內容發展分項計畫 / 梁美珍

 

前言

 

　　目前國內大部分典藏機構都已投入數位化工作，數位化作業進行至今，相關的機器設備或數位化相關書籍、文章等知識的介紹，再加上數位典藏內容發展分項計畫針對不同物件所撰寫之「數位化工作流程指南」等專書，內容剖析數位化工作，而其中數位化重要的媒介是機器設備，如掃描機、數位機背等，藉此將典藏品轉換成可供網路瀏覽的影像檔，進一步做永久典藏之用。影像品質的優劣關乎使用的機器設備功能的強弱。功能愈佳的設備，相對來說，價格愈高，甚至有的還需由國外買進，而且並不是每個典藏單位有能力編列預算採買。再者，人力配置的專業能力是否夠強，也是必須考量的因素。因此，本文針對數位化工作中重要的元素──機器設備與人力(含專業知識)，進而介紹「委外作業」。

 

　　執行數位化工作可分二種：一是單位自己做(自行採購設備與配置人力)，二是無法購買高階設備或專業知識不足，尋求外界廠商協助(委外作業，廠商提供設備與人力)。二者之間的訴求是成本低、時間短、品質佳、產量高。由於藏品的珍貴性，如果能夠全盤由單位本身進行數位化作業，當然是最佳選擇，反之，在經費有限的情況下，不得不尋找優良廠商合作。有些單位基於典藏品的重要性，對委外招標作業採取觀望的態度，也許是對委外廠商的不了解，也或曾有過不愉快的經驗，並不再去嘗試委外招標。故藉此訪談以廠商觀點去談論委外作業，再依其經驗，給予建議。希望透過此文章對廠商提供的經驗作說明，提供欲進行數位化工作，且財力物力比較匱乏的典藏單位，多一項選擇的方案。

 

　　執行數位化工作時間約有2年的時間，但合作過的數位化案子包括文建會的「馬祖日報」、臺灣博物館、台大、林試所、北科大、中研院民族所等典藏物件的單位，曾做過的物件計有：期刊報紙、照片、植物標本、善本古籍等，且大部分都是數位典藏計畫的執行單位，而這一段的合作淵源讓本文的專訪對象──李夙先生，磁軒資訊媒體行銷有限公司總經理，對數位典藏計畫的內容與執行方向有更多的了解與認識。以下，除了對磁軒公司稍作介紹，主要是請李先生以「委外廠商」的立場，分享他過去合作的歷程與經驗，供其他計畫單位欲進行「委外作業」參考使用。本文以其公司在對內部作業規劃、對外合作協調及執行的心得為主軸訂為專訪方向，尤以植物標本數位化為例，撰寫之。

 

產業競爭‧數位崛起

 

　　磁軒公司創立初期，經營方向主要是以企業在網際網路上的發展與應用圖文整合的排版相關軟體行銷，並協助企業特殊軟體的開發。為了因應知識經濟及數位化時代的來臨，除了原本代理北大方正及Extensis等公司的系列產品外，適逢政府大力支持國內重要歷史文物、典藏物品全面數位化，加上公司原從事排版設計，而掃描、影印工作就是持續在做，在有感數位化浪潮迎面而來之際，決定進一步引進國外機器設備提升品質──i2S Digibook系列及URZ iModeller 3D等產品，積極開發與協助國內公私立單位將舊有資料透過數位化的方式，得以轉換到網路上應用。

 

　　自2005年開始，李先生開始策劃，並積極辦理一系列之數位化專案相關座談，主動邀約一場5至10個單位與會，以物件類型分類的方式邀請，如文件類、圖書類、植物類等。地點選擇在公司辦理，方便於會中向執行數位化工作之單位展示自國外引進之高階機器設備，介紹其特性及適合數位化之物件，再以實物操作呈現其數位化後之成果、打樣、品質穩定度等等，並將所建議的數位化方式、流程、解決方案等相關議題，還包括資料庫建置的流程一一作介紹，同時以現場互動的方式討論數位化相關工作………是磁軒公司走向數位典藏團隊的第一步。由於磁軒屬於小型規模的公司，但在用心經營的規劃下，逐漸將事業觸角擴展至各執行數位化之單位，也因擁有機器設備上的優勢，開啟了合作的機會，尤其產出成效與品質亦漸引起其他執行單位的注意、諮詢或是進一步合作。

