一、目的

 

「數位典藏與數位學習國家型科技計畫」在計畫執行的過程中，除資訊技術的開發創新及數位成果的豐富產出外，各執行單位及拓展臺灣數位典藏計畫分項計畫，也將數位化過程詳實地記錄下來，並出版數位化工作流程叢書，這對於數位化技術的創新及經驗的傳承，皆是一批無比珍貴的資產。但從另一方面來說，這一批無形的珍貴資產雖略經整合，但相關資訊仍顯得過於分散，數位化工作流程指南的制訂，便是基於以上理由而被提出。一方面希望整合各單位先前執行數位化工作的書面資料及工作經驗，並在指南的制訂過程中，透過現行流程的分析與討論，將原本隱藏於計畫管理者、執行者腦中的資訊和經驗，轉化為可見的知識並應用於數位化工作流程指南的制訂中，並形成兼具專業性、可操作性與標準化的參考指南文件；一方面也希望藉由指南的建立及導入，除了能讓工作人員從整體性的觀點，清楚界定其自身職責、工作項目及執行步驟，並瞭解其工作與前、後步驟的連結性外，也方便管理者，對於工作進度的追蹤及工作品質的掌握。進而協助後續數位典藏計畫或數位典藏工作者，以更有效率的方式，完成數位化工作。

 

二、適用範圍

 

（一） 數位化物件

 

所謂檔案，就其定義而言，主要指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。內容包含相當廣泛，從檔案性質來說，包含文書、私人書信、日記、照片、文物、地圖、影音等；從時間分佈來說則跨越明、清、民國初年到現代。雖然檔案包含範圍相當廣泛，其中仍以文書檔案最為普遍。尤其是明、清及民國初年的檔案，因時代的限制，皆以文書為主。加上文書檔案乃紙質文件，容易因天然災害或過度使用而受損、脆化，因此文書檔案數位化更顯出其重要性。而《文書檔案數位化工作流程指南》（以下簡稱《指南》〉），便是依此而制訂，適用於「單頁紙質檔案」進行數位化工作時之參考指南（後文所提「檔案」皆概指單頁紙質檔案而言）。

 

（二） 數位化執行方式

 

檔案數位化的方式約可區分為兩種，其一是以檔案原件直接透過掃描器對檔案進行掃描，如使用平台式掃描器或大尺寸掃描器等。其二則是先將檔案進行縮影微捲，再將微捲進行數位化。[12] [1]本參考指南僅著重於前者。

 

（三） 工作項目及範圍

 

本指南主要規劃為三階段：「前置作業」、「物件數位化程序」及「後設資料與資料庫建置」。「前置作業」旨在說明數位化工作進行前的準備工作，包含1.數位化方案選擇；2.工作規劃；3.文書檔案編整。「物件數位化程序」旨在說明數位化工作中，使用掃描設備之執行步驟和工作注意事項以及影像後製之執行步驟。工作包含1.建立色彩管理模式；2.文書檔案掃描程序；3.數位影像後製；4.數位影像備份及管理。「後設資料與資料庫建置」旨在說明檔案後設資料之標準及其著錄規範之制訂，包含1.文書檔案後設資料建議欄位；2.檔案資訊著錄。除了上述部分，本指南亦包含設備與成本分析，說明掃描程序所需之空間規劃、儀器設備及掃描作業所需成本的約略估算，可作為規劃數位化工作之參考依據。

 

表1-1、文書檔案數位化工作流程指南適用範圍表

數位化物件	單頁紙質檔案
數位化執行方式	掃描	平台式掃描器
		大尺寸彩色掃描器
工作項目及範圍	前置作業	數位化方案選擇
		工作規劃
		文書檔案編整
	物件數位化程序	建立色彩管理模式
		文書檔案掃描程序
		數位影像後製
		數位影像備份及管理
	後設資料與資料庫建置	文書檔案後設資料建議欄位
		資料庫建置
		後設資料著錄

 

三、制訂依據

 

本參考指南之編訂，以數位化工作執行單位及相關人員之經驗心得為基礎，並參考相關法規及著作，說明如下：

 

（一） 專書類

 

專著圖書主要包含兩類，其一為針對數位化工作流程所編寫之圖書文獻，如《數位化工作流程圖文說明》、《技術彙編》及《文獻典藏數位化的實務與技術》等。

《數位化工作流程圖文說明》是目前對數位化工作流程記錄最為詳盡的一套叢書，依數位典藏與數位學習國家型科技計畫第一期計畫之十二個主題小組，區分為十二冊，每冊彙整各計畫執行數位化工作流程的圖文說明及相關規範、調查表。

 

《技術彙編》收集了數位典藏國家型科技計畫、數位博物館計畫及其他相關計畫的技術規範內容187篇，內容主要包含三大部分：數位典藏品的識別與描述、典藏品的數位化製作及數位典藏技術與系統開發。其中，後設資料的篇幅最大也最完整，幾佔全部篇幅的三分之二，包含後設資料的完整製作程序、相關工具、管理、訓練講義、命名規範、介面以及評估等。相對於此，典藏品的數位化製作部分及數位典藏系統只佔少數篇幅。

 

《文獻典藏數位化的實務與技術》由台大圖書館特藏組編審洪淑芬所編著，主要就數位化過程中，對資料手稿、拓本、書籍等不同類型與特性的資料，需作的特殊考量與作業方式，作一分類整理。內容涉及數位化工作的準備工作、數位化的方式、數位化的規格、資料庫的建置及委外招標等等，函括了數位化工作項目的各個層面。本書的特點除函括面廣外，由於作者具有實務經驗，以臺灣大學圖書館進行館藏珍貴資料之數位化的相關經驗為例，進行說明，因此許多數位化工作細微的地方，皆說明的非常仔細，尤其針對過程中各個不同的決策選擇，皆作了詳細的說明，對制訂此標準，非常具有參考價值。

 

除上述專著外，另有為檔案管理或數位攝影、數位影像處理等撰寫之專著，這些圖書雖非針對數位化工作流程編寫，但仍有相關篇章值得借鏡，如影像格式的解說、掃描器的選購、掃描程序的操作及數位影像的編修等。

 

（二） 期刊論文類

 

期刊論文類主要包含數位化工作者於期刊或研討會上發表之文章及相關單位所撰寫的研究報告。期刊論文如中研院近史所檔案館主任莊樹華所發表之〈檔案數位影像製作之流程與管理〉、國史館審編處典藏科科長廖運尚所發表之〈國史館採用無失真壓縮實作經驗談〉及師範大學圖書資訊學研究所教授陳昭珍發表之〈國家典藏數位化及應有的技術規範〉等。這些文章皆是作者基於數位化工作之實務，提出總結性的報告。研究報告則如檔案管理局委託台灣大學資訊工程學系教授項潔、陳雪華所進行的研究《國家檔案數位化影像品質之研究》，本研究針對國內外數位化工作執行情況進行分析，並實地訪問執行數位化工作之單位及廠商，對於瞭解國內外檔案數位化之工作流程概況，非常有幫助；此外，報告中針對數位化的各個階段提出建議，亦是制訂指南相當寶貴的參考文獻。

 

（三） 規範類

 

係指各單位所制訂之數位化工作規範，如數位檔案命名規範、影像製作規範、後設資料需求規格書、檔案著錄規則等，這些相關規範為數位化工作流程指南的制訂，提供基礎資訊來源。

 

本參考指南便是基於以上文獻資料進行編定，而詳盡資料及未能述及之文獻部分，可參閱本指南之參考文獻部分。

 

四、指南之特色

 

（一） 強調理論與實際並重

 

本指南之制訂以數位化工作之實際經驗為基礎，如《數位化工作流程圖文說明》、各單位之工作規範及相關研討會論文或期刊論文等，並結合數位資訊、影像之相關理論，如數位影像編修、掃描器選購及操作程序等，使期能符合數位化工作之實際需求並提供數位化之相關知識，讓工作人員在執行數位化工作有所規範外，亦能理解其理論依據。

 

（二） 重視流程可操作性

 

本指南之制訂重視流程的可操作性，對於各階段操作流程及執行應注意事項皆有詳盡說明，使其符合數位化工作者需求。

 

（三） 著重數位化工作的選擇性

 

本指南之制訂，根據數位化目的、檔案狀況及經費等情況，訂定不同數位化方案，使其符合各相應狀況之需求。

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 [13] <回 到 目 錄>

 

[14] [1]由於微縮技術仍是目前公認最安全的資料保存媒材之一，因此將檔案先進行縮影微捲再數位化，可提高檔案複本保存的安全性，但同時亦會增加成本。

貳、 數位化工作流程圖

 

表2-1、文書檔案數位化工作流程

參、 前置作業

 

「前置作業」旨在說明數位化工作進行前的準備工作，包含1.數位化方案選擇，2.工作規劃，3.文書檔案編整[16] [2]。數位化方案選擇旨在說明影響數位化方案的因素，其中應以使用目的作為主要考量，並依此考慮數位影像規格及符合規格要求的設備。文中並說明各影像規格意涵及掃描設備的主要技術指標，作為影像規格設定及掃描器選購的參考依據。工作規劃旨在說明瞭解數位化方案後（包含影像規格及掃描設備），仍須瞭解典藏檔案的概況，據此方能結合數位化方案，制訂數位化工作規劃。因此必須制訂盤點計畫，對典藏檔案進行全面性的清查盤點，並制訂相關的工作規範，如影像的掃描校驗規範、檔案命名規範等。此外，針對破損檔案則需於掃描前提送修護裱褙，以利掃描工作的進行。文書檔案編整旨在說明檔案掃描前，需完成立案、編目等工作，並逐頁進行編頁，以方便掃描文件的命名及管理，前置作業各相關流程說明如下：

 

一、數位化方案選擇

 

數位化方式並非單一一種，根據數位化目的、檔案狀況及經費、設備等考量，而有不同選擇。尤其以檔案數位化情形而言，因為不同時期保存下來的檔案狀況差異非常大，檔案紙質、形式及尺寸也參差不齊，加上檔案本身的價值亦有非常大的差異，因此在進行數位化工作之前，對檔案分類並選擇相應的數位化方式，就顯得相當重要。而對決策者而言，除對檔案狀況的瞭解外，亦需在觀念上對數位化工作的主要目的、影像規格的設定及相關的技術指標有所瞭解，並作為工作流程規劃的基礎知識，方可規劃出適當的數位化工作流程。

 

（一） 影響選擇的因素

 

根據使用目的，檔案狀況及經費，得設定不同之影像規格及掃描設備進行數位化工作。

 

1. 根據使用目的：

 

檔案數位化目的主要為檔案的保存（文物典藏價值）、提供學術界研究、提供產業界加值運用及提供一般民眾瀏覽（資訊價值）。據此規劃數位影像規格在儲存時，可區分為以下三種層級：

