內容發展分項計畫 / 程婉如

＜專訪緣起＞

　　本篇專訪起源於作者與林彥宏先生共筆之「微縮資料數位化工作流程指南」，為因應其中委外章節的撰寫，於是特地尋求微縮資料數位化相關計畫以進行訪問，並且至委外廠商處（華經資訊企業股份有限公司），實地參觀微縮資料轉製影像之工作流程。經過陸續專訪五個單位之後，可發現各機構通常依照內部人力或預算的考量，以決定微縮資料數位化自製或委外作業，然而本文在此先針對以下三個有進行委外的計畫作探討，按照採訪單位作為區隔，分為（上）、（下）篇專訪紀要，希望以實際執行之案例分享方式，作為後續相關單位進行微縮資料委外作業之參考。

＜採訪對象＞ 
1. 國家圖書館期刊中心－林淑芬小姐
（所屬計畫：國家圖書館期刊報紙典藏數位化計畫）
2. 國家圖書館特藏組─彭慰主任、謝珮婕小姐
（所屬計畫：國家圖書館古籍文獻典藏數位化計畫）
3. 世新大學資訊傳播學系─莊道明副教授、郭哲裕先生
（所屬計畫：北平「世界日報」內容數位化開發計畫）

  

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微縮資料委外轉製影像專訪（上）─國家圖書館

　　國家圖書館視為「數位典藏國家型科技計畫」中的機構計畫，筆者特別挑選其中曾經委外微捲數位化的計畫進行採訪，其微捲內容為報紙或善本古籍，一則為「國家圖書館期刊報紙典藏數位化計畫」，另一則為「國家圖書館古籍文獻典藏數位化計畫」。前者計畫因當初報紙原件拍攝成微捲時，有少數部分狀況不佳，影響後續委外廠商數位化品質，必須重新調閱原件掃描，此舉對館方整批作業模式造成困擾，因此便改而採取直接拿報紙原件委外進行掃描，筆者在訪問期間，該計畫已無微捲委外作業。後者計畫則因館藏之善本古籍早已攝製成微捲(黑白)，為加速數位化的進行，而決定採取委外轉製影像方式，將古籍微縮資料轉製成黑白影像檔。以下列出該兩項計畫的採訪紀錄：

國家圖書館期刊報紙典藏數位化計畫
受訪者：國家圖書館─林淑芬小姐
採訪者：內容發展分項計畫─程婉如
採訪時間：95年10月25日(週三)  PM 14：30
採訪紀錄

問：可否先介紹貴計畫委外之工作項目包含哪些？
答：委外的工作項目包含很多，針對微捲而言，委外的項目為轉製成影像檔，然而至目前為止，已近兩、三年無微捲物件進行數位化，因此目前無微捲委外之作業。

問：決定以該項目作為優先委外或自製的考量因素為何？
答：因需要特殊機器，本館並無進購該機器之決策，因此直接以委外方式進行。

問：委外作業規格書由誰擬定？該如何制定？
答：委外作業規格書由本館擬定。

問：訂定規格書之前，是否須先搜集廠商或其他相關資料？又，如何獲得廠商資訊？
答：會先探聽坊間廠商資訊，再深入詢問作了解

問：針對數位化物件為微縮資料的計畫，是否有特別建議規範之項目？
答：建議對數位化項目的特性要特別了解，例如說微捲原件的狀況不盡良好，因此須特別規範某些項目等。

問：招標作業程序中，有何需特別注意之事項？
答：公開招標有兩種方式：一種是價格標、另一種為評選制。本館採取評選制方式，基本上是訂完規範後，在上網公告規範，訂定截標日截止投標。事後請得標廠商來館內試做，由本館館員先進行評估繳交之檔案，再交由評審決定。通常是當天早上試做完畢後，下午立即進行評審會議，另外廠商也必須對整體作業有深入的了解，進而提出對該案的建議書，並具備可實際操作符合規範檔案之能力。

