國史館隸屬總統府，以纂修國史及典藏國家重要史料文獻為職掌，亦為我國總統、副總統文物的專責主管機關。該館大多數檔案與文物為手稿本或紙質文件，內涵極為珍貴，其中若干檔案文物已逾百年。因此，為避免原件因天然災害或過度使用而愈加受損，在政府運臺舊檔與在臺已失時效檔案中，審選讀者調閱較多且較重要之全宗檔案，如：「國民政府檔案」、「蔣中正總統文物」、「資源委員會檔案」、「蔣經國總統文物」及「臺灣省政府地政處檔案」等，優先分別進行整理、編目建檔、影像掃描等數位化方式製作複本，建置符合國際通用標準規格之數位典藏系統，產出數位資料，並利用其永不失真褪色、可快速複製、多元儲存及多樣化呈現的特性，讓數位檔案永久典藏，開放各界查詢應用，並達到與世界各國檔案館、圖書館及數位博物館等進行資訊交換分享之目的。以下就國史館進行數位化的工作流程做一說明。<目錄>

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   數位化工作流程說明

 

 

 

 圖片提供單位：國史館

 

  

（一） 檔案文物內涵的分析及後設資料需求表單的撰述

 

檔案整編人員從庫房調出檔案文物，並針對其類型、分類系統、內涵屬性、外觀形式、各全宗檔案機關之組織沿革及執

掌業務等進行分析（圖一、圖二），配合內容描述、編目建檔、使用權限設限及影像掃描等實務作業，尊重保存檔案文

物原有層次與架構關係，提出後設資料（Metadata）欄位需求表單（表1、表2）。<目錄>

 

 

 

圖一、蔣中正總統文物－特交檔案分類資料

 

 

 

圖二、檔案文物內涵分析(示範者：蔣光菊)

 

 

 

表1、檔案Metadata藏品元素需求表單(蔣中正總統文物)

 

 

 

表2、照片Metadata藏品元素需求表單(蔣中正總統文物)

 

  

（二） 研擬並確認後設資料需求規格書

 

 

參訪同質性之典藏機構，深入了解對方採用之後設資料標準類型、研發方法及系統管理機制；再委請數位典藏國家型科技計畫後設資料工作組提供

國際間最常使用之檔案描述標準規範。經由雙方評估分析後，取得共識，採用檔案描述編碼格式（Encoded Archival Description，簡稱EAD）作為

後設資料標準。接下來，由後設資料工作組撰寫需求規格書（或內涵分析報告書），歷經數次溝通、確認與後設資料元素的修正調整，產生正式版

本，同時也完成後設資料元素與都柏林核心集（Dublin Core，簡稱DC）、英美機讀編目格式（Machine Readable Catalog21，簡稱MARC 21）之

後

設資料標準比對（表3至表6），作為國際後設資料接軌及國際間可延伸標記語言（Extensible Markup Language，簡稱XML）資料交換之關鍵機

制。

自九十三年開始，後設資料工作組不再製作需求規格書，而改用系統測試，若館方有欄位調整需求，則直接以電子郵件或電話聯繫，立即修改。

<目錄>

 

 

 

清查檔案文物是數位化工作前置作業的重要一環。主要有以下步驟：

 

 

（一） 檔案文物整理（分類、拆卷、編件、編頁）

 

檔案整編人員將檔案文物從庫房（圖十四）調出，依據各全宗檔案移轉目錄冊逐卷清點數量及核校卷名（圖十五），如有訛誤則加以修正；嚴重破

損或已成檔案磚者，則列冊送請進行修護裱褙（圖十六、圖十七）。 

檔案文物整編是依其內容性質予以分門別類，進行層級架構及系列分類編排，並視其狀況另立新卷名、併卷或分卷。若有案卷複本，則選取內容完

整及最佳版本為正本並予以數位化，重新統整原移轉目錄編製成目錄清冊（Excel檔），作為檔案文物數位化之整編與掃描流程的工作表單藍本，並

藉由電腦將*.xls目錄電子檔透過Microsoft Word合併列印製作格式化之檔案封面。檔案文物編件、編頁—完成分類立案的案卷，依Excel檔目錄清冊

之相同系列項下分別排列各卷次序，將各案卷中同一事件視為一筆文件檔案予以編件註記，並依序編製各卷內頁碼，以作為檔案文物數位化之目錄

資料典藏號及影像掃描號檔名之依據（表7、圖十八、圖十九）。 <目錄>

 

 

 

圖十四、庫房

 

  

 

圖十五、清查核校檔案(示範者：曹道婷)

 

  

 

圖十六、裱褙

 

 

 

圖十七、上牆

 

 

 

表7、資源委員會整編目錄 

 

 

 

圖十八、典藏號

 

  

 

圖十九、編頁

 

  

（二） 檔案文物編目

 

