本分項計畫各子計畫，各有其具特色的典藏主題文物，然而各子計畫之間亦有2許多相關或重覆主題典藏。因此，為建立一個國家共同的文物數位化標準、共通的規範及技術，以避免典藏資源重覆浪費，並進一步分享彼此的研究心得，各子計畫之間的互相討論及文件資料的互通、訊息交流都是不可或缺的工作。

本計畫成立一協調小組，由本院馮副院長明珠任召集人，對外處理各分項主持人聯繫工作與合作事宜，並依計畫執行過程中所遭遇的問題，隨時與各分項保持密切的交流。同時，對內負責本分項計畫中各個計畫間的整體統合、溝通協調與策略擬訂。另外，本年度計畫將更加積極辦理各項業務的成果推展及國際性的專業研討會，將本計畫多年來的成果對外發表，並邀請各界專家學者共同蒞臨指導，提供各方專業意見，以增進計畫效益及日後計畫修正參考。