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國史館 典藏國家檔案與總統文物數位化工作流程簡介

Tags: , , , , , , , , , , , 發表: 2008-08-08, 點閱: 5,458 , 加入收藏櫃 , 列印 列印 , 轉寄 轉寄

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計畫單位:國史館

 

計畫名稱:典藏國家檔案與總統文物數位化中程計畫

 

計畫簡介

 

國史館隸屬總統府,以纂修國史及典藏國家重要史料文獻為職掌,亦為我國總統、副總統文物的專責主管機關。該館大多數檔案與文物為手稿本或紙質文件,內涵極為珍貴,其中若干檔案文物已逾百年。因此,為避免原件因天然災害或過度使用而愈加受損,在政府運臺舊檔與在臺已失時效檔案中,審選讀者調閱較多且較重要之全宗檔案,如:「國民政府檔案」、「蔣中正總統文物」、「資源委員會檔案」、「蔣經國總統文物」及「臺灣省政府地政處檔案」等,優先分別進行整理、編目建檔、影像掃描等數位化方式製作複本,建置符合國際通用標準規格之數位典藏系統,產出數位資料,並利用其永不失真褪色、可快速複製、多元儲存及多樣化呈現的特性,讓數位檔案永久典藏,開放各界查詢應用,並達到與世界各國檔案館、圖書館及數位博物館等進行資訊交換分享之目的。

 

以下就國史館進行數位化的工作流程做一說明。

 

  目      錄 

計畫簡介


一、數位典藏系統開發

 

二、檔案、文物整編

 

三、人名權威編目建檔

 

四、數位化階段

 

五、建置數位典藏專屬網站

 

 

數位化工作流程說明

 

 

一、 數位典藏系統開發

 

國史館數位典藏系統流程圖 

 

 

圖片提供單位:國史館

 

(一)檔案文物內涵的分析及後設資料需求表單的撰述

 

檔案整編人員從庫房調出檔案文物,並針對其類型、分類系統、內涵屬性、外觀形式、各全宗檔案機關之組織沿革及執掌業務等進行分析(圖一、圖二),配合內容描述、編目建檔、使用權限設限及影像掃描等實務作業,尊重保存檔案文物原有層次與架構關係,提出後設資料(Metadata)欄位需求表單(表1、表2)。

 

圖一、蔣中正總統文物-特交檔案分類資料

圖二、檔案文物內涵分析(示範者:蔣光菊)

 

表1、檔案Metadata藏品元素需求表單(蔣中正總統文物)

  

 

表2、照片Metadata藏品元素需求表單(蔣中正總統文物)

 

(二)研擬並確認後設資料需求規格書

 

參訪同質性之典藏機構,深入了解對方採用之後設資料標準類型、研發方法及系統管理機制;再委請數位典藏國家型科技計畫後設資料工作組提供國際間最常使用之檔案描述標準規範。經由雙方評估分析後,取得共識,採用檔案描述編碼格式(Encoded Archival Description,簡稱EAD)作為後設資料標準。接下來,由後設資料工作組撰寫需求規格書(或內涵分析報告書),歷經數次溝通、確認與後設資料元素的修正調整,產生正式版本,同時也完成後設資料元素與都柏林核心集(Dublin Core,簡稱DC)、英美機讀編目格式(Machine Readable Catalog21,簡稱MARC 21)之後設資料標準比對(表3至表6),作為國際後設資料接軌及國際間可延伸標記語言(Extensible Markup Language,簡稱XML)資料交換之關鍵機制。自九十三年開始,後設資料工作組不再製作需求規格書,而改用系統測試,若館方有欄位調整需求,則直接以電子郵件或電話聯繫,立即修改。

 

表3、蔣中正總統文物-檔案EAD MARC21 MAPPING

 

 

表4、蔣中正總統文物-檔案DC MAPPING

 

 

表5、蔣中正總統文物-照片EAD MARC21 MAPPING

 

表6、蔣中正總統文物-照片DC MAPPING

 

(三)系統雛形開發、測試及維護

 

後設資料工作組將需求規格書交由中央研究院計算中心進行研發建置「數位典藏系統」雛形,再由館方進行功能測試與評估,進而提出相關之修正需求,裨益系統更臻完善,藉以進行檔案文物編目建檔及推展瀏覽檢索開放應用業務(圖三至圖十三)。

 

圖三、蔣中正總統文物-檔案照片著錄介面

圖四、蔣中正總統文物-檔案【全宗副全宗】

 

圖五、蔣中正總統文物-檔案【件】

 

圖六、蔣中正總統文物-檔案:查詢條列

 

圖七、蔣中正總統文物-檔案:查詢詳目

 

圖八、蔣中正總統文物-連結影像檔

 

圖九、蔣中正總統文物-照片【全宗副全宗】

圖十、蔣中正總統文物-照片【件】

 

圖十一、蔣中正總統文物-照片:查詢條列

 

圖十二、蔣中正總統文物-照片:查詢詳目

 