 

（1） 典藏級圖檔：根據檔案鑑定具有重要價值或特殊意義之檔案，可藉由數位化製作高品質的數位影像，其目的僅作永久典藏。影像品質要求不失真，盡量符合原件狀況。

 

（2） 商務級圖檔：若檔案數位化目的需提供未來加值處理，如提供印刷、複製、單位間交換及販售、文字辨識等。影像品質需符合輸出印刷之要求。

 

（3） 網路瀏覽級圖檔：若影像數位化目的在於提供網路上展示及查詢瀏覽。影像品質需符合電腦螢幕瀏覽及網路傳輸之要求。

 

檔案數位化之前，應根據其使用目的予以分類，並選擇相應的規格作為數位化的儲存標準。若有典藏之需要，則以典藏級圖檔作為數位化之標準，若僅以提供清晰完整的檔案內容為目的，則只需儲存商務級圖檔之規格即可。至於網路瀏覽級圖檔，可直接由典藏級圖檔或商務級圖檔轉換。藉由事先分類，可減少無謂的資源浪費並加快數位化工作的進展。

 

2. 根據文書檔案之性質：

 

由於文書檔案之數量通常非常龐大，必須同時考慮品質及數量。檔案數位化的方式、影像規格，其決策將影響日後數位化的速度、進度及儲存空間。其次，就檔案的資訊價值來說，由於檔案包含手稿、鉛印字等，其字體大小亦有很大的差異，因此其數位影像應考慮以清晰完整呈現檔案內容為原則。第三，由於文書檔案為紙質文件，容易產生脆化、破損，因此在設備的選擇上，亦應以不傷害檔案為最優先考量。

 

3. 根據檔案尺寸大小：

 

檔案尺寸大小除影響數位影像的規格外，亦直接影響到掃描設備及掃描流程的選擇：

 

（1） 小於A3尺寸之檔案得使用平台式掃描器，大於A3尺寸之檔案得使用大尺寸彩色掃描器，大於A3尺寸之檔案且無法使用大尺寸彩色掃描器者，或由於經費有限，無法同時採購平台式掃描器及大尺寸彩色掃描器，得以平台式掃描器將檔案區分數次掃描。

 

（2） 若掃描檔案中，同時具有大於A3尺寸之檔案及小於A3尺寸之檔案，目前處理情形約有三種：

 

a.需具有平台式掃描器及大尺寸彩色掃描器，則可同時掃描，大於A3尺寸之檔案掃描完成後，隨即歸回原檔案位置。

 

b.需具有平台式掃描器及大尺寸彩色掃描器，先將大於A3尺寸之檔案取出，與小於A3尺寸之檔案分開處理，待檔案分別掃描完成後，再將大於A3尺寸之檔案歸回原檔案位置，或者不歸回原檔位置，而另行存放管理。[17] [3]

 

（3） 尺寸較小之檔案，需考量其日後放大輸出、印刷之使用，應提高其掃描之解析度。

 

（二） 數位影像規格說明

數位影像規格主要涉及影像的色彩空間、解析度及格式等，至於如何決定數位影像的規格標準，其考慮因素則是根據其日後使用目的來決定。此點在上文中已進行說明，下文則針對數位影像規格中，主要的項目進行說明，以提供數位化工作者，設定數位影像標準規格及選購掃描設備時的參考。

 

1. 色彩空間種類

 

（1） LAB

 

A. L代表著亮度，範圍從0(暗)到100(最亮)；A代表著偏紅(或洋紅)/偏綠(或青)軸；B代表著偏黃/偏藍軸。

 

B. LAB色彩空間最接近人眼的所見色彩其色彩範圍也最大，它包含了RGB與CMYK色域裡的大多數顏色。

 

C. LAB並不依附任何特定的裝置、墨水、或列印流程，因此LAB的作用可提供一個共通的色彩定義。

 

D. 由於LAB範圍太大，因而在工作時容易導致飽和度扭曲或色調分離的範圍。其次，大部份的設備都無法涵蓋LAB的全部範圍，在顯示器上根本看不到編輯後的真正結果。

（2） RGB

 

A. RGB色彩空間奠基於：紅(R)、綠(G)、藍(B)為「色彩知覺」(color perception)的「三原色模型」基礎。

 

B. RGB使用中色域幾乎涵蓋了一般CMYK裝置的色域範圍但比不上更大的LAB色彩空間。

 

C. RGB色彩空間是一種「與裝置有關」(裝置相依)型色彩空間，最終會獲得怎樣的顏色取決於使用的裝置。

 

D. RGB色彩空間是大多數掃描器與數位相機的預設色彩空間(所有的掃描器都以RGB模式來掃描影像稿)

 

（3） CMYK

 

A. CMYK代表著Cyan(青)、Magenta(洋紅)、Yellow(黃)、與Black(黑)這4種減色系統列印墨色。

 

B. CMYK是一種「與裝置有關」(裝置相依)型色彩空間，最終會獲得怎樣的顏色取決於使用的裝置。

 

C. 技術數位列印輸出作業最終都採CMYK模型印製。

 

2. 影像解析度

 

（1） 影像檔案的解析度代表該檔案所內含的像素數量，其單位為ppi(Pixel Per Inch，每英吋像素數)，表示該影像每1英吋(橫向或縱向)的距離內的像素點數。

 

（2） 影像解析度設定依據：

 

A. 人的眼睛對影像鑑別率最高為300ppi，因此以300ppi解析度為標準。

 

B. 視輸出場合不同，得有不同解析度之要求。解析度一旦超過標準之要求，對於影像品質亦不會有所幫助，但過大的檔案反而造成儲存及影像處理之負擔，亦即造成經費的浪費。

 

表3-1、輸出解析度一覽表

資料來源：《數位相片編修聖經》，施威銘編。[18] [4]

 

（3） 解析度與檔案大小：

 

A. 特定面積裡所擁有的像素點數量愈高，影像的品質就愈高，影像檔案也就愈大，而影像檔案的編輯處理作業也就愈慢，儲存空間需求也愈大。

 

B. 檔案大小的計算公式：

 

高度(像素)x寬度(像素)x每個像素的位元組＝位元組總數。如果要轉換到百萬位元組（MB），需要除以1,048,576。

 

3. 影像格式[19] [5]

 

（1） TIFF廣泛應用不同平台、不同應用軟體，壓縮檔案以LZW演算法[20] [6]不會造成影像的失真，因此適合做為原始資料的保存圖片，以供日後再加工處理，或用於較高解析度圖片的印刷。缺點是TIFF格式的壓縮比例不高，開啟和儲存檔案的時間會比較久，網路傳輸時就甚少使用此類型格式，亦不適合提供給網路使用者下載。

 

（2） GIF格式只能儲存最多256色的色彩階數，無法準確的紀錄原始圖片，但因其檔案較其他格式小，故適合應用於網路上圖檔的傳輸。

 

（3） JPEG儲存的過程可以決定壓縮的層級，如果選擇高壓縮的方式，則影像的品質會降低，而低壓縮的方式，會使影像的品質較接近原來的影像圖，由於JPEG格式會造成影像細節的流失，因此較不適合作為原始資料高品質要求的保存圖片。但因高效率的壓縮方式使得檔案變得很小，因此適合放在網路上供人瀏覽。

 

（4） BMP是Windows小畫家的檔案格式，此格式相容於大多數Windows和OS/2平台的應用程式。另外BMP在儲存時也可以使用RLE的壓縮格式，不過只有在256色或是16色時才能用此壓縮方式，壓縮效果不是很好。

 

（5） PDF格式使用在Adobe Acrobat這套電子出版軟體中。這種格式可以應用在Unix、Dos、Macintosh、Windows等不同的平台。可以考慮製作一系列的PDF檔結合影像跟文字再下傳給使用者透過Acrobat Reader來瀏覽這些文件。

 

（6） PNG格式的發展主要是用來取代GIF格式，它保存了比GIF更多的色彩資訊，另外它也是採用非破壞性的壓縮方式，壓縮效果也比GIF更好一點。但是由於還未全面支援，因此這種檔案格式並未被普遍採用。

 

表3-2、影像格式比較表

 

（三） 掃描設備說明

 

影響掃描器的選擇主要包含檔案原件狀況、數位影像標準規格等，若從檔案原件狀況來考量，掃描檔案時適用的掃描器種類，主要為平台式掃描器和大尺寸彩色掃描器。若從符合數位影像標準規格而言，則需進一步瞭解掃描器的主要技術指標，以作為選擇的考量。而其技術指標主要為掃描解析度、動態範圍、色彩位元、感光元件等。

 

1. 檔案適用的掃描器種類

 

（1） 平台式掃描器

 

平台式掃描器是現今使用最普遍的掃描器，主要用於照片、印刷品的影像與文件的掃描，少數平台式掃描器也兼有掃描底片的功能。通常A3以下之檔案皆使用平台式掃描器進行掃描。另外，部分平台式掃描器機種附有「自動進紙」功能，此功能專為現代大量文件掃描而設計，速度快是其優點，但由於採用饋紙式進紙，有可能損毀檔案，必須視情況使用。

 

（2） 大尺寸彩色掃描器

 

大尺寸彩色掃描器專為大尺寸文件而設計，可以處理大尺寸彩色海報、建築圖、地圖、工程圖及美工圖形等。由於大尺寸彩色掃描器採用饋紙式進紙，因此紙質過於脆弱之檔案需套膠膜圖套等保護處理再加以使用。

 

（3） 特殊類型掃描器

 

市面上有一些特殊的掃描系統 (例如Better Light、JUMBOscan、Cruse等廠牌的掃描系統)無法歸類到前面二類掃描器裡。通常適合大型文件及影像解析度高之掃描工作。

 

2. 掃描解析度

 

解析度又分為光學解析度和最大解析度兩項指標。光學解析度是指掃描器光學系統可以採集的實際信息量，最高解析度則是通過處理器或軟體演算法可以捕獲的信息量。光學解析度才是真正衡量掃描精細度的關鍵參數。

 

3. 動態範圍

 

表示掃描器所能探測到的最淡顏色和最深顏色間的差值。範圍越寬表示掃描器可捕獲到的可視細節越多，即可再現的色彩細微變化能力越強。專業機型的動態範圍一般在3.2～3.4之間。文書掃描則需2.6D以上。

 

4. 色彩位元

 

表示掃描器所能產生的顏色範圍，通常用每像素點上顏色的資料位元數來表示。色彩位數越大掃描器所能反映的顏色越豐富。常見掃描器的色彩位數有24bit、36bit、42bit、48bit等幾種。彩色掃描最少需為24bit。

 

5. 感光元件

 

