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數位化工作流程整合性工作流程指南

Tags: , , , , , , , , , , , 發表: 2010-09-17, 點閱: 38,611 , 加入收藏櫃 , 列印 列印 , 轉寄 轉寄

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貳、工作流程的重要性

 

一、 工作流程與品質管理

 

工作流程的概念源自於企業管理的制度,它一方面規定了員工的工作內容;另一方面也規定了員工們如何去執行、實現工作內容的工作流程。相對於數位典藏工作的繁雜,一旦建立了工作流程必能使這些複雜的工作可以有一套系統化的步驟、方法去執行。有效的掌控流程,可以增進作業的品質;完善的機制,能降低所需成本;精簡的作業流程,更可提昇生產力。

 

1.工作流程的形成規劃

 

數位典藏將諸多具有價值的典藏品進行數位圖文建檔,以方便長期保存。不僅必須真實呈現文物的樣貌外,這些數位檔案亦可提供未來加值應用,因此數位檔案資料的品質要求相對必須提高。為了有效達到這樣的需求與標準,有一套明確的工作流程與管理,才能有效做到數位成果品質的保障。一個數位典藏機制是否完善,也可由其工作流程的規劃是否合適、流暢而知,甚至訂定標準化的工作流程,也就是建立所謂的標準作業程序(Standard Operation Procedure,SOP),使整體的典藏工作達到品質的一致性與高效率提昇。標準作業程序是為品質控管的重要環節之一,除了確保品質的穩定,也是減少資料錯誤發生的可能情況。

 

不管是工作流程抑或更為精準的標準作業流程程序,都必須先確認流程工作、標準化的對象為何?尤其是數位典藏工作中一些重複性高的步驟、手續、方法或問題發生次數較多者,都有必要進行一定的標準化。這些程序的建置,也必須不斷透過增訂、修訂、廢止、訂定等階段,一些細節的描述或複雜的流程都需加以列入查核點,以維持整個作業流程的品質狀況,才能增加成果數量與進度的提昇。一旦標準作業流程的成立,也有助於人力、經費等成本的降低。

 

2.品質管理的重要性

 

「品質管理」顧名思義,即在說明對品質理想的要求與達成。不僅是從「品質檢驗」,到「品質控制」、「品質保證」等層面,都是工作成果的最終目的追求。工作流程的確立有助於品質管理執行,品質管理的目的也就在於檢驗這些數位工作的正確性,同時也是在檢驗這些工作執行的效率。以數位化工作流程裡有關品質問題而言,數位製作需要有專業的設備和能力,才得以完成一系列階段步驟;複雜的工作流程需要注意每個細節,為確保工作流程的完整性,每一步驟的審核點都要確實建立;為維持一致性和穩定性更需不斷地溝通與規劃。

 

數位典藏工作需要大量的科技、人力等各項不同的工作流程與技術,因此深入淺出的解釋整體的執行步驟與架構,建立數位典藏標準工作流程,必能提昇工作效率與品質。然國內各單位執行工作的流程系統都仍屬於各自研擬的階段,缺乏一個統一性的共同標準,在工作成效上也就呈現品質有所不同的狀況。

 

3.以國內外的數位典藏經驗為例

 

借鏡他國的經驗,亦可當作從事相關工作規劃的方向參考,因此選擇國外幾個著名機構執行數位典藏計畫的現況為例:如大英博物館(British Museum)在數位典藏的技術發展上,以研發COMPASS典藏系統以及先導性的3D專案,皆是一種提供大眾取得資訊的簡易方式。[2]

 

美國大都會博物館(Metropolitan Museum of Art)、[3]哈佛大學皮伯帝博物館(Harvard Peabody Museum)、哈佛大學美術館群(Harvard University Art Museums):福格藝術博物館(Fogg Art Museum)、賽克勒博物館(Arthur M.
Sackler Museum)皆使用了Gallery systems公司所設計的一系列的「博物館系統」(The Museum System, TMS),作為所屬機構的博物館典藏管理系統。

 

包括如何透過TMS系統將藏品分類的工作流程、以及資料輸入表單標準化等資訊系統規劃。例如,每一件藏品在TMS中,可能有上千個欄位,這些欄位除了藏品的基本著錄資訊外,大都是由博物館的研究部門、典藏部門、登錄組、展覽組、文物保護部門,在工作流程中輸入所需的管理欄位,另外還有些是典藏品在不同部門流動所需要的管理資訊。[4]

 

