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電子郵件之保存與應用-以個案實作測試為例

Tags: , , 發表: 2010-10-19, 點閱: 5,098 , 加入收藏櫃 , 列印 列印 , 轉寄 轉寄

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˙文/陳淑華

檔案管理局檔案資訊組科長

 

壹、前言

 

因應新興資訊科技的蓬勃發展及網際網路普及趨勢,各機關公務聯繫經常採用電子郵件為輔助方式,以加速辦理時效,尤其在行政院研訂之「電子公文節能減紙」計畫中,分期推動政府機關公文線上簽核,未來電子郵件亦將可能成為政府行政紀錄的一部分。因此,此類數位化電子文件之檔案保存與應用是不可忽略的重要議題。

 

本文係運用不同郵件類型之檔案格式進行個案實作測試,將郵件備份保存為國際標準格式,並匯入管理平台後整合搜尋技術,重現電子郵件原貌。經由實作測試之驗證,瞭解電子郵件數位典藏作法與後續應用,俾利提供未來規劃電子郵件長期保存之參考。

 

 

 

貳、國外作法

 

自沙賓法案通過後,組織內相關紀錄之保存遂成為美國各企業必須落實執行的工作,而歐美先進國家對於電子郵件管理亦多有規範,例如美國國家檔案館(National Archives and Records Administration)、英國國家檔案館(The National Archives)、加拿大國家檔案館(Library and Archives Canada)等檔案相關機關,對於電子郵件保存之法規命令、典藏範圍、管理政策、典藏系統、相關訓練等各方面均已有相關規定及實務經驗,值得我國研究與借鏡。

 

參、規劃與實作

 

一、規劃內容

 

本文使用之郵件軟體及管理平台等均為個案採樣測試,並非指定作法或建議使用,其主要目的係為驗證測試流程之可行性,規劃內容時考量各機關電子郵件系統之軟硬體環境不同,必須兼顧跨平台電子郵件的需求,因應長期保存之未來科技環境變動及資料交換之便捷,其保存規範宜採用共通之標準郵件格式,並發揮數位典藏應用效益,提供電子郵件之查詢閱覽。

 

二、實作步驟

 

(一)建立郵件測試帳號

 

為建立跨郵件平台之實作測試,以一般民眾常用之gmail免費網路信箱先行開設測試帳號,並寄送不同類型格式之電子郵件至此測試帳號信箱內,以利後續實作驗測之進行。

 

(二)轉出郵件標準格式

 

機關內可採用郵件伺服器備份轉出國際通用之標準eml格式,例如具有寄件人、收件人、主旨、內容等之RFC 822格式。由於本實作測試係以gmail免費網路信箱,使用者無法直接於網際網路瀏覽器介面上將郵件存成*.eml的檔案,需另安裝Thunderbird作為mail client,將整個信件夾備份出來,利用此工具軟體偵測pop3、imap或smtp server,並建立帳號後,將選取的email目標資料轉出副檔名為eml格式之檔案。

 

(三)匯入郵件管理平台

 

把所有的 *.eml放在目錄資料夾後,執行 MBTransC 工具軟體,將郵件檔案匯入郵件管理平台(MailBase)中,由MailBase自動建立索引並且提供查詢。

 

(四)電子郵件查詢閱覽

 

運用管理平台之查詢功能,結合使用者閱覽權限控管,將符合檢索條件之電子郵件原貌重現,並提供線上閱覽或轉存應用等功能。

 

綜上,實作測試步驟流程,詳如下圖。

 

肆、測試結果

 

一、郵件類型彙整

 

以32 封電子郵件進行實作測試,包含本文、壓縮檔及附件等不同郵件類型之檔案格式,共計有doc, xls, ppt, pptx, flv, wmv, mp3, jpg, gif, rar, zip, avi, swf, tif 等 14 種附件檔案格式,茲彙整如下表。

 

序號

檔案格式

內容說明

1

無附檔

5封純文字電子郵件。

2

doc

4封doc附件檔郵件。

3

xls

1封xls附件檔郵件。

4

ppt

1封ppt附件檔郵件。

5

pptx

1封pptx附件檔郵件。

6

flv

1封flv附件檔郵件。

7

wmv

1封wmv附件檔郵件。

8

mp3

2封mp3附件檔郵件。

9

jpg

5封內含於郵件之jpg檔案,2封jpg附件檔郵件。

10

gif

1封內含於郵件之gif檔案。

11

rar

2封rar附件檔郵件,壓縮內容為swf及ppt格式檔案。

12

zip

2封zip附件檔郵件,壓縮內容為ppt、doc及xml等格式檔案。

13

avi

1封avi附件檔郵件。

14

swf

1封swf附件檔郵件。

15

tif

1封tif附件檔郵件。

 

二、查詢瀏覽郵件

 

(一)簡易查詢

 

於郵件平台搜尋框內直接進行關鍵字之簡易查詢,畫面如下。

 

 

簡易查詢提供查詢之欄位,說明如下表。

 