問：採用公開招標或限制性招標？
答：目前都是採取公開招標方式，若使用限制性招標則必須符合採購法規定，譬如說軟體之平台已由某家廠商製作，因此後續需建置於此架構上，故採用限制性招標做法。

問：是否邀請廠商試作以示品質？
答：因必須證明為現場實地操作，所以通常會請招標廠商來試做，如果是掃描作業的話，本館會準備考題請廠商試做，但針對微捲而言，因廠商無法把機器帶來本館操作，因此是直接請廠商做好送來。

問：如何建立與廠商的溝通機制，又數位化資料之安全該如何管理？
答：
1. 招標程序完成後，會與得標廠商做進一步溝通，如進駐人數、機器數量等，並且討論繳交時辰與數量進度等。若有任何問題，也會隨時針對問題召開討論會議。
2. 目前進駐廠商操作地點因考量離書籍資料較近，因此於書庫裡面進行作業，當然此舉對於安全考量而言有所顧慮，但會要求廠商自制並遵守安全管理規範，例如需申請進入場地之刷卡辨別證、作業場地不得飲食等。
3. 規範書裡也會要求不得另外重製保留數位化資料，也因為廠商無取得著作權等，因此較少有侵權等案例。

問：在品質管理方面，貴計畫訂定驗收標準及執行方式為何？
答：主要驗收標準有三點：影像品質、編碼原則及作業程序。而廠商在繳交驗收物之前須先進行內部第一次QC，本館的驗收則視為第二次QC。

問：通常檢驗不合格的原因有哪些？
答：通常檢驗不合格的原因有忘記QC，或者QC作業矯枉過正，例如：去黑邊而切到字等，另外也有因為原件狀況不好而影響掃描品質的情形，若為原件本身的問題，則在前置作業時，就需針對原件狀況一一檢查並列清單，且以該清單表格作為後續問題探討之依據。

問：若毀損微捲原件，則該廠商如何賠償或補救？
答：通常遇此狀況會如規範書裡之規範，照價按比例賠償。針對微捲而言，本計畫不會將微捲母片交予廠商作業，因此基本上若真的毀損的話，除了請廠商賠償之外，至少會再將母片複製後再重新作業。

問：未完成進度或驗收未通過之處理方式為何？
答：驗收未通過即以退件重做方式處理，原則上需修改至合格為止，通常會規定多久時間內繳件，例如兩週之內若無繳回則扣款處理。在合約裡頭也會明確訂定損壞賠償、違約條款等，評估情況是否罰款或者解除合約。

問：可否分享與委外廠商合作的經驗談？
答：
1. 建議各單位內部對於要進行委外的數位化物件，有一定程度的了解，並且在制定規格書時也能將後續應用納入作為考量。經費通常為較現實的問題，基本上預算的多寡，相對地也決定了委外招標作業的模式，例如預算過少，則無法請過多的廠商人員進駐館內作業。
2. 假若沒有廠商來招標的話，通常會詢問原因，再進行規範書之修正，例如是否將數量減少，因為整體預算是固定的，而影像規格通常是不變的。較多狀況是因為廠商不熟悉編碼原則，所以一開始的溝通摩合期會比較多。
3. 另外因無法限制來招標廠商必須進駐館內，所以合約書裡應清楚註明凡離館的物件需保險。而通常每年一、二月份遇過年期間，委外廠商常因工作天數不足而無法按時繳交，因此變通辦法為延後下期一起繳交。
4. 以前曾經有過價格標的經驗，然而卻因廠商做出來的品質不好而無法驗收通過，就此案例而言，雖然後來廠商接受罰款，但對本館而言，不僅花費了大量的人力及時間來檢驗這些不合格檔案，而且該數位化的物件亦需重新製作，實在很浪費成本，這是後續皆採取評選制招標的最大因素。

 

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國家圖書館古籍文獻典藏數位化計畫
受訪者：國家圖書館特藏組─彭慰主任、謝珮婕小姐
採訪者：內容發展分項計畫─程婉如
採訪時間：95年10月25日(週三)  16：00
採訪紀錄