掃描器所使用的感光器件主要有三種：光電倍增管、電荷耦合器(CCD)和接觸式感光器件(CIS或LIDE)，光電倍增管主要使用在滾筒式掃描器，這裡不作說明。相較於CIS，CCD技術能夠生成更高級別的亮度，可獲得更高的影像品質和更快速的掃描結果，所以在目前的中高階掃描器中，基本採用CCD作感光元件。而且CCD的景深(±3mm)至少是CIS(±0.3mm)的十倍，因此CIS掃描器掃描略微凹凸不平的物體時，輸出的影像常會出現模糊和散焦的情況，而CCD掃描器在一定範圍內的掃描，仍是非常清楚而生動。

 

6. 掃描速度

 

表示掃描快慢的指標。但無須過分重視掃描器的速度，因為在一定的生產成本下，提高掃描速度必然會降低掃描器的精度，同時考慮到掃描器對影像的處理速度，同樣會以簡化掃描器的色彩校正功能為代價。

 

（四） 數位化選擇方案

 

基於數位影像使用目的、檔案狀況及影像規格、掃描器的說明，以下提出數位化方案，以供數位化工作規劃之選擇。

 

1. 根據檔案數位化之使用目的、影像品質的呈現、影像檔案大小及瀏覽器支援問題等，可儲存為以下三種格式：

 

（1） 典藏級圖檔：RGB 24bit全彩，300dpi TIFF（無壓縮）為原則，若檔案數位化目的在於保存具有重要價值意義的檔案文件，數位影像應以盡量符合原件為原則，因此在選擇上以RGB 24bit全彩，TIFF不失真的格式為優先考慮。至於在解析度的考量上，由於檔案內容多以文字、表格為主，雖然以300dpi為原則，但仍視檔案數量、經費及數位化時程作整體考量。

 

（2） 商務級圖檔：RGB 24bit全彩，200～300dpi JPEG（無壓縮）為原則，若檔案數位化目的僅在於清楚而完整的呈顯檔案內容訊息，以原尺寸而言，解析度200dpi～300dpi JPEG則足以達到要求。

 

（3） 網路瀏覽級圖檔：RGB24bit全彩，150dpi JPEG（視情況決定壓縮比例，以不超過75％為原則），若影像數位化目的在於提供網路上展示及查詢瀏覽，則150dpi JPEG已經足以符合目前液晶螢幕的要求[21] [7]。因此網路瀏覽級圖檔通常由典藏級圖檔或商務級圖檔轉換，無須重製。

 

2. 選擇掃描器應以不破壞原始文件為原則，若紙質較脆弱者，以平台式掃描器為宜。

 

3. 小尺寸檔案之解析度，依其日後可能之放大倍率決定，其計算方式為：300 ppi×放大倍率＝掃描之解析度

 

4. 即使相同的影像規格，因搭配不同的掃描設備，其最後呈顯的數位影像亦會有不同的效果，因此仍須進行實際測試，以確定最後產出之品質。

 

 

表3-3、數位化方案選擇一覽表

 

 

二、工作規劃

 

在瞭解數位化相關方案後，還需對典藏檔案進行清查盤點，以瞭解檔案實際狀況及確立數位化方案，並據此制訂相關的工作規範，使工作人員執行工作時，有所依據。而破損檔案也需在掃描前，先進行修補或裱褙。

 

（一） 檔案盤點[22] [8]

 

1. 盤點準備

檔案管理單位應就所保管檔案，於數位化工作進行前，進行檔案清查作業，以利後續規劃數位化工作的進行。

 

（1） 歸還借閱出去之檔案，並集中分散於單位內之檔案。

 

（2） 制訂盤點計畫，安排盤點方式、清查範圍、時間及人力之分配。

 

（3） 檔案管理人員依檔案清查範圍，由檔案目錄系統輸出盤點清冊，或利用登錄資料建檔而成盤點清單，做為檔案盤點之依據。如檔案未建置目錄者，得先建立目次表進行核對。盤點清冊需包含下列項目：

 

A. 案名（號）

 

B. 檔號

 

C. 文號

 

D. 件次

 

E. 檔案狀況

 

a. 正常

 

b. 蟲蛀霉蝕

 

c. 檔案散落

 

d. 檔案修裱

 

e. 不在架上

 

f. 遺失

 

g. 大尺寸檔案

 

h. 浮貼張數

 

（4） 檔案管理人員應就清查範圍，先確認檔案已依檔號順序上架並放置適當位置，以利清查作業進行。

 

2. 盤點

 

（1） 盤點檔案應按檔案盤點清單所載內容與架上放置檔案進行核對，並依下列規定為之：

 

A. 檔案盤點以件為單位。

 

B. 核對步驟如下：

 

a. 確認各案卷內之案件與盤點清單之檔案名稱及順序相同。

 

b. 確認各案件之檔號與盤點清單所載內容相同。

 

c. 檔案與盤點清單進行逐一核對時，應將核對結果註記於檔案盤點清單上。

 

（2） 經盤點清單核對後，檔案管理人員對於架上檔案有錯置狀況，應立即歸回正確位置。但無須註記於檔案盤點清單。

 

3. 處理

 

（1） 檔案經盤點後，檔案管理人員應依下列規定進行必要之處置，並將後續相關作業事項註記於檔案盤點清單之處理建議欄內：

 

A. 檔案盤點清單所列之案由或檔號確實有誤者，應依檔案編目規範，修正目錄之相關紀錄。

 

B. 檔案有短少時(即有目無案)，應先查檢是否提供借調或調用或已辦理銷毀或移轉等情事。如經查證確定檔案遺失者，應填具「遺失檔案清單」。

 

C. 檔案在架上卻未記載於盤點清單(即有案無目)，應依檔案編目規範有關規定，進行目錄補建工作。

 

D. 檔案有蟲蝕霉蛀現象或嚴重破損者，應依檔案保存及維護之相關作業規定，進行燻蒸及裱褙工作。

 

E. 檔案卷宗有散落現象者，應重新裝訂。

 

（2） 檔案清查完畢，應依清查結果作成檔案清查報告書，並檢附 「檔案盤點清單」等清單附件，應載明下列事項：

 

A. 清查時問。

 

B. 清查範圍。

 

C. 清查狀況，包括：

 

a. 清查檔案之總卷數。

 

b. 清查檔案之總件數。

 

c. 待處理之檔案卷(件)數。

 

d. 遺失之檔案卷(件)數。

 

e. 待修補檔案卷（件）數。

 

f. 小於A3尺寸檔案之總件數。

 

g. 大於A3尺寸檔案之總件數。

 

（3） 將盤點清單記錄輸入為電子檔，據此制訂後續作業所需之各種表單。

 

（二） 檔案修護原則

 

檔案盤點時，若發現破損之檔案，需加以註記並於盤點完成後，將需修補之檔案，提送修補。其處理原則如下：

 

1. 對檔案的接收登記

 

（1） 對提送修復的檔案，修復室或修復人員需當面查清數量，並檢查有無附件和缺頁，檢查無誤後需完成登記手續。其目的為區分權責、避免檔案遺失和便於以後總結工作。

 

（2） 登記簿上，應包含以下項目：

 

（1） 檔案所屬單位

 

（2） 檔案名稱（檔號）

 

（3） 檔案的份數

 

（4） 頁數

 

（5） 提送檔案人員姓名

 

（6） 接收日期

 

（7） 技術處理的性質和要求，例如裝訂、去汙、加固字跡、托濃等。

 

2. 清除檔案上的灰塵

 

檔案修復前需除塵，避免修復時，灰塵遇水會污染或腐蝕檔案。

 

3. 檢查檔案

 

確定字跡的成分、紙張的品質以及損壞的性質和程度，決定後續處理的方法。

 

4. 要維護檔案的歷史面貌

 

修復檔案的過程中，應盡可能地保持檔案的原來狀況和外觀。不能隨便裁去腐朽邊緣；亦不能對模糊、缺損的字跡任意描、添、改、塗，也不應對原件輕易用化學法顯色。

 

5. 所用的方法應是可逆的

 

對於檔案修復，所用的修復方法應當對檔案無害且可逆，並採用一種已證明對檔案適用的方法，這種方法在以後需要時，可輕易使檔案復原。

 

6. 數位化作業中檔案之維護

 

除破損檔案需修補外，於工作中亦需小心維護檔案：

 

（1） 若需註記，以夾無酸紙條的方式置於書中，不得使用便利貼。

 

（2） 飲料與食物等應與檔案保持安全距離，或規定工作場所不能飲食。

 

（3） 檔案不可放置於電腦螢幕或主機上。

 

（4） 拿取檔案時，注意平衡，以手掌托拿為原則。

 

（5） 移動檔案時，以整件為原則，以免散失的狀況發生。

 

（6） 檔案的附屬物品，如紙片、浮籤、夾片、封套等，應隨檔案移動，以免散失。

 

（7） 逐頁檢查檔案狀況，注意是否有紙屑、毛髮、灰塵，使用軟毛刷子刷去。

 

（8） 翻閱檔案時，小心紙質脆弱，避免撕破、缺角的情形發生。

 

（9） 紙質已焦脆的檔案，摺角不宜翻平，以維護檔案完整。

 

（10）拆線、拆釘的檔案，翻閱後應將前後頁次整齊放置，維持檔案原樣。

 

（三） 制訂工作規範

 

依檔案實際狀況、數位化方案選擇及數位化工作之需求，訂定相關之工作規範使工作人員有所依據，檔案分類及編目，得參照檔案管理局所制訂之相關法規及作業手冊，此外至少仍需制訂影像掃描校驗規範、檔案著錄規範及檔案命名原則等。

 

1. 影像掃描校驗及檔案著錄規範得參照本指南後文訂定。

 

2. 檔案命名原則[23] [9]

 

數位檔案的命名，是數位化工作中相當重要的一環。數位檔案命名原則主要包含：

 

(1)可由檔名辨識此資料是由公立、私立單位或個人所提供。

 

(2)此命名方式可支援同一物件有多種檔案格式及使用目的。

 

(3)此命名方式在整個系統中，每一數位資源皆有其唯一之檔名。

 

(4)檔案名稱與Metadata相結合。

 

(5)必須符合下列規則：檔案名稱一律使用半形英文小寫字母及數字構成，不可使用中文或全形、檔名不可包含下列字元 / \ : * ? ” < > | ! @ # $ % ^ & ( ) + = { } [ ] , . 。

 

以臺灣大學圖書館《淡新檔案》數位檔案命名為例，[24] [10]檔名訂定必須依循特定之規範準則，而且同一文件之metadata、文字檔、影像檔之檔案名稱必須一致，以利資料庫檢索程式之撰寫等後續作業。《淡新檔案》依資料狀況分析，其組成要件分為「案」、「件」、「附件」、「浮貼」：每一「案」均含數「件」，每一「件」可能又含「附件」。而不論「件」或「附件」，均可能又含「浮貼」。「浮貼」有的貼於「件」外緣，有的貼於「件」本文之上。此外，不論「件」或「附件」，又可能因其上下過高或左右過長，而必須加以區劃後掃描。

