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文書檔案數位化工作流程指南

Tags: , , , , 發表: 2009-10-05, 點閱: 35,611 , 加入收藏櫃 , 列印 列印 , 轉寄 轉寄

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捌、 效益與展望

 

本參考指南的制訂,希望總結檔案數位化的工作經驗,並結合理論依據,為檔案數位化工作流程提供具體可行的步驟,但這樣的制訂工作,仍屬摸索階段,對於內容掌握,也只是初步概括出檔案數位化工作流程之輪廓,如本指南目前只涉及單頁紙質檔案,方法上也只說明直接數位化方式。但仍希望在此基礎上,廣收專家學者的意見,逐漸深化內容,並增加檔案中其他媒體和處理方式,使指南的制訂臻於完善。以下的說明為本指南在制訂過程中,希望逐漸加強的部分:

 

一、 強化組織結構及人力規劃之描述:

 

一般流程的描述應以組織結構為基礎,說明各職位之工作職掌、責任範圍等,然後才說明各職位之工作步驟及其工作項目,與上下游之關聯而形成工作流程。但由於數位化工作之組織差異性頗大,對於數位化物件較多的單位,可能單個執行步驟就需由多名人員同時進行,而對於數位化物件較少或資源較不充沛的單位,可能一名人員就負責數個執行步驟,因此強行架構數位化組織,目前實際效益並不大。但對於數位化工作之規劃及成本分析而言,人力之利用及規劃仍是相當重要之環節,因此之後希望藉由進一步的工作分析,提出合理的數位化工作之人力需求。

 

二、 設備更新快速,無法詳列最新設備:

 

由於數位化主要設備如掃描器、電腦設備、儲存載體等,更新速度非常快,因此在本指南中列舉之設備,僅提供參考。待進行採購,仍應考量新技術或新產品的價值。因此本指南介紹重點,著重在設備的主要種類及相關技術指標及選購依據。最新的設備訊息可參考相關廠商網站資訊。

 

三、 數位產出應增加質化評量方式

 

原預定在工作流程中導入經濟效益的分析,因此需要對成本的數據及數位產出價值的數據進行換算。但對於數位產出在價值估算目前仍未有合理的計算方式。因為對於數位產出價值的估算,除了量化的分析外(如掃描影像數量、鍵入資料筆數),也應考慮質化的分析,如原典藏品的價值、數位影像的品質、數位影像加值的空間等。唯有量化分析加上質化分析的考量,對於數位產出的價值的評估,方能取得比較公平的結果。但目前對於數位產出質化的評估,仍未有一適當的評估模式。此外,對於成本計算的相關數據仍需作進一步的訪查及分析,因此對於經濟效益的分析,目前只能就成本中重要的構成要素作一粗略估算。

 

四、 影像掃校系統的推廣及介紹

 

為有效管理數位化工作流程,並保持工作流程的順暢,建立數位化工作流程管理系統實在有其必要性,目前如中央研究院歷史語言研究所明清檔案工作室使用「內閣大庫檔案數位化影像系統」,不但減少人工作業程序、確保資料的完整性及正確性,亦可藉由系統進行統計分析,強化流程的控管及進度掌握。相信會逐漸取代紙本清冊或電子目錄清冊的管理方式。因此本指南希望在修訂過程,增加管理系統的說明部分,以供參考。[21]

 

五、 委外管理

 

由於許多單位數位化工作委由廠商進行製作,因此委外管理也是數位化工作流程當中相當重要的部分,包括是否委外的考量、招標規範的訂定、廠商進駐管理、人員作業管理、影像品質檢驗等等,在《文獻典藏數位化的實務與技術》一書中,便有專章的討論。本計畫亦在進行《委外製作數位化工作流程指南》的參考指南撰寫中,未來亦可當作參考資料之一。


 

  <回 到 目 錄>

  

[21] 請參照〈內閣大庫檔案自動化掃描作業程序與系統應用〉。









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