 

問：可否先介紹貴計畫委外之工作項目包含哪些？
答：本館古籍文獻典藏數位化計畫主要將本館古籍文獻、敦煌卷子、金石拓片進行數位化，其掃描及微縮資料轉製影像作業全部委外進行。

問：決定以該項目作為優先委外或自製的考量因素為何？
答：由於本館設備及人力有限，且為擴大民間參與，引進專業技術及設備。原擬將古籍同時製作「全彩」及「黑白」兩份影像，皆以光學解析度300dpi掃描，並以TIFF標準格式存檔。後經「檢討、評估並且試作」，有鑑於本館善本古籍已攝製微捲(黑白)，為加速進行數位化，故決定「由古籍微縮資料轉製成黑白影像」，且採委外方式辦理，以利節省設備成本及人力。

問：委外作業規格書由誰擬定？該如何制定？
答：委外作業規格書由特藏組訂定，並參考本館期刊文獻中心、閱覽組數位化作業相關文件；有關委外契約書部分，則與本館總務組共同討論訂定。

問：訂定規格書之前，是否須先搜集廠商或其他相關資料？又，如何獲得廠商資訊？
答：訂定規格書之前，先行了解市場狀況及相關廠商，請教其他相關單位，並先與廠商聯繫。

問：針對數位化物件為微縮資料的計畫，是否有特別建議規範之項目？
答：
1. 影像製作規格為黑白300 dpi的TIFF.G4壓縮檔。
2. 掃描時，需將微縮片的影像放大與原書尺寸相同，再進行掃描。
3. 在原稿清楚的前提下，影像掃描品質必須清晰，不可太濃、太淡、歪斜， 掃描內容必須完整，在原稿不清楚情況下需提升掃描密度至少600 dpi及8位元灰階儲存以避免影像流失。
4. 掃描後影像需進行品質校正，去除黑邊與影像之外產生之污點，影像歪斜度以中心線為基準左右不超過5度。

問：招標作業程序中，採用公開招標或限制性招標？
答：採公開招標由專業廠商進行掃描。

問：是否邀請廠商試作以示品質？
答：於公開招標時請廠商試作以示品質，試作合格者始得取得價格標資格。

問：如何建立與廠商的溝通機制，又數位化資料之安全該如何管理？
答：廠商必須派駐人員在本館進行掃描作業，在掃描過程中，若有任何情況（例如：掃描之影像品質、作業程序…等），皆會和派駐人員溝通討論，以利整個作業之進行。
針對數位化資料之安全管理，本館有下列2項規定：
1. 本館所委託之原書及古籍微縮資料轉製影像作業之成果及其相關成品等，其所有權皆屬本館所獨有，廠商不得任意處置或散布而持有，或意圖營利而交付他人。
2. 廠商因受本館所委託之原書與古籍微縮資料轉製影像作業之相關工作，所完成之物為著作時, 其著作人為本館，廠商不得有任何異議。

問：在品質管理方面，貴計畫訂定驗收標準及執行方式為何？
答：本館影像掃描之影像品質，依中國國家標準(CNS)2779 Z4006 (數值檢驗抽樣程序及抽樣表) 之規定，採用III級一般檢驗水準，正常檢驗單次抽樣計畫型式，允收上限AQL=1.0。例如：每98,000影幅，由本館抽驗1,000影幅；抽驗之1,000影幅中，超過14影幅之品質不合標準，本館將整批（98,000影幅）退回給廠商修正後複驗。

問：通常檢驗不合格的原因有哪些？
答：尚未發生很大的檢驗不合格。廠商會先將掃描後的影像存放於硬碟中，交由本館影像校對人員進行微縮原件與影像校對，對於品質較差的影像，會請廠商馬上重掃，以讓影像品質更好，也就是等於雙方同步進行品質檢驗(CQ)，故在最後檢驗上尚未有不合格情形發生。

