國史館臺灣文獻館 檔案大尺寸圖檔數位化工作流程簡介
Tags: none 發表: 2007-11-07, 點閱: 4,760 , 加入收藏櫃 ,
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本文主要是介紹國史館臺灣文獻館進行檔案大尺寸圖檔的數位化工作流程。
計畫單位：國史館臺灣文獻館
計畫名稱：典藏日據與光復初期史料數位化計畫
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計畫簡介 數位化工作流程說明 |
史料的保存與運用為典藏管理首要的工作，「保存」又是「運用」的基礎。國史館臺灣文獻館進行檔案大尺寸圖檔（以下簡稱大圖，尺寸的型式數量請參考附件一）的數位化工作，其目的便是為達成原始史料的永久保存，並藉以提供廣泛、重複使用的可能性。原始檔案十之八九為手稿式史料，非印刷品或複製品，內容珍貴但形式脆弱，其特性即其「唯一性」。若干檔案文書已超過一百年以上，文書紙張自然老化的現象無法避免；但史料應以能提供研究、法律信證或歷史事件稽核為其保存下來的積極目的，應設法善用此一資源。透過數位化保存，則可達到永久傳承史料文物之目的，且就積極面而言，已數位化之檔案史料，將可充分提供各種運用，發揮典藏管理的目標。
以下便就國史館臺灣文獻館進行數位化的工作流程做一說明、介紹。<目錄>
（一）案狀況檢驗
檔案大圖在準備進行掃描之前，必須先做一狀況檢驗，檢視大圖保存狀況是否完整可進行掃描，或是殘破需要先行裱褙。
（二）製作清冊
檢驗的同時，製作檔案清冊，詳細記錄檔案大圖的尺寸、編號等等。
（三）裱褙大圖
需要進行裱褙的大圖，館方也已經建置了一套完整的裱褙工作流程，這部分請參考附件三：「國史館臺灣文獻館裱褙工作流程介紹」。<目錄>
所有的掃描作業及備份等，皆以卷為單位，一卷內的大圖掃描完成之後，才進行下一卷。外包廠商在進行掃描作業時，因顧及檔案紙質脆弱，直接接觸大圖的工作人員，都必須戴上棉質手套，以避免手汗、髒汙等污染了大圖。
（一）對照清冊挑揀大尺寸圖檔
館方在一宗檔案中挑出準備要進行掃描的大圖，並在取出大圖的位置上，夾入一張色紙以作區隔，方便大圖掃描完後進行歸檔（圖一）。接下來，外包廠商借出需要掃描之大圖，進行大圖掃描。
圖一、工作人員對照清冊，於檔案卷宗中挑出檔案大圖
（二）丈量尺寸
大圖掃描前，首先必須丈量大圖的尺寸，與清冊上標註的尺寸做一對照。如果清冊上有誤差，必須將正確尺寸以紅筆標明。並且於大圖上以自黏標籤註明其長寬，以便掃描時可以確認正確的尺寸（圖二）。
館方在清查檔案時，已就檔案卷宗的大圖進行邏輯編碼，註記於自黏標籤上；廠商在掃描時，必須將這些編碼的標籤黏貼於大圖的右下角，一併掃入圖檔中（圖三）。
圖二、工作人員丈量大圖尺寸
圖三、黏貼在檔案大圖上的檔名編號標籤
（三）上保護性無酸不偏光膠膜
由於大圖的紙質直接進入饋紙式的掃描器，易造成紙張破損，所以在掃描前，必須使用無酸材質的高透明度不偏光圖套，包覆於大圖外。工作人員在將大圖放入圖套時，順便整理大圖，例如處理折痕，使之盡量平整（圖四）。
圖套不斷進出饋紙式掃描器，一定程度會磨損圖套，因此當透光度不佳、影響到掃進去的圖像時，便會將圖套棄置換新。故此無酸圖套屬於消耗品。<目錄>
圖四、兩名工作人員協力將大圖放入圖套中，並將之拉平
（一）掃描作業
掃描作業，依職務來分做甲、乙、丙三項。甲部分需要工作人員一名，負責操作掃描軟體，並依檔案原本的卷宗編號，為大圖掃描後的電子檔命名。並且必須在掃描時，同步監看掃描出來的圖檔效果，傾斜度不可超過五度。如果出現夾紙等問題，可以隨時停止掃描，退出大圖重新整理（圖五）。
乙部分需要工作人員一名，在進行掃描之前，確認大圖在圖套裡的狀態（圖六），整理好之後，再將大圖連圖套送入饋紙式掃描器中。
圖五、工作人員正為即將掃描的大圖電子檔命名
圖六、工作人員在掃描前先整理圖套裡大圖的狀態
（二）大圖歸回卷宗
