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國史館臺灣文獻館 檔案大尺寸圖檔數位化工作流程簡介

Tags: , , , , , , , , , , , 發表: 2008-08-08, 點閱: 5,440 , 加入收藏櫃 , 列印 列印 , 轉寄 轉寄

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計畫單位:國史館臺灣文獻館

 

計畫名稱:典藏日據與光復初期史料數位化計畫

 

計畫簡介

 

史料的保存與運用為典藏管理首要的工作,「保存」又是「運用」的基礎。國史館臺灣文獻館進行檔案大尺寸圖檔(以下簡稱大圖,尺寸的型式數量請參考附件一)的數位化工作,其目的便是為達成原始史料的永久保存,並藉以提供廣泛、重複使用的可能性。原始檔案十之八九為手稿式史料,非印刷品或複製品,內容珍貴但形式脆弱,其特性即其「唯一性」。若干檔案文書已超過一百年以上,文書紙張自然老化的現象無法避免;但史料應以能提供研究、法律信證或歷史事件稽核為其保存下來的積極目的,應設法善用此一資源。透過數位化保存,則可達到永久傳承史料文物之目的,且就積極面而言,已數位化之檔案史料,將可充分提供各種運用,發揮典藏管理的目標。

 

以下便就國史館臺灣文獻館進行數位化的工作流程做一說明、介紹。

 

  目      錄 

計畫簡介


工作流程圖

 

一、檔案大圖整理

 

二、掃描前置作業

 

三、數位掃描

 

四、掃描後製作業

 

五、建立電子資料庫

 

六、系統建置、開放使用

 

 

國史館臺灣文獻館數位化工作流程圖

 


<目 錄>

 

數位化工作流程說明

 

一、檔案大圖整理

 

(一)案狀況檢驗

 

檔案大圖在準備進行掃描之前,必須先做一狀況檢驗,檢視大圖保存狀況是否完整可進行掃描,或是殘破需要先行裱

褙。

 

(二)製作清冊

 

檢驗的同時,製作檔案清冊,詳細記錄檔案大圖的尺寸、編號等等。

 

(三)裱褙大圖

 

需要進行裱褙的大圖,館方也已經建置了一套完整的裱褙工作流程,這部分請參考附件二:「國史館臺灣文獻館裱褙工

作流程介紹」。

 


<目 錄>

 

二、掃描前置作業

 

所有的掃描作業及備份等,皆以卷為單位,一卷內的大圖掃描完成之後,才進行下一卷。外包廠商在進行掃描作業時,

因顧及檔案紙質脆弱,直接接觸大圖的工作人員,都必須戴上棉質手套,以避免手汗、髒汙等污染了大圖。

 

(一)對照清冊挑揀大尺寸圖檔

 

館方在一宗檔案中挑出準備要進行掃描的大圖,並在取出大圖的位置上,夾入一張色紙以作區隔,方便大圖掃描完後進

行歸檔(圖一)。接下來,外包廠商借出館內需要掃描之大圖,進行大圖掃描。

 

 

圖一、工作人員對照清冊,於檔案卷宗中挑出檔案大圖

 

(二)丈量尺寸

 

大圖掃描前,首先必須丈量大圖的尺寸,與清冊上標註的尺寸做一對照。如果清冊上有誤差,必須將正確尺寸以紅筆標

明。並且於大圖上以自黏標籤註明其長寬,以便掃描時可以確認正確的尺寸(圖二)。

 

館方在清查檔案時,已就檔案卷宗的大圖進行邏輯編碼,註記於自黏標籤上;廠商在掃描時,必須將這些編碼的標籤黏

貼於大圖的右下角,一併掃入圖檔中(圖三)。

 

 

圖二、工作人員丈量大圖尺寸

 

 

圖三、黏貼在檔案大圖上的檔名編號標籤

 

(三)上保護性無酸不偏光膠膜

 

由於大圖的紙質直接進入饋紙式的掃描器,易造成紙張破損,所以在掃描前,必須使用無酸材質的高透明度不偏光圖

套,包覆於大圖外。工作人員在將大圖放入圖套時,順便整理大圖,例如處理折痕,使之盡量平整(圖四)。

 

