗,使用設備為電腦兩部及一台高階平台掃描器。

 

A. 設備:電腦設備30000×2=60000元

高階平台掃描器 100000元

B. 軟體:Adobe Photoshop 約20000元

C. 人力:薪資30000 元/月

D. 檔案大小:A3 每張掃描費時約90秒

E. 每月(20工作天)數位產出:約6400張

F. 使用年限:4年(依各單位會計設定而定)

 

(2) 依使用年限設定設備攤提費用

A. 勞務費用=60000元

B. 設備攤提費用=(60000+100000+20000)/4=45000元/年

換算成每月則為 3750元/月

每張成本=(60000+3750)/6400= 9.96元/張

以上設備依使用年限4年攤提,以求成本計算的合理性,但計畫實際進行時,有些不到四年,其設備對於單位仍有剩餘價值,但對於計畫而言,其剩餘價值應皆以0計算。如此,則依計畫執行時間長短不同,其成本亦會有所差異,如下表:

 

表7-2、成本分析

 

 

 

(3) 依數位總產出設定設備攤提費用

 

假設某單位欲數位化檔案100000件,其計算方式如下:

A.勞務費=100000/6400×60000=937500

每張成本=937500/100000+(60000+100000+20000)/100000=11.1

此外依數位總產出數量不同,其成本亦會有所差異,如下表:

 

表7-3:依總產量成本分析

 

 

除數位總產出量會影響每頁檔案掃描成本外,時間亦是一重要因素。因為在每月固定數量的產出下,若要縮短時間,勢必增加生產線,亦即增加設備之支出,其成本差異如下表(以20萬張為計算標準):

 

 

表7-4、依時間成本分析

 

 

 

3. 建議

本參考指南所列成本計算僅為初步評估,主要考量僅限於設備及人力資源,但仍可依此簡易公式約略推算各單位成本控制之重要因素:

(1) 人力資源方面,因掃描作業固定,可藉由訓練專業工讀生進行,以降低薪資費用之支出,而校驗之工作需具備影像處理專長之人員進行,建議聘任專職人員進行,以確保影像品質。

(2) 高階設備雖然價格昂貴,但若有助於數位產出速度增加,亦即降低勞務費之支出,並不代表總成本一定增加。反之,若採用低階設備而導致數位產出降低,亦即增加勞務費支出,亦不代表總成本一定降低。因此設備採購前需經由整體評估及計算,方決定設備使用等級。


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[20] Konstanze Bachmann,《藏品維護手冊》,劉藍玉譯,台北:五觀藝術管理,2001年,初版。頁60~67。









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