圖十三、蔣中正總統文物-照片:連結影像檔

 

 

二、 檔案、文物整編

 

檔案文物整編作業流程圖 

 

 

圖片提供單位:國史館

 

清查檔案文物是數位化工作前置作業的重要一環。主要有以下步驟:

 

(一)檔案文物整理(分類、拆卷、編件、編頁)

 

檔案整編人員將檔案文物從庫房(圖十四)調出,依據各全宗檔案移轉目錄冊逐卷清點數量及核校卷名(圖十五),如有訛誤則加以修正;嚴重破損或已成檔案磚者,則列冊送請進行修護裱褙(圖十六、圖十七)。

 

檔案文物整編是依其內容性質予以分門別類,進行層級架構及系列分類編排,並視其狀況另立新卷名、併卷或分卷。若有案卷複本,則選取內容完整及最佳版本為正本並予以數位化,重新統整原移轉目錄編製成目錄清冊(Excel檔),作為檔案文物數位化之整編與掃描流程的工作表單藍本,並藉由電腦將*.xls目錄電子檔透過Microsoft Word合併列印製作格式化之檔案封面。檔案文物編件、編頁—完成分類立案的案卷,依Excel檔目錄清冊之相同系列項下分別排列各卷次序,將各案卷中同一事件視為一筆文件檔案予以編件註記,並依序編製各卷內頁碼,以作為檔案文物數位化之目錄資料典藏號及影像掃描號檔名之依據(表7、圖十八、圖十九)。

 

圖十四、庫房

 

圖十五、清查核校檔案(示範者:曹道婷)

 

圖十六、裱褙

 

圖十七、上牆

 

表7、資源委員會整編目錄

 

 

  

 

(二)檔案文物編目

 

編目層級架構依序分為全宗、副全宗、系列、副系列、卷、件。全宗包含多個副全宗,一個副全宗包含多個系列,而一個系列包含多個副系列,依序至「件」為最小單位。檔案文物編目以一事件為一目,依案件內容將人、事、時、地、物等作簡明扼要摘錄,編目人員須閱讀檔案全文,並善用詳實正確的參考資料加以考證內容摘要、重要人物、地名與時間等資訊,並選取適當的主題(圖二十)。

 

圖二十、編目參考資料

 

(三)檔案文物建檔

 

編目建檔人員直接在各全宗檔案之「數位典藏著錄系統」中依層級分別著錄相關欄位資料(圖二十一);包含類型、機關代碼、全宗號、全宗名、傳記歷史註、範圍與內容、系列號、系列名、副系列號、副系列名、卷號、卷名、典藏號、典藏地、典藏位置、入藏位置、取得方式、入藏時間、內容描述、時間起迄、人名資訊、地名資訊、主題、保存狀況、縮影號、光碟片編號、影像掃描號、影像使用限制、語文、版本、使用限制、編目記錄等;編目建檔作業需參考『檔案文物Metadata著錄規範』(圖二十二至圖二十五)。

 

圖二十一、編目建檔人員著錄資料(示範者:黃佳君)

 

 

圖二十二、資源委員會檔案【全宗副全宗】

 

圖二十三、資源委員會檔案【卷】 

 

圖二十四、資源委員會檔案【件】

 

圖二十五、資源委員會檔案Metadata著錄規範

 

(四)審查編目

 

編目建檔人員建置之目錄資料需再經過專人初審及複審程序,以確保目錄資料之可信度(圖二十六)。

 

圖二十六、審查編目(示範者:吳恭全)

 

(五)建檔資料校對

 

編目建檔人員需仔細核對卷名、典藏號、內容摘要、人名、地名、主題等欄位資料,以確保目錄資料之正確性。

 

三、 人名權威編目建檔

 

國民政府檔案、蔣中正總統文物中所涉及的人物多數為民國時期人物,為周延建置民國時期人物的人名權威控制,以便利讀者檢索而建置了這個系統,且配合「國史館數位典藏系統」的開發,並輔助其檢索的功能,特針對館方系統的特性與人名資料的內涵提出需求,商請中央研究院計算中心協助,先撰寫「人名權威檔後設資料需求規格書」,之後完成開發國史館檔案數位化「人名權威檔控制系統」。「人名權威檔控制系統」的建置,使閱檔者方便查詢所需清季及民國人物相關資料,突破了時空上的限制(圖二十七至二十九)。

 

「人名權威檔控制系統」,是將清末迄於現代史實上的重要人物,作一個有系統的建置與管理。其欄位大致分為:主要資料來源、姓名、籍貫、生卒年、國別、專長、異名、傳略、學歷、經歷、作品、館藏位置與關係人等13項。建置人名權威檔的資料來源,分成二部分:

 

1. 以館藏資料為主。分別為「總統府侍從室及總統府移轉之檔案」、「國史館史籍全文資料庫」、「國史館現藏民國人物傳記史料彙編」、「國史館個人檔案」與「民國人物大辭典」五種參考資料;