日本大阪民族學博物館的資訊系統建構交互索引搜尋機制的影像資料,同時針對文化資源管理提出線上論壇式的資料庫管理新概念。[5]

 

俄羅斯冬宮博物館(Hermitage Museum)和IBM公司締結合作的協議,不僅致力於該博物館網站的建立,在數位典藏影像、資訊的處理方式,以及資料庫等各項功能開發,成功地提供博物館與業界夥伴關係和贊助支持,雙方一同實現更多數位典藏科技的目標。[6

美國芝加哥美術館在製作藝術作品高解析度影樣檔所需的步驟,如何運用各種配備和技術,製作適用於典藏管理系統等,也有一套的圖說工作流程。

 

法國美術館修復研究中心所使用的3D數位技術,以及用於藝術保存與研究的歐洲開放性資料庫系統(EROS)也已經行之多年。

 

國內以國立故宮博物院、中央研究院、國立歷史博物館等機構較早投入數位化工作,其行之有年的成果,也漸漸各自建立一套工作流程。

 

其中中央研究院為國家型科技計畫建立了數位典藏技術彙編,提供了不少的相關技術與應用方法,以及拓展臺灣數位典藏計畫分項也製編了多本工作流程指南和圖文說明叢書,再加上故宮等各大博物館也各有自己的一套工作流程規劃。綜上所述,這些單位的數位典藏工作流程大致可分為前置作業、選定標準規格、文物數位化、典藏管理及展示系統、加值運用等步驟,這些主要流程步驟也可繪製成流程圖。流程圖是一種常用的管理工具之一,藉著圖示顯示所有的主要工作,有助於釐清每個工作之間的連慣性和順序性,並易於找出問題的關鍵所在,讓工作更有一致性,達到標準品質,一旦有需更改、改良的部分,也能有效地進行改善。流程的圖表越完善,越能使工作人員了解典藏工作的程序,減少不必要的步驟失誤,提升品質。

 

暫且不論各單位之間的程序步驟差異,流程的分項是需考慮到數位典藏整體性的規劃,在每一步驟中定義出主要的關鍵工作,才能隨時依工作執行狀況加以調整。確實掌握每個步驟、方法,有效地施行與管理每個程序,並且搭配各個必要的教育訓練,才能有效控管成果的品質。

 

二、 工作流程與數位資訊生命週期

 

無論是那一種資訊,其產生、被處理、儲存與再利用等過程,均會像生物的生命轉變一樣,有其類似生命循環(Life Cycle)的歷程,從出生、成長、成熟到最終死亡,一種生命演變的法則。生物透過生命週期的演變得以進化、衍生生生不息之生命體。資訊的產生、儲存、被利用或銷毀甚至傳播運用至各層面,亦達到資訊多元影響的作用。數位典藏工作流程,也是類似資訊生命週期一般從無到有,一步驟一階段的循環演進。一個良好的工作流程規劃,也可利用資訊生命週期的階段,彼此相互參照一一檢視,以建立完善的工作流程規劃。數位資訊生命週期主要分為:資料創造、資料管理、資料保存、資料供應等過程。我們可以試著透過數位資訊生命週期為基礎來對應數位典藏工作流程的步驟,以驗證數位典藏工作流程的完整性。

 

 

數位資訊生命週期.jpg

    圖2-1、數位資訊生命週期圖

 

(一)資料創造

 

資料的創造,為檔案與資訊產生的階段,主要在蒐集、產生、接收與獲取各種數位化物件的資訊,在這階段主要的工作內容,包括資料的採集與資料的數位化。資料的創造,是由一連串的思考與判斷加以創造而成, 所以它的結構特性、以及本身的相關內容,也將直接影響到資料的發展與資料管理。而從數位典藏數位化工作流程建置的角度上來看,符合資料創造的內容包括有:前置作業、數位檔案建置、品質檢視、數位化後製。

 

1.前置作業:

 

在進行數位化工作之前,必須考慮到整體的使用目的與將來的適用性,制定需求規格,來滿足整體數位典藏工作的需求。前置作業涵蓋的工作項目有:典藏文物整理、文物清冊、制定數位化標準、數位化方式選擇、工作人力規劃、提件、數位化環境準備等。

 

2.數位檔案建置:

 

即為實體數位化的步驟,將原件進行數位化。數位化的基本條件,以不傷害藏品原件為原則,並以原藏品忠實呈現為數位化的基本要求。數位檔案建置所涵蓋的工作就是使用攝影或掃描等技術進行數位化工作。

 

