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數位化工作流程指南-專案規劃

Tags: , , , , 發表: 2010-09-17, 點閱: 71,939 , 加入收藏櫃 , 列印 列印 , 轉寄 轉寄

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壹、 前言

 

一、 專案成立的背景與目的

 

  資訊時代,技術的日新月異伴隨著快速與多元的發展,要完成一件事已不能單從一個面向去思考與執行,有目標的分析整合是專案規劃的基礎,有效率的統籌應變成為專案管理的必備能力。規劃管理的模式內化在我們的生活中進行著,然而「專案」更完備的概念是始於二十世紀中葉的冷戰時代,當時的美蘇兩大強權進行科技、軍事與太空的競賽,為求整合多元資訊與應變快速變遷的技術,專案規劃管理的架構應運而生。現今多變的大環境中,專案規劃更顯重要,在目標取向的分析整合基礎下,還需擁有具效率的統籌應變能力。事有大小之差,規劃也有優劣之異,要做一份策略地圖不難,要做一份好的策略地圖則不容易,要做一份實際有用的策略地圖,那就需要更多的評估與規劃。

 

專案規劃可提供組織成員瞭解專案的目標與執行的方向、確定任務與各種相關的活動;也可用以模擬相關狀況、預測未來、評估可能碰到的問題並提出完成任務和解決問題的有效措施方案,亦可定義必需達成的工作時程與成果,因此「範疇、時程、成本」稱為專案規劃管理的金三角。專案規劃其概念影響著執行的成果效益與發展深度,不同於線性流程的執行,更涵括系統性的整合,橫跨各不同領域,規模可大可小、時間可長可短、資源可多可少,其中如何衡量控制以得最佳效益,即靠專案規劃時依據專案特性與策略規劃,以最宏觀的思維、最系統化的做全面考量,「將知識管理、技術、工具和方法運用到一個專案活動上,使其能符合專案的需求」,[1]此即是專案規劃的最終目的。

 

二、 數位內容建置專案

 

  在數位典藏與數位學習國家型科技計畫(Taiwan e-Learning and Digital Archives Program,以下簡稱為TELDAP)專案中,為建置更豐富的數位內容,促成典藏內容與技術融入產業、教育、研究與社會發展上,並提昇台灣數位學習的研究能量,促進數位學習相關產業的發展,TELDAP專案執行了各不同的徵求作業,專案申請主題包括:數位內容的「拓展台灣數位典藏計畫-數位內容公開徵選計畫」、技術研發的「數位技術研發與整合計畫」、推廣應用的「數位典藏與學習之學術與社會應用推廣計畫-推廣應用公開徵選計畫」、學習環境與工具開發的「數位技術研發與整合計畫-數位學習環境與工具開發計畫」、語言學習的「語文數位教學計畫-華語文作為第二語言之數位學習研究計畫」等。[2]因為計畫性質的不同,在專案規劃的思考面向也有所不同,計畫書撰寫、執行與管理的方法即有許多的差異。本專書以專案管理的方法論為基礎,統合「數位內容建置專案」中各執行之經驗,撰寫內容主要在如何規劃管理專案執行流程為主,在規劃過程中有與「數位內容加值應用」或「數位學習」相關之處,也會適時的提出,但不多著墨,以期更為深入、完整地介紹一個類型的專案規劃工作,以強化執行之效率。

 

三、 預期使用者

 

  任何專案皆有其預定的使用者,針對使用者研擬計畫執行的方向是規劃的重點考量,本書內容主要是針對「數位內容建置」執行規劃者為對象,設定在一般典藏家、小型單位甚至大型機構等欲將典藏物件數位化的規劃者。數位內容建置專案所涉及的內容面向多元,其中所涉及的專案定義、專案構想與規劃、專案計畫書撰寫、專案執行時程、成本與品質的控管、結束與永續發展,都是一個計畫初始規劃時就必須考慮的面向,然而各類專題、執行流程中都有不同的難題,不同的運用層面會有不同的產出層次。精選珍貴且具代表性的數位內容、執行有效率且多面向的運用,將能增加典藏內容的價值意義,建置多元且具價值的數位內容,更能有效推廣台灣的數位科技力量與文化形象。

 

  拓展台灣數位典藏計畫以內容發展為主要導向,計畫執行至今已累積豐富的成果,各計畫的執行也聚積了專案執行與管理的寶貴經驗,因此在本書中將統合各專案執行之經驗,並訪問執行成效優異之單位,作為專案規劃執行之參考。書中所舉的範例有機構型計畫,由國內重要一級典藏機構組成,以五年時間規劃有系統地將典藏品逐一數位化,並結合機構原有資源,持續進行加值、推廣與永續發展的範例;另外也包含小型的公開徵選計畫,依藏品之代表性、珍貴性再做延續性的執行。本書期望透過各執行計畫之經驗,統合專案規劃時需要考慮的面向與注意的問題,以協助後續將做數位化專案之團隊在進行規劃時有參考依據。

 

  在數位典藏與數位學習國家型科技計畫即將進入尾聲的同時,然而數位化內容還有尚未建置的,更需要有隨著時代更新建置的環境,因此期望此以數位內容建置專案規劃之專書,能協助還打算執行此專題的各單位,思考專案規劃時須考量的面向、瞭解其他單位在專案執行時的控制與管理,掌握目前的資源與趨勢,以順利完成專案的各流程,以最小之成本達到最佳效益。

 

 


 

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[1] 熊培霖、范淼、黃哲明、周祥冬、陸正平,《專案管理基礎知識與應用實務—專案管理入門寶典》,臺北市:博鴻國際專案管理顧問股份有限公司,2008年3月二版五刷。原始資料:Project Management Institute (PMI)(2004),A Guide to Project Management Body of Knowledge:PMBOK Guide,3rd ed., Newtown Square,Pennsylvania,USA:PMI Inc.,P5.

[2]數位典藏與數位學習國家型科技計畫,〈公開徵選計畫徵求通告〉,檢索:2010年1月, http://teldap.tw/Proposal/proposal_01.php

 









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