檔案數位化工作委外專訪 (一)史語所明清檔案工作室
星期二, 五月 27th, 2008內容發展分項計畫/謝筱琳
關於清朝內閣大庫檔案,最傳奇莫過於它「八千麻袋」的身世。據史料,清宣統年大庫年久失修,便將所藏移出整修,未料時局變盪,民國十年,殘破檔案被隨意裝入八千麻袋,共十五萬斤,賤售紙廠作還魂紙;又經輾轉拋售,民國十八年,終於在傅斯年先生努力下,由中央研究院歷史語言研究所購回。
從民國19年起,史語所明清檔案工作室著手進行「內閣大庫檔案」整理工作,至今已超過半世紀。整理工作除例行掃灰去蟲、修裱、編目、摘要,亦包括影印複本、出版影本;但隨時光荏苒,資訊技術日進,現已改為影像掃描,錄製光碟保存檔案原樣,並上線提供網路瀏覽。
目前工作室典藏檔案文書約三十一萬件,目前已完成檔案登錄二十七萬件,提要撰寫十七萬四千多件,以及影像製作二十萬九千餘件。
由於檔案件數量龐大,加以人員、時間與其他因素考量,部分工作委託外商製作,項目包含:檔案影像掃描、內閣大庫檔案資料庫建置系統、內閣大庫檔案數位化影像系統,與人名、地名權威控制系統之開發與管理。
有鑒明清檔案委外作業行之有年,且項目多元、經驗豐富,內容發展分項計畫特別邀請工作室資深助理─任家鳳小姐與林憶梅小姐,一同分享辦理、管理委外事務的相關經驗與心得。任家鳳小姐於工作室服務二十五年,掌管所有大小事物,可稱做工作室的大總管;林憶梅小姐任職十五年,中文系出身,靠著興趣與自修,成為資訊能手,協助管理電腦資訊類工作;兩位皆以自我的學習以及工作經驗,針對委外作業,提出獨特的見解與建議。
問:請問一般委外的決策為何?
任:通常是上級指示委外項目,下屬則依照上級想法與實際工作考量,提供招標所需文件、資料,例如數位化物件的規格(範)書、招商說明、合約等。