 

委外作業‧孰優孰劣

 

　　一般上委外作業執行方式可分為：派員及機器設備進駐單位，或是藏品移送承包廠商處理。對典藏單位來說，將珍貴的藏品交由外部廠商協助數位化，勢必有一定的風險存在：藏品是否能依照館藏單位要求被對待、溝通出問題、品質控管、製程延宕等。也許做好了事前的評估作業，但到了正式上機執行到整個案子結束，對雙方來說已筋疲力盡，與當初理想相距太遠。相反來說，與廠商合作愉快的例子還是比比皆是，當中的磨合，前中後期的溝通協調是否有效，決定於雙方的誠心修正。如上所述，數位化工作流程重要的環節決定於選用設備的適切性，關於這一點大部分的廠商都能提供。如計畫單位經費不足以購買，再依據藏品數量的多寡、需求，去建置委外作業規範書(含契約書)，徵求廠商投標。

 

　　以廠商的觀點而言，李夙先生表示，其公司目前的作業方式是依單位的數量多寡再決定是否需要進駐，假設數量少，執行數位化工作時間短，就會建議把藏品送進公司處理。反之，若要求機器設備進駐，這將取決於成本費用是否能夠負擔，考慮因素尚有：工作效率、典藏品之珍貴、產值高低等。有鑑於機器設備成本高，在進駐與否的選擇，不得不有所堅持的原則。李先生建議，事前功課非常重要，對機器設備的特性、物件藏品的特點、數位化方式或困難度等一一評估，再去判斷這案子是否可以接。對接標或競標注意要點，以下將進一步說明。

 

接標與否‧評估為重

 

　　對於是否參加投標案，李先生的經驗是，會先對招標作業內容與條件加以評估，自有的器材設備是否具有對該物件特殊性的處理功能。目前因機器設備體積大與昂貴，搬動不易，如需要進駐單位工作，地區範圍則列入考量要點。基於設備搬運與人員聘用問題，磁軒目前的工作進駐範圍主要是台北地區為主。以公司立場考量，符合成本效益與藏品的特性才決定是否去競標。

 

　　雖然委外廠商僅是協助數位化工作的其中一個環節，卻也是最重要的一項作業。李先生說道，即使如此，站在廠商的立場，還是需要對全盤數位化的工作有一定程度的了解，才能掌握單位的需求，甚至是憑著過去的經驗，提出專業的建議，對雙方而言，不但是合作關係，也是互相學習的對象，工作流暢之餘，兼收事半功倍之效。

 

　　李先生公司的作業方式：開始時，針對物件及需求，會預先提出建議、將面對的問題等供參考，或是預先詢問典藏單位相關物件的特色等等問題。自己設計、研究一套數位化工作流程，在工作流程中，不變的元素是機器設備與典藏物件，有足夠的了解，再依特殊性去作調整，一旦調整完畢，後續工作流程就會很順利，通常會在預計時間內完成全盤工作。這是事前功課的重要性。

 

　　第二階段的工作是掃描的前置規劃，李先生依照慣例都會擬一套作業規範及整個生產流程，再依照客戶需要的方式去調整流程或操作方式，這一部份基本上會實際操作一遍，設備的架設、開機、物件的擺放位置，焦距的設定、操作原則與步驟，乃至於影像清晰的水平等程序，一一列明清楚，中間過程單位人員如有建議或需求，再花時間加以溝通、修正，目的是擬一套適切的流程，待流程底定，展開掃描作業後遵照流程，正式上機的時候，基本上作業就會流暢，誤差較少。

 

