數位化工作流程標準化之現況與挑戰
內容發展分項計畫／林彥宏
一、前言
「數位典藏國家型科技計畫」從今年起已邁入第四年，在計畫執行的過程中，除數位化資訊技術的開發創新及豐富的數位成果的產出外，在本著知識管理的精神及原則下，各單位及內容發展分項計畫，也將數位化過程中的點點滴滴，翔實的記錄下來，這對於數位化技術的創新及經驗的傳承而言，更是一批無形卻無比珍貴的資產。但從另一方面來說，這一批無形的珍貴資產雖略經整合，仍顯的過於分散，從知識管理的角度而言，知識管理的目的在於分析與整合資訊，使分散的資訊能成為有用的知識或智慧，以作為決策時的參考依據。因此，如何把伴隨計畫執行而產生的重要資訊，轉化為最有效益的參考知識及後續數位化計畫執行的決策依據，亦是計畫中不可輕忽的重要的任務。
數位化工作流程標準化便是基於以上理由而被提出。所謂工作流程，是指完成工作所需的每一步驟及次序，包含其工作內容說明、工作控制重點及相關的表單文件，並將每一步驟的關係鍵聯起來。所以藉由工作流程的制訂，除了能讓工作人員從整體性的觀點，清楚界定其自身工作項目及責任，並瞭解其工作與前、後步驟的連結性外，也方便管理者，對於工作進度的追蹤及工作品質的掌握。所以工作流程制訂的越清楚、越順暢，對於工作的完成度及品質管制也就越有幫助。而數位化工作流程標準化的目的，一方面希望整合各單位先前執行工作流程的書面資料及工作經驗，並在標準化的過程中，透過現行流程的分析與討論，將原本隱藏於計畫管理者、執行者腦中的資訊和經驗，轉化為可見的知識並應用於標準化的流程的制訂中，一方面也希望能藉由標準化流程的建立及導入，幫助後續數位典藏計畫或數位典藏工作者，以更有效率的方式，完成數位化工作。
不過，數位化工作流程標準化並非一件容易的事，除了執行單位眾多、標準不一外，數位化文件的性質亦是南轅北轍—-現在已是如此，以後恐怕會越加多樣化。因此在標準化之前，對於相關問題的釐清及討論應是首要之事，而本文撰寫的動機便是針對目前所觀察到的問題略做說明，至於解答的部分，則有賴後續做進一步的分析與討論。
二、數位化工作流程紀錄現況
如前文已經提及，各單位及內容發展分項計畫，在計畫執行過程中，將數位化過程記錄下來。在各執行單位方面，如流程圖的描繪及說明、工作規範或工作手冊的制訂、各項工作的作業標準、文件數位化需求及規格書的制訂、後設資料制訂的相關文件及著錄規範等，這批資料散見於各單位的計畫網站中。由這批資料來看，各計畫單位重點多注意檔案命名、影像規格和校驗及後設資料的設定，尤其是對於後設資料的設定方面，最為詳盡，這亦見於技術彙編手冊，從後設資料設定的步驟、相關的表單和填寫說明及參考範本等，在技術彙編手冊中，都有詳盡的說明。但相對於此，對於數位化過程中，相關決策背後的參考依據或技術理論的探討，就略顯薄弱。
另外，為使整個數位化工作流程得以完整呈現，內容發展分項計畫在各計畫一開始執行時，便積極參與，並從旁協助各單位一同制訂各單位的工作流程，包含協助各單位完成數位化流程調查表的填寫、製作數位化流程的圖文說明及流程影片的拍攝等，而就在這過程中，執行數位化工作的經驗就得以被保留下來，而也就在此基礎上，內容發展計畫依參與計畫的十二個主題小組，出版了一套數位化工作流程的圖文說明，將上述的各項資料，整合在這一套十二本書中，方便各單位參考。
不過內容發展分項計畫也體認到數位化工作流程的紀錄，仍有需要努力及更大進展的空間。首先，目前的工作流程圖文說明是依各單位的執行狀況而制訂，因此隨著各單位執行狀況及數位化文件的差異，流程的制訂也有很大的差異。而各單位也會隨著經費及設備的差異，對於數位化規格的制訂、數位化品質的控管及數位文件的保存，也都有很大的差異。因此各單位都有屬於自己的流程，這在計畫初期是無可厚非的事，而且有助於保留各計畫的特色，但對經驗分享及後續數位典藏計畫在計畫導入的參考上，難免有標準眾多，無所適從之感，也影響流程的導入。其次，目前的圖文說明比較著重在工作情形的紀錄及敘述，但對於流程中一些設定的背後原因及決策的依據，著墨較少，從知識管理而言，不但要知其然，更要知其所以然，唯有瞭解隱藏於工作項目背後的知識架構及技術理論，方能提供各單位在進行數位化計畫時，較為確實的訊息與參考原則。因此，從目前眾多單位的執行流程、相關規範及工作經驗中，歸納出標準的數位化工作流程並探討隱藏其中的知識及技術架構，確實是內容發展分項計畫當前重要的課題之一。
