近年來，網際網路興起，智識產業面臨嶄新的挑戰。這一項由西方興起的風潮早已席捲全球，各民族、各領域的知識，以驚人的速度進行傳播。人們學習、成長的途徑，再也不必拘泥既有的模式，變得更多元、更普及。為有效統整國內各單位研究成果，民國九十一年國科會成立「數位典藏國家型科技計畫」，其項下的「內容發展分項計畫」，則陸續將國內學術機構之研究成果整合為十六個主題小組。其中，「動物主題小組」之數位化成果在各主題小組當中績效斐然，不但數位化成果數量龐大，更聯合「植物主題小組」一同建立共通後設資料欄位，促使生物類別的數位資料交流迅速並且便利。本主題小組之數位化工作中，生態影音資料可謂重要並特殊的一環。諸如鳥類在林間的鳴唱、魚類在海中優游的身影、小動物奔跑跳躍的姿態等，這一類生態影音檔案，除了在學術研究上具有重要的依據；對一般民眾而言，經由影像、聲音的感官刺激，更能引起學習的興趣，並加深印象。因此，近年來，許多學者藉由專業人員攝錄清晰的影像或聲音，並將檔案上網，達到研究與知識普及化的雙重目的。

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   「數位典藏國家型科技計畫」自民國九十一年執行至今，已累積相當豐碩的數位化成果，由於資訊科技的進步、網際網路的快速成長，不僅為人類帶來便利的生活，更提升了文化素質，透過網路連線，人們可以便捷地在網路上瀏覽這些科技的結晶。因此，計畫的執行成果呈現了國家數位典藏內容之豐富性與多樣性，對於學術研究、知識教育、文化傳承、產業發展等，都將產生廣泛而深刻的影響。數位典藏國家型科技計畫執行機構眾多，數位化物件多樣，各計畫均自行研擬發展一套符合自身情況的數位化工作流程，又考慮到經費預算、人力、典藏品性質等等，因此流程或簡或繁，其中或有相通，或有不同的地方，發展至今尚且缺乏一致性的共通標準或流程。內容發展分項計畫（以下簡稱本計畫）除負責與各機構聯繫與協調的工作之外，並詳實的紀錄各單位的數位化工作流程，九十四年度更積極彙整近四年來的計畫成果，結合各界數位化工作經驗，建立國內數位化工作流程參考標準，為避免資源的浪費，致力於制訂數位化工作的程序與方法。依據國內外各類型典藏品的數位化工作流程，分析、研究與制訂適用於國內使用的標準規格，提供參與計畫或有興趣從事數位化工作者參考利用，以期加速步入工作軌道，縮短嘗試錯誤的過程。

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       行政院國家科學委員會自民國91 年1 月1 日開始進行「數位典藏國家型科技計畫」，此計畫是承襲「數位博物館計畫」、「國家典藏數位化計畫」、「國際數位圖書館合作計畫」三個計畫的經驗，依據國家整體發展，重新規劃而成。迄今已歷經三年半的時間，此計畫在這段期間內所執行的各個面向，對國家數位典藏工作的推動做出了許多貢獻。 此計畫項下設有五大分項計畫，其中的「內容發展分項計畫」主要負責數位典藏內容之管理、規劃及參與本國家型計畫各機構間的橫向聯繫、協調等事宜。

       而「內容發展分項計畫」也針對數位內容，設立了十六個主題小組。這十六個主題小組的典藏品性質、特色或有不同的地方，但典藏品型態卻有雷同之處，如何針對這些相同的典藏品型態，擬訂出一套可涵括各主題、適合各計畫的標準作業流程(Standard Operational Procedure, SOP)，以利往後欲進行數位化工作的機構或個人可以有參考、仿效的依據，乃是「內容發展分項計畫」目前最重要的工作目標之一。

