數位化工作流程說明　

　

內閣大庫數位化工作流程圖

一、整體規劃—數位檔建置

（一）實體維護

　

　

（二）數位影像製作

　

（三）數位影像製作—掃校作業

（四）Metadata資料庫

　

（五）內容分析—權威控制

　

　　

（六）數位管理計畫

　

 

（七）Web計畫

（七）數位影像移轉作業

　

　

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第一階段：實體整理階段

 

（一）原件掃灰

 

實體整理工作階段的第一步驟是掃灰。用軟刷一一刷清原件上的蠹魚、蟲卵、黴斑及灰塵（圖一）。

 

圖一、掃灰

 

（二）原件檢視

 

接下來，是原件實體狀況的檢視，主要目的在於決定後續處理的方法（圖二）。目前原件掃灰及檢視兩項工作已有一定存量。

　

圖二、原件檢視

 

（三）裱褙

 

工作人員根據原件的實體狀況與目的，選擇裱褙的方法，一般以簡單的托裱為主。有展覽目的的檔案，則需要較為嚴謹的裱褙與裝潢（圖三）作業。整個裱褙的過程需要使用的工具有：楮皮紙、自製漿糊、裁刀、大牆、竹啟子、鑷子、尺等。

 

裱褙使用的漿糊由工作人員自行調製。將澄粉加入冷水攪拌均勻開；為了避免漿水焦糊，所以攪動速度要越來越快，待漿糊開始呈現白色半透明狀時，將熱源關閉，漿糊即製作完成。漿糊冷卻後放入冰箱，使用時再挖出所需份量調水即可。

　

圖三、裝潢

 

裱褙的方式如下：準備一張略大於待托裱原件的棉紙，稍微潮潤刷平（圖四），再將欲托裱原件正面朝下，於其上稍微潤濕並將原件檢整、刷平（圖五），另外在桌面鋪一張托紙（楮皮紙），刷勻漿水（圖六），再將托紙慢慢輕放原件上，與底紙重疊，然後使用毛刷上下勻刷托紙，待整張托紙刷實後，以吸水紙蓋在托紙上，再刷一遍吸去水份，去掉吸水紙，托紙四週邊緣上糊後，再貼上一片啟口紙，便可上牆。上牆後，將底紙揭下即完成。

　

圖四、潮潤刷平

　

圖五、原件檢整

圖六、乾裱

 

裱褙的檔案在進行上牆陰乾時，必須採用特製的木製大牆（圖七）。待檔案陰乾後進行下牆裁方（即檔案揭離特製的牆面之後進行裁切），依照摺件原本的樣式摺疊，然後將多餘紙邊裁去，天地留下一定的比例。

 

圖七、上牆陰乾

 

（四）原件校核登錄

 

工作人員查核檔案次序的正確性和完整性，予以鈐印典藏章（圖八），再進行登錄編號（圖九）。鈐印用的印泥，是為配合脆弱的典藏檔案而特別挑選，成本較為昂貴。

 

圖八、鈐印

圖九、打號

 

（五）入庫上架

 

原件校核、登錄之後，便可進行封存及上架。線裝書採用平放而非立放的方式，摺式的文件也是如此，較適宜平放。首先每份文件以弱鹼性楮皮紙包裹，接下來在大張楮皮紙上放置與摺件大小相符的紙板，以幫助固定摺件，再按檔案編號順序，依據檔案的厚薄，存放在紙盒裡。之後在紙盒外側標示文件起訖的登錄號，以便調閱。裝盒亦可避免地震傾倒所造成的重新整理等問題。檔案原件保存在恆溫恆濕條件的庫房中（圖十）。溫溼度的控制採用國際標準，溼度在50~60﹪之間，溫度則在18°C～20°C之間。

 

圖十、檔案平放於紙箱後，放置於庫房架上

　

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第二階段：數位化階段

 

分為三方面同步進行：

 

第一方面：影像處理

 

（一）原件掃描、數位攝影

 

依據檔案數位化的目的，擬定數位影像的規格。其次再依原件的實體整理狀況，決定製作數位影像的方法，可分為掃描法（圖十一）與數位攝影法（圖十二）。掃描圖檔的規格為典藏級300dpi TIFF格式，以下再由系統直接降階轉存為150dpi規格。

 

圖十一、檔案掃描　

圖十二、數位影像拍攝

　

一般摺件多用掃描方式進行數位化，大尺寸的檔案或卷軸則是採用數位攝影。

 

史語所內閣大庫檔案初期採用黑白與灰階掃描方式並行，後改為黑白與全彩掃描。自九十二年起掃描色彩標準全面改為全彩。

 