圖套不斷進出饋紙式掃描器,一定程度會磨損圖套,因此當透光度不佳、影響到掃進去的圖像時,便會將圖套棄置換

新。故此無酸圖套屬於消耗品。

 

 

圖四、兩名工作人員協力將大圖放入圖套中,並將之拉平

 


<目 錄>

  

三、數位掃描

 

(一)掃描作業

 

掃描作業,依職務來分做甲、乙、丙三項。甲部分需要工作人員一名,負責操作掃描軟體,並依檔案原本的卷宗編號,

為大圖掃描後的電子檔命名。並且必須在掃描時,同步監看掃描出來的圖檔效果,傾斜度不可超過五度。如果出現夾紙

等問題,可以隨時停止掃描,退出大圖重新整理(圖五)。

 

乙部分需要工作人員一名,在進行掃描之前,確認大圖在圖套裡的狀態(圖六),整理好之後,再將大圖連圖套送入饋

紙式掃描器中。

 

 

圖五、工作人員正為即將掃描的大圖電子檔命名

 

 

圖六、工作人員在掃描前先整理圖套裡大圖的狀態

 

(二)大圖歸回卷宗

 

丙部分則視大圖尺寸,由1~2名人員在後端負責收回已掃好的大圖(圖七),並依原圖檔摺痕之位置,將圖檔摺回還

原,再將之與原檔案冊合併還原,並依清單之順序點交歸檔(圖八)。

 

 

圖七、工作人員在掃描後端將大圖自圖套中取出

 

 

圖八、小心摺疊好大圖,收回放在右側的檔案卷宗裡

 


<目 錄>

  

四、掃描後製作業

 

(一)轉檔

 

當掃描完成後,廠商除了將掃描時所設定的300dpi、TIFF規格存檔以外,還必須轉出一份300dpi、JPG的檔案,以及一

份76dpi、JPG網路瀏覽規格。

 

掃描後以*.tif格式存檔,廠商必須將檔案存入120G大小的抽取式硬碟中。掃描後的圖檔統一存在一顆抽取式硬碟中,轉

成300dpi、JPG格式的檔案則會另存入一顆抽取式硬碟,轉成網路瀏覽規格則存入第三顆抽取式硬碟(圖九、圖十)。

分開儲存可以避免混淆,也可提供管理上的便利。

 

 

圖九、廠商自行開發的轉檔系統,圖中正在進行的是JPG格式檔案的轉檔

 

 

圖十、三顆存檔用的抽取式硬碟,由上而下分別為─

 

紅色為儲存300dpi、TIFF格式檔案;

 

橘色為儲存300dpi、JPG格式檔案;

 

藍色為儲存76dpi、網路瀏覽規格

  

(二)列印紙本供館方校驗

 

外包廠商在交由館方校驗前,會先在電腦上檢視圖檔是否完整清楚(圖十一),若有摺痕、缺邊等問題,會退回掃描作

業區重掃;若沒有問題,便交由館方檢驗。

 

 

圖十一、工作人員在電腦上檢視掃描後圖檔是否完整

 

(三)錄製LTO磁帶

 

檔案存於抽取式硬碟中,只是暫存動作,要將數位圖檔做長久性的保存,還必須將圖檔錄製在LTO磁帶上。錄製磁帶

時,使用的是Windows 2000原本內建的備份系統,與100/200GB的磁帶。由於轉錄磁帶十分耗時,通常轉錄一捲磁

帶約需五至六小時(圖十二、圖十三)。

 

 

圖十二、轉錄磁帶所使用的磁帶機

 

 

圖十三、容量100/200GB的磁帶

 


<目 錄>

  

五、建立電子資料庫

 

掃描後的大圖磁帶,將依其格式分批轉入館方電腦庫房的巨量儲存資料庫內;另外為方便線上查詢與檢索使用,本館亦

規劃建立電子資料庫,陸續進行Metadata欄位規劃與著錄工作。在欄位規劃上,主要考量這些大圖皆為原檔案的附件,

如果將其獨立於原檔案外,日後恐造成問題。是故,與後設資料工作組討論後,將大圖附屬於原檔案欄位下,共同進行

欄位分析與規劃。而在著錄工作方面,由於著錄資料皆為古日文檔案,在辨識與著錄工作有其困難度,館方除招募具有

日文專長助理外,亦商請原聘任專業翻譯工作的研究員支援此一著錄工作。

 


