一、委外考量
二、委外流程
三、招標需求書   

　

　

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       隨著數位化的趨勢，各計畫委外的需求度也逐步向上增加，在數位化工作委外的運用類型，現在的發展階段也從成本考量日益偏向效益導向，越來越多的計畫單位是因為「這件事給別人做，會比自己做得更好」而外包，而不僅只是為了節省成本而已。

一、委外考量
     在越來越多計畫單位考量將某部分的數位化工作採用委外的方式，而且理由從早期的節省計畫成本，慢慢轉變成為提高產值績效。然而，面對這樣的趨勢，數位化工作委外對計畫而言究竟有哪些利益考量，又有哪些部分必須小心注意呢？

     由比爾蓋茲所推薦的湯馬斯‧佛里曼（Thomas L. Friedman）寫的「世界是平的」，在書中便敘述許多企業成功將產品零組件分別委外的故事，還有許多大型企業開始把一些客服工作，外包到印度、中國，利用便宜的人力解決簡單技術諮詢問題。全球化的趨勢下，競爭者不再是只有自己國內的人，而是全球的人，新增的30億人口(中國,印度,東歐)，對你是新的威脅也是新的資源，如何將這些威脅轉換成資源，將是決定企業成敗的條件之一。這本書讓我們開始重新思考，哪部分的工作轉為委外，會比自己做來的更好？

     各計畫在決定是否要將數位化工作委外，大致上可以從以下幾個方向來做考量：

 

(一)以局部委外為主
     在考量數位化工作委外，根據其委外內容的複雜性及效益，可歸納出4種類型：
1.複雜性低，但找人來代勞比較有效率的，這類型屬於成本考量；
2.複雜性低，但選擇委外出去，是因為廠商有更聰明、更專業的方法來做這件事的，可縮短時間成本者，就屬於效益考量的類型。
3.複雜性較高，所需投資的設備成本高，而且要花很多心力者，會選擇委外。
4.最後一種則是不僅複雜性高，委外之後可以仰賴對方把整套流程重整、代為運作，計畫單位的人員則是居於品質監控與協助的角色。
         
     委外工作現在的發展階段已經從成本考量走到效益導向，越來越多的計畫在做委外考量是因為「這件事給別人做，會比自己做得更好」而委外，而不是僅只是為了省錢的成本考量而已。
 

(二)成本不見得低，但效益比自己做好
     由於典藏級的數位檔，在品質要求上有一定的標準，所以在計畫考量委外時，可以將這部分一併列入考慮，雖然成本不見得會比較低，但出來的數位檔品質若是優於自行數位化的話，委外對計畫單位來說會比較好。例如台灣博物館的植物標本委外，由於台灣博物館的植物標本包含有「非維管束植物」與「維管束植物」，以『苔蘚類』掃描為例：一張台紙上分佈好幾撮苔蘚，幾小撮的乾燥苔蘚在同一張台紙上，因其高度不一，在掃描對焦上的設定就比一般的維管束植物標本來得複雜，為兼顧整張台紙標本影像的清晰度，掃描人員不但得花更多時間去調整、留意對焦的設定。遇到此類型的標本，相對的要更專注於台紙的每一撮標本，掃描完一張，還要重新設定機器，有時一張標本就需花上20 分鐘的時間掃描，通常出現的狀況是兼顧品質，反而在時間上就失去效率。[27]所以台灣博物館選擇將此數位化工作委外，以提高產出效益。
 

(三)自己沒有的技術，委外專業
     許多計畫單位在進行民俗文物數位化工作時，通常會選擇拍攝的方式來進行，但是攝影是一門很專業的技術，在計畫執行的有效期限內，很難在特別在計畫內培養一批專屬的人才來拍攝，因此委外給專業的公司或攝影師，能將數位化的工作做得更好、更專業。例如：台灣博物館的人類學藏品，就是委外請專業攝影師，協助文物攝影這部分的工作。
  

二、委外流程

     藉由整個委外工作流程的規劃，讓委外單位清楚知道委外工作的進程與運作概況；同時，藉由整個流程的訂定，更可以清楚的了解委外工作中哪部分的環節對整個數位化的工作，有著重大的影響，並需要格外地加以重視。故根據政府採購作業手冊所論及之業務委外的作業流程，可分為四個階段，如下表所示。[28]

表十一：委外的作業流程

委外招標時序	工作細項
計畫準備	1. 成立計畫小組，協調相關單位 2. 評估可行性及經費時程需求 3. 完成工作計畫 4. 編列預算
遴選業者	1. 準備招標文件(含建議書徵求文件) 2. 訂定評審程序、方式、項目 3. 招標流程(依政府採購法) 4. 選定委託業者
合約執行與管理	1. 成立專案組織，指派負責人員 2. 隨時追蹤進度，排除延誤因素(建立爭議處理與仲裁機制) 3. 審視、確認、驗收業者交付項目(建立品保機制) 4. 指派使用人員，接受業者提供之訓練
運作與維護	1. 確立系統保固流程 2. 執行系統保固 3. 評估是否簽訂維護合約，預作維護或簽約之準備 4. 合約義務履行完成

表十一：委外的作業流程

 三、 招標需求書

 

  民俗文物數位化工作流程 (1021.4 KB, 2,488 hits)

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