丙部分則視大圖尺寸，由1～2名人員在後端負責收回已掃好的大圖（圖七），並依原圖檔摺痕之位置，將圖檔摺回還原，再將之與原檔案冊合併還原，並依清單之順序點交歸檔（圖八）。<目錄>
圖七、工作人員在掃描後端將大圖自圖套中取出
（一）轉檔
當掃描完成後，廠商除了將掃描時所設定的300dpi、TIFF規格存檔以外，還必須轉出一份300dpi、JPG的檔案，以及一份76dpi、JPG網路瀏覽規格。
掃描後以*.tif格式存檔，廠商必須將檔案存入120G大小的抽取式硬碟中。掃描後的圖檔統一存在一顆抽取式硬碟中，轉成300dpi、JPG格式的檔案則會另存入一顆抽取式硬碟，轉成網路瀏覽規格則存入第三顆抽取式硬碟（圖九、圖十）。分開儲存可以避免混淆，也可提供管理上的便利。
圖九、廠商自行開發的轉檔系統，圖中正在進行的是JPG格式檔案的轉檔
圖十、三顆存檔用的抽取式硬碟，由上而下分別為─
紅色為儲存300dpi、TIFF格式檔案；
橘色為儲存300dpi、JPG格式檔案；
藍色為儲存76dpi、網路瀏覽規格
（二）列印紙本供館方校驗
當外包廠商在交由館方校驗前，會先在電腦上檢視圖檔是否完整清楚（圖十一），若有摺痕、缺邊等問題，會退回掃描作業區重掃；若沒有問題，便交由館方檢驗。
圖十一、工作人員在電腦上檢視掃描後圖檔是否完整
（三）錄製LTO磁帶
檔案存於抽取式硬碟中，只是暫存動作，要將數位圖檔做長久性的保存，還必須將圖檔錄製在LTO磁帶上。錄製磁帶時，使用的是Windows 2000原本內建的備份系統，與100／200GB的磁帶。由於轉錄磁帶十分耗時，通常轉錄一捲磁帶約需五至六小時（圖十二、圖十三）。<目錄>
圖十二、轉錄磁帶所使用的磁帶機
圖十三、容量100/200GB的磁帶
掃描後的大圖磁帶，將依其格式分批轉入館方電腦庫房的巨量儲存資料庫內；另外為方便線上查詢與檢索使用，本館亦規劃建立電子資料庫，陸續進行Metadata欄位規劃與著錄工作。在欄位規劃上，主要考量這些大圖皆為原檔案的附件，如果將其獨立於原檔案外，日後恐造成問題。是故，與數位典藏國家型科技計畫後設資料工作組（以下簡稱：數位典藏後設資料工作組）討論後，將大圖附屬於原檔案欄位下，共同進行欄位分析與規劃。而在著錄工作方面，由於著錄資料皆為古日文檔案，在辨識與著錄工作有其困難度，館方除招募具有日文專長助理外，亦商請原聘任專業翻譯工作的研究員支援此一著錄工作。<目錄>
有關國史館大圖資料庫系統的建置情形，目前主要是先與數位典藏後設資料工作組共同研擬需求規格書，完成後再交由數位典藏國家型科技計畫技術研發分項計畫研發。在系統的規劃上，除了具有線上檢索及查詢網頁之外，亦設計後端管理與著錄修正的功能，希望能達到數位化檔案充分利用的目的。<目錄>
數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫
文字撰寫
數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫 溫淳雅、劉華珍
圖片拍攝
數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫 溫淳雅、陳美智、陳嘉萍
圖文編輯
數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫溫淳雅、劉華珍
致謝
感謝國史館臺灣文獻館許添棋先生的悉心指導，並蒙文獻館同仁協助解說、拍攝，特此致謝。<目錄>
備註：A3以上之大尺寸圖檔，包括四種尺寸規格：
一、A3（297mm*420mm）以上至A2（420mm*594mm）
二、A2（420mm*594mm）以上至A1（841mm*594mm）
三、A1（841mm*594mm）以上至A0（841mm*1189mm）
四、A0（841mm*1189mm）以上<目錄>
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