 

《淡新檔案》之檔名基本上規劃為六段；各段之檔名之標示及其所代表之意義以第22402案為例：

表3-4、《淡新檔案》檔名釋義

 

第一段：《淡新檔案》英文代碼+案號。例如，TH22402。

 

第二段：件號，含三碼。例如，002；以000 表示該案之案由或主旨。

 

第三段：附件，含二碼。例如，01。同一「件」可能含數「附件」，則該段分別填入01、02，餘類推。如該「件」資料不含「附件」，則該段為00。

 

第四段：浮貼，最多含三碼，最少者為二碼。例如，01+ R。以01R表示有浮貼掀開後掃描者，以01 表示浮貼覆蓋本文進行掃描者。

 

第五段：1 至9 區，含一碼。文件過大時，需分區掃描者。

 

第六段：A 袋或B 袋。不同袋資料編號相同時，以A、B 表示該筆資料所屬袋名。

 

表3-5、《淡新檔案》檔名訂定範例

 

資料來源：〈檔案命名規範：針對《淡新檔案》〉[25] [11]

 

 

但由於各機構檔案狀況不一，以下僅提出原則性的規劃建議：

 

（1） 原則上各區段命名，命名原則需一致。

 

（2） 各區段編碼以阿拉伯數字依序編定，其位數視實際需求訂定。

 

（3） 附件號、浮貼、檢查號、分區等如果無相應資料則填入-00，以使檔名保持一致性。

 

（4） 檔案如屬大型圖表或特種史料超過A3尺度者，可設置一英文字母為檢查號，以利辨識。

 

（5） 若需進行接圖掃描而劃分不同區域者，按順序於分區號填入相應之號碼，分區之相應號碼之編排需維持一致性。

 

（6） 檔案如包含浮貼，連同浮貼掃描之影像檔名，於浮貼號後不加註，掀開浮貼掃描之影像檔名，於浮貼號後加註R。

 

（7） 將每卷包含影像掃描電子檔名編號，並列印表單，逐卷貼於卷首。

 

三、文書檔案編整

 

檔案掃描前需依據檔案管理相關法規及辦法進行整編，並依序逐件編頁，以利掃描工作進行。

 

（一） 檔案整理

 

1. 審核現存檔案，尚未立案編目者，依檔案管理相關辦法，進行立案、編目、整卷等相關工作。

 

2. 已立案裝訂成卷者，應予拆卷，以案為單元，按檔號大小順序，逐案逐卷逐件排序之。

 

3. 原件污損，內容殘缺，或有缺件者，均於清單註記，以明責任。

 

4. 掃描之檔案，拆卷時應特別謹慎，切忌污損。

 

5. 重新整編完成之檔案，可重新製作格式化之封面，以利後續掃描作業辨識。

 

（二） 檔案編頁

 

依檔案性質判斷，由一個影像為一頁為原則。以近史所檔案館的數位化工作為例：

 

1. 檔案取出後應先檢查流水碼、編號等與本檔案目錄是否相符。依序編製各卷內頁號，以作為檔案數位化之典藏號及影像檔名之依據。

 

2. 連同案首、卷首統一連續編號，每頁右上角編有件號，左下角以鉛筆編有頁號，每卷自1開始連續編號以避免順序錯亂。

 

3. 編賦頁號時，對兩面書寫之公文，兩面均應依次編賦，以免漏編、漏掃，以維持檔案完整。

 

4. 遇有浮貼時，原則上浮貼加原頁編一頁，浮貼揭開之原頁編一頁，若多張浮貼重疊則視情況處理。

 

5. 同一宗檔案不可分由二人（含）以上處理，每編完一卷才可進行第二卷，嚴禁一個人同時處理二卷（含）以上的文件。

 

6. 凡文件一式多份者只選擇內容完整、保存狀況最佳者一份編頁。

 

7. 附件如屬大型圖表或特種史料超過A3尺度者，將文件抽出並於位置至入註記A0之白紙，並于白紙依序編上流水號。抽出之文件需登錄於清冊，並於文件左上角標明檔案編號，置於三孔透明夾內，再於透明夾上標明檔案編號。

[26] [12]

 

8. 大尺寸檔案若需進行接圖掃描者，可劃分若干等分，按序編列頁號，劃份區塊位置及編頁原則需一致。[27] [13]

 

9. 每卷編好後將頁碼填入目錄內，沒有目錄的請交清單給負責人，如有缺目錄或須裱褙的要將頁數寫在工作日誌表的備註欄上。

 

10.編頁完成之檔案，需依掃描方式分為三部分放置，並依序及實際進

 

（三） 建置目錄清冊

 

1. 根據原目錄清冊，建立檔案編頁目錄清冊，專供依次編頁作業使用，以便查考統計，並作為制訂掃描作業的工作表單之依據。

 

2. 目錄清冊建置完畢需再次校對，以確認無誤。 

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[28] <回 到 目 錄>

 

 

[29] [2]前置作業中，「工作規劃」及「文書檔案編整」之工作項目，可能涉及各單位進行數位化前之工作方式或行政管理流程，並且亦有許多與檔案管理相關之規範及專著可供參考，但為顧及流程的完整性，在本文中仍列入相關章節，僅供參考。

[30] [3]大尺寸檔案通常是以折疊方式收藏於卷中，在進行掃描過程中，會將原檔展開掃描，必要時還會進行裱褙修補，因此掃描完成後，若要歸回原位，則勢必需重新折疊，若另行設計空間存放管理，則大尺寸檔案可避免再次折疊受損。

[31] [4]施威銘編，《數位相片編修聖經》，台北：旗標，2005年2月初版。頁C-3。

[32] [5]國家圖書館，〈數位資料委外製作需求規範〉，《技術彙編電子書》，檢索：2008年12月，

http://www2.ndap.org.tw/eBook/showContent.php?PK=182

[33] [6] 影像壓縮技術可分為兩大類：資訊保持的（information preserving）與耗損的（lossy）。採用無失真壓縮使得需被壓縮-解壓縮的影像沒有任何資訊的損失。如LZW編碼即為其中的一種方式。有損耗編碼則是犧牲重建影像的精確度去換取更多的壓縮。如果產生的失真可以被接受，其壓縮率是非常高的。對於影像壓縮更為詳盡的說明，可參看Gonzalez Woods著，繆紹綱編譯，《數位影像處理》第八章，頁437～554。

[34] [7] 以傳統電腦顯示器而言，解析度大多為75dpi，若以液晶螢幕而言，則為96dpi~120dpi之間。

[35] [8]請參照檔案管理局編，《機關檔案管理作業手冊》，第十六章清查的部分，及洪淑芬著，《文獻典藏數位化的實務與技術》，頁8～10。

[36] [9]參考行政院文化建設委員會國家文化資料庫〈數位化檔案命名原則〉，修訂日期：2004-05-31。http://km.cca.gov.tw/download/數位檔案命名原則_v20(20040608).pdf

[37] [10]《淡新檔案》命名規範，檢索：2008年1月，[38] http://www.ndap.org.tw/2_techreport/files/163.pdf

[39] [11] 《淡新檔案》命名規範，http://www.ndap.org.tw/2_techreport/files/163.pdf

[40] [12]中研院近史所檔案館，〈外交檔案編頁規範〉。

[41] [13]請參照中研院近史所檔案館，〈大於A3尺寸檔案掃描規範〉及洪淑芬著，《文獻典藏數位化的實務與技術》頁44～45。

 

後設資料與資料庫建置旨在說明後設資料欄位之標準及其著錄規範，包含一、文書檔案後設資料建議欄位；二、檔案資訊著錄。文書檔案後設資料建議欄位旨在說明後設資料欄位的制訂得依現有國內、外標準制訂，或依據典藏品之特性重新訂定。其中建議依現有之標準制訂較為方便可行，如本指南所建議為數位典藏與數位學習國家型科技計畫拓展臺灣數位典藏計畫-檔案主題小組所制訂之檔案核心欄位，並說明其欄位定義。若需重新訂定者，得依數位典藏國家型科技計畫技術研發分項計畫-後設資料工作組所規劃之步驟實施，相關說明及表格可參照附錄。

 

一、文書檔案後設資料建議欄位

後設資料庫的建置首重檔案描述欄位的確立，需滿足於各種檔案的共通性，又能方便使用者檢索相關訊息，建議如下：

 

（一） 原則

1. 檔案後設資料係對檔案進行內容及形式上的分析、組織和記錄以定義、管理、定位，並解釋說明檔案館與存藏所的館藏及徵集館藏之背景，及建立資訊系統的過程。

2. 後設資料欄位的設定需兼顧各種檔案的共性、適用範圍較寬，並可直接作為大多數檔案的著錄依據。

3. 後設資料欄位的選擇得採現行之國、內外標準或根據藏品之特殊性訂定之。唯自行訂定之標準仍考慮資料交換之互通性，及欄位對應問題。

 

（二） 檔案核心欄位之建議

本參考指南所建議為數位典藏與數位學習國家型科技計畫拓展臺灣數位典藏計畫-檔案主題小組所制訂之檔案核心欄位

1. 檔案核心欄位包含十九個欄位，其中必備欄位有五個，分別為：

（1） 典藏單位

（2） 館藏號

（3） 描述層次

（4） 題名

（5） 時間

 

 

2. 檔案核心欄位及定義

 

表5-1、檔案核心欄位

 

 

 

（三） 後設資料之建置

若需重新規劃後設資料欄位，得參考數位典藏與數位學習國家型科技計畫技術研發分項計畫-後設資料工作組之相關規範，其原則包含四步驟共十個程序，以下僅羅列大綱，詳盡內容請參看後設資料工作組網站「後設資料工作組實務規劃」[51] [18]：

 

1. 需求評估與內涵分析

（1） 需求訪談

（2） 計畫相關標準與個案觀察

（3） 深入分析後設資料需求

（4） 確認後設資料策略暨標準間的互通性

 

2. 撰寫後設資料需求功能書

（1） 研製後設資料功能需求書

（2） 後設資料系統評估

 

3. 建置後設資料系統

（1） 研製參考規範（Best Practice）

（2） 發展後設資料系統

 

4. 服務與評估

（1） 後設資料服務

（2） 後設資料作業評估

 

二、檔案資訊著錄

 

後設資料欄位確立並建置資料庫後，需於欄位著錄相應的資料，資料庫方能完成。檔案著錄得由具相關學術背景之人員依著錄規範執行，並由專人執行校對，已確保料無誤，說明如下：

 

（一） 訂定著錄規範

 

