數位化的工作所必須付出的經費、設備、人力與時間成本，往往也是影響數位化成果品質的原因之一。典藏單位可依工作執行狀況，考慮是否採取委外或部分委外來進行數位化工作。所謂的委外，其定義為：「在約定的時段之內，以雙方同意（且附有但書）的價格，將某項或某部分企業內部的管理功能，連同相關資產，交由外界的供應商或服務提供承包商負責處理。」[27]從管理的角度出發，在不增加既有人力的成本前提下，以及良好的管理作業，委外製作成了數位典藏工作的另一選擇。

部分的典藏單位無法負擔購買昂貴設備的費用，或擔心設備維護與汰舊換新的問題，加上有些大量的工作若是委外處理，將可以縮短工作時間，快速有效地達到成本要求。若是考慮委外作業，確實是一個減輕典藏單位人力的方式之一。除了一些物件數位化工作外，包括典藏資料庫建置、硬體與系統的維護、甚至品質檢驗系統等，也是典藏單位經常遇到需要委外處理的的技術問題。因此典藏單位有意將工作委外執行時，如何規劃委外的部分、制訂規格書、招標評選合適的廠商，以及如何與廠商溝通協調、驗收等注意事項，都是進行委外工作時需要了解與規劃的。以下簡要說明委外工作的流程注意事宜：

一、招標前

（一）委外計畫評估與分析

決定委外前，應先考慮計畫是否適合委外，或是採取部分委外，都是攸關每個單位的人力、經費與作業狀況。在採用何種委外模式時，必須先進行委外的效益與評估。除了考量單位內部的人力與物力，工作中可能產生的隱形成本亦需列入考量，譬如過程中可能的出錯、人員流動、與廠商溝通的問題等等，在最初的評估需加以分析。

（二）委外專案的規劃

在充分評估與分析之後，一旦決定委外時，接著就需制訂合適的需求規格書。內容包括預算、需求的檔案規格、數量、品質標準、檢驗流程以及廠商的工作地點，甚至保密條款的制訂等，都需事前審慎考慮規劃。

二、招標遴選

委外招標作業必須事先了解可能遇到的問題並避免後續招標的困難，尤其是政府公開招標有一定的流程與規範。遴選廠商時，可以從成本、廠商的技術、規模、經營方式、財務狀況、過去的工作紀錄等方面進行考量，也可以訪查相關單位曾經合作的經驗做為參考。計畫內可以成立一個遴選小組，由行政團隊加以評估討論後，決定得標廠商。為了避免不當的委外工作傷及珍貴的物件或考古遺物，在招標的公告上可詳列典藏單位希望的標準工作流程，甚至請廠商進行示範以作為評比考量。

三、招標後與執行

（一）委外專案執行

委外專案開始進行後，需定期與廠商進行聯繫與溝通，以利掌握工作進度，並且隨時發現問題，適時做調整。例如，搬運物件或拍攝時的注意事項，或是資料庫的建置要如何呈現等要求，都需要與委外廠商進行溝通與教育訓練。加上進行定期的驗收，驗收流程需以合約為準，在發現有誤時，應立即請廠商修正。有效地負責溝通聯繫，有助於彼此工作上的效率。

（二）專案結束與回饋

委外的過程紀錄是一項重要的資料，不管是中途因故停止合約或是順利完成所有工作，一切的歷程都應加以紀錄。包括委外的一些重要歷程、目標及內容，以及過程中執行的表現與分析，甚至委外過程的往來函件、會議紀錄、技術文件等資訊，都是專案報告中需加以撰寫的。在專案結束之後，有些資訊系統等技術的問題，也應有一定的維護時間與方式的保固，以及委託廠商進行必要的教育訓練。

但是委外工作也並非是十全十美的執行方式，部分單位也曾遭遇過一些問題而改由自行執行。中央研究院歷史語言研究所林玉雲小姐表示，計畫初期曾有大量的工作必須仰賴委外執行。經過數位化後的檔案，期望它能快速、達到成本效益並出版，但在經過「委外」工作的一再波折，最後仍決定自行執行。其中遇到的問題也是許多計畫初期常發生的，包括（1）購買設備的經驗不足與售後服務品質的不理想，（2）沒有依循標準流程緣故，例如對於色彩管理與印刷流程不熟悉，造成數位成果品質不佳，（3）廠商、攝影師與工作人員之間在拍攝過程中的溝通問題，（4）拍攝過程，內部工作人員需做文物維護的工作，所耗的時間成本不易估算等問題。

因數位化工作是長期性的工作，在衡量經費的規劃與不需年年重新招標的考量下，有時自製反而較委外經濟。加上拍攝物件太多，在不能確保文物拍攝時的環境安全之下，必須經由內部工作人員去做文物保護的工作，所耗費的時間成本更不易估算。自製則無須擔心管理廠商的問題，品質也較容易掌控。自製的另一優點在於，工作人員的知識經驗可以累積，並持續改進數位化的成果品質。詳細的委外製作流程等注意事項，亦可參閱本計畫所撰寫發行的《數位化工作流程指南：委外製作》一書。

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[27] 高芷彤、林芳志、陳秀華、陳美智，《數位化工作流程指南：委外製作》，台北：數位典藏拓展臺灣數位典藏計畫，2009年4月。

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