　　對李先生來說，前期的溝通很重要，也是關鍵性的一環，與其正式作業之際紕漏百出，寧可預先花時間不斷解決與協調，達成共識。只要做好前置作業，即可減少後製的需要與時間成本，對雙方而言不啻是最佳的處理方式。

 

人員異動‧補救方案

 

　　人力的流動在職場上司空見慣，對計畫單位與廠商而言都是令人頭痛的問題，計畫單位尤其擔心廠商人員異動，影響作業流程。以下針對李先生對克服此問題的經驗作說明：員工一旦進入公司，即展開員工的教育訓練，如需配合派駐單位，該員工必須遵守所訂定的工作規範，進駐單位前就須先了解數位化工作流程。教育過程中，讓他們謹記工作規範，留意掃描過程以免不小心傷害標本，及嚴守數位化成果之規格標準。一切概念釐清後，所剩下的熟練度就有賴實作的時間去累積。在執行過程中，若因物件的特殊性需運用不同的方法去處理，例如：維管束植物標本的厚度不一(毬果與枝葉的厚度或高度出現一定的差異)，在對焦掃描上得另作調整以讓標本能展現整體影像的清晰，諸如類似的問題，倘若員工不熟悉就應立即向主管反應，迅速解決，不拖延製作時間。如掃描人員累積一定的經驗，也許從中引發更具效率的作業模式，經廠商內部確認後，與計畫單位溝通協調，進而提升工作效率。李先生的領導方式是公司本身內部也應隨時作溝通與監督，有效地處理問題，以防實際操作的員工一旦離職，依舊還有人力或主管能夠確切掌握工作狀況，立即派員補上，使固定的工作流程與規範一切皆在監督之下。隨時有人力的備援，不讓工作有中斷的可能，數位化作業才可順暢執行。

 

　　

 

　　派員進駐單位，因地點不盡相同，公司人員可接受這樣的調動安排嗎？李先生回答，由於磁軒目前規模小，而大型設備搬動不易，現階段的進駐地區主要還是以台北市為考量，移動範圍不大，目前狀況還是在掌握中。

 

狀況特殊‧見招拆招

 

　　因物件的特殊性，數位化作業得採用不一樣的解決方法。所謂「標本」也有不一樣的特性。「植物標本」特殊之處就包含有「非維管束植物」與「維管束植物」的差異，以單位合作經驗來說，李先生曾面對的問題，以『苔蘚類』掃描為例：一張台紙上分佈好幾撮苔蘚，幾小撮的乾燥苔蘚在同一張台紙上，因其高度不一，在掃描對焦上的設定就比一般的維管束植物標本來得複雜，為兼顧整張台紙標本影像的清晰度，掃描人員不但得花更多時間去調整、留意對焦的設定。遇到此類型的標本，相對的要更專注於台紙的每一撮標本，掃描完一張，還要重新設定機器，有時一張標本就需花上20分鐘的時間掃描，通常出現的狀況是兼顧了品質，反而在時間上就失去效率。依物件特性會有不同的掃描流程，都須事先規劃清楚。現場才發現特殊狀況就來不及了，恐怕會有超乎想像的成本發生。

 

　　基本而言，經乾燥處理再壓平放置於台紙上的植物標本，在數位化作業中是以立體物件掃描方式去執行，舉凡植物標本特殊的除苔蘚類之複雜外，另一特點是在於其高低不一：如毬果類。在掃描上要求突顯景深之餘，更加要注重整體(陳列在台紙上的每一枝葉)的清晰度，而非只是解析度的數字了，掃描影像結果是要求清晰的立體感。而一般常見的維管束植物標本只多為乾燥枝葉的植株，前端作業由單位人員清理碎葉雜枝，廠商作業人員負責掃描，這類的掃描作業比起前者容易操作多了。

 