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     國內各機構典藏品豐富多樣，在缺乏數位化經驗下，多各自摸索、口頭傳承經驗，有鑑於此，本圖文說明叢書藉由文字與圖像並成的方式，將各機構從文物整理到數位化的關鍵過程完整記錄下來，作為各機構內部與機構之間傳承工作經驗的交流基礎。

        目前植物主題所」於民國九十一年度成立了植物主題小組，並推舉國立台灣大學生態學與演化生物學研究所所長謝長富先生為召集人，參與執行單位有中央研究院植物研究所、國立自然科學博物館植物組以及國立台灣大學植物標本館，另再包含民國93 年新加入的林業試驗所標本館及台灣博物館，共六個計畫。分別提供工作流程簡介以及流程調查表，在流程調查表中，藉由不同欄位及所屬的工作程序可清楚的了解到一個步驟所需要的人力、物力、時間及成本的情況，此外同時提供該步驟會遇到的困難或缺失等備註事項。
   

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       國內各機構典藏品豐富多樣，在缺乏數位化經驗下，多各自摸索、口頭傳承經驗，有鑑於此，本圖文說明叢書藉由文字與圖像並成的方式，將各機構從文物整理到數位化的關鍵過程完整記錄下來，作為各機構內部與機構之間傳承工作經驗的交流基礎。

        目前動物主題所參與的機構或公開徵選計畫，包含以下三單位的參與:台灣大學動物學系和昆蟲學系、國立自然科學博物館動物組、中央研究院動物所; 在公開徵選計畫方面，92年度入選者則由國立海洋生物博物館、國立海洋大學海洋生物研究所、行政院農業委員會農業試驗所等三個單位所提出; 民國93年度新增農委會水產試驗所、農委會林業試驗所、國立台灣博物館以及國立中興大學等四個單位，分別提供工作流程簡介以及流程調查表，在流程調查表中，藉由不同欄位及所屬工作程序可清楚的了解到一個步驟所需要的人力、物力、時間及成本的情況，此外同時提供該步驟會遇到的困難或缺失等備註事項。

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       國內各機構典藏品豐富多樣，在缺乏數位化經驗下，多各自摸索、口頭傳承經驗，有鑑於此，本圖文說明叢書藉由文字與圖像並成的方式，將各機構從文物整理到數位化的關鍵過程完整記錄下來，作為各機構內部與機構之間傳承工作經驗的交流基礎。

        目前地質主題於91年成立，並推舉國立自然科學博物館地質組何恭算博士為召集人。地質典藏品型態包含礦物、岩石、脊椎動物化石、無脊椎動物化石、微體化石、植物化石及地質鑽探岩心等。參與的執行單位分別為國立自然科學博物館地質學組與國立台灣大學地質科學細，共三個單位。分別提供工作流程簡介及流程調查表，在流程調查表中，藉由不同欄位及所屬的工作程序可清楚的了解到一個步驟所需要的人力、物力、時間及成本的情況，此外同時提供該步驟會遇到的困難或缺失等備註事項。

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文書檔案數位化工作流程
參考標準（第二版） 

數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫
研究助理 林彥宏

中 華 民 國 94 年 11 月 30 日
目 錄

壹、引言……………………………………………………03
貳、數位化工作流程圖……………………………………07
參、前置作業………………………………………………08
一 數位化方案選擇…………………………………08
二 工作規劃…………………………………………14
三 文書檔案編整……………………………………18
肆、物件數位化程序………………………………………20
一 建立色彩管理模式………………………………20
二 文書檔案掃描程序………………………………22
二 數位影像後製……………………………………27
三 數位影像備份及管理……………………………28
伍、後設資料與資料庫建置………………………………30
一 文書檔案後設資料建議欄位……………………30
二 著錄後設資料……………………………………32
陸、設備與成本分析………………………………………37
一 檔案掃描環境……………………………………37
二 主要設備與工具…………………………………38
三 成本分析…………………………………………39
柒、效益與展望……………………………………………43
捌、結語……………………………………………………45
玖、參考文獻………………………………………………47
附錄一………………………………………………………52 