問：若毀損微捲原件，則該廠商如何賠償或補救？
答：本館於契約書上有明訂，若將送掃之微縮捲片毀損，則責任歸責於廠商，廠商應提供設備在本館指定場所內依本館所要求之品質標準，重新複製該微縮捲片之「母片（負片）」及「複製片（正片）」各一套，以賠償本館。

問：未完成進度或驗收未通過之處理方式為何？
答：本館於契約書上有明訂，廠商若未完成進度或驗收未通過之處理方式，有下列3點：
1. 廠商未依所列交件項目如期交貨，或該批工作無法通過驗收，每延遲乙日按該次應驗收部分之契約價金總額千分之三計算逾期違約金，逾期違約金以日為單位計算。所課違約金，由本館於該月應支付廠商價款中扣除。
2. 逾期違約金（含驗收不合格逾期未改正之違約金），以契約價金總額之百分之二十為上限。
3. 廠商如有累計延遲交件總天數超過三十天之情事，本館得終止、解除契約，並沒收履約保證金，廠商不得異議，並須在收到本館解約通知日起三日內將屬於廠商設備遷出國家圖書館提供之工作場所。

問：可否分享與委外廠商合作的經驗談？
答：本館在進行掃描招標之前，會訂定試作題目於招標規範中交由領標廠商先進行試作，以確保廠商之品質。而得標廠商必須派駐人員在本館進行掃描作業，在掃描過程中，若有任何情況（例如：掃描之影像品質、作業程序等），皆會隨時與派駐人員溝通討論，也就是等於雙方同步進行QC，這是有助於提升掃描影像品質以及整個作業的進行。

問：最後，也請提供任何寶貴建議給未來欲進行委外作業的計畫以茲參考，謝謝！
答：現在掃描廠商之技術以比往前進步許多，對於未來要進行委外作業的機構是一項很大的幫助。在進行數位化作業前，可以先參觀有相關經驗的機構，去瞭解別人作業的進行，對於未來欲進行委外作業的計畫是有很大的參考價值。

＜後記圖說＞

 ↑微捲數位化工作流程簡介                                                   ↑國家圖書館特藏組蒐藏微縮膠捲之處

 

微縮資料委外轉製影像專訪（下）─世新大學

　　由世新大學莊道明教授提出之『北平「世界日報」內容數位化開發計畫』，曾為內容發展分項計畫之公開徵選計畫，其執行計畫期間為民國91至93年。該
計畫申請源由為紀念該報之創辦人－成舍我先生，因此莊道明教授特別至北京取回北平世界日報之微縮膠捲版本，雖原件蒐藏於北京圖書館，其著作權仍歸成舍我先生所有，而報紙收錄年代自民國15至38年為主要收藏範圍。取回報紙類別包含如下：北平世界日報（數量最多）、香港立報、上海立報等。這些原件分別收藏於中國大陸典藏機構中：北平世界日報收藏於北京圖書館、上海立報收藏於上海復旦大學圖書館，香港立報則收藏於香港中文大學馮平山圖書館。
　　根據實際專訪後得知，世新大學圖書館因只有微縮膠捲閱讀機（含閱讀及列印功能），並無將微捲轉製成數位化圖檔的機器設備，且這類型設備通常較為獨特且昂貴，該計畫因受限於預算考量，因此將微捲轉製影像部份以委外方式辦理。在此特別提出一點，該計畫礙於預算限制，後續只進行傾斜校正影像後製處理，不若上篇中所提及「圖書館古籍文獻典藏數位化計畫」，其委外部份除了轉製影像外，還包含去除黑邊、汙點以及資料編碼著錄等。

北平「世界日報」內容數位化開發計畫
受訪者：世新大學資訊傳播學系─莊道明副教授
採訪者：內容發展分項計畫─林彥宏、程婉如
採訪時間：95年10月23日(週一) AM10：00
採訪紀錄