　　如上所述物件之特性，前者為苔蘚類，後者可為毬果類，植物標本最大宗是維管束植物，毬果類只包含在其中，二者皆歸類為：「植物標本」。對廠商而言，皆是「植物標本」，以標案來說，現場幾乎是看不到物件的，有的僅是提供幾張標本，大部分純粹是理論為重，待要實際執行方發現棘手的地方，特性不同，處理方式與執行時間大不相同，沒有事先的認知去做規劃，恐怕會拖延製程時間，這是廠商會遇到的問題。而對雙方來說，沒有事前的明確認知與共識，難免會有超乎想像的時間成本出現，甚為困擾。

 

　　以李先生的觀點，計畫單位或許也會忽略這方面的問題，站在他們的立場，標案決標後，他們重視的是產出成果品質，其中廠商耗了多少的時間或人力就不在他們顧慮的範圍之內。會發生的狀況是規範書或契約書上說明並不十分清楚。李先生說道，雙方事前沒有達到充分的溝通與認知，執行期間，缺乏經驗的廠商面臨問題，一時難以解決，影響品質之外，時程延後，假設還觸犯契約書之規定，萬一處理不好，影響之間的合作關係是莫大的損失。

 

　　 李先生與數典計畫單位合作多時，了解數位化的重要性，對品質的嚴格一如計畫單位的要求，除了適時給予建議外，為求品質優良，往往都會想辦法、耗心思去排解難題。除以上狀況，李先生認為廠商會遇到的還包括：

 

1. 驗收標準的落差：這裡所說的落差問題是指合作單位出現層級驗收標準不一的狀況，對廠商而言必須想辦法克服各種困難，靈活應對，問題才能迎刃而解達成任務。
2.  需確切掌握物件的特性及了解整體的數位化工作流程；即使廠商僅僅佔去整個數位化作業的部分工作，但若對物件的認識不足，缺乏精確的判斷，亦或許導致在執行過程中將耗費更多的時間精力與人力去克服問題，舉例：乾燥的植物標本類如苔蘚掃描花費時間也就更長。有時物件「好不好做」也是十分關鍵的問題。

 

成敗關鍵‧慎選廠商

 

　　李先生分享了上述許多寶貴的經驗。如計畫單位有需要進行委外作業，李先生綜合遴選廠商的建議，含有：

 

1. 首要評估廠商之技術與機器設備之優勢，此要素除降低時間成本外，獲得高品質的產出才是最終的訴求；其二，建議參照其他單位推薦的優良廠商，擁有委外經驗豐富的廠商或許在溝通、解決問題能力強也有助於減少作業時間。其三，價格是否合理。以上三點建議當作第一關的篩選，各方面評比後再做適切的選擇。
2.  建議要求廠商必須呈現實作或專案實例，供單位先比較再作選擇；機器設備的效果是否能完全表現出物件的特性及影像的清晰度為優先考慮；建議影像除了在螢幕上顯示外，亦可作長遠的考量──未來印刷出版的可能，所以可以要求掃描後再作輸出、數位打樣，避免有未來無法進一步印刷的困擾；預先防止廠商技術上不足的情況發生。
3.  不妨訂定一段時間(1或2個星期)以實作成果決定雙方最後的合作機會，再以此訂定為雙方契約的內容與規範；此舉可避免前後展示效果有落差的情況發生。
4.  對雙方而言，一切的工作規範與驗收標準唯有在執行數位化作業之前，就需達成一致的共識與認知，讓數位化工作順利執行，避免在過程中尚須處理意見不一的問題，影響製程。互相信任與誠意修正才能順利完成工作。

 

結語

 

　　世界文明發展迄今，電腦科技佔有一席之地，而數位化正是全球的趨勢。委外作業能促進產學合作，一方面為廠商開拓商機，另外也能為珍貴文物做永久典藏。透過產學合作的關係，刺激國內數位內容產業，才能提升台灣學術、數位技術在國際間的競爭力。

 

　　在此感謝李先生接受專訪，在與許多計畫單位建立起良好的合作關係之下，分享了許多經驗與寶貴的建議，不管對廠商或計畫單位而言，李先生一再強調「前置作業」與「溝通」的重要性，在經營管理或是工作流程作業中，遵照這二項的原則執行，方能有事半功倍之效。

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