壹、 引言

一、參考標準編寫目的
「數位典藏國家型科技計畫」在計畫執行的過程中，除資訊技術的開發創新及豐富地數位成果的產出外，各執行單位及內容發展分項計畫，也將數位化過程詳實地記錄下來，並出版數位化工作流程叢書，這對於數位化技術的創新及經驗的傳承而言，更是一批無比珍貴的資產。但從另一方面來說，這一批無形的珍貴資產雖略經整合，但相關資訊仍顯得過於分散，數位化工作流程參考標準的制訂，便是基於以上理由而被提出。一方面希望整合各單位先前執行數位化工作的書面資料及工作經驗，並在參考標準的制訂過程中，透過現行流程的分析與討論，將原本隱藏於計畫管理者、執行者腦中的資訊和經驗，轉化為可見的知識並應用於參考標準的制訂中，並形成兼具專業性、可操作性與標準化的參考標準文件；一方面也希望藉由參考標準的建立及導入，除了能讓工作人員從整體性的觀點，清楚界定其自身職責、工作項目及執行步驟，並瞭解其工作與前、後步驟的連結性外，也方便管理者，對於工作進度的追蹤及工作品質的掌握。進而協助後續數位典藏計畫或數位典藏工作者，以更有效率的方式，完成數位化工作。
二、適用範圍
（一） 數位化物件
所謂檔案，就其定義而言，主要指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。因此內容包含相當廣泛，從檔案性質來說，包含文書、私人書信、日記、照片、文物、地圖、影音等；從時間分佈來說則跨越明、清、民國初年到現代。但雖然檔案包含範圍相當廣泛，不過其中仍以文書檔案最為普遍。尤其是明、清及民國初年的檔案，因時代的限制，皆以文書為主。加上文書檔案乃紙質文件，容易因天然災害或過度使用而愈加受損及脆化，因此文書檔案數位化更顯出其重要性。而〈文書檔案數位化工作流程參考標準〉（以下簡稱〈參考標準〉），便是依此而制訂，適用於「單頁紙質檔案」進行數位化工作時之參考標準（後文所提「檔案」皆概指單頁紙質檔案而言）。
（二） 數位化執行方式
檔案數位化的方式約可區分為兩種，其一是以檔案原件直接透過掃描器對檔案進行掃描，如使用平台式掃描器或大尺寸掃描器等。其二則是先將檔案進行縮影微捲，再將微捲進行數位化。 本參考標準僅著重於直接掃描之程序。
（三） 工作項目及範圍
本參考標準於檔案數位化流程上，主要規劃為三階段：「前置作業」、「物件數位化程序」及「後設資料與資料庫建置」。「前置作業」旨在說明數位化工作進行前的準備工作，包含一、數位化方案選擇；二、工作規劃；三、文書檔案編整。「物件數位化程序」旨在說明數位化工作中，使用掃描設備之執行步驟和工作注意事項，及影像後製之工作執行步驟。工作包含一、建立色彩管理模式；二、文書檔案掃描程序；三、數位影像後製；四、數位影像備份及管理。「後設資料與資料庫建置」旨在說明檔案後設資料之標準及其著錄規範之制訂，包含一、文書檔案後設資料建議欄位；二、後設資料庫建置；三、著錄後設資料。除以上三部分外，本參考標準亦包含設備與成本分析，說明掃描程序所需之空間規劃、儀器設備及掃描作業所需成本的約略估算，作為規劃數位化工作之參考依據。

數位化物件 單頁紙質檔案
數位化執行方式 掃描 平台式掃描器
大尺寸彩色掃描器
工作項目及範圍 前置作業 數位化方案選擇
工作規劃
文書檔案編整
物件數位化程序 建立色彩管理模式
文書檔案掃描程序
數位影像後製
數位影像備份及管理
後設資料與資料庫建置 文書檔案後設資料建議欄位
後設資料庫建置
著錄後設資料
表一：文書檔案數位化工作流程參考標準適用範圍表