1. 檔案著錄之前，需訂定著錄規範，以作為工作人員於檔案著錄時之依據，內容通常包括著錄原則、著錄項目、著錄格式、識別字號、著錄來源、著錄用文字、著錄級次以及各著錄項目的具體細則等。

 

2. 檔案核心欄位著錄細則[52] [19]：

 

表5-2、檔案核心欄位著錄細則

 

 

（二） 資料建檔

1. 資料建檔前需仔細查核原檔、原檔目錄、建檔目錄等各部分的文號與文號起頁，若有錯誤，更正在建檔目錄上。

 

2. 檔案著錄項目是從檔案和檔案工作的整體情況來考慮的，實際著錄時，可以根據著錄規範之規定及著錄對象的特點，欄位的用途、欄位的性質、檔案特徵的清晰、完備程度、檔案本身的特點等情況確定這些欄位是否都要填寫。

 

3. 資料來源：

（1） 若檔案有已建檔之紙本目錄，得依此於核對後設資料基本欄位後，進行整理及校正，並作為著錄資料來源。

（2） 若檔案沒有建檔之紙本目錄，則檢視文件本身，基本上可以提供全部外形特徵的著錄事項。內容描述、傳記歷史註、範圍與內容等欄位的描述，還需要綜觀整個檔或案卷，並仔細閱讀每份文件，若需要考證則還應查閱其他參考資料。

 

（三） 校對

建檔人員需仔細核對各欄位資料，以確保目錄資料之正確性。並再經過專人初審及複審程序，以確保目錄資料之可信度。

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 [53] <回 到 目 錄>

 

 

 

[54] [18]數位典藏與數位學習國家型科技計畫技術研發分項計畫-後設資料工作組：[55] http://www.sinica.edu.tw/~metadata/index.html

[56] [19] 請參照檔案小組編定〈檔案描述編排通則（草案）〉，節錄於附錄一。

 

陸、 數位化內容保護

 

「數位內容」顧名思義是將圖像、文字、影像語音等素材，運用資訊科技將這些物件加以數位化。數位典藏的目的即是希望眾多珍貴的典藏品能在不傷害原件的情況下，展示於世人面前，達到研究、推廣與教育的目的。在秉持開放的態度下，數位典藏成果盡可能地公開予大眾分享。但是隨著科技日新月異的推展，這些大量的文字、聲音、影像均可以輕易地被轉換為數位化檔案；相對的，也更容易被部分不肖人士非法下載、複製或竄改等不當散佈利用。這些侵害原作者創意和著作權等行為，就必須要透過數位內容的保護與相關權利做特定管理才能加以避免，以維護原創者創作的動力。因此，以下將介紹目前進行數位化內容保護的常見方式，分別是數位浮水印、商業界的數位版權管理（Digital Right Management；DRM）以及數位典藏聯合目錄所採用的「創用CC授權」。

 

 

一、 數位浮水印(Watermark)

數位浮水印指的是一種可以保護數位內容智慧財產權資訊的技術，將這些例如創作品的原作者、擁有者、出版處、商標、地址等，植入數位媒體的方式。依檔案格式的不同數位浮水印有文字檔、靜態影像、動態影像、聲頻信號等，能證明合法持有者的方法。從植入數位浮水印的外觀區別，可分為明顯可見的和隱藏式的兩類。前者的類型是直接於數位化檔案上就能看到浮水印，但缺點是會破壞原有檔案的影像，失去原圖的價值，但優點是具有直接嚇阻的作用，較不易被隨意非法使用。另一種隱藏式的浮水印非肉眼可見，在植入浮水印前後的圖像表面看來並無不同，必須以特殊的方式加以解讀與辨識，能保持畫面的呈現品質。

數位浮水印是目前最為廣泛應用於各數位典藏計畫的內容保護技術，但如同任何加密技術一樣，浮水印仍有被其他人解開的風險，因此加密的品質必須格外留意。以故宮為例，其數位內容保護機制是採用雙層加密方式，除了圖片上即可看見的浮水印外，也將隱藏式資訊加入數位圖片中，比一般傳統上採用單層加密更有保障。但浮水印的保護層級越高，可抵擋的侵犯越高，影像品質卻也愈差。

 

 

二、 數位版權管理(DRM，Digital Rights Managements)

數位版權管理技術就是一種透過檔案加密的方式，結合硬體和軟體的數位資料保護管理機制。為維護數位內容原創者和提供者的權利，數位內容產生後，在其電子檔案中設定存取權限，例如限制檔案被讀取、儲存、複製、轉寄與燒錄等次數，或是該檔案能播放的次數，是否可供拷貝、列印、檔案過期日，或以特定密碼開啟檔案，不得變更內容等藉由程式技術保護電子檔案的安全性。有時還限制使用者必須使用特定軟或硬體才能開啟。就硬體方面，例如蘋果電腦的iTune、Adobe Systems等，使用者必須擁有該系統的播放工具（如iPod）才能合法下載播放。當播放器要解開這個檔案時，便根據檔案上所記錄的版權限制來決定是否可供播放，這類技術皆適用於電腦上的音樂、影像、電子書等檔案。因此，這項保護數位內容、提供數位版權管理的技術（稱之為DRM），可提供創作者或版權擁有者藉由DRM的機制作控管，將數位內容設定可否下載、輸出、複製、修改等權限。但種種使用上的限制，雖是保護內容提供者的權利，卻也必須先取得特定軟體或硬體才能開啟檔案。數位內容價值珍貴，授權價格相對提高，是經濟體運作的基礎，但不利於流傳與利用也是降低使用者意願，一樣引起不少的爭議。

 

 

三、 創用CC（ Creative Commons） 授權

在數位科技發達的時代，人們可以在世界各地流傳、分享各類文字、圖片、影像、音樂等資訊。這些在網路上公開發表數位內容的創作者，大部分都有與一般人相互分享的目的。也因為資訊的公開化，使用者可以任意的複製、轉載甚至修改原作進行創作。但是大部分在網路上流傳的這些資訊，經常疏於加註來源處，或未在可合理使用的範圍內改作，除了造成創作者本身的權益受損外，也可能因為無清楚的授權標示，造成侵權的行為。創用CC授權即是提供一種簡單且具有法律效力的方式，讓創作者可以宣告數位創作物所允許自由使用的範圍，並保留部分權利。一方面將作品開放給全世界的使用者自由存取或創作衍生物，一方面保障版權擁有者希望保留的權利。

2002 年發佈的 Creative Commons 授權條款，是依據美國的相關法律設計發展而來，因此，Creative Commons 所關切的數位內容必須可以為各個國家、各個地區的人使用。Creative Commons組織主要有四個授權要素：

 

 

1.「姓名標示」(Attribution)

您允許他人對您受著作權保護的著作及衍生著作，進行重製、散布、展示及演出等利用行為。但前提是對方必須保留您的姓名標示。

 

2.「禁止改作」(No Derivative Works)

您允許他人對您的著作原封不動的進行重製、散布、展示及演出等利用行為，但不得產出衍生著作。

 

3.「非商業性」(Non-Commercial)

您允許他人對您的著作原封不動的進行重製、散布、展示及演出等利用行為，但僅限於非商業性行為。

 

4.「相同方式分享」(Share Alike)

只有當他人將衍生著作採用與您的原著作相同之授權條款時，您方允許他人散布衍生著作。

 

目前創用CC即提供多種授權條款供版權擁有者選用，以符合臺灣法律制度的臺灣版創用CC授權為例，如果選擇「創用CC：姓名標示—非商業性—禁止改作臺灣2.5版」的授權條款，即表示如果有人想要使用受創用CC授權條款保護的數位內容，就必須註明該內容原版權擁有者。

圖6-1、創用CC—姓名標示-非商業性-禁止改作 台灣2.5版

(Creative Commons License：Attribution—NonCommercial—NoDerivs 2.5 Taiwan)

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 [57] <回 到 目 錄>

柒、 設備與成本分析

 

設備與成本分析旨在說明掃描程序所需之空間規劃、儀器設備及所需成本的約略估算，作為規劃數位化工作之參考依據。

 

一、檔案掃描環境[58] [20]

 

（一） 地點

1. 理想的掃描作業地點應盡量遠離建築物的外牆、機房、管線、水閘和光照。

2. 掃描作業地點應接近其他相關的場所，如檔案整編室、載貨用升降梯、及工作人員的辦公室，這樣對作業動線規劃較為便利。

 

（二） 空間

1. 進行掃描工作地點應具備4坪以上乾淨的區域，需容納工作桌及作業動線安排之空間。若有多組人員同時進行，則以倍數乘之。

2. 工作桌須容納掃描器、電腦螢幕後，仍有檔案最大尺寸四倍以上的空間，以提供檔案整理及置放之空間。

 

（三） 溫濕度控制

1. 掃描場所以恆溫恆濕為佳，尤其是機器散熱問題，必須控制溫度及空氣的品質。溫度和相對濕度參考標準為：溫度18-21℃，相對濕度47％-55％以下。

2. 溫濕度控制得採中央控制系統，以保證溫濕度及改善空氣品質。若無中央控制系統，亦可以冷氣機冷卻空氣及濾除空氣中的雜質。

 

（四） 照明

1. 掃描作業地點光源需要考慮照度或光度及光源的性質及波長。紫外線會嚴重地傷害多數藏品，需避免太陽光照射檔案，可關上窗戶或拉上厚重的黑窗簾，可以擋掉所有可能照進庫房內的日光。

2. 掃描作業地點主要光源的燈光的燈管和燈泡，如日光燈管或鎢絲鹵素燈泡，則可套上能吸收紫外線的材料。

3. 掃描作業地點內應避免使用白燈泡，因為這類燈泡會產生熱量，並造成局部的溫、濕度波動。

 

（五） 其他要求

1. 為了預防昆蟲和寄生蟲侵入，不但要維持環境清潔，而且絕對禁止攜帶食物和飲料進掃描作業地點。

2. 嚴禁將檔案置於在地板上，以避免被推落、摔壞的危險，還有被水災侵蝕的可能。

3. 若設置收藏的架子，至少要離地面18公分，如果小於這個距離的話，藏品就很容易暴露在水災、灰塵、泥沙的侵襲下，而且打掃的人也很可能會把他們移到不適當的位置。

 

二、主要設備與工具

 

（一） 主要儀器

 

1. 掃描設備

（1） 平台式掃描器

列舉國內常見A3尺寸之平台掃描器，其中包含附有「自動文件送紙器」功能之機種，此種機種較適合應用於現代檔案文件之大量掃描，不適宜運用於珍貴的檔案文獻之掃描工作，以下僅供參考。（最新詳細資訊請參見各公司網站資訊）

表7-1：平台式掃描器一覽表(2008.12更新)

 

 

 