編目層級架構依序分為全宗、副全宗、系列、副系列、卷、件。全宗包含多個副全宗，一個副全宗包含多個系列，而一個系列包含多個副系列，依

序至「件」為最小單位。檔案文物編目以一事件為一目，依案件內容將人、事、時、地、物等作簡明扼要摘錄，編目人員須閱讀檔案全文，並善用

詳實正確的參考資料加以考證內容摘要、重要人物、地名與時間等資訊，並選取適當的主題（圖二十）。 <目錄>

 

 

 

圖二十、編目參考資料

 

  

（三） 檔案文物建檔

 

編目建檔人員直接在各全宗檔案之「數位典藏著錄系統」中依層級分別著錄相關欄位資料（圖二十一）；包含類型、機關代碼、全宗號、全宗名、

傳記歷史註、範圍與內容、系列號、系列名、副系列號、副系列名、卷號、卷名、典藏號、典藏地、典藏位置、入藏位置、取得方式、入藏時間、

內容描述、時間起迄、人名資訊、地名資訊、主題、保存狀況、縮影號、光碟片編號、影像掃描號、影像使用限制、語文、版本、使用限制、編目

記錄等；編目建檔作業需參考『檔案文物Metadata著錄規範』（圖二十二至圖二十五）。 <目錄>

 

  

 

 圖二十一、編目建檔人員著錄資料(示範者：黃佳君)

 

 

 

圖二十二、資源委員會檔案【全宗副全宗】

 

 

圖二十三、資源委員會檔案【卷】

 

 

 

圖二十四、資源委員會檔案【件】

 

 

 

圖二十五、資源委員會檔案Metadata著錄規範 

  

（四） 審查編目

 

編目建檔人員建置之目錄資料需再經過專人初審及複審程序，以確保目錄資料之可信度（圖二十六）。<目錄>

 

 

 

圖二十六、審查編目(示範者：吳恭全)

 

（五） 建檔資料校對

 

編目建檔人員需仔細核對卷名、典藏號、內容摘要、人名、地名、主題等欄位資料，以確保目錄資料之正確性。<目錄>

 

  

 

三、 人名權威編目建檔

 

國民政府檔案、蔣中正總統文物中所涉及的人物多數為民國時期人物，為周延建置民國時期人物的人名權威控制，以便利讀者檢索而建置了這個系

統，且配合「國史館數位典藏系統」的開發，並輔助其檢索的功能，特針對館方系統的特性與人名資料的內涵提出需求，商請中央研究院計算中心

協助，先撰寫「人名權威檔後設資料需求規格書」，之後完成開發國史館檔案數位化「人名權威檔控制系統」。「人名權威檔控制系統」的建置，

使閱檔者方便查詢所需清季及民國人物相關資料，突破了時空上的限制（圖二十七至二十九）。

「人名權威檔控制系統」，是將清末迄於現代史實上的重要人物，作一個有系統的建置與管理。其欄位大致分為：主要資料來源、姓名、籍貫、生

卒年、國別、專長、異名、傳略、學歷、經歷、作品、館藏位置與關係人等13項。建置人名權威檔的資料來源，分成二部分：

1. 以館藏資料為主。分別為「總統府侍從室及總統府移轉之檔案」、「國史館史籍全文資料庫」、「國史館現藏民國人物傳記史料彙編」、「國史

館個人檔案」與「民國人物大辭典」五種參考資料；

2. 芝加哥書目格式中的參考書（共207筆）。<目錄>

 

 

 

圖二十七、人名權威檔著錄(示範者：盧韋丞)

 

 

 

圖二十八、人名權威檔著錄畫面

 

 

 

圖二十九、人名權威檔著錄參考資料

 

 四、 數位化階段

 

掃校作業流程圖

 

 

 

 

（一） 影像掃描

 

數位掃描前，由館方掃描管制人員每日向庫房管理人員提調檔案（圖三十），交付廠商專責點收人員點收，並在文件卷冊目錄清單簽名，且註記時

間。 掃描前，廠商需進行檔案編頁（圖三十一）。影像掃描以紙質為主（如公文書、地圖、信箋、照片等），膠質為輔（如照相底片）。同卷檔案

由同一人處理為原則，一卷完全編頁和掃描完畢，始得進行下一卷的工作。不同卷檔案不得交錯編號與掃描，或同卷檔案由二人以上分開處理（圖

三十二、圖三十三）。由照片冊取出掃描之照片，掃描後須依序歸位。關於檔案尺寸，公文書部分大多以A3（約42*29.7cm）為主，A4為輔（約

29.7*21cm）。照片則以3*5吋為主、4*6吋為輔；此外有部分為5*7吋、8*10吋。至於地圖尺寸則大小不一。如遇超過A3尺寸，且大圖掃描機也無法

一次完成掃描，則分成數次掃描，再進行接圖處理（圖三十四至圖三十六）。<目錄>

 

 

 

 

圖三十、提調單

 

 

圖三十一、掃描前編頁

 

 

圖三十二、掃描(示範者：林慧玲)

 

 

 

圖三十三、掃描畫面

 

 

 

圖三十四、大圖登記表