三、制訂依據
本參考標準之編訂，乃以數位化工作執行單位及相關人員之經驗心得為基礎，並參考相關法規及著作，說明如下：
（一） 法規類
根據「檔案電子儲存管理實施辦法」、及「機關檔案管理資訊化作業要點」，對檔案數位化有相關規定，如辦理電子儲存應注意事項，檔案電子儲存格式等。
（二） 規範類
係指各單位所制訂之數位化工作規範，如數位檔案命名規範、影像製作規範、後設資料需求規格書、檔案著錄規則等，這些相關規範為數位化工作流程參考標準的制訂，提供基礎資訊來源。
（三） 專著類
專著圖書主要包含兩類，其一為針對數位化工作流程所編寫之圖書文獻，如《數位化工作流程圖文說明》、《技術彙編》及《文獻典藏數位化的實務與技術》等。
《數位化工作流程圖文說明》是目前對數位化工作流程記錄最為詳盡的一套叢書，依數位典藏國家型科技計畫之十二個主題小組，區分為十二冊，每冊彙整各計畫執行數位化工作流程的圖文說明及相關規範、調查表。
《技術彙編》收集了數位典藏國家型科技計畫、數位博物館計畫及其他相關計畫的技術規範內容187篇，內容主要包含三大部分：數位典藏品的識別與描述、典藏品的數位化製作及數位典藏技術與系統開發。其中，後設資料的篇幅最大也最完整，幾佔全部篇幅的三分之二。包含後設資料的完整製作程序、相關工具、管理、訓練講義、命名規範、介面，以及評估等。相對於此，典藏品的數位化製作部分及數位典藏系統則只佔少數篇幅。
《文獻典藏數位化的實務與技術》由台大圖書館特藏組編審洪淑芬所編著，主要就數位化過程中，對資料手稿、拓本、書籍等不同類型與特性的資料，需作的特殊考量與作業方式，作一分類整理。內容涉及數位化工作的準備工作、數位化的方式、數位化的規格、資料庫的建置及委外招標等等，涵括了數位化工作項目的各個層面。本書的特點除涵括面廣外，由於作者具有實務經驗，以臺灣大學圖書館進行館藏珍貴資料之數位化的相關經驗為例，進行說明，因此許多數位化工作細微的地方，皆說明的非常仔細，尤其針對過程中各個不同的決策選擇，皆作了詳細的說明，因此對於制訂參考標準而言，非常具有參考價值。
除上述專著外，另有為檔案管理或數位攝影、數位影像處理等撰寫之專著，這些圖書雖非針對數位化工作流程編寫，但仍有相關篇章值得借鏡，如影像格式的解說、掃描器的選購、掃描程序的操作及數位影像的編修等。
（四） 期刊類（含研究報告）
期刊類主要包含數位化工作者於期刊或研討會上發表之文章及相關單位所撰寫的研究報告。期刊論文如中研院近史所檔案館主任莊樹華所發表之〈檔案數位影像製作之流程與管理〉、國史館審編處典藏科科長廖運尚所發表之〈國史館採用無失真壓縮實作經驗談〉及師範大學圖書資訊學研究所教授陳昭珍發表之〈國家典藏數位化及應有的技術規範〉等。這些文章皆是作者基於數位化工作之實務，提出總結性的報告。研究報告則如檔案管理局委託台灣大學資訊工程學系教授項潔、陳雪華所進行的研究《國家檔案數位化影像品質之研究》，本研究針對國內外數位化工作執行情況進行分析，並實地訪問執行數位化工作之單位及廠商，對於瞭解國內外檔案數位化之工作流程概況，非常有幫助；此外，報告中針對數位化的各個階段提出建議，亦是制訂參考標準相當寶貴的參考文獻。
本參考標準便是基於以上文獻資料進行編定，而詳盡資料及未能述及之文獻部分，可參閱本標準之參考文獻部分。