數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫

卷宗裡的角力：檔案數位化與開放的幾點觀察

中央研究院歷史語言研究所數位知識總體經營計畫總支援分項助理 陳泰穎

案例一

筆者的表哥W先生是一位非科班出身、但是對國際法與近代史非常有興趣的業餘研究者。在浩瀚的史海中，台灣歷史發展進程相關的主題，尤其能夠引起W先生的熱情目光。W先生一聽到筆者在中研院服務，便經常拿些書單，央求筆者幫忙借閱，原因無他，這些書籍也只有在中研院各個具有史學專業的圖書館中才有收藏，逐一購買對荷包來說實在是大失血。也因此，中研院對W先生來說，真的是學術殿堂、知識寶庫。

當筆者和表哥談起了數位典藏計畫的任務目標與願景時，W先生也表達了很大的興趣與認同。但有一次，W先生希望能夠查詢一些關於台灣戰後歷史的數位化檔案時，卻失望地發現不管用什麼樣的相近關鍵字，他透過其他書籍所參引的檔案原件，在該資料庫始終檢索不出來。我先前和表哥大灌迷湯，拚命宣揚數位化的好處，現在卻只有在一旁尷尬地摸摸鼻子的份。

案例二

中國時報江慧真記者於2007年10月28日發表了一篇名為〈記者索閱處處碰壁，政府公開資訊玩假的？〉的調查報導。在這篇報導中，江女士將她幾個月來的檔案歷險記，文情並茂地記錄下來。文中提到：「中研院電腦列檔籠統，查閱難」、「資料庫中沒有查詢途徑，記者無論輸入聯合國、美國、周書楷、莫菲、錢復、卜朗、雙重承認、排我納匪等關鍵字，全得到0個檔案。」、「關鍵性的北美司檔案因進行數位化工程，七月已公告關閉，半年後才可開放調閱。」看來中研院在過去五年來的數位典藏工作，對於江女士的好奇心與調查採訪需求，還真是一點幫助也沒有。

有時，一位歷史研究者也可能單純只是因為好奇，入圖書檔案館一遊，透過資訊偶遇的命運巧合安排，而得到了研究的重要資料，或是新的研究主題。儘管對一般人來說，這種缺乏目的的資料漫遊，似乎看來毫無效率。但是，對於一位接受學術訓練的歷史或檔案研究者來說，知識的建構與獲取絕非一時半刻之事，等待、調閱檔案、漫遊、苦讀、讀架、期待遇到圖書館天使，似乎是歷史學家取得有用資訊的必經之路。

檔案經過了數位化，除了可以減少實際調件次數，有效延續檔案文件的壽命之外，更可以透過單機或網路資料庫的建置，提供學術界與一般使用者，運用資料庫內建的搜尋引擎，取得所需的檔案。因此，誠如張力教授在中國時報2007年10月30日〈借閱檔案不要急〉一文當中所提到的：「檔案正在進行數位化或重新整理而暫時停止借閱，對急著調檔的研究者雖是壞消息，但對檔案的保存與未來的方便開放，卻是好消息。我們在世界各地的檔案館進行研究，都可能因運氣不好而遇上這樣的情況，但都能體諒檔案館的作業，而在其進度完成後，另找時間前來借閱。」雖然對有急迫需求的使用者而言，跑了一遭檔案館，卻不能調閱到想看到的檔案，著實令人嘔氣。但是以長遠角度來看，進行了數位化之後，不僅檔案本身能夠延續其壽命，若是數位化機制能夠便利、健全，那麼往後甚至在網路上也能查閱檔案，達到「秀才不出門，能知天下古今事」的境界。此時的小小不便，似乎也就變得比較能夠釋懷了。

不過，儘管檔案的數位化擁有如此美麗的遠景，但是就實際的運作來說，數位化的潘朵拉之盒一旦開啟，許多超出以往檔案管理經驗的新問題，也會連帶誕生。

就我國數位典藏的經營作法來說，檔案的數位化，自然是以各個檔案的典藏機關作為數位化工作之執行單位。檔案數位資料庫的內容設計與查詢介面，自然也是由檔案典藏機構的專家學者進行規劃，初期的使用者也多半是檔案主題相關領域的研究者；學者們對於典藏檔案背景、脈絡關係，已經有了多年的歷練，也早已清楚想查找什麼樣的資訊，應該運用什麼樣的關鍵字。但是，一般人對於資料庫的操作並不熟稔，更別提什麼「總理各國事務衙門」、「排我納匪」之類的檔案關鍵字。就現在檔案資料庫的建置與服務對象以學術界人士為主，開放予一般民眾查閱使用時，倘若沒有適當的指引，那麼一般使用者恐怕常常因為不知從何找起，而發生「入寶山而空手歸」之憾。也因此刻薄的懷疑論者，甚至會認為檔案數位化只不過是政府另外一種消耗預算，或是想要掩飾某些具有機密性檔案開放的手段罷了。若是資料庫真的給予一般使用者這樣的感覺的話，數位化工作的美意，似乎也打了些折扣。