<目 錄>

 

六、系統建置、開放使用

 

有關國史館大圖資料庫系統的建置情形,目前主要是先與後設資料工作組供同研擬需求規格書,完成後再交由中研院計

算中心研發。在系統的規劃上,除了具有線上檢索及查詢網頁之外,亦設計後端管理與著錄修正的功能,希望能達到數

位化檔案充分利用的目的。

 

※製作單位:國史館臺灣文獻館 典藏日據與光復初期史料數位化計畫

 

數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫

 

※文字撰寫:數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫 溫淳雅、劉華珍

 

※圖片拍攝:數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫 溫淳雅、陳美智、陳嘉萍

 

※圖文編輯:數位典藏國家型科技計畫 內容發展分項計畫�溫淳雅、劉華珍

 

致謝:

 

感謝國史館臺灣文獻館許添棋先生的悉心指導,並蒙文獻館同仁協助解說、拍攝,特此致謝。

 

附件一

 

國史館臺灣文獻館日治時期檔案圖表統計

 

 

備註:A3以上之大尺寸圖檔,包括四種尺寸規格:

 

一、A3(297mm*420mm)以上至A2(420mm*594mm)

 

二、A2(420mm*594mm)以上至A1(841mm*594mm)

 

三、A1(841mm*594mm)以上至A0(841mm*1189mm)

 

四、A0(841mm*1189mm)以上

 

附件二

 

國史館臺灣文獻館裱褙工作流程介紹

 

提供單位:國史館臺灣文獻館

 

前言

 

國史館臺灣文獻館庋藏之日據時期檔案、古文書、舊書籍、簿冊等史籍文獻,為研究臺灣近代史原始史料,深具參考價

值。由於年代久遠,紙質易碎,加上空間的限制,迭經遷徙,難以完全防患蟲鼠之患、霉濕之侵。

 

雖然近年已加強若干典藏管理措施,改善空間環境,仍需經常性的進行檔案是了裱褙維護,以期已受潮損毀或朽爛黏疊

之檔案史料獲得妥善照料,阻遏其繼續惡化,俾利長久保存。

 

裱褙維護,如何進行?以下將以「臺灣總督府檔案」為例,剖析裱褙過程各項要訣。

 

一、工具與材料

 

史料檔案之維護項目非常繁雜,包括有典藏空間、除蟲防霉、管理運用、裱褙維護……等,而裱褙維護是一種極為細緻

的手工操作技術,在史料維護中佔有極重要的地位,乃因史料檔案皆年代久遠,需速以裱褙維護始能避免紙質日益惡化

之危險,增加保存上之不易。在裱褙業務中,所使用的工具與材料都非常重要,除了光滑、平整、乾淨的工作桌與寬

敞、明亮、通風的工作室外,裱褙工具、純中性手工製的覆褙紙、中性的、與不含防腐劑的漿糊,都是確保裱褙質

與量的課題。合適的工具與材料能使檔案紙質狀況穩定,有助於檔案的永久保存。

 

(一)裱褙工具

 

裱褙工具依使用性質之不同,至少應具有以下之工具:毛刷、鬃刷、裁刀、裁板、裁尺、排刷、小鑷子、竹起子、角起

子、攪拌片、圓棒、噴水器、小針錐……等。

 

(二)覆褙紙

 

由於檔案資料年代久遠,紙質已呈發黃狀況,為顧及長久保存,選用純中性的楮皮覆褙紙是必須的,以免檔案資料再度

受傷害。具酸性或鹼性的紙張,易與周邊的物質產生化學變化,而影響紙質,故裱褙維護檔案應盡量選擇中性紙張。當

然,紙的韌度、強度、質輕、透明度佳……等,也是對紙張品質應有的要求。

 

(三)中性純水設備

 

確保檔案資料在維護過程中能使用中性的各種維護材料,其中以改善裱褙用水為首要之務。

自來水含鹼性,使用後易使紙質脆化,利用淨水設備,將鹼性水去掉離子、雜質,保持水質淨化,製作出純中性用水(PH值為7),用以使用在裱褙上,對於檔案資料的維護與保存助益非凡。

 

(四)漿糊的製造

 

