電子郵件之保存與應用-以個案實作測試為例
Tags: 保存, 檔案, 電子郵件 發表: 2010-10-19, 點閱: 6,308 , 加入收藏櫃 , 列印 , 轉寄
圖˙文/陳淑華
檔案管理局檔案資訊組科長
壹、前言
因應新興資訊科技的蓬勃發展及網際網路普及趨勢,各機關公務聯繫經常採用電子郵件為輔助方式,以加速辦理時效,尤其在行政院研訂之「電子公文節能減紙」計畫中,分期推動政府機關公文線上簽核,未來電子郵件亦將可能成為政府行政紀錄的一部分。因此,此類數位化電子文件之檔案保存與應用是不可忽略的重要議題。
本文係運用不同郵件類型之檔案格式進行個案實作測試,將郵件備份保存為國際標準格式,並匯入管理平台後整合搜尋技術,重現電子郵件原貌。經由實作測試之驗證,瞭解電子郵件數位典藏作法與後續應用,俾利提供未來規劃電子郵件長期保存之參考。
貳、國外作法
自沙賓法案通過後,組織內相關紀錄之保存遂成為美國各企業必須落實執行的工作,而歐美先進國家對於電子郵件管理亦多有規範,例如美國國家檔案館(National Archives and Records Administration)、英國國家檔案館(The National Archives)、加拿大國家檔案館(Library and Archives Canada)等檔案相關機關,對於電子郵件保存之法規命令、典藏範圍、管理政策、典藏系統、相關訓練等各方面均已有相關規定及實務經驗,值得我國研究與借鏡。
參、規劃與實作
一、規劃內容
本文使用之郵件軟體及管理平台等均為個案採樣測試,並非指定作法或建議使用,其主要目的係為驗證測試流程之可行性,規劃內容時考量各機關電子郵件系統之軟硬體環境不同,必須兼顧跨平台電子郵件的需求,因應長期保存之未來科技環境變動及資料交換之便捷,其保存規範宜採用共通之標準郵件格式,並發揮數位典藏應用效益,提供電子郵件之查詢閱覽。
二、實作步驟
(一)建立郵件測試帳號
為建立跨郵件平台之實作測試,以一般民眾常用之gmail免費網路信箱先行開設測試帳號,並寄送不同類型格式之電子郵件至此測試帳號信箱內,以利後續實作驗測之進行。
(二)轉出郵件標準格式
機關內可採用郵件伺服器備份轉出國際通用之標準eml格式,例如具有寄件人、收件人、主旨、內容等之RFC 822格式。由於本實作測試係以gmail免費網路信箱,使用者無法直接於網際網路瀏覽器介面上將郵件存成*.eml的檔案,需另安裝Thunderbird作為mail client,將整個信件夾備份出來,利用此工具軟體偵測pop3、imap或smtp server,並建立帳號後,將選取的email目標資料轉出副檔名為eml格式之檔案。
(三)匯入郵件管理平台
把所有的 *.eml放在目錄資料夾後,執行 MBTransC 工具軟體,將郵件檔案匯入郵件管理平台(MailBase)中,由MailBase自動建立索引並且提供查詢。
(四)電子郵件查詢閱覽
運用管理平台之查詢功能,結合使用者閱覽權限控管,將符合檢索條件之電子郵件原貌重現,並提供線上閱覽或轉存應用等功能。
綜上,實作測試步驟流程,詳如下圖。
肆、測試結果
一、郵件類型彙整
以32 封電子郵件進行實作測試,包含本文、壓縮檔及附件等不同郵件類型之檔案格式,共計有doc, xls, ppt, pptx, flv, wmv, mp3, jpg, gif, rar, zip, avi, swf, tif 等 14 種附件檔案格式,茲彙整如下表。
序號 |
檔案格式 |
內容說明 |
1 |
無附檔 |
5封純文字電子郵件。 |
2 |
doc |
4封doc附件檔郵件。 |
3 |
xls |
1封xls附件檔郵件。 |
4 |
ppt |
1封ppt附件檔郵件。 |
5 |
pptx |
1封pptx附件檔郵件。 |
6 |
flv |
1封flv附件檔郵件。 |
7 |
wmv |
1封wmv附件檔郵件。 |
8 |
mp3 |
2封mp3附件檔郵件。 |
9 |
jpg |
5封內含於郵件之jpg檔案,2封jpg附件檔郵件。 |
10 |
gif |
1封內含於郵件之gif檔案。 |
11 |
rar |
2封rar附件檔郵件,壓縮內容為swf及ppt格式檔案。 |
12 |
zip |
2封zip附件檔郵件,壓縮內容為ppt、doc及xml等格式檔案。 |
13 |
avi |
1封avi附件檔郵件。 |
14 |
swf |
1封swf附件檔郵件。 |
15 |
tif |
1封tif附件檔郵件。 |
