國立歷史博物館委外數位化作業專訪
內容發展分項計畫助理 陳秀華、程婉如
受訪者：國立歷史博物館廖康任先生
由於數位化技術與方式的快速發展，使得大多數單位未有人力、經費與時間追隨新科技的變化，而更新設備或改變工作方式，也因此適度的將部分數位化工作，委託外界專門從事該領域工作的廠商執行，便越顯重要，這不但可以減少成本的花費，也可提升數位化之品質與工作成效，以及增加產業界的活絡。
目前在數位典藏國家型科技計畫裡，大多數計畫仍採行自製數位內容的方式，或許也是因為計畫初期，各單位仍在摸索適合身的工作方式與技術，加上數位內容產業也正在起步
在這樣一個無法自給自足的高度分工、專業化的時代裡，委外，的確是一種可以思考的工作方式，但如何選擇適當的供應商（Right Vendor）、適當的品質（Right Quality）、適當的時間（Right Time）、適當的價格（Right Price）與適當的數量（Right Quantity）1，以滿足消費或生產的需求呢？這次，本計畫採訪到國立歷史博物館國家歷史文物數位典藏計畫，負責該計畫之專案管理與技術發展負責人廖康任先生，與各位分享數位典藏計畫委外作業的方法及經驗，期望能為欲從事數位化委外工作之單位，一個參考範本。
問：計畫初始便採行數位攝影及委外掃描並行的方式進行數位化工作，是怎樣的因素而不將所有藏品重新以數位攝影方式作數位化呢？
就我們館方的文物管理政策來說，所有藏品，包括新進藏品，皆會委託專業攝影師拍攝傳統正片。在數位化計畫這一部分，則是先挑選館內已有之正片，若正片品質好的就進行委外掃描；品質不好的，才會另外提件，請計畫下所聘請的攝影人員，以數位相機進行拍攝。因為數位攝影的方式需要考量到場地、環境布置、燈光調整等步驟，會耗費大量的工作時間，加上計畫內人員並不多，所以並無考量將所有藏品重新以數位攝影的方式進行數位化。
問：決定委外之後，如何進行委外作業規格書的訂定？
我們計畫團隊在制訂規格書前，會多方的探聽與學習，以避免開出過於具獨佔性或無法達成的規範為原則，過濾坊間廠商所能達到之規格與所用技術，了解業界市場狀況，同時也參考了行政院文建會、台中國家美術館、台北美術館的委外數位化標準等相關文件內容。
問：在委外作業中，計畫內的同仁是否有需要全盤了解委外作業的方式？是否會影響計畫同仁學習數位化相關知識的機會？
因政府機關有一定的招標流程，所以本計畫先徵求計畫同仁意見，擬定委外作業規格書後，便交由館方採購人員進行公開招標作業的行政程序，因此需求單位與採購單位的作業是獨立分開。計畫內同仁雖不用全盤了解委外作業的方式，但平時亦邀請得標廠商至館內開辦課程，教導同仁掃描數位化作業，並進行技術交流。而數位攝影的部分，計畫本身便有進行，亦可隨時進行切磋討論，整體來說並不影響同仁在數位化作業的學習機會。
問：在招標過程中，是否有量化的評選標準來選擇適當的廠商，或者有其他的評選方式呢？
有的，基本上評選作業規範與標準有制式的格式，但仍需因每個案子的實際狀況，調整其細節的部分，一切依照政府採購規範公開進行，由多個評選委員對各家廠商評定分數。其中除非某數位化作業的專業性與特殊性，僅有一家廠商能完成工作，才可採行限制性招標，否則會被質疑有圖利廠商之嫌。委外招標當然會具有一定的風險，因此在招標審核前，需要求廠商將試掃正片交由委員作評估。
問：在委外作業中，計畫內人員與委外廠商之間是如何的工作配置各為何？
我們除掃描外，資訊系統的部分也是採委外作業。在委外掃描部分，計畫有四位助理作為計畫對廠商的窗口，負責正片的簽收與核對等工作；而資訊系統的部分，則有一為助理專責與廠商聯繫的行政作業與系統測試的工作。而廠商內部的工作安排，我們這邊就不清楚了。
問：廠商能完全遵循規格書的內容，無誤作業嗎？常會發生的錯誤是哪些呢？影像品質是如何控管？
原則上，委外廠商有義務遵循規格書內容進行作業，甚至必須做得比合約所規定的更好，若低於規格書的標準，則無法進行驗收，每張圖檔都帶有ICC Profile，以達到影像品質趨於一致。廠商也需對於合約書內容保密，驗收完畢後，隨即銷毀廠商所存的檔案，倘若正片遺失、損毀，廠商也要負起重拍的責任。目前為此，本計畫尚未遇到言行不一的不肖廠商，雙方依照合約書、規格書的內容進行作業，驗收的錯誤率也必須合乎標準的容許範圍內。
我們與廠商合作的過程中，掃描作業部分，幾乎不會出現圖檔掃描品質不好的問題，通常較常出現檔名輸入錯誤，因為廠商是以光碟片繳交數位檔案，便會要求廠商在更正錯誤後重燒。資訊系統的部分，比較會有呈現出來的功能不符合需求的問題，這些都需要請廠商做更改。雖然說資訊系統有保固一年，但這些測試的部分，最好是在驗收前就檢查完畢，避免廠商開始進行其他案子，而無較多時間負責系統的修改。
問：若計畫須告停止，數位化工作之成果及運作如何延續？
本館藏品是依照計畫所規劃的順位陸續進行數位化工作，若未來數位典藏計畫不再持續，數位化作業則將回歸館內持續進行，資訊技術的部分亦是如此。
問：對於委外作業有沒有什麼一定要提醒欲從事相關數位化工作者的忠告？
委外作業必須事前須蒐集坊間廠商資料，也不要單獨與某家特定廠商進行討論或溝通，須蒐集其他單位委外資料或市場技術規範後，才能進一步訂定符合館內要求之規範，招標作業完成後，必須隨時與得標廠商保持聯繫、定期驗收等。
結語：
在有限的人力或經費下，的確有時很難將所有數位化工作，全數由自己單位負責進行。在委託專業廠商進行部分數位化作業前，需針對未來成果產出訂定「委外作業規格書」，將需要的檔案規格、品質檢驗方式等等，詳細規劃，以作為自身單位與廠商間的作業依據。依照政府採購法規進行公開徵標，評選出能合乎要求的廠商後，隨時與得標廠商維持聯繫，彼此尊重，對於成品驗收也需依循規格書中的標準進行，以確保數位化後的圖檔之品質。
1 王忠宗，《採購》，台北：城邦文化事業股份有限公司，1998。
