柒、 設備與成本分析

 

設備與成本分析旨在說明掃描程序所需之空間規劃、儀器設備及所需成本的約略估算，作為規劃數位化工作之參考依據。

 

一、檔案掃描環境[20]

 

（一） 地點

1. 理想的掃描作業地點應盡量遠離建築物的外牆、機房、管線、水閘和光照。

2. 掃描作業地點應接近其他相關的場所，如檔案整編室、載貨用升降梯、及工作人員的辦公室，這樣對作業動線規劃較為便利。

 

（二） 空間

1. 進行掃描工作地點應具備4坪以上乾淨的區域，需容納工作桌及作業動線安排之空間。若有多組人員同時進行，則以倍數乘之。

2. 工作桌須容納掃描器、電腦螢幕後，仍有檔案最大尺寸四倍以上的空間，以提供檔案整理及置放之空間。

 

（三） 溫濕度控制

1. 掃描場所以恆溫恆濕為佳，尤其是機器散熱問題，必須控制溫度及空氣的品質。溫度和相對濕度參考標準為：溫度18-21℃，相對濕度47％-55％以下。

2. 溫濕度控制得採中央控制系統，以保證溫濕度及改善空氣品質。若無中央控制系統，亦可以冷氣機冷卻空氣及濾除空氣中的雜質。

 

（四） 照明

1. 掃描作業地點光源需要考慮照度或光度及光源的性質及波長。紫外線會嚴重地傷害多數藏品，需避免太陽光照射檔案，可關上窗戶或拉上厚重的黑窗簾，可以擋掉所有可能照進庫房內的日光。

2. 掃描作業地點主要光源的燈光的燈管和燈泡，如日光燈管或鎢絲鹵素燈泡，則可套上能吸收紫外線的材料。

3. 掃描作業地點內應避免使用白燈泡，因為這類燈泡會產生熱量，並造成局部的溫、濕度波動。

 

（五） 其他要求

1. 為了預防昆蟲和寄生蟲侵入，不但要維持環境清潔，而且絕對禁止攜帶食物和飲料進掃描作業地點。

2. 嚴禁將檔案置於在地板上，以避免被推落、摔壞的危險，還有被水災侵蝕的可能。

3. 若設置收藏的架子，至少要離地面18公分，如果小於這個距離的話，藏品就很容易暴露在水災、灰塵、泥沙的侵襲下，而且打掃的人也很可能會把他們移到不適當的位置。

 

二、主要設備與工具

 

（一） 主要儀器

 

1. 掃描設備

（1） 平台式掃描器

列舉國內常見A3尺寸之平台掃描器，其中包含附有「自動文件送紙器」功能之機種，此種機種較適合應用於現代檔案文件之大量掃描，不適宜運用於珍貴的檔案文獻之掃描工作，以下僅供參考。（最新詳細資訊請參見各公司網站資訊）

表7-1：平台式掃描器一覽表(2008.12更新)

 

 

 

（2） 大尺寸彩色掃描器

常見大尺寸彩色掃描器，主要廠牌為Contex及Colortrac，詳細資訊請參見該公司網站資訊。

 

（3） 其他類型

例如Better Light、JUMBOscan、Cruse等廠牌的掃描系統，詳細資訊請參見該公司網站資訊。

 

2. 電腦設備及軟體：

（1） 電腦螢幕及主機至少兩台以上，掃描用之電腦與校驗之電腦區分。若有多組人員同時進行掃描，一台掃描機需搭配一組電腦設備。電腦配備等級需符合掃描器之最低要求。

（2） 顯示器

A. 顯示器的尺寸越大越好，不僅觀看效果好，而且給影像的精確處理帶來方便。

B. 顯示器的分辨率越高越好。至少有1024X1280以上分辨率。

C. 顯示器對每幅畫面的刷新時間應在72Hz以上，刷新率的Hz數值越大，顯示的閃爍現象就越少，效果也就越好。

D. 顯示器支援的色彩品質位數越高越好。對數位影像處理來說，至少需符合24位元全彩，並符合掃描器於色彩位元的要求。

（3） 不斷電設備。

（4） DVD光碟燒錄設備。

（5） 文書處理軟體及影像處理相關軟體。

（二） 設備管理

1. 掃描器材及電腦設備，係屬單位財產，應按規定建帳列管。

2. 各種掃描儀器，嚴禁自行試修，以免損壞。

3. 保養修護：

（1） 一級保養，主要為清潔，由掃描人員負責。

（2） 二、三級保養，應與相關廠商簽約合作，由專門技術人員定期保養，適時維護。（二級保養為電源及機器檢查、三級為光學系統檢查）

 