問：可否先介紹貴計畫委外之工作項目包含哪些？又，決定以該項目作為優先委外或自製的考量因素為何？
答：本計畫因只有微縮膠捲閱讀機(只有閱讀及列印功能)，並無將微捲轉製成數位化圖檔的機器設備，因此將數位化項目中的轉檔部份委外辦理。

問：委外作業規格書由誰擬定？在訂定規格書之前，是否須先搜集廠商或其他相關資料？又，如何獲得廠商資訊？
答：訂定委外規格製作書之前必定會先搜集廠商資料，通常皆由計畫單位先行與廠商溝通討論，達成共識後擬定規格書。另外，本計畫是由計畫助理先上網搜尋相關廠商資料，再以電話訪問作篩選後，請廠商至本校簡報並示範成品。

問：針對數位化物件為微縮資料的計畫，是否有特別建議規範之項目？
答：微縮膠捲的第一張及最末張上面皆會顯示規格資訊，也同樣會進行數位化，基本上一般要求基本規格都需要，例如解析度300dpi以上等，另外也需注意是否歪斜、去黑邊或雜點與否等，而本計畫則因預算關係只委外進行傾斜校正動作，並無去黑邊、雜點等，這也影響到後續全文輸入時OCR的辨識率高低問題，因辨識效果不達60%，所以本計畫經考量後改採人工打字的方式進行全文輸入。

問：招標作業程序中，採用公開招標或限制性招標？
答：當委外物件較大眾化，而大多數廠商亦可達成規格之要求時，金額在10萬元以上者，採公開招標。10萬元以下通常要求三家以上廠商進行比價。.

問：是否邀請廠商試作以示品質？
答：除非直接至廠商公司直接參觀，否則皆來本單位展示成品－列印及電子檔。

問：如何建立與廠商的溝通機制，又數位化資料之安全該如何管理？
答：通常會和廠商單一窗口作密切聯繫，若為進駐廠商的話，也會有廠商管理師協助管理進駐人力以及管控進度等。資料安全方面，則依照合約書中所簽定的保密條款。

問：在品質管理方面，貴計畫訂定驗收標準及執行方式為何？
答：是否符合300dpi之規格、是否產生白化(白化是指濃淡度偏淡；若顏色過淺則加深黑白對比)、影像是否歪斜等。

問：通常檢驗不合格的原因有哪些？
答：檢驗不合格通常為影像歪斜居多，就本計畫而言，要求比例為若一微捲中有10張以上圖像不合格，將退回給廠商重新製作。

問：若毀損微捲原件，則該廠商如何賠償或補救？
答：本計畫合約中有明訂若廠商毀損微捲原件的話，則以其五倍的價格賠償。

問：未完成進度或驗收未通過之處理方式為何？
答：依照各計畫單位情況可與廠商彈性協調有關優惠措施，或者在驗收期過後給予緩衝期間，若仍無法完成進度，則依照合約罰款等。

問：如今計畫已結束，後續資料庫維護或未完成之工作項目如何處理？
答：因本計畫預算有限，至目前為止，雖然陸續上傳資料，然而進度卻也無當初聘有計畫助理時較有進展。

問：最後，也請提供任何寶貴建議給未來欲進行委外作業的計畫以茲參考，謝謝！
答：
1. 招標作業進行中，必須請廠商至計畫單位作成品之展示，或者到廠商作業現場參觀機器設備以及實際操作流程，以進一步了解這家廠商是否能達到此次驗收所要求達到的規格標準。
2. 在簽定合約過程中，需特別留意賠償條款的擬定。
3. 在檔案必須進行修改的情況下，若廠商所展示的數位檔與修改後的檔案對比差異較大，則表示此家廠商具備較佳的後製修圖能力。

＜後記圖說＞

                             世新大學圖書館之微捲閱讀機與印表機↑

 

 

北平世界日報微捲物件↑

 

        

                   ↑世新大學圖書館微捲蒐藏處

 

 

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評分：