不過，既然數位化文件的性質差異極大，那是否有可能整合出既實用又能符合各單位需求的數位化工作流程，這與一般企業在制訂流程上有很大的差別，一般企業針對其工作所需，只需制訂一套流程，並以此為唯一標準來控制工作進度及工作品質，因此企業所制訂的工作流程有強大的指導功能及制約性。而數位化工作流程則必須涵括各單位個別情形，在提供其基本引導功能外，還必須展現流程的彈性，這難度又比一般單一流程的難度要高很多。其困難點就在於，必須從目前繁多的流程及各式規範中，歸納出其相同的特徵及差異所在，再根據其相同點，訂定模式化的工作程序及格式化的表單。而又必須在差異之處，提供彈性化的選擇項目，並針對各差異項目，說明其優劣，以供相關單位在執行時，能根據自身的狀況及需求，選擇適合的方式而不會無所適從。因此，數位化工作流程並非單一流程，必須結合「模組」的概念，使各計畫單位能根據標準化工作流程所提供的模式化程序及模組，組合出屬於自身計畫的流程。
從目前各單位的工作流程及各式規範來看，以下幾點應是在制訂工作流程標準化，必須面對的問題：
第一是關於工作流程標準化的內涵問題，也就是什麼樣的項目必須被納入標準化之中。如在標準文件撰寫方面就有規範的撰寫、圖表的繪製方式、各式表單的規格等方面；在執行工作方面，則包含前製作業、數位化作業及系統建置等方面，這些項目底下當然可細分為更多的次要項目，至於哪些項目應被列為數位化工作流程標準化的範圍之中，這在標準化工作之前，必須先界定清楚，後續收集資料及撰寫時，才不會有所遺漏。第二是關於工作流程標準化的分類架構問題，由於目前是依各主題小組來劃分，其分類架構應是依知識領域來劃分，但在數位化工作流程中，知識領域的架構反而不是重要的參考依據，如依數位化文件的屬性劃分或依據數位化工具的差異來劃分，都是更好的選擇，當然，這也值得進一步討論。第三則是關於文件編目及檔案命名方式，這對數位化流程的安排及數位檔案的管理是非常重要的環節，各單位也皆有不同的作法，有些單位只是簡單的清單，也有單位用文書軟體整理，以方便後續應用。另也有依此建立網路工作平台，除方便編目外，也將整個工作進度的掌控機制涵括在其中，甚為方便，當然所費代價也更高。但其後續的控管方式及應用，值得推展到整個計畫中來使用的。第四則是關於數位化方式的選擇及數位檔案規格設定，這應是整個數位化工作流程的重心所在，而確實也呈現相當多的差異，如掃描與攝影的差別、傳統單眼相機或數位相機甚或數位機背的優劣差異、各種影像格式及解析度的差異及在網路上傳輸的影響等等，這些知識或許散見於各專業領域之中，但卻缺乏有系統的將其與數位化流程結合並做比較分析，亦是十分可惜的。最後則是關於數位化工作的經濟效益問題，這包含數位產出數量的控管及花費成本的概念，這應是各單位作決策時，最核心的重點之一，例如上一點提及各種數位化方式，勢必就與單位能負擔的數位設備有緊密聯繫，又如計畫應該委外或者由各單位自行聘僱人員執行，這種重大決策也決脫離不了成本的分析，但目前對此的分析也仍略顯薄弱，值得進一步的討論。
四、結語
由於數位典藏計畫涵括了科技與人文兩大知識領域，對於科技人員或已熟悉人文領域的人來說，要驟然熟悉相對的知識領域或技術架構，都是不容易的事，因此必須經由時間的培養，方能逐漸培養出一批跨領域的人才，就此來說，數位化工作的知識管理及累積經驗的保存就越顯重要，而藉由數位化工作流程標準化的制訂，確實是凝聚知識與保存經驗的好方法，但這卻也不是容易做到的，除了在現有資料的基礎外，還有待各領域專長人員來分享知識與經驗。但我們也衷心期待標準化的數位化工作流程能早日制訂完成，已便能協助更多計畫單位及數位典藏工作人員，更有效率的完成這樣具有劃時代性意義的工作。
