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國立故宮博物院清代軍機處檔案數位化工作流程簡介

Tags: Metadata, 國立故宮博物院, 工作流程, 影像, 掃描, 故宮, 數位, 數位典藏, 數位化, 數位化工作流程, 檔案, 資料庫發表: 2008-08-08, 點閱: 6,682 , 加入收藏櫃 ,

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計畫單位：國立故宮博物院圖書文獻處

計畫名稱：故宮文物數位典藏系統之研製—故宮清代檔案數位典藏子計畫

計畫簡介：

國立故宮博物院（以下簡稱故宮）所藏清代檔案，來自清宮舊藏。民國二十二年，日本侵華事起，故宮文物南遷，其後輾轉播遷，於民國三十八年運抵台灣，其中清代檔案共二百零四箱，包括：宮中檔—硃批奏摺（約十五萬件）、軍機處檔摺件（約十九萬件）、軍機處檔冊、內閣部院檔、史館檔等約四十萬件。民國五十七年故宮設立圖書文獻處，即著手將遷運來台的清代檔案開箱整理，盡發所藏，分類編號，摘由建卡，逐步於故宮附屬圖書館中開放借閱。民國七十一年所有清代檔案的整理工作完竣，出版《國立故宮博物院清代文獻檔案總目》，至此故宮所藏之清代檔案已全部公開。

在上列檔冊中，以「軍機處檔摺件」的紙質最為脆弱；故宮自民國八十五年起即編列預算，先以數位照相機拍攝方式，將「軍機處檔摺件」原件製成影像檔，存入光碟保存，經校對後發現其效果不如以掃描器所建的影像檔，因此自九十年度加入國家數位典藏計畫的同時，全面改用高析度掃描器繼續建檔，並將前以數位相機建置的影像檔進行校對，效果不佳者，再改以掃描方式重新建檔，至九十三年十月已完成十三萬件影像檔。配合影像檔的建置，亦建置目錄檢索檔，以內容提要、具奏人姓名、具奏人官職、具奏日期、硃批內容、硃批日期、文獻編號等七個欄位，為每件「軍機處檔摺件」建置檢索目錄，至九十二年底完成初步的自動化檢索系統，共十九萬件。目前則持續校對修改，並增建部分欄位資料，例如：展覽記錄、裱修狀況、借閱記錄、出版情況等，以臻至完善。

故宮圖書文獻處進行清代軍機處檔案的數位化工作，主要分成四個部分進行：一、軍機處檔摺件影像資料庫建置；二、軍機處檔摺件目錄資料庫建置；三、清代檔案文獻總目資料庫建置；四、軍機處檔人名權威檔建置。

故宮軍機處檔案數位化工作流程圖

數位化工作流程說明

一、軍機處檔摺件影像資料庫建置

（一）摺件提件、送件、歸件、歸架工作

（二）摺件掃描及影像檔建置

（三）影像檔校對

（四）影像檔重製

（五）影像檔DVD光碟燒製

（六）製作影像檔DVD光碟內容清單

（七）影像檔DVD光碟驗收

（八）影像資料庫建置

在進行軍機處檔摺件的影像資料庫建置之前，必須從庫房中將需要掃描的摺件提出，做掃描前的準備。每日掃描完後，即由故宮圖書文獻處同仁將軍機處檔摺件原件歸還至庫房（圖一）。

圖一、自庫房提取待掃描的軍機處檔摺件(示範者：鄭永昌)

在檔案不出故宮的原則下，軍機處檔摺件掃描作業，由承包廠商進駐故宮進行。掃描方式以平台式掃描機器A3尺寸進行掃描，以原檔三摺（尺寸約為A4大小）為一頁；檔案較大，則以兩摺為一頁；檔案若是書冊形式，則採單頁掃描。

影像檔掃描完成後，由該計畫人員直接提取「軍機處檔摺件」原件進行校對，一旦影像有任何不清晰、破損、壓字、光點、虹光等情形，即退回重掃；掃描不良的影像，則重提原摺件進行重掃。掃描後的影像，經過嚴格校對後，以300dpi multi-page格式的TIFF檔燒製成光碟保存備用，並以200dpi、 JPEG檔匯入「看圖程式」（圖二），以多頁形式呈現（圖三），供讀者檢索。