（2） 大尺寸彩色掃描器

常見大尺寸彩色掃描器，主要廠牌為Contex及Colortrac，詳細資訊請參見該公司網站資訊。

 

（3） 其他類型

例如Better Light、JUMBOscan、Cruse等廠牌的掃描系統，詳細資訊請參見該公司網站資訊。

 

2. 電腦設備及軟體：

（1） 電腦螢幕及主機至少兩台以上，掃描用之電腦與校驗之電腦區分。若有多組人員同時進行掃描，一台掃描機需搭配一組電腦設備。電腦配備等級需符合掃描器之最低要求。

（2） 顯示器

A. 顯示器的尺寸越大越好，不僅觀看效果好，而且給影像的精確處理帶來方便。

B. 顯示器的分辨率越高越好。至少有1024X1280以上分辨率。

C. 顯示器對每幅畫面的刷新時間應在72Hz以上，刷新率的Hz數值越大，顯示的閃爍現象就越少，效果也就越好。

D. 顯示器支援的色彩品質位數越高越好。對數位影像處理來說，至少需符合24位元全彩，並符合掃描器於色彩位元的要求。

（3） 不斷電設備。

（4） DVD光碟燒錄設備。

（5） 文書處理軟體及影像處理相關軟體。

（二） 設備管理

1. 掃描器材及電腦設備，係屬單位財產，應按規定建帳列管。

2. 各種掃描儀器，嚴禁自行試修，以免損壞。

3. 保養修護：

（1） 一級保養，主要為清潔，由掃描人員負責。

（2） 二、三級保養，應與相關廠商簽約合作，由專門技術人員定期保養，適時維護。（二級保養為電源及機器檢查、三級為光學系統檢查）

 

三、成本分析

（一） 成本構成要素

藉由掃描進行數位化所需成本，其要素主要由三方面構成：材料費、勞務費及經費：

1. 材料費主要為工作所使用之耗材費用。

2. 勞務費主要為工作人員之薪資。

3. 經費可分為直接經費及間接經費：

（1） 直接經費包括資訊設備及掃描器之費用及折舊費、資訊軟體之費用等。

（2） 間接經費包括掃描空間之折舊費或租金、修繕費、保險費、水電費、雜費等。

限於資料有限，本參考指南之成本分析，僅依據勞務費用及直接費用，對單張影像掃描成本略做估算。尤於省略部分費用及相關變數，其結果雖不是是非常精確，但仍可從計算過程中，瞭解構成數位化工作成本因素（「人力」、「設備」及「時間」）之間的相互關係。

 

（二） 成本估算

1. 計算方式：

依據設備攤提的算法，可分為兩種：

（1）依使用年限設定設備攤提費用

（勞務費（元）＋設備攤提費用（元））/數位產出數量（張）

＝每張成本（元/張）

A. 勞務費主要為人員薪資

B. 設備攤提費用＝（設備費用＋軟體費用-剩餘價值）/使用年限

（2）依數位總產出設定設備攤提費用

勞務費（元）/數位產出數量（張）＋（設備費用＋軟體費用）/數位產出數量（張）＝每張成本（元/張）

 

 

2. 計算實例

（1） 基本設定：

一單位進行檔案數位化，安排人員兩名，一人負責掃描、一人負責整理及校驗，使用設備為電腦兩部及一台高階平台掃描器。

 

A. 設備：電腦設備30000×2＝60000元

高階平台掃描器 100000元

B. 軟體：Adobe Photoshop 約20000元

C. 人力：薪資30000 元/月

D. 檔案大小：A3 每張掃描費時約90秒

E. 每月（20工作天）數位產出：約6400張

F. 使用年限：4年（依各單位會計設定而定）

 

（2） 依使用年限設定設備攤提費用

A. 勞務費用＝60000元

B. 設備攤提費用＝（60000＋100000＋20000）/4＝45000元/年

換算成每月則為 3750元/月

每張成本＝（60000＋3750）/6400＝ 9.96元/張

以上設備依使用年限4年攤提，以求成本計算的合理性，但計畫實際進行時，有些不到四年，其設備對於單位仍有剩餘價值，但對於計畫而言，其剩餘價值應皆以0計算。如此，則依計畫執行時間長短不同，其成本亦會有所差異，如下表：

 

表7-2、成本分析

 

 

 

（3） 依數位總產出設定設備攤提費用

 

假設某單位欲數位化檔案100000件，其計算方式如下：

A.勞務費=100000/6400×60000=937500

每張成本=937500/100000+（60000＋100000＋20000）/100000=11.1

此外依數位總產出數量不同，其成本亦會有所差異，如下表：

 

表7-3：依總產量成本分析

 

 

除數位總產出量會影響每頁檔案掃描成本外，時間亦是一重要因素。因為在每月固定數量的產出下，若要縮短時間，勢必增加生產線，亦即增加設備之支出，其成本差異如下表（以20萬張為計算標準）：

 

 

表7-4、依時間成本分析

 

 

 

3. 建議

本參考指南所列成本計算僅為初步評估，主要考量僅限於設備及人力資源，但仍可依此簡易公式約略推算各單位成本控制之重要因素：

（1） 人力資源方面，因掃描作業固定，可藉由訓練專業工讀生進行，以降低薪資費用之支出，而校驗之工作需具備影像處理專長之人員進行，建議聘任專職人員進行，以確保影像品質。

（2） 高階設備雖然價格昂貴，但若有助於數位產出速度增加，亦即降低勞務費之支出，並不代表總成本一定增加。反之，若採用低階設備而導致數位產出降低，亦即增加勞務費支出，亦不代表總成本一定降低。因此設備採購前需經由整體評估及計算，方決定設備使用等級。

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 [59] <回 到 目 錄>

 

  

[60] [20] Konstanze Bachmann，《藏品維護手冊》，劉藍玉譯，台北：五觀藝術管理，2001年，初版。頁60～67。

捌、 效益與展望

 

本參考指南的制訂，希望總結檔案數位化的工作經驗，並結合理論依據，為檔案數位化工作流程提供具體可行的步驟，但這樣的制訂工作，仍屬摸索階段，對於內容掌握，也只是初步概括出檔案數位化工作流程之輪廓，如本指南目前只涉及單頁紙質檔案，方法上也只說明直接數位化方式。但仍希望在此基礎上，廣收專家學者的意見，逐漸深化內容，並增加檔案中其他媒體和處理方式，使指南的制訂臻於完善。以下的說明為本指南在制訂過程中，希望逐漸加強的部分：

 

一、 強化組織結構及人力規劃之描述：

 

一般流程的描述應以組織結構為基礎，說明各職位之工作職掌、責任範圍等，然後才說明各職位之工作步驟及其工作項目，與上下游之關聯而形成工作流程。但由於數位化工作之組織差異性頗大，對於數位化物件較多的單位，可能單個執行步驟就需由多名人員同時進行，而對於數位化物件較少或資源較不充沛的單位，可能一名人員就負責數個執行步驟，因此強行架構數位化組織，目前實際效益並不大。但對於數位化工作之規劃及成本分析而言，人力之利用及規劃仍是相當重要之環節，因此之後希望藉由進一步的工作分析，提出合理的數位化工作之人力需求。

 

二、 設備更新快速，無法詳列最新設備：

 

由於數位化主要設備如掃描器、電腦設備、儲存載體等，更新速度非常快，因此在本指南中列舉之設備，僅提供參考。待進行採購，仍應考量新技術或新產品的價值。因此本指南介紹重點，著重在設備的主要種類及相關技術指標及選購依據。最新的設備訊息可參考相關廠商網站資訊。

 

三、 數位產出應增加質化評量方式

 

原預定在工作流程中導入經濟效益的分析，因此需要對成本的數據及數位產出價值的數據進行換算。但對於數位產出在價值估算目前仍未有合理的計算方式。因為對於數位產出價值的估算，除了量化的分析外（如掃描影像數量、鍵入資料筆數），也應考慮質化的分析，如原典藏品的價值、數位影像的品質、數位影像加值的空間等。唯有量化分析加上質化分析的考量，對於數位產出的價值的評估，方能取得比較公平的結果。但目前對於數位產出質化的評估，仍未有一適當的評估模式。此外，對於成本計算的相關數據仍需作進一步的訪查及分析，因此對於經濟效益的分析，目前只能就成本中重要的構成要素作一粗略估算。

 

四、 影像掃校系統的推廣及介紹

 

為有效管理數位化工作流程，並保持工作流程的順暢，建立數位化工作流程管理系統實在有其必要性，目前如中央研究院歷史語言研究所明清檔案工作室使用「內閣大庫檔案數位化影像系統」，不但減少人工作業程序、確保資料的完整性及正確性，亦可藉由系統進行統計分析，強化流程的控管及進度掌握。相信會逐漸取代紙本清冊或電子目錄清冊的管理方式。因此本指南希望在修訂過程，增加管理系統的說明部分，以供參考。[61] [21]

 

五、 委外管理

 

由於許多單位數位化工作委由廠商進行製作，因此委外管理也是數位化工作流程當中相當重要的部分，包括是否委外的考量、招標規範的訂定、廠商進駐管理、人員作業管理、影像品質檢驗等等，在《文獻典藏數位化的實務與技術》一書中，便有專章的討論。本計畫亦在進行《委外製作數位化工作流程指南》的參考指南撰寫中，未來亦可當作參考資料之一。

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  [62] <回 到 目 錄>

  

[63] [21] 請參照〈內閣大庫檔案自動化掃描作業程序與系統應用〉。

 

由於數位典藏計畫涵括了科技與人文兩大知識領域，對於科技人員或人文領域的人來說，要驟然熟悉相對的知識領域或技術架構，都是不容易的事，因此必須經由時間的培養，方能培養出一批跨領域的人才，就此來說，數位化工作的知識管理及累積經驗的保存就越顯重要，而藉由數位化工作流程指南的制訂，可達成凝聚知識與保存經驗，為達成此目標，除現有資料的基礎外，還有待各領域專長人員來分享知識與經驗。希望藉由此指南能協助更多計畫單位及數位典藏工作人員，共同參與這具有劃時代意義的文化事業。

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[64] <回 到 目 錄>

 

參考文獻

 

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數位典藏與數位學習國家型科技計畫：[78] http://www.teldap.tw/

 

數位典藏與數位學習國家型科技計畫-拓展臺灣數位典藏計畫：[79] http://content.teldap.tw

 

後設資料工作組：[80] http://metadata.teldap.tw/

 

中央研究院歷史語言研究所 明清檔案工作室：[81] http://archive.ihp.sinica.edu.tw/mct/

 

中央研究院近代史研究所 近代名人暨外交經濟檔案數位典藏：[82] http://archwebs.mh.sinica.edu.tw/digital/

 

國立故宮博物院 [83] 故宮清代檔案數位典藏子計畫：http://npmhost.npm.gov.tw/tts/npmmeta/GC/indexcg.html

 