二、查詢瀏覽郵件
(一)簡易查詢
於郵件平台搜尋框內直接進行關鍵字之簡易查詢,畫面如下。
簡易查詢提供查詢之欄位,說明如下表。
查詢欄位 |
說明 |
標題 |
以所有郵件標題為搜尋標的。 |
郵件及附檔內容 |
以所有郵件內容,包含附檔內容為搜尋標的。 |
寄件人與收件人郵件位址 |
以郵件之電子郵件位址為搜尋標的,包含收、寄件人之電子郵件位址和RFC822中的寄件人與收件人之電子郵件位址。 |
(二)進階查詢
由「郵件檢索」點選「進階查詢」後,提供更豐富的查詢條件設定,可依據使用者需求,指定多欄位組合查詢,查詢檢索方式包括:指定郵件類型、檢索查詢字詞、日期範圍與排序、設定查詢伺服器範圍等,如下圖所示。
條件式 |
說明 |
寄件人 |
RFC822中的寄件人(包含電子郵件位址與暱稱)和envelope from。 |
收件人【To/Cc/Bcc】 |
RFC822 中的收件人、副本收件人及密本收件人(包含電子郵件位址與暱稱) 和envelope rcpt之所有電子郵件位址。 |
寄收件人郵件位址 |
與簡易查詢相同。 |
標題 |
與簡易查詢相同。 |
郵件及附檔內文 |
與簡易查詢相同。 |
附檔名稱 |
郵件附檔之檔案名稱。例:一封郵件有附檔.ZIP,附檔內又包了多個檔案,檔案階層架構如下:ee.eml 【aa.zip『bb.zip ( bb.doc, bb.txt) , cc.doc』】。其可提供搜尋之檔名為aa.zip, bb.doc, bb.txt, cc.doc,不提供搜尋之檔名為bb.zip。 |
附檔摘要 |
以所有附檔摘要為搜尋標的。 |
(三)檢索查詢結果
本次測試之各類型電子郵件,經備份保存為標準格式後轉入平台,驗證確認其結果均可完整重現原始郵件及其附件內容,摘錄部分驗證畫面如下。
(1) 信件類型為本文及jpg附件
1-1原始信件及匯入信件驗證畫面:
1-2信件附加檔案驗證畫面:
(2) 信件類型為本文及xls附件
2-1原始信件及匯入信件驗證畫面:
2-2信件附加檔案驗證畫面:
(3) 信件類型為本文及pdf附件
3-1原始信件及匯入信件驗證畫面:
3-2信件附加檔案驗證畫面:
(4) 信件類型為本文、rar壓縮檔及doc附件
4-1原始信件及匯入信件驗證畫面:
4-2信件附加檔案驗證畫面:
三、郵件管理平台
本次實作測試之郵件管理平台具備下列系統功能,提供電子郵件之檔案應用作業:
(一)過濾備份:依據郵件備份策略原則,過濾郵件對象、內容及範圍。
(二)查詢檢索:提供郵件內容查詢及關鍵字檢索。
(三)匯出轉寄:可將郵件匯出電子檔或另行轉寄。
(四)統計報表:具備郵件資料及使用情形等相關統計報表功能。
伍、結論
本次個案實作測試,囿於時間與人力之侷限,未能全面瞭解機關現況或深入探討各種技術應用,惟經由本測試結果,驗證研擬規劃之流程及相關技術的可行性後,我國未來於電子郵件之保存與應用,可分就管理面的規範和技術面的發展等兩方面進行後續研究與努力,結論綜整如下:
一、訂定電子郵件保存規範
為保存組織記憶,典藏國家重要紀錄,我國未來應訂定電子郵件保存規範,使各機關瞭解必須保存之郵件對象、內容範圍、檔案格式及匯送作法,並制定其安全權限管理原則,以有效掌握典藏資訊。
二、發展電子郵件應用技術
電子郵件管理平台應可接受各機關匯送移轉之郵件歸檔資料,在檔案長期保存後可重現當時郵件內容,並整合資料搜尋及知識探勘等技術,將機關作業相關紀錄之電子郵件轉化為政府施政經驗傳承參考,以發揮數位典藏的積極效益。
參考資料
1. RFC 822電子郵件格式(http://en.wikipedia.org/wiki/MIME)
2. Thunderbird 工具軟體(http://moztw.org/thunderbird/)
3. MailBase郵件備份管理系統使用手冊
十月 21st, 2010 at 3:04 pm
前幾天我到行政院南部服務中心去辦護照,櫃台小姐說要看戶籍謄本,我說可以用 Email 補給她驗證,她說一定要用傳真才可以,我告訴她,現在政府單位數位化這麼久了,怎麼還不能接受Email,我的Fax在兩年前故障後,就決定不再買新的,所以無法傳真,櫃台小姐詢問主管仍不得要領,我就說了一句政府效率未免太過牛步化,令人失望。
十月 21st, 2010 at 4:24 pm
唉呀,這麼不方便你一定很沮喪吧… 其實還蠻多政府公務有提供種種數位化的線上便民服務,但仍然有些機關的作業還是用傳統方式… 嗯,期待大家一起加油吧~