圖二、看圖程式

圖三、看圖程式具有一檔多頁呈現功能

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二、軍機處檔摺件目錄資料庫建置

（一）摺件目錄卡片建置

（二）目錄檔建置

（三）目錄檔校對

（四）目錄檔光碟燒製

（五）目錄檔光碟驗收

（六）目錄資料庫建置

故宮圖書文獻處，於民國五十七年開始著手整理軍機處檔摺件，透過閱讀原件，為每件檔案建立「軍機處檔案登錄卡」（圖四、圖五），以具奏人、官職、具奏日期、事由（摘要）、硃批日期、硃批內容等登錄檔案基本資料。

圖四、軍機處檔摺件登錄卡片

圖五、收藏「軍機處檔摺件登錄卡」檔櫃

「軍機處檔摺件目錄資料庫」的建置，便以「軍機處檔摺件登錄卡」為基礎進行的，方法是首先將「軍機處檔摺件登錄卡」交由廠商繕打建檔，完成後再由故宮研究助理進行校對（圖六至圖九）。

圖六、目錄檔一校稿

圖八、目錄檔如有不正確，則開啟影像檔進行比對

圖九、影像檔與目錄電子檔相互比對

目錄檔校對完成後，交由廠商建置資料庫存入磁碟陣列碟櫃，並燒錄光碟備份存檔（圖十）。

圖十、「清代宮中檔奏摺及軍機處檔摺件」線上檢索系統畫面

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三、清代檔案文獻總目資料庫建置

（一）Metadata研擬

（二）文獻資料整理

（三）目錄檔建置

（四）目錄檔校對

（五）資料庫建置

民國九十一年故宮圖書文獻處利用參加數位典藏國家型科技計畫的機會，將七十一年出版的《國立故宮博物院清代文獻檔案總目》，建置為「清代文獻檔冊目錄資料庫」，其內容涵括官書、志書、史館檔、軍機處檔、雜檔等九大類檔，目前暫僅建置目錄檔部分，並全面開放線上檢索系統（圖十一），此資料庫之建置除了利於館方之管理，同時也方便讀者，可先行透過網路檢索出所需的檔案，再至故宮借閱。

圖十一、清代檔案文獻總目包含類項(局部)

清代檔案文獻總目的數位化工作，是由圖書文獻處裡具有專業檔案知識的人員，根據《國立故宮博物院清代文獻檔案總目》進行整理，並將文獻總目的Metadata以人工方式鍵入電腦中，同時進行資料再次校正的工作（圖十二）。

圖十二、著錄清代文獻檔冊目錄的Metadata

至於，「清代文獻檔冊目錄資料庫」（圖十三）的建置乃委外進行，由故宮向廠商提出資料庫的需求，以EAD code檔案編排描述系統進行程式設計。

圖十三、清代文獻檔冊目錄資料庫畫面

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四、軍機處檔人名權威檔建置

（一）Metadata研擬

（二）參考書目資料研擬

（三）著錄規則研擬

（四）人名清單擬訂

（五）資料著錄

（六）資料庫維護

由於故宮圖書文獻處與中研院歷史語言所典藏的清代檔案性質與來源相同，因此合作共同建置「清代檔案人名權威檔」，配合雙方典藏檔案的起迄，史語所建置的「人名權威檔」主要在明清之際；故宮則偏重在清乾隆朝以後迄清末。

配合「軍機處檔摺件影像資料庫」，故宮建置的「人名權威」是以「軍機處檔摺件具奏人」為選取建置對象。以故宮所藏清國史館檔案傳包傳稿（圖十四、圖十五），為主要參考史料，以具奏人的姓名、生卒年月、籍貫、旗籍、官職經歷等基本資料，完成「人名權威檔」的建置。

圖十四、院藏清國史館傳包(姓名：穆圖善，傳包2217號)

圖十五、「穆圖善傳包」內的傳稿資料

最後，軍機處檔摺件影像檔、軍機處檔目錄以及人名權威檔資料庫，三資料庫皆整合一起，查詢時系統會根據目錄檔資料庫中的具奏人身份，抓取人名權威檔資料庫的資料（圖十六）。

圖十六、清代檔案人名權威資料查詢的詳目顯示(局部)

目前故宮圖書文獻處，已開放「清代宮中檔奏摺及軍機處檔摺件目錄索引」、「清代宮中檔奏摺及軍機處檔摺件全文影像資料庫」、「清代文獻檔案總目」、「清代檔案人名權威資料查詢」等四個資料庫網路查詢，其中「清代宮中檔奏摺及軍機處檔摺件全文影像資料庫」因涉及影像的版權，採付費使用（圖十七、圖十八），其餘均提供讀者免費使用。