匯入「數位典藏聯合目錄」的三種方式 Part2
文/網路核心平台 數位典藏聯合目錄建置計畫 江仁傑
編按：本期介紹匯入「數位典藏聯合目錄」的另外兩種方式，若無法匯出XML檔案時，還能用另外的方法解決問題。及介紹繳交資料時一定要避免的情形及常見錯誤集，敬請往下閱讀。若您想知道最快速的匯入方式，請閱讀第十九期電子報。
第二種方法 依照DC欄位與所需之管理用資訊，整理成Excel 檔案
部分公開徵選計畫若沒有建置線上資料庫，可採用此種方式：將所有資料庫的資料匯出成「符合DC欄位的後設資料與匯入用之管理性資訊」的Excel資料表，並繳交圖檔、影音檔，由聯合目錄工作人員代為處理。
其執行方式說明如下：
(一)符合DC欄位的後設資料：
各計畫的原本欄位不論是什麼，匯出成Excel時，都依照「欄位對應表」(聯合目錄負責製作)，整理成聯合目錄用的DC欄位(各計畫負責整理)。
(二)匯入用的管理性資訊：
就是上述的XML的＜AdminDesc＞(管理性資訊)這個部分。包括：
1.計畫完整名稱。
2.執行數位化的單位完整名稱。
3.所屬主題的分類架構(有動植物主題、考古主題、地質主題、人類學主題、檔案主題、拓片主題、器物主題、書畫主題、地圖與遙測主題、善本古籍主題、新聞主題、漢籍全文主題、影音主題、建築主題、語言主題……，各計畫應該屬於上述主題的其中之一)。
4.完整的數位檔案名稱，例如：nctu1237_a.jpg, 或restno_001.avi, 或hoa_01.wav，目前接受以下幾種數位格式：圖檔(jpg, gif)，影音檔(avi, rm, mov, wmv)，聲音檔(wav, mp3)。
5.連到原資料庫該筆頁面的連結(如果有的話)。
Excel範例如下：
(在網頁上請插入：「欄位定義與範例」那個Excel檔)
第三種方法 「不」依照DC欄位與所需之管理用資訊，整理成Excel 檔案
使用這個方法基本上一定會托到時間，各計畫也可以將未經過DC欄位對應的Excel檔直接交給聯合目錄，並繳交圖檔、影音檔，由聯合目錄代為處理。
不過，匯入用的管理性資訊(就是上述的那5點)，在Excel表中還是必須要有。
交給我們Excel檔之後，就是由我們來把計畫的資料，組成上述的XML檔案。
但是，由我們來做，會相當耗費時間，因為：
(1)計畫很多。
(2)通常各計畫最快也要到計畫結束前一個月才會交出資料。
(3)各計畫的管考與成果發表，通常在計畫結束後的一個月。
在以上的情況之下，所有委託給我們代為匯出的計畫，不可能統統在成果發表之前完成。因此，若是管考方面沒有時間壓力，可以考慮用這個方式。
●會讓人大叫：「天哪！這什麼東西」的情況，一定要避免
(一)每一筆資料都做成Word檔案，不是結構性資料。
(二)每一筆資料各自獨立的Excel檔案，不是結構性資料。
(三)Excel中，民國90年一路拉到民國200年。未校對即繳交資料。
●XML 匯出注意事項（常見錯誤集，敬請參考）
1.XML欄位內容遇到下列字元 需改用跳脫字元表示：
如：「&」→「＆amp；」
「<」→「＆lt；」
「>」→「＆gt；」
「"」→「＆quot；」
「,」→「＆apos；」
其中需要注意若是遇到類似「＆amp；#1234；」的時候，＆則不需要轉成跳脫字元，因為＆amp；後面帶數字編碼代表本身就已經是跳脫字元。
2.＜Record＞欄位中的內容主題、典藏機構與計畫需用半形冒號「：」隔開，匯出時需小心類似這樣的錯誤：「內容主題:人類學::::雅美(Yami)：器物」，正確範例如下：
＜Record＞內容主題:人類學：臺灣原住民族:高砂族群:雅美(Yami)：器物＜/Record＞
＜Record＞典藏機構與計畫：公開徵選計畫：國立政治大學：民族學系：國立政治大學民族博物館數位典藏計畫＜/Record＞
3.Project欄位中的GenDate屬性，請用匯出XML的時間，例如「GenDate="2005-03-24"」，聯合目錄將依據此時間屬性來判斷此筆是更新還是新增的XML。
4.＜DigiArchiveID＞欄位內容必須為唯一碼(Unique Identifier)，若是變更編碼可能造成下次匯入時，筆數無故增加的問題。
5.匯入前，請測試＜Hyperlink＞與＜ICON＞欄位，是否可以與XML內容與圖片正確連結。
6.內容單位匯出的XML若是有DTD宣告，請附上DTD檔案。若每筆XML 要加上DTD驗証的 Tag，也就是文件型別宣告(DOCTYPE)，請注意其DTD檔案位置的正確性，尤其當XML與DTD是放在不同的目錄時，要注意其XML是否可正確參考到DTD檔案的所在位置。例如：＜!DOCTYPE AnthropologyContract SYSTEM "..\AnthropologyContract_v1.0.dtd"＞
7.時間請遵照以下任一種格式：
yyyy-MM-dd hh:mm:ss.S
yyyy/MM/dd hh:mm:ss.S
yyyy/MM/dd hh:mm:ss.S
yyyy/MM/dd hh:mm:ss
yyyy-MM-dd
yyyy/MM/dd
註：yyyy 代表西元年、MM代表月份、dd代表日期、hh代表24小時制的時辰、mm代表分、ss代表秒、ｓ代表毫秒。
8.若匯出大量XML 時，請以五千筆為一個單位放入個別目錄，目錄名稱可自由命名。
例：1~5000可放入名為01的目錄中，5001~10000 可放入名為02的目錄中，以此類推。
任何有關繳交資料的問題，請聯繫：
江仁傑先生（snowred@gate.sinica.edu.tw）
黃冠華先生（rane@gate.sinica.edu.tw）
2007-12-13