3.品質檢視:數位化完成後的數位檔,必須反覆仔細檢查,是否有色偏,或歪斜等情況,務必達到數位典藏高畫質、高品質的影像。品質檢視需使用各種軟體、與各種設備進行數位校驗與校色。至於原生數位化內容,則省去數位檔案建置的工作,仍需進行品質檢視與相關數位檔案需重新補強等工作。

 

4.數位化後製:

 

檢驗良好的數位檔,則可進入後製的工作程序,包括修圖、過大的圖檔需進行接圖、數位檔命名、轉檔、影像保護、打樣輸出。這些步驟主要的工作,均屬於數位資訊生命週期裡面的「資料創造」,主要的目的在於資料擷取與資料數位化。

 

(二)資料管理

 

資料管理,主要是管理典藏品的後設資料,包括描述資料(Metadata)、建立、分類、定義、文件以及儲存、使用權限、智慧財產權理等相關作業[7]的制訂與規劃。這些資料需要使用哪些方式來做管理,應考量資料當初被創造時所使用的結構、格式、壓縮、譯碼以及用途等因素。在數位典藏工作流程程序中,屬於資料管理階段的大致有:

 

1.後設資料需求評估與內容分析:

 

此流程步驟即是指後設資料建立的基礎,包括描述資料(Metadata)的需求,如何建立、分類、定義等分析。

 

2.後設資料著錄:

 

資料著錄規範訂定後,紀錄、著錄與校對後設資料,以及補充修正等動作都是此流程的主要工作,以確保每一筆資料都能確切地描述該筆數位物件。

 

3.系統開發與建置:

 

資料需要正確地有效管理,建立一套資料庫與檢索系統也必須考量到龐大資料如何處理的方法。因此需求分析與設計也需注意當初所使用的檔案結構、格式以及用途目的等因素。其中還包括了建立權限管理系統,除了負責維護使用者帳號外,也應提供每個使用者權限設定,例如:系統管理權限、資料著錄權限、資料檢索權限等。另外,紀錄使用者操作行為的功能,例如:何時使用典藏系統、修改哪一筆資料、查詢什麼關鍵字等,都是系統評估的參考依據,也是資料管理系統的一環。

 

4.資料庫與檢索系統的測試:

 

系統不斷地測試,是檢驗資料建立的規範與使用格式、規格等管理系統的維護與調整之需。

 

這些資料管理階段,是資料長期保存的基礎,亦是品質管理的重要流程。

 

(三)資料保存

 

一般所指的資料「儲存」,通常被認為是資訊生命週期中被動的一個角色,因為數位資料的儲存介質或格式改變後,原有的資料有可能會毀損或難以讀取。因此,資料保存就需考慮到資料儲存的格式、儲存形式與環境,甚至資料轉換(Migration)的問題,以及異地備援和其他技術方面(包括儲存媒體及平台)的選用。[8]數位典藏工作流程中有關「資料保存」階段的有:

 

1.數位檔儲存:

 

此流程主要是指品質良好的數位物件原始檔的儲存,以及數位化後製過的檔案儲存。此一流程的數位資料之後也會一同匯入資料庫。

 

2.複製備份與異地備援:

 

「複製備份」與「異地備援」都是儲存資料的重要觀念,但層次上仍稍有不同。資料的複製備份是定期的將資料拷貝儲存,妥善保存。「異地備援」則是分開兩地存放,一旦其中一地發生運轉問題時,另一地即可即時繼續運轉,減少損失。

 

3.資料庫:

 

資料庫簡單的說就是一個存放資料的地方。亦指有一定格式、組織、系統資料庫紀錄儲存檔案的系統。因此有效地資料庫管理系統,是資料保存一環中相輔相成的步驟。

 

因此,資料「保存」則需強調資料在時空與資訊設備的變更下,都不受到損傷,確保資料能繼續被取用的一種「長久性」(Long Term Preservation)的保存。而資料保存是一系列的策略與程序,這些策略或程序包括:

 

1.更新(Refresh):媒體的更新,即複製。但此策略尚未能確保資料在未來可以被檢索與處理。

 

2.轉移(Migration):將資料格式、結構或標準進行轉換,將數位軟體的軟、硬體的組態設定,轉換為另一組態設定,或者轉換成新一代的電腦技術。

 

3.模擬(Emulation):在軟硬體中仿效或模擬的過程,能在未來未知的系統上模擬舊系統,使得數位物件的原始程式能運作。

 

