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考古資料數位化工作流程指南

Tags: , , , , 發表: 2010-06-01, 點閱: 37,271 , 加入收藏櫃 , 列印 列印 , 轉寄 轉寄

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捌、委外製作

 

數位化的工作所必須付出的經費、設備、人力與時間成本,往往也是影響數位化成果品質的原因之一。典藏單位可依工作執行狀況,考慮是否採取委外或部分委外來進行數位化工作。所謂的委外,其定義為:「在約定的時段之內,以雙方同意(且附有但書)的價格,將某項或某部分企業內部的管理功能,連同相關資產,交由外界的供應商或服務提供承包商負責處理。」[27]從管理的角度出發,在不增加既有人力的成本前提下,以及良好的管理作業,委外製作成了數位典藏工作的另一選擇。

 

部分的典藏單位無法負擔購買昂貴設備的費用,或擔心設備維護與汰舊換新的問題,加上有些大量的工作若是委外處理,將可以縮短工作時間,快速有效地達到成本要求。若是考慮委外作業,確實是一個減輕典藏單位人力的方式之一。除了一些物件數位化工作外,包括典藏資料庫建置、硬體與系統的維護、甚至品質檢驗系統等,也是典藏單位經常遇到需要委外處理的的技術問題。因此典藏單位有意將工作委外執行時,如何規劃委外的部分、制訂規格書、招標評選合適的廠商,以及如何與廠商溝通協調、驗收等注意事項,都是進行委外工作時需要了解與規劃的。以下簡要說明委外工作的流程注意事宜:

 

一、招標前

 

(一)委外計畫評估與分析

決定委外前,應先考慮計畫是否適合委外,或是採取部分委外,都是攸關每個單位的人力、經費與作業狀況。在採用何種委外模式時,必須先進行委外的效益與評估。除了考量單位內部的人力與物力,工作中可能產生的隱形成本亦需列入考量,譬如過程中可能的出錯、人員流動、與廠商溝通的問題等等,在最初的評估需加以分析。

 

(二)委外專案的規劃

在充分評估與分析之後,一旦決定委外時,接著就需制訂合適的需求規格書。內容包括預算、需求的檔案規格、數量、品質標準、檢驗流程以及廠商的工作地點,甚至保密條款的制訂等,都需事前審慎考慮規劃。

 

 

二、招標遴選

 

委外招標作業必須事先了解可能遇到的問題並避免後續招標的困難,尤其是政府公開招標有一定的流程與規範。遴選廠商時,可以從成本、廠商的技術、規模、經營方式、財務狀況、過去的工作紀錄等方面進行考量,也可以訪查相關單位曾經合作的經驗做為參考。計畫內可以成立一個遴選小組,由行政團隊加以評估討論後,決定得標廠商。為了避免不當的委外工作傷及珍貴的物件或考古遺物,在招標的公告上可詳列典藏單位希望的標準工作流程,甚至請廠商進行示範以作為評比考量。

 

三、招標後與執行

 

(一)委外專案執行

委外專案開始進行後,需定期與廠商進行聯繫與溝通,以利掌握工作進度,並且隨時發現問題,適時做調整。例如,搬運物件或拍攝時的注意事項,或是資料庫的建置要如何呈現等要求,都需要與委外廠商進行溝通與教育訓練。加上進行定期的驗收,驗收流程需以合約為準,在發現有誤時,應立即請廠商修正。有效地負責溝通聯繫,有助於彼此工作上的效率。

 

(二)專案結束與回饋

委外的過程紀錄是一項重要的資料,不管是中途因故停止合約或是順利完成所有工作,一切的歷程都應加以紀錄。包括委外的一些重要歷程、目標及內容,以及過程中執行的表現與分析,甚至委外過程的往來函件、會議紀錄、技術文件等資訊,都是專案報告中需加以撰寫的。在專案結束之後,有些資訊系統等技術的問題,也應有一定的維護時間與方式的保固,以及委託廠商進行必要的教育訓練。

 

但是委外工作也並非是十全十美的執行方式,部分單位也曾遭遇過一些問題而改由自行執行。中央研究院歷史語言研究所林玉雲小姐表示,計畫初期曾有大量的工作必須仰賴委外執行。經過數位化後的檔案,期望它能快速、達到成本效益並出版,但在經過「委外」工作的一再波折,最後仍決定自行執行。其中遇到的問題也是許多計畫初期常發生的,包括(1)購買設備的經驗不足與售後服務品質的不理想,(2)沒有依循標準流程緣故,例如對於色彩管理與印刷流程不熟悉,造成數位成果品質不佳,(3)廠商、攝影師與工作人員之間在拍攝過程中的溝通問題,(4)拍攝過程,內部工作人員需做文物維護的工作,所耗的時間成本不易估算等問題。

 

因數位化工作是長期性的工作,在衡量經費的規劃與不需年年重新招標的考量下,有時自製反而較委外經濟。加上拍攝物件太多,在不能確保文物拍攝時的環境安全之下,必須經由內部工作人員去做文物保護的工作,所耗費的時間成本更不易估算。自製則無須擔心管理廠商的問題,品質也較容易掌控。自製的另一優點在於,工作人員的知識經驗可以累積,並持續改進數位化的成果品質。詳細的委外製作流程等注意事項,亦可參閱本計畫所撰寫發行的《數位化工作流程指南:委外製作》一書。

 


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[27] 高芷彤、林芳志、陳秀華、陳美智,《數位化工作流程指南:委外製作》,台北:數位典藏拓展臺灣數位典藏計畫,2009年4月。









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