非科班的業餘研究者，不僅對檔案有同樣迫切的需求，也同樣具有強烈的求知欲與問題意識。不過，目前數位典藏資料庫的使用規範，往往對非學術圈人士設有一定障礙。例如欲瀏覽資料庫，必須事先申請帳號、付費，在可瀏覽的圖資規格方面也有限制。許多非科班人士，原本對於數位典藏檔案使用抱持相當大的興趣，但是一看到檔案申請與使用的規範，就不禁把原本的熱情收了回去。當然，資料庫的建置必須花費一定的心力與成本，絕非憑空而來；讓參與建置的學者和一般使用者之間有些服務上的區隔，作為研究上的回饋，是人人都可以理解的措施。不過在資料庫的申請、授權方面的工作流程是否也能做得更為人性化，似乎是未來典藏單位值得注意的目標。以英國國家檔案局的資料庫來說，資料庫提供了基礎的後設資料閱覽，想看原文影像資料，對不起，要收錢。不過不管是用信用卡，或是英國金融體系的電子交易機制，統統照單全收。當然，筆者阮囊羞澀，加以對英國的檔案沒有迫切需求，所以還沒有機會檢證一下透過網路交易機制，究竟多快可以取得這些圖檔。不過如果這種付費後瀏覽、下載的網路交易機制能夠運作得宜的話，確實對許多只有短期檔案需求的一般使用者，會有相當大的便利性。畢竟對於這種因為對特定主題具有狂熱而接觸檔案的使用者來說，花錢可能不是大問題，看不看得到、求知欲能不能滿足才是大問題。

當然，檔案的公眾開放與服務，有時牽涉到的層面似乎又不只是一種商業性行為。政府檔案是國家社會與歷史的記載，那麼這些檔案算不算是一種公共財？以此向一般民眾收取費用是否合宜？這似乎又對典藏的開放服務問題，提供了更多思考的方向。
無論這些數位化之後的檔案，究竟在未來應當如何運作、管理，服務形式又會有什麼樣的走向？我想可能在某些方面，身為典藏單位的我們，是應該有一些相對應的精進作為。

首先，我們必須認清，隨著民主思維的深化，未來公眾對於檔案，尤其是政府檔案的需求只會更為迫切。無論是付費開放、申請授權後有限度開放或是免費開放，檔案數位化成果公諸於公眾，恐怕是時勢所趨，至多只是開放施行細則的不同罷了。以往檔案僅能為少數學者接觸的知識環境，也將因為種種的開放措施而面臨質變。未來的檔案使用者，除了領域內的專家、學者、研究生之外，還會有更多因為具有特定需求，或是因為資訊偶遇而對某些特定議題產生興趣的非學術界人士。如何能夠提供所有領域的使用者適切的服務，是未來數位典藏成果希望長久維運時所必須面對的問題。因此，針對各種不同領域檔案使用者的使用行為進行研究與分析，進而擬定出一套合適的管理與服務策略，是典藏單位值得努力的目標。

在服務上，建置出一套能夠滿足學者與一般使用者的查詢介面，提供迅速、便利的諮詢服務，讓使用者能夠了解資料庫使用方式、申請規定、進度、授權付費的流程等種種相關資訊，也是另一個重要的課題。許多人不喜歡和公家單位打交道，就是因為往往提出申請需求之後宛如石沉大海，到底事情是成、還是不成都不曉得。如果在這種事務性訊息的處理速度也能夠加快的話，相信會有更多一般人願意使用數位典藏。

或許，典藏單位與民間人士、開放與不開放、免費與付費、公眾資源與智慧有價之間的角力，永遠也不會停止，就算檔案全部都數位化上網了，也還是會有人提出思維與服務層面的批判。但是，既然我們已經踏上數位化的道路，如果不走完這條路的話，對於先前所耗費的人力、資源，也說不過去。況且，在訊息流通與傳播方式產生質變的現代世界，數位化工作恐怕也是一條永遠看不到盡頭的不歸路吧！

參考資料

江慧真〈記者索閱處處碰壁，政府公開資訊玩假的？〉《中國時報2007年10月28日》
張力 〈借閱檔案不要急〉《中國時報2007年10月30日》
英國國家檔案局http://www.nationalarchives.gov.uk/

電子報文章(勿由此編輯)｜2008-04-07｜ ｜數位典藏國家型科技計畫內容發展分項計畫｜人氣 :