國史館 [84] 國史館數位典藏計畫：http://dftt.drnh.gov.tw/

 

國史館台灣文獻館 [85] 典藏日據與光復初期史料數位化計畫：[86] http://db1n.sinica.edu.tw/textdb/twhistBrowse/

 

國立臺灣大學 [87] 臺灣文獻文物典藏數位化計畫：[88] http://140.112.114.21/newdarc/darc/index.jsp

 

真理大學 [89] 馬偕與牛津學堂：[90] http://www.au.edu.tw/mackay/

 

國立中正大學 [91] 日治時期臺南州戰爭災害檔案文獻數位典藏計畫：http://twhis.ccu.edu.tw/DA/ 

 

國立清華大學 [92] 「葉榮鐘全集、文書及文庫數位資料館」：
http://archives.lib.nthu.edu.tw/jcyeh/

 

 

（二）掃描器網站：

 

Microtek：[93] http://www.adara.com.tw/

 

Avision：[94] http://www.avision.com.tw/

 

UMAX：[95] http://www.umax.com/world/

 

EPSON：[96] http://w3.epson.com.tw/ett/index.asp

 

FUJITSU：[97] http://www.fujitsu.com/tw/

 

Mustek：[98] http://www.mustek.com.tw/Taiwan/

 

CONTEX：http://www.contex.com/default.htm

 

ZEUTSCHEL：[99] http://www.zeutschel.com/index1.html

 

Colortrac：[100] http://www.colortrac.com/

 

 

其他

 

中研院近史所檔案館，〈外交檔案編頁規範〉，2006年3月。

 

中研院近史所檔案館，〈外交檔案目錄建檔流程及規範〉，2006年3月。

 

中研院近史所檔案館，〈外交檔案目錄校對流程及規範〉，2006年3月。

 

中研院近史所檔案館，〈外交檔案掃描規範〉，2006年3月。

 

中研院近史所檔案館，〈外交檔案影像檢驗規範〉，2006年3月。

 

中研院近史所檔案館，〈大於A3尺寸檔案掃描規範〉，2006年3月。

 

中研院近史所檔案館，〈檔案數位化影像製作規範書〉，2006年3月。

 

中研院近史所檔案館，〈外交檔案人名權威著錄規範〉，2006年3月。

 

中研院近史所檔案館，〈外交檔案地名權威著錄規範〉，2006年3月。

 

中研院近史所檔案館，〈外交檔案權威控制著錄規範〉，2006年3月。

 

中研院史語所，〈內閣大庫檔案著錄規則(草案)〉，2005年8月。

 

中研院史語所，〈明清檔案人名權威檔著錄規則(草案)〉，2008年4月。

 

中研院史語所，〈明清檔案人名權威記錄著錄細則〉，2008年4月。

 

中研院史語所，〈少數民族文書全彩影像掃描及校驗相關作業標準〉，2005年6月。

 

中研院史語所，〈傅斯年圖書館善本圖籍數位化影像製作規格書〉。2007年4月。

 

中研院史語所，〈傅斯年圖書館影像掃描及校驗相關作業標準〉。2007年4月。

 

中研院史語所，〈內閣大庫檔案掃描及校驗相關作業標準〉，2003年3月。

 

中研院-計算中心-多媒體美術設計與資料處理小組，〈數位化技術規範〉。2002年10月。

 

中研院-計算中心-多媒體美術設計與資料處理小組，〈多媒體數位化中 心相關設備與規格〉。2002年10月。

 

中研院資訊所，〈數位化掃描與文字辨識〉。2002年10月。

 

中研院資訊所，〈文物資產數位化規格參考規範〉。2002年9月。

 

台灣大學圖書館，〈伊能手稿數位化規格書〉，2002年2月。

 

台灣大學圖書館，〈淡新檔案檔案命名規範〉，2002年10月。

 

台灣大學圖書館，〈《淡新檔案》典藏數位化影像製作規範〉，2002年10月。

 

清華大學圖書館，〈數位影像掃描作業程序及規範〉，2007年4月。

 

清華大學圖書館，〈權威檔的選取原則〉，2007年4月。

 

國史館，〈蔣中正總統文物檔案Metadata著錄規範〉，2003年5月。

 

國史館，〈國民政府檔案Metadata著錄規範〉，2003年9月。

 

國史館，〈國史館「國民政府檔案影像掃描」規範書〉，2002年1月。

 

國史館，〈國史館蔣中正總統文物委外影像掃描勞務案招標規範〉，2003年1月。

 

國史館台灣文獻館，〈數位掃描系統基本資料〉。2008年7月。

 

國家圖書館，〈資料數位化與命名原則規範〉，2001年10月。

 

國家圖書館，〈文獻主題分析及資訊服務專案招標規範〉，2008年12月。

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[101] <回 到 目 錄>

附錄一

 

檔案描述規則（草案）

編者：數位典藏與數位學習國家型科技計畫–拓展臺灣數位典藏計畫–檔案主題小組

 

甲編 描述

 

第一章 總則

0 沿革

1 組織說明

2 名詞術語

2.1 檔案描述(archival description)

檔案描述係對檔案進行內容及形式上的分析、組織和記錄以提供定義、管理、定位，並解釋說明檔案徵集館藏之背景及建立資訊系統的過程。

2.2 檔案(archives)

國家機關、社會組織和個人在從事社會活動過程中直接形成的有價值的各種歷史記錄。

2.3 檢索工具(finding aids)

檔案產生單位或檔案管理單位編輯之已出版或未出版的編排描述性目錄工具，旨在對檔案及其它館藏資料進行有效的管理並提供使用，可為紙本式、光碟資料庫或線上資料庫等型式。

 

第二章 檔案描述通則

0 通則

0. 1 制定原則與適用範圍

(1)檔案描述標準化是檔案管理的基礎工作之一。為建立檔案目錄的一致性、維護提昇檔案目錄的品質，加速典藏數位化，提供現代化的檢索方式與服務，特制定本通則。

(2)本通則遵循國際檔案描述標準ISAD(G)的國際性檔案描述原則，考量我國檔案的特質，結合檔案的特殊性質和檔案管理及整理工作的實際情況制定。

(3)本通則適用於所有檔案典藏管理單位，進行檔案的描述。

0. 2 控制層次

(1)檔案的管理在尊重來源原則、原始次序原則以及考量管理需要的

情況下，共分成五個層次：

層次一：管理層次(management)

層次二：全宗層次(record groups)

層次三：系列層次(series)

層次四：案卷層次(file folders)

層次五：件層次(items)

(2)管理層次：檔案歷經時代變遷，分散存藏於不同的典藏地及典藏

單位，為取得完整檔案管理架構，建立一實體分散但資訊集中的

目錄中心，訂定各典藏單位之代碼，明確區分管理之權責。管理

層次即用來說明典藏單位。

(3)全宗層次：全宗用來定義檔案本身最上層之結構。全宗以立檔之

最上層單位來區分，各典藏單位針對典藏的最上層結構給予代碼

區分之。在管理層次下，全宗代號不可重覆。

(4)系列層次：系列用來定義檔案第二層結構。系列以實際立檔之單

位來區分，若組織龐雜，可下分副系列。在全宗層次下，系列代

號不可重覆。副系列亦同。

(5)案卷層次：案卷用來定義檔案第三層結構。案卷以立檔主題之業

務功能來區分。在系列層次下，案卷代號不可重覆。

(6)件層次 ：件用來定義檔案第四層結構。件為檔案的最小單位。在

案卷層次下，件代號不可重覆。

(7)五個層次非必要存在，依立檔單位之組織業務結構及檔案典藏管

理單位之管理原則區分，全宗及系列層次因應複雜結構，可有副

層次的存在，稱為副全宗、副系列。

0.3 描述領域

檔案人員可依本通則的描述領域建議，評估本身的典藏性質、管理原則、開放使用原則，擬訂適當的描述領域。

0.3.1 檔案描述領域

0.3.1.1 陳述該筆描述的領域

登錄號(典藏號)、題名、層次編號等

0.3.1.2 管理和典藏歷史的領域

管理沿革、典藏沿革、檔案人員註記等

0.3.1.3 內容和特性的領域

摘要、外形描述、實體描述等

0.3.1.4 開放、出版和使用的領域

開放記錄、出版記錄、相關資料、展覽記錄等

0.3.2 管理資訊領域

0.3.2.1 管理控制的資訊領域

到館記錄、位置記錄等

0.3.2.2 處理控制的資訊領域

編排記錄、描述記錄、索引記錄、使用記錄、調查記錄、借調記錄、鑑定評估記錄等。

0.3.2.3 維護資訊領域

管理程序、維護記錄等

0.4 描述來源

以原檔案為主要描述來源，在必要時或原檔案有毀損或散佚時得以其它考證資料補充之，但應依本規則標示之。

0.5 標點符號(各館統一符號使用)

[ ] 表示非來自檔案本身，由其它資料考證得出的描述內容。

( ) 表示源自檔案內容，非主描述內容，但為必要性之補充。

， 同一欄內不同性質多值資料的分隔。

； 同一欄內同性質多值資料的分隔。

– 起迄連結。

： 附註說明。

0.6 描述詳簡層次

(1) 描述項目分為必要項目和選擇項目，詳見各描述項目。

(2) 描述詳簡層次分為簡要層次和詳細層次。

(3) 凡款目中僅描述必要項目者，稱簡要層次；而款目中不僅描述必要

項目，還描述了選擇項目者，稱詳細層次。

0.7 描述文字

(1) 以原文照錄為原則，寧缺勿錯。

(2) 漢文檔案描述時，以一般中文輸入，如因時代差異所產生之中文異體字，則以照錄為原則。

(3) 其他民族文字的檔案，則根據實際需要翻譯成一般中文描述，或以原文著錄。(外文檔案描述亦同)

(4) 無論描述何種文字的檔案，對於編號如登錄號、數量及時間日期等描述項目中的數字，一律使用半形阿拉伯數字。

(5) 照錄檔案內容時，如遇殘缺文字，則殘缺1字，以1個，□(內碼：A1BC)代替；殘缺2字，以2個□□代替；殘缺3字或3字以上，以3個□□□代替。

0.8 相關標準

（1）涉及國別代碼者依據ISO 3166 country codes。

（2）涉及語文代碼者依據ISO 693-2 (three- letter codes)。

1 核心欄位描述細則

1.1 典藏單位

1.1.1 必要項目。

1.1.2 定義：負責管理典藏資料的機關單位。

1.1.3 描述方式：以國家整體檔案典藏視之，區分典藏機構，以實際典藏管理並具獨立組織行政之機構為描述原則。例如：國立故宮博物院。

1.2 館藏號

1.2.1 必要項目。

1.2.2 為辨識資料的唯一號碼，或所屬層次的唯一號碼。

1.2.3 描述方式：為檔案管理機構登錄檔案的唯一典藏號，描述時系統可自動加註典藏單位代碼，成為聯合目錄中唯一的登錄號。如為多元層次之檔案，需為可表示多元層次之典藏號。除典藏單位代碼表外，由各典藏單位自訂，見0.2控制層次。

