數位化工作流程說明

　

數位化工作流程圖

　

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一、檔案整理

 

原檔案已按全宗、系列、冊層級作好整編，為配合影像製作必須逐冊拆卷、編寫每冊文件號及每冊文件之流水編號。檔案拆卷（圖一）前須檢查全宗號、系列號、宗號、冊號與本宗函目是否相符，將文件逐頁攤開，編頁作業依《外交檔案編頁規範》進行，編頁時使用2B鉛筆，將頁碼寫在檔案原件的左上角（圖二）。長寬均大於A3的檔案，整編時先將大於A3文件抽出，並於抽出文件的位置放入一張註記「A0」的白紙，依續編上流水號，並將抽出的檔案登錄在清單上。

 

　

　

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二、檔案目錄建置

 

由檔案館影印每冊的檔案目錄（圖三），挑選Metadata中的基本欄位，依《外交檔案目錄建檔流程及規範》委外製作，採Excel格式建檔，完成一校一改後交還檔案館。

 

圖三：檔案目錄影印稿

　

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三、檔案目錄校對

 

一校稿完成後，由檔案館負責人員合併、調整電子檔列印目錄，進行二校。二校人員需根據《外交檔案目錄校對流程及規範》配合檔案原件進行目錄校對，並註記收發欄中人名、機關等相關資訊，以利權威控制作業。

　

 

圖四：校對目錄

 

 

圖五：參考檔案原件進行二校

　

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四、權威控制

 

由於外交檔案原始文件收發者多只註記簡稱、職銜，為方便使用者查詢，必須對文件人名、地名作權威控制之加值。外交檔案權威款目包括「機關」名稱、「人名」之別名或字號、「職銜」以及「地名」等，這些訊息來自目錄中「收發文者」、「描述」、「冊名」、「題名」等欄位，作業人員根據原始文件查考相關資料（圖六），補填人名及職銜全稱（圖七）。權威控制作業項目包括（1）整理機關、人名、地名、職銜行政資訊；（2）製作權威對照表；（3）將權威控制欄位與別名檔在檢索系統中連行連結。（圖八）此項工作須查考史籍文獻，以具有史學背景、熟悉檔案內容的專業背景者擔任為佳。

　

 

圖六：權威控制資訊著錄表格(部分)

 

 

圖七：參考資料，如「辛亥以後十七年職官年表」、

 

「近代來華外國人名辭典」

 

圖八：大鐸系統權威著錄畫面

　

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五、數位影像製作

 

（一）檔案

 

數位影像製作採招標委外作業，為確保數位化影像之品質與完善的處理流程，並保護檔案原件不致受損，廠商必須將機器設備進駐近史所檔案館，進行掃描工作（圖九至圖十一）。影像規格為300dpi、TIFF格式，另轉製一份品質壓縮參數75%之JPEG光碟備分。由於影像規格高，掃描存檔長，操作人員可同時多機進行，唯同一宗檔案只能於同一部機器處理，以避免錯誤。影像掃描存檔後，交由後端裁切人員裁切、存檔。以上作業均須符合《外交檔案掃描規範》。

 

 

圖九：掃描現場

 

 

圖十：影像掃描

 

 

圖十一：影像掃描

 

 

圖十二：掃描時的電腦畫面

 

（二）大圖

 

所謂大圖為長寬尺寸超過A3（42*29.7cm）的資料，包括表單、地圖、契約、證書等。

 

編頁時註記「A0」的白紙掃描後檔案會特別小，依檔案大小即可從系統中辨識大圖的位置，大圖掃描完成後，將影像插入。（圖十三、圖十四）

 

 

圖十三：大圖影像掃描

　

 

圖十四：大圖掃描時的電腦畫面

　

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六、影像檢驗

 

廠商完成初步數位影像製作後，須作預檢（圖十五、圖十六），再交由檔案館進行全數查核（圖十七），廠商更正錯誤後，檔案館再進行複查，複查時採十分之一影像抽驗，影像檢驗標準必須符合《外交檔案影像檢驗規範》。

 

檢驗過程中爭議性最大的為色彩，色差的產生可能來自多部掃描機有多種色調，也可能來自於同一台掃描機不同時間所產生的掃描色差。因此檔案館每月必須定時校色。校正方式為掃描色彩導表，一來比較不同機器的色度是否一致，二來每一台機器所掃描的色表須與前次所掃描的色表作比較，以看出同一台機器前後的色差度。

　

 

圖十五：影像校正　

 

 

圖十六：正在進行影像校對的圖檔

　

 

圖十七：館方人員進行驗片

　

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七、圖文比對及影像備分

 

檢驗修正後影像，以宗為單位，儲存於100G抽取式硬碟交付館方資訊人員，製作一式兩份的磁帶備份（圖十八、圖十九）。一份存於檔案館，一份存於中研院計算中心。廠商並同時提供JPEG影像以硬碟交付館方，俟檔案館完成三校目錄後，進行圖文比對。

 

數位化製程中由於專業分工的需要，目錄與影像往往採取分別製作的方式產生。數位影像的命名原則通常由館藏號而來，故檔案目錄中的館藏號資訊一方面是影像掃描製作的依據，另一方面則是影像備分及系統整合時的校正依據。

 

檔案館以「件」為單位進行圖文比對，每一筆目錄應產生一筆該件的影像檔；比對時，可自實體檔案的電子目錄中擷取出館藏號欄位，製成「應掃檔案文號索引」，再自掃描後的影像檔名中產生「掃描檔案文號索引」，兩個索引檔的產生方式如圖二十。

 

圖文比對後，由檔案館人員更正錯誤影像檔名，上傳中研院計算中心主機後交還廠商燒錄光碟（圖二十一）。

 

 

圖十八：磁帶機與磁帶

 

 

圖十九：右側兩台即為大容量空間的磁碟陣列

 

 

圖二十：圖文比對

 

 

圖二十一：光碟備份

　

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八、建立電子資料庫

 

外交檔案Metadata經檔案館與Metadata小組協商並比對EAD款目後，完成Metadata需求規格書0.3版，並由計算中心開發著錄系統。外交檔案分為全宗、系列、卷、件四層著錄格式，其欄位屬性及著錄系統參見圖二十二至圖二十九。

 

 

圖二十二：【全宗】需求欄位總表

 

 

圖二十三：【全宗】著錄系統

 

 

圖二十四：【系列／副系列】欄位需求表

 

 

圖二十五：【系列／副系列】著錄系統

 

 

圖二十六：【卷】欄位需求表

 

 

圖二十七：【卷】著錄系統

 

 

圖二十八：【件】欄位需求表

 

 

圖二十九：【件】著錄系統

　

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九、網站建置、系統開放

 

檔案館建置有「近代外交經濟重要檔案數位典藏計畫」網頁，（網址http://dipeco.sinica.edu.tw），提供外交檔案數位典藏之相關文件及規範，並與計算中心合作開發管理、檢索系統。

　

 

圖三十：近代外交經濟重要檔案數位典藏計畫網頁

 

※製作單位：中央研究院近代史研究所 近代外交經濟重要檔案數位化計畫

 

數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫

 

※文字撰寫：中央研究院近代史研究所檔案館 莊樹華

 

數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫 溫淳雅

 

※圖片拍攝：數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫 溫淳雅、陳嘉萍、陳美智

 

※圖文編輯：數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫�溫淳雅、劉華珍

 

致謝：

 

感謝莊樹華小姐、張凱達先生、林威妏小姐、黃國斌先生的悉心指導，並蒙檔案館同仁提供協助，特此致謝。

　

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