掃描的單位以頁為計算，即摺件攤開每二幅算一頁。這是因為每份摺件厚薄不一，頁數也不一，因此不適合以件做計算單位；且為了配合掃描平台尺寸普遍為A4至A3大小，以頁為單位大小亦較為適合。經過系統合檔之後，即可一頁一頁翻看。

 

數位影像的拍攝大多數使用數位相機，小部分採用數位機背，拍攝後的數位影像，直接連接電腦進行圖像編輯處理。為了達到原貌重現，數位攝影圖檔的規格設定在300dpi、real pixel，使攝影後的影像能接近原圖；拼圖也力求完美，檔案上不論字跡、水痕都力求一致。此外，為了讓數位攝影所拍出來的圖像能夠銳利清晰，便會使用吸鐵輔助對焦（圖十三），事後再以圖像編輯軟體將吸鐵的影像修掉。至於掃描的部分則是系統自動合檔，無須人工接圖。

 

圖十三、大尺寸檔案

 

 

（二）數位影像校對、修稿

 

數位影像的校對須校核其正確性、完整性及清晰度（圖十四）。由廠商進行初步校對，再由工作人員進行校驗，查核是否有漏頁、重複頁、少字或缺字，如有問題即進行重新掃描。

 

圖十四、影像檔案校對

 

 

（三）數位影像後製作

 

包含影像接圖，即掃描法的系統自動合圖及數位攝影法的人工接圖、合檔、備存。將數位化的典藏級檔案進行降階轉檔、接圖、合檔等技術執行，以使影像成為可實際提供給使用者的數位圖檔。

 

第二方面：目錄建置

 

（一）目錄檔著錄

 

提調檔案，以件為單位，根據〈明清檔案著錄規則（草案）〉，繕寫提要目錄（圖十五）。

 

圖十五、撰寫提要

 

 

提要目錄必須包含：

 

1.「檔案的內容資訊」：如檔案的具奏人、官銜、時間等；依照檔案複雜程度的不同加以判讀；

 

2.「檔案載體狀況的資訊」：檔案為完整或殘缺、裝潢的形式、裱褙與否、保存狀況等；

 

3.「檔案管理的資訊」：包括摘要撰寫人、檔案將來運用等。

 

從九十年起，為更方便讀者檢索利用，將檔案貼黃部分全文輸入至系統。

 

（二）目錄檔校對

 

摘要進行線上著錄後，便由系統列印校對報表，進行目錄檔校對與修正（圖十六）。

 

圖十六、目錄檔校對

 

 

第三方面：加值分析

 

（一）權威檔著錄

 

權威檔的著錄，首先需決定權威檔性質。史語所內閣大庫針對人名、地名進行權威控制。再由內閣大庫檔案中摘錄其中人名，並參考清代古地名沿革決定地名。

 

其三，選擇考證與參考資料（由研究人員提供），依資料的可信度加以排序，並查找、記錄資料來源與位置。

 

最後根據〈明清檔案人名權威檔著錄規則（草案）〉、〈明清檔案地名權威檔著錄規則（初稿）〉（各規則由本所相關領域之研究人員研擬），進行資料的考證比對並著錄。

 

（二）權威檔校對

 

採用線上校對或系統列印校對報表，並直接進行修正。

　

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第三階段：應用階段

 

（一）系統連結

 

檔案的實體與內容皆進行數位化後，便進入應用階段。連結影像檔、目錄檔、權威檔，執行系統功能運作，提供檢索，過程中並進行權威控制。目前已可以網上閱讀目錄檢索，影像方面則須申請付費使用。

 

（二）開放利用

 

研擬檔案閱覽規則，以系統控管方式，提供使用者進行檢索、閱覽目錄及閱覽全文影像。

 

 

中央研院歷史語言研究所珍藏歷史文物數位化典藏子計畫─分支五：史語所藏內閣大庫檔案

 

※文字撰寫：數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫

 

檔案主題小組研究助理 溫淳雅

 

※圖片拍攝：數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫   檔案主題小組研究助理 溫淳雅、陳美智

 

中央研院歷史語言研究所珍藏歷史文物數位化典藏子計畫─分支五：史語所藏內閣大庫檔案

 

※圖文編輯：數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫   檔案主題小組研究助理 溫淳雅、劉華珍

 

※以上數位化工作流程簡介之文字，主要是參考中央研究院國家典藏數位化計畫／何漢威、洪一梅、明清檔案工作室」所撰寫之【典藏內閣大庫檔案數位化流程簡介】編寫而來。

 

致謝：

 

感謝中央研究院歷史語言研究所「明清檔案工作室」同仁的悉心指導。

　

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