 

2. 芝加哥書目格式中的參考書(共207筆)。

 

圖二十七、人名權威檔著錄(示範者:盧韋丞)

 

圖二十八、人名權威檔著錄畫面

 

圖二十九、人名權威檔著錄參考資料 

 

四、 數位化階段

 

掃校作業流程圖

 

(一)影像掃描

 

數位掃描前,由館方掃描管制人員每日向庫房管理人員提調檔案(圖三十),交付廠商專責點收人員點收,並在文件卷冊目錄清單簽名,且註記時間。

 

掃描前,廠商需進行檔案編頁(圖三十一)。影像掃描以紙質為主(如公文書、地圖、信箋、照片等),膠質為輔(如照相底片)。同卷檔案由同一人處理為原則,一卷完全編頁和掃描完畢,始得進行下一卷的工作。不同卷檔案不得交錯編號與掃描,或同卷檔案由二人以上分開處理(圖三十二、圖三十三)。由照片冊取出掃描之照片,掃描後須依序歸位。

 

關於檔案尺寸,公文書部分大多以A3(約42*29.7cm)為主,A4為輔(約29.7*21cm)。照片則以3*5吋為主、4*6吋為輔;此外有部分為5*7吋、8*10吋。至於地圖尺寸則大小不一。如遇超過A3尺寸,且大圖掃描機也無法一次完成掃描,則分成數次掃描,再進行接圖處理(圖三十四至圖三十六)。

 

圖三十、提調單

 

圖三十一、掃描前編頁

 

圖三十二、掃描(示範者:林慧玲)

 

圖三十三、掃描畫面

 

圖三十四、大圖登記表

 

圖三十五、大圖掃描(示範者:陳膺文)

 

圖三十六、大圖命名(示範者:陳膺文)

 

(二)影像初驗

 

圖三十七、影像初驗(示範者:楊嘉欣)

 

(三)影像複驗

 

每日由廠商將影像圖檔傳輸至館方的電腦進行複驗。複驗內容包括對圖檔檔名與圖檔形貌、圖檔資訊的檢查。圖檔檔名在前置作業時已確立命名規則;圖檔形貌則包括文字歪斜、版面顛倒、原件透光、波紋皺痕、雜訊或失真現象、色差、重覆或漏頁、文件摺角、未掃描到文件邊界的文字、修圖與接圖等檢查;而圖檔資訊指的是影像尺寸、解析度等檢查。館方將錯誤處作成紀錄,交予廠商修正,再回傳館方確認(圖三十八、圖三十九)。

 

圖三十八、影像倒置

 

圖三十九、修改後

 

(四)光碟燒錄備份

 

經館方複驗無誤,廠商將將影像圖檔備份於館內之載體,並將該數位影像燒製成光碟,且提供掃描案卷清單及附件清單、光碟燒錄清單。

 

九十三年度,因備份媒體DVD發展漸臻成熟,經由館方先行測試後決定採用於本年度的備份格式TIFF原始檔、JLS無失真壓縮檔及JPG失真壓縮檔等三種(圖四十、圖四十一)。

 

綜述館方對於檔案之特性、類型及數位資料再應用的延展性,制訂數位化的規格如下:

 

1. 解析度:

 

一般公文書檔案之原始檔,解析度採200dpi(例如國民政府檔案、資源委員會檔案、台灣省地政處檔案),至於須利用數位資料進行文化加值應用者,則解析度採300dpi(例如蔣中正總統文物、蔣經國總統文物、照片、照相底片)。商務版之解析度採150dpi,網路公共資訊版則為72 dpi。

 

2. 色彩:

 

國史館掃描採RGB全彩(24bit/pixel或以上)。

 

3. 壓縮比例:

 

JLS檔(40%~55%),JPG檔(75%)保存數位影像檔案之儲存媒體,原則上採單純多份為原則,所以TIFF、JLS&JPG、JPG檔等均儲存於光碟(CD–R&DVD), JPG檔並另存於磁碟陣列及磁帶備份。

 

圖四十、圖檔壓縮

 

圖四十一、光碟成品

 

五、 建置數位典藏專屬網站

 

為能適度地彰顯數位典藏的工作績效、館藏特色,並期能與世界各資訊、文化大國進行資訊交換分享,依照「國史館數位典藏專屬系統網站需求說明書」,委請專業資訊公司規劃建置,已於九十一年十二月完成測試及驗收(圖四十二)。

 

圖四十二、國史館數位典藏計畫網頁

 

※製作單位:國史館 國史館典藏國家檔案與總統文物數位化中程計畫

 

※文字撰寫:國史館審編處整編科 林平華

 

數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫�

 

※圖片拍攝:數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫 劉華珍、溫淳雅

 

※圖文編輯:數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫�

 

※以上數位化流程,參考國史館數位典藏網站

 

 

http://dftt.drnh.gov.tw:8080/DAP/index.jsp

 

致謝:

 









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