三、成本分析

（一） 成本構成要素

藉由掃描進行數位化所需成本，其要素主要由三方面構成：材料費、勞務費及經費：

1. 材料費主要為工作所使用之耗材費用。

2. 勞務費主要為工作人員之薪資。

3. 經費可分為直接經費及間接經費：

（1） 直接經費包括資訊設備及掃描器之費用及折舊費、資訊軟體之費用等。

（2） 間接經費包括掃描空間之折舊費或租金、修繕費、保險費、水電費、雜費等。

限於資料有限，本參考指南之成本分析，僅依據勞務費用及直接費用，對單張影像掃描成本略做估算。尤於省略部分費用及相關變數，其結果雖不是是非常精確，但仍可從計算過程中，瞭解構成數位化工作成本因素（「人力」、「設備」及「時間」）之間的相互關係。

 

（二） 成本估算

1. 計算方式：

依據設備攤提的算法，可分為兩種：

（1）依使用年限設定設備攤提費用

（勞務費（元）＋設備攤提費用（元））/數位產出數量（張）

＝每張成本（元/張）

A. 勞務費主要為人員薪資

B. 設備攤提費用＝（設備費用＋軟體費用-剩餘價值）/使用年限

（2）依數位總產出設定設備攤提費用

勞務費（元）/數位產出數量（張）＋（設備費用＋軟體費用）/數位產出數量（張）＝每張成本（元/張）

 

 

2. 計算實例

（1） 基本設定：

一單位進行檔案數位化，安排人員兩名，一人負責掃描、一人負責整理及校驗，使用設備為電腦兩部及一台高階平台掃描器。

 

A. 設備：電腦設備30000×2＝60000元

高階平台掃描器 100000元

B. 軟體：Adobe Photoshop 約20000元

C. 人力：薪資30000 元/月

D. 檔案大小：A3 每張掃描費時約90秒

E. 每月（20工作天）數位產出：約6400張

F. 使用年限：4年（依各單位會計設定而定）

 

（2） 依使用年限設定設備攤提費用

A. 勞務費用＝60000元

B. 設備攤提費用＝（60000＋100000＋20000）/4＝45000元/年

換算成每月則為 3750元/月

每張成本＝（60000＋3750）/6400＝ 9.96元/張

以上設備依使用年限4年攤提，以求成本計算的合理性，但計畫實際進行時，有些不到四年，其設備對於單位仍有剩餘價值，但對於計畫而言，其剩餘價值應皆以0計算。如此，則依計畫執行時間長短不同，其成本亦會有所差異，如下表：

 

表7-2、成本分析

 

 

 

（3） 依數位總產出設定設備攤提費用

 

假設某單位欲數位化檔案100000件，其計算方式如下：

A.勞務費=100000/6400×60000=937500

每張成本=937500/100000+（60000＋100000＋20000）/100000=11.1

此外依數位總產出數量不同，其成本亦會有所差異，如下表：

 

表7-3：依總產量成本分析

 

 

除數位總產出量會影響每頁檔案掃描成本外，時間亦是一重要因素。因為在每月固定數量的產出下，若要縮短時間，勢必增加生產線，亦即增加設備之支出，其成本差異如下表（以20萬張為計算標準）：

 

 

表7-4、依時間成本分析

 

 

 

3. 建議

本參考指南所列成本計算僅為初步評估，主要考量僅限於設備及人力資源，但仍可依此簡易公式約略推算各單位成本控制之重要因素：

（1） 人力資源方面，因掃描作業固定，可藉由訓練專業工讀生進行，以降低薪資費用之支出，而校驗之工作需具備影像處理專長之人員進行，建議聘任專職人員進行，以確保影像品質。

（2） 高階設備雖然價格昂貴，但若有助於數位產出速度增加，亦即降低勞務費之支出，並不代表總成本一定增加。反之，若採用低階設備而導致數位產出降低，亦即增加勞務費支出，亦不代表總成本一定降低。因此設備採購前需經由整體評估及計算，方決定設備使用等級。

---

 <回 到 目 錄>

 

  

[20] Konstanze Bachmann，《藏品維護手冊》，劉藍玉譯，台北：五觀藝術管理，2001年，初版。頁60～67。

  文書檔案數位化工作流程指南全本下載 (1.2 MB, 3,634 hits)

評分：