查詢欄位

說明

標題

以所有郵件標題為搜尋標的。

郵件及附檔內容

以所有郵件內容,包含附檔內容為搜尋標的。

寄件人與收件人郵件位址

以郵件之電子郵件位址為搜尋標的,包含收、寄件人之電子郵件位址和RFC822中的寄件人與收件人之電子郵件位址。

 

(二)進階查詢

由「郵件檢索」點選「進階查詢」後,提供更豐富的查詢條件設定,可依據使用者需求,指定多欄位組合查詢,查詢檢索方式包括:指定郵件類型、檢索查詢字詞、日期範圍與排序、設定查詢伺服器範圍等,如下圖所示。

 

 

其檢索查詢字詞之設定,說明如下表。

 

條件式

說明

寄件人

RFC822中的寄件人(包含電子郵件位址與暱稱)和envelope from。

收件人【To/Cc/Bcc】

RFC822 中的收件人、副本收件人及密本收件人(包含電子郵件位址與暱稱) 和envelope rcpt之所有電子郵件位址。

寄收件人郵件位址

與簡易查詢相同。

標題

與簡易查詢相同。

郵件及附檔內文

與簡易查詢相同。

附檔名稱

郵件附檔之檔案名稱。例:一封郵件有附檔.ZIP,附檔內又包了多個檔案,檔案階層架構如下:ee.eml 【aa.zip『bb.zip ( bb.doc, bb.txt) , cc.doc』】。其可提供搜尋之檔名為aa.zip, bb.doc, bb.txt, cc.doc,不提供搜尋之檔名為bb.zip。

附檔摘要

以所有附檔摘要為搜尋標的。

 

(三)檢索查詢結果

本次測試之各類型電子郵件,經備份保存為標準格式後轉入平台,驗證確認其結果均可完整重現原始郵件及其附件內容,摘錄部分驗證畫面如下。

 

(1) 信件類型為本文及jpg附件

 

1-1原始信件及匯入信件驗證畫面:

 

 

1-2信件附加檔案驗證畫面:

 

 

(2) 信件類型為本文及xls附件

 

2-1原始信件及匯入信件驗證畫面:

 

2-2信件附加檔案驗證畫面:

 

(3) 信件類型為本文及pdf附件

 

3-1原始信件及匯入信件驗證畫面:

 

 

3-2信件附加檔案驗證畫面:

 

 

(4) 信件類型為本文、rar壓縮檔及doc附件

 

4-1原始信件及匯入信件驗證畫面:

 

 

4-2信件附加檔案驗證畫面:

 

 

三、郵件管理平台

 

本次實作測試之郵件管理平台具備下列系統功能,提供電子郵件之檔案應用作業:

 

(一)過濾備份:依據郵件備份策略原則,過濾郵件對象、內容及範圍。

 

(二)查詢檢索:提供郵件內容查詢及關鍵字檢索。

 

(三)匯出轉寄:可將郵件匯出電子檔或另行轉寄。

 

(四)統計報表:具備郵件資料及使用情形等相關統計報表功能。

 

伍、結論

 

本次個案實作測試,囿於時間與人力之侷限,未能全面瞭解機關現況或深入探討各種技術應用,惟經由本測試結果,驗證研擬規劃之流程及相關技術的可行性後,我國未來於電子郵件之保存與應用,可分就管理面的規範和技術面的發展等兩方面進行後續研究與努力,結論綜整如下:

 

一、訂定電子郵件保存規範

為保存組織記憶,典藏國家重要紀錄,我國未來應訂定電子郵件保存規範,使各機關瞭解必須保存之郵件對象、內容範圍、檔案格式及匯送作法,並制定其安全權限管理原則,以有效掌握典藏資訊。

 

二、發展電子郵件應用技術

電子郵件管理平台應可接受各機關匯送移轉之郵件歸檔資料,在檔案長期保存後可重現當時郵件內容,並整合資料搜尋及知識探勘等技術,將機關作業相關紀錄之電子郵件轉化為政府施政經驗傳承參考,以發揮數位典藏的積極效益。

 

參考資料

1. RFC 822電子郵件格式(http://en.wikipedia.org/wiki/MIME

2. Thunderbird 工具軟體(http://moztw.org/thunderbird/

3. MailBase郵件備份管理系統使用手冊











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2 人回應 “電子郵件之保存與應用-以個案實作測試為例”

  1. 朱紹維 Says:

    前幾天我到行政院南部服務中心去辦護照,櫃台小姐說要看戶籍謄本,我說可以用 Email 補給她驗證,她說一定要用傳真才可以,我告訴她,現在政府單位數位化這麼久了,怎麼還不能接受Email,我的Fax在兩年前故障後,就決定不再買新的,所以無法傳真,櫃台小姐詢問主管仍不得要領,我就說了一句政府效率未免太過牛步化,令人失望。

  2. 蘇小姐 Says:

    唉呀,這麼不方便你一定很沮喪吧… 其實還蠻多政府公務有提供種種數位化的線上便民服務,但仍然有些機關的作業還是用傳統方式… 嗯,期待大家一起加油吧~

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