1.3 類型

1.3.1 非必要項目。

1.3.2 資料的型式或類別。

1.3.3 描述方式：依各典藏單位管理原則，區分資料載體型式、類別、特徵或性質，由各典藏單位自訂。(亦可採多種型式，如：檔案–(性質)or(載體型式)or(類別)，各館可在檔案下採不同的複分)

1.4 描述層次

1.4.1 必要項目。

1.4.2 定義：針對該筆記錄所描述的檔案層次說明。

1.4.3 描述方式：參見0.2控制層次，依據各館之控制層次描述。

1.4 題名

1.4.1 品名

1.4.1 必要項目。

1.4.2 定義：由描述人員為該筆檔案所擬具的題名，代表檔案的主旨。

1.4.3 描述方式：文字力求精簡，各館可自訂限制字數。

1.5 內容描述

1.5.1 非必要項目。

1.5.2 定義：對資料內容的提要、摘要或補充說明

1.5.3 描述方式：描述該檔案內容的提要，主要重點描述該檔案內容的人、事、時、地、物等相關訊息。各描述單位可自訂限制字數。

1.6 責任項

1.6.1 時間為必要項目；產生者與產生地為非必要項目。

1.6.2 定義：一般指檔案創稿的相關資訊。

1.6.3 描述方式：分為時間、產生者、產生地。

1.6.3.1 時間

1.6.3.1.1 定義：資料產生日期，或業務處理過程中所彙積資料的起迄日期。

1.6.3.1.2 描述方式：以檔案上的日期為主，照錄為原則，中曆之數字年月日，以阿拉伯數字標示。不詳者錄「不詳」。殘缺以「？」標示。

1.6.3.2 產生者

1.6.3.2.1 定義：資料的創造者或產生者，可能是人或團體組織。詳細可加註個人該責任期所任職銜；團體組織可加註相關確認資訊。

1.6.3.2.2 描述方式：產生者以檔案上之名稱為照錄原則。如有多人或多單位，照錄，以「；」區隔。

(5) 檔案中有完整姓名者或完整團體組織名稱者，照錄。

(6) 檔案中只有姓，而名字可從其它考證資料中找到，錄 其姓名，但需加註[ ]。例如：[史貽直]。若非人名，而為團體組織名稱時，非檔案上所有或檔案上為簡易或殘缺名稱時，由其它考證資料中找到完整單位名稱，亦加註[ ]。例如：[禮部]。

(7) 檔案中僅有姓，亦無法由其它考證資料中查其名，則照錄姓。例如：楊。檔案中非人名，而為簡易或殘缺單位名稱時，亦無法由其它考證資料中查其完整名稱時，則照錄。

(8) 檔案中之姓名或團體組織名稱，確知有缺誤，非他人、譯文、異體字、簡稱等，則更正其缺誤，加註[ ]，並於後以(原文： )補充說明。例如：[曾國藩](原文：曾國番)。

(9) 簡稱與完整名稱的描述選擇，如描述單位有進行名稱權威控制則依該單位原則描述。

1.6.3.3 產生地

1.6.3.3.1 定義：資料創造或產生的地點。

1.6.3.3.2 描述方式：以完整且正式行政地名為描述原則，描述層級以檔案產生屬地為主，可往上延伸，不同層級間以「–」相連。如：台北縣，應錄：台北縣，可錄：台灣省–台北縣。

1.7 範圍與內容

1.7.1 非必要項目

1.7.2 定義：檔案範圍，含內涵時期與內涵地理範疇；檔案內容，含檔案文件形式、主題性質、行政處理過程的相關摘要。

1.7.3 描述方式：針對檔案內涵、載體、行政處理及關連、上下文及前後次序的說明與補充，以文字敘述為主。各描述單位可自訂限制字數。

1.8 標目資訊

1.8.1 非必要項目

1.8.2 定義：資料內容中所提到的重要人名、地名、團體名稱、家族名稱、主題等，可用以做內容標目者。

1.8.3 描述方式：依據＜丙編＞各類標目的選擇與描述方式。各描述單位可依需求決定是否以此進行標目權威控制。

1.9 語文

1.9.1 非必要項目

1.9.2 定義：指該檔案的語文。

1.9.3 描述方式：語文辨識依檔案內容所使用之語文照錄，單種語文錄單種，如：滿文；多種語文錄多種，如：滿文；漢文。無法確認為檔案內容且無法考證辨識之圖文，則不錄，例如類似簽名的文字。

1.10 實體描述－數量

1.10.1 非必要項目

1.10.2 定義：指該檔案單元的數量。

1.10.3 描述方式：依該描述層次做為檔案單元，計量檔案單元內的檔案數量，一般以次層級為計量單位。如描述層次若為「案」，則每一案的計量單位為「件」。數量以阿拉伯數字標示。

1.11 版本

1.11.1 非必要項目

1.11.2 定義：檔案的版本，係指在該典藏單位管理制度中所典藏的版本。

1.11.3 描述方式：分為原檔、抄檔二種。

1.12 保存狀況

1.12.1 非必要項目

1.15.2 定義：記錄檔案的目前的保存現況。

1.15.3 描述方式：描述檔案完整與否或是維護狀況及相關註記。

1.13 使用限制

1.13.1 非必要項目

1.13.2 定義：記錄檔案內容開放與否的相關資訊。

1.16.3 描述方式：依檔案開放相關法規規定，可開放者若限制依法失效，則註記開放；若不可開放者，可註記限制期限、原因及預計開放時間。

1.14 來源

1.14.1 非必要項目

1.14.2 定義：檔案的取得來源或轉移單位。

1.14.3 描述方式：記錄檔案取得來源之法定名稱。詳細可加註取得方式，如捐贈，指由捐贈者免費贈予；移轉，指依法規條文或其它命令，由其他單位轉移典藏地；購買，指存藏所以經費購入者。亦可加註法定相關取得證明，如契約書等。

1.15 傳記歷史註

1.15.1 非必要項目

1.15.2 定義：

(1) 檔案的行政歷史或相關傳記資訊。如：組織起源、發展沿革、 變異或與工作有關的重要資訊；或個人的一生簡介、或工作與檔案有關之傳記資訊。對現有檔案結構與編排有關之資訊。

(2) 檔案典藏歷史。如：檔案所有移轉、權責與保管之沿革或相關活動，對現有檔案結構與編排有關之資訊。

1.15.3 描述方式：按時間發展次序以文字敘述之。

1.16 備註

1.16.1 選擇項目

1.16.2 定義：有關該檔案的資訊，但無法在其它欄位中表示之重要資訊補充說明。

1.16.3 描述方式：說明項目或欄位，以「：」區隔，後填入說明內容。如「附件：附件名稱」

1.17 版權聲明

1.17.1 選擇項目

1.17.2 定義：聲明此檔案的所有權及此筆款目之版權。

 

乙編 編排

 

第一章 原則

 

一、尊重來源原則

尊重來源原則即指「尊重檔案產生的出處」，其內容是要求檔案人員保留從某一來源接收來的檔案的完整性、結構性。此原則亦為「尊重全宗原則」及「尊重原始順序原則」的基礎。

此原則的執行在於保留檔案和檔案產生者間的連結關係，目的是在於了解產生者的活動與檔案產生的原始目的與價值。同時以產生檔案的個人來說，是反應個人在產生機構中的業務行為與特質；就產生單位整體來說，是反應單位的結構與運作特質。以文書生命週期來說，當文書經鑑定成為檔案後，其文書的使命即消滅，但在檔案利用的價值上，檔案仍須完整呈現其產生的原因、過程、目的與結果及其被保留下來的價值理由。而這些資訊的呈現與檔案來源具有不可切割的關聯性。

謝倫伯格（T. R. Schellenberg）歸納尊重來源原則的優越性有下列五點：

1. 可以維護檔案的證據價值。

2. 符合檔案的性質。

3. 可協助檔案管理人員處理檔案。

4. 便於檔案的編排。

5. 便於檔案的描述。

二、 尊重全宗原則

尊重全宗原則可說是尊重來源原則的應用之一。全宗理論是結合了檔案控制層次的觀念，係以一個獨立的來源單位為基礎，彙集其所產生的所有文件，完整保留其架構及活動歷史，並不與其它來源單位產生混淆。全宗理論最早於1841年由法國內政部第14號通令中提出，稱為「尊重全宗」原則(Le Respect des fonds)。

全宗的特質如下：

1. 全宗是一個成長的有機體，直至檔案來源單位消失。

2. 全宗是在歷史的活動中所形成。

3. 全宗是以一定的社會單位或社會活動所組成。

4. 全宗是檔案的管理單位。

三、 尊重原始順序原則

尊重原始順序原則最直接的應用是針對有體系制度的來源單位，例如政府機構。其內容是用以保留來源單位中的歸檔系統，包括各層次文書及其之間的關係。荷蘭手冊中提到「檔案館藏的組織架構是基於其產生機構的組織架構」。運用此原則於檔案處理作業中，其優點如下：

1. 反應文書時期業務的確實情況。

2. 保存文件原有的層次與架構關係。

3. 提供有關記錄產生、利用或活動的證明。

4. 增加檔案的價值。

 

 

第二章 編排層次

第一節 層次編排[102] [22]

0 管理層次：以全部檔案館或典藏單位的檔案為描述的範圍。

0.1 政府檔案

0.2 企業檔案

0.3 私家檔案

0.4 其它檔案

1 全宗層次：全宗是檔案館在處理檔案時的最高層級，描述檔案時以全宗為主

要的描述層級，全宗還可以再複分為若干個副全宗。

1.1 政府檔案：依行政體系區分全宗

1.2 企業檔案：依企業個體區分全宗

1.3 私家檔案：依個別私家區分全宗

1.4 其它檔案：依產生主體區分全宗

2 系列層次：文件系列層級是最基本的檔案描述單元，需描述各個檔案文件系列的重要內容，又可以再複分為若干個副文件系列。

3 案卷層次：文件系列或副文件系列是由許多案卷所構成，通常透過立卷，將性質相同的文件裝訂在一起稱為「案卷」。檔案描述常會指某一文件系列有若干卷，即是以案卷層級為計算的單位。

 

4 件層次：是檔案描述最小的單位。在已裝訂的案卷中，是由若干個別的文件項目所組成。

個別文件及其附件

第二節 層次內編排

各層次內可按時間順序或標題順序或檔案文號順序編排。

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 [103] <回 到 目 錄>