在發展Metadata之前，有許多重要因素與條件，必須事 先考量清楚並進行前置規劃。首先是典藏單位本身的組織目標與發展方向，會影響博物館典藏品數位化所需具備的功能，間接影響藏品後設資料之深度、廣度及未來 與其他資料庫連結的可能發展。此外，必須針對藏品屬性及所歸屬的特定知識領域有一明確掌握與確立。為兼備上述二點，Metadata發展的初期工作是召集 特定學科領域的學者、系統開發人員、後設資料小組，針對典藏品研究、管理、維護等層面之基本元素內涵，共同討論與溝通，以期呈現典藏品不同層面的知識內 涵。[17]

     後設資料在典藏數位化計畫中，扮演重要及核心的角色。數位藏品的知識元件及相關聯結（例如參考文獻、權威檔、控制詞彙、時空資料轉換工具、文物影像檔等 等），都埋置於後設資料結構中。它是將隱藏的資訊轉換成為顯著資訊的關鍵機制，透過這個機制有序地控制、管理及使用數位資源，並支援不同典藏機構的數位化 資源，以達到互通與共享的可能性。

     在擬定任何metadata前，都必須對藏品有相當深入的認識。所以仔細研讀數位化前置作業 所整理的資料與清單後，搭配圖檔與其它參考資料，如研究筆記與田野日誌等相關資料，仔細了解藏品的時空背景、內涵與意義後，再擬定適切的欄位來突顯藏品的 主題性與特質。所以該提供哪方面的知識、要描述到多細緻的訊息、書寫格式的統一等問題，都是在制定metadata及著錄的規則時必須面對的。

     又藏品資料的分類與詮釋是決定此metadata未來價值上的關鍵。故如何使類別項目一方面 符合主題性的知識架構，另一方面又能與一般使用者的概念銜接，增進資源檢索的精確度，快速提供使用者的資訊需求，是一大挑戰。在擬定metadata時， 還有一個重點必須考慮到，那就是典藏單位本身的組織目標與發展方向，並滿足未來可能的跨資料庫連結。所以metadata的訂定除了學科知識的確定外，亦 得考量典藏單位為管理藏品實體而有的物質性描述欄位。擬訂後的後設資料欄位會依資料庫連結的需求與分類體系的變更等問題於日後修訂補足。[20]

     舉例來說，「台灣原住民數位典藏國家型計畫」在各類藏品之後設資料規劃考量，有鑑於國際上一些制式的欄位動輒上百個的情況，在實際作業上會太累贅的考量， 只有一個原則就是不要太複雜，所以在欄位的訂定除了幾個基本的以外，僅新增「族群」分類。中央研究院臺灣原住民數位典藏國家型計畫之後設資料的建置規劃是 先從人、事、時、地、物五個角度出發，來思考後設資料應包含那些著錄項目，同時透過管理(administration)、取用(access)、保存(preservation)、應用(use of collections)等四個層面去思考建立後設資料的用途與使用者之需求，使後設資料的分析儘可能包含各層面的需要。

     一般來說Metadata欄位大多分為兩種類型，一種是為主觀欄位，即主觀的描述，具詮釋性 的。一種是為客觀欄位，所以在欄位的設計上盡量以客觀為主軸，將主觀性的欄位減到最低，譬如說關鍵字、標題是主觀的，而採集的時間、地點這些即為客觀欄 位。因不同的環境、不同的時空背景均會影響主觀欄位的內容，但客觀欄位的著錄內容，就比較不容易因這些外在的因素受影響，因此才會採用客觀欄位「主」，主 觀欄位「輔」為原則