4.標準化(Standardization):主要著重在資料的標準格式上,須考量數位檔的標準格式資料是否仍然適用、能一併保存下來,以及避免數位檔資料因格式的更新而有所受損、遺失,或因標準修改而降低其原有的意義 。

 

5.技術典藏(Technology Preservation):與資料相關之軟硬體,涉及典藏原始應用程式、操作系統軟體以及硬體平臺,強調應典藏原始運作環境的行為,才能呈現數位物件的面貌。[9]相對於數位典藏工作流程的步驟,有關資料庫的維運、應用系統建置甚至複製備份(異地備援)等工作,都需考量到資料長期保存的策略。依據管理的政策,發展出典藏計畫的保存方法。

 

(四)資料供應

 

資料供應,是檔案與資訊的使用與分享階段,數位資訊生命週期的其他過程都是為了支援它。資料供應是執行數位工作者,為了使創造後的資料,更容易且有效的使用、管理、交換,而使每一筆資料都有清楚脈絡關係,歸至整體管理系統架構中,以提供資訊的取出與分享。而工作流程中符合資料供應的內容包括有:檢索系統提供、網站服務、授權應用、以及創新服務等,並簡述如下。

 

1.檢索系統提供:

 

數位典藏最重要的目的,除了產生與獲取資訊外,還需考量到如何將這些創造產生的資料,有效管理,達成資源的快速擷取與尋找,以提供應用。

 

為了符合這樣的需求,設計多樣的資訊檢索存取方式,提供資料瀏覽、查詢等功能,數位典藏裡面的「聯合目錄」,就提供了這樣的功能。

 

2.網站服務:

 

基於推廣與展示的目的,進行藏品分析及資料整合,並強化物件之間的關連性,建立知識的脈絡與架構,讓這些被創造的資料內容,能夠被使用者廣泛地利用,以擴大資料本身的效益,數位典藏內的「台灣多樣性知識網」,就是屬於這樣性質的網站。

 

3.授權應用:

 

由於科技的日益進步,數位化資訊的在傳輸上非常方便,如能建置完善的授權機制,將可擴大藏品應用流通的範圍,但也因數位資訊容易傳輸、修改與複製,因而衍伸出許多智慧財產權的問題,如智慧財產權的歸屬、授權問題以及如何建立內容保護機制等。

 

4.創新服務:

 

運用數位化完成後的素材, 藉由藏品獨具的特色及概念元素,加以設計、轉化、融合成具有經濟市場價值的商品,積極運用這些創新創意形成流通市集,以創造產業的經濟價值。目前已經有越來越多這樣的成功例子,例如:故宮與法蘭瓷的合作,在歐美大放異彩,以及圖像授權在3C的液晶螢幕上廣受國外的青睞等。

 

資料的創造與資料的供應,為同等重要的需求,使用最便利的方式,擷取創造完整數位資訊。進而規劃適當的管理機制、資訊應用情境、使用者介面、及適當的運用等,去供應、傳播資料。

 


 

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[2] David Jillings(2003),"From Two to Three Dimensions- Building on Experience of 2D Digitization of Prepare For The 3D Digital World” ,International Conference of Museum Digitization Antiquities, Painting and Calligraphy ,Taipei.

 

[3] Hwai-ling Yeh-Lewis(2003),”Then and Now :Manual Cataloguing system vs. Digitization System”, International Conference of Museum Digitization Antiquities, Painting and Calligraphy ,Taipei.

 

[4] 林玉雲、林國平、陳淑君、李士傑、李德財,〈結盟與合作:「數位典藏國家型科技計畫」的新能量〉,《博物館學季刊》20:3,2006/07,頁99-115。

 

[5] Masatoshi Kubo(2003),"Development of the Image Database at the National Museum of Ethnology:Toward Forum-Type Database Management" ,International Conference of Museum Digitization Antiquities, Painting and Calligraphy ,Taipei.

 

[6] Elena V. Komarova(2003) "Development of the Digital Collection of the State Hermitage Museum” International Conference of Museum Digitization Antiquities, Painting and Calligraphy ,Taipei.

 

[7] 蔡永橙、黃國倫、邱志義等著,《數位典藏技術導論》,台北市:台大出版中心,2007年11月,頁82。

 

[8]謝易耿、蔡順慈,〈由數位資訊生命週期探討數位典藏工作流程之建立〉,台北:數位典藏品質管理研討會,2007年。

 

[9]張懷文,〈詮釋資料與數位典藏長久保存取用-淺談Preservation Metadata〉,《數位典藏國家型科技計畫電子報》,第三卷第一期,2004年1月1日。

 

 









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