漿糊是裱褙技術中不可或缺的黏合材料,其品質是否精純將影響裱褙作品日後之保存。良好的漿糊水應具備黏合性佳,

修裱後檔案平整,不變形,不易滋長蟲與黴菌等優點。

 

小麥麵粉去除其中麵筋等蛋白雜質〈蛋白質易使紙張起皺、發硬脆化〉,即成為漿糊的主要成分──澄粉(澱粉)。

在澄粉中注入中性純水,慢火加熱,並用木棒攪拌均勻,直至呈暗乳白色半透明狀為佳。

調製完成之漿糊呈暗乳白色半透明狀,與紙張黏合力佳,修裱後檔案平整,且能溶於水,假如有需要,可再次托裱,不損傷檔案。

 

二、裱褙流程介紹

 

裱褙維護的方法需視史料檔案的破損情形予以裱褙,且有其一定之作業程序,在裱褙維護「臺灣總督府檔案」中,其作

業程序亦依照實質上的需求而定,其程序介紹如下:

 

(一)拆揭編碼

 

檔案、資料成冊均有其先後順序,所以在維護之前需逐頁編碼,以利未來拆揭裱褙後能夠恢復原狀。檔案交付裱褙時,

即表示其有損壞情況,所以在拆揭時,工作者必須具有細心、耐心、愛心的工作態度,需小心謹慎避免檔案造成再度損

傷。

 

依序編寫頁碼,以使檔案精拆揭裱褙完成後仍能正確地恢復原狀。

 

利用竹起子或角起子、小鑷子、針錐等特殊拆揭工具,將黏著部分小心謹慎的拆揭。

 

(二)掇拾檔案

 

依照檔案原始資料內容正面朝下,小心掇拾拼齊檔案,利用竹起子把檔案皺摺的部份挑起舒展開來;待檔案拾補完畢,

予以均勻噴水後,立即將檔案整平,再用吸水性較佳之毛巾稍為吸乾水份。

 

利用竹起子把檔案打折的部分挑起、舒展開來。

 

在檔案上噴灑適量清水,使破損部位浮起,注意水量不宜過大,避免將破損的部份沖散,不利於復原。

 

利用毛刷、針錐、小鑷子等,把裂開的空隙輕輕的湊在一起,使之恢復原狀。

 

(三)上漿

 

用漿刷沾上漿糊水,刷在覆褙紙黏合面上(粗面),要刷得均勻,不可太濕或太乾,且須順著紙張纖維的走向,上下均

勻上漿。

 

刷漿糊時,漿糊所含漿糊要適量,切記太飽,宜隨刷隨蘸,下刷子要輕巧,刷漿糊要均勻。

 

(四)托心

 

使用圓棒輕輕捲起上完漿糊的覆褙紙邊緣,配合毛刷的使用,將整張覆褙紙托裱在檔案背面,用毛刷刷平,使檔案與托

紙之間平整貼合。

 

(五)上板

 

檔案、覆褙紙、連同塑膠膜,用竹刀輕輕挑起,一起平貼在晾乾板上,用鬃刷再度刷平,使之無皺摺。取下塑膠膜後,

晾乾板置於架上,等待陰乾。

 

(六)陰乾

 

視天氣狀況,陰乾時間約為二至三天,要自然陰乾,不得使用電風扇等外力因素協助乾燥。

 

(七)下板

 

檔案陰乾後,以角起子插入裱件邊角空隙內,先輕輕挑起相鄰的兩邊,再用雙手持檔案,保持一定的角度,慢慢將另外

兩邊同時拆下,注意不可用力過猛或一扯而下。

 

(八)方心

 

裱褙用紙比檔案略寬,托心時,上下左右留邊一至二公分,以便利方心及裁切。製作方心須先將檔案對折,壓上一把尺

並往前平行推動,觀察裱件中央拱起處兩側是否平行一致,如果發現不一致可稍加調整,然後依據檔案寬度用針錐扎孔

眼作記。

 

(九)裁切修邊

 

使用裁刀修邊時,將檔案平鋪在裁板上,正面朝上,先將一邊裁齊,裁時左手按住木尺,防止移動,右手持裁刀從左往

右一刀裁下,裁切時持刀要正、運刀要穩、用力要輕。

 

(十)整理

 

裁切完成之檔案,以基準邊為折頁,以扇型方式對齊壓平。

 


<目 錄>

 









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