內容發展分項計畫／謝筱琳2006.06.09
關於清朝內閣大庫檔案，最傳奇莫過於它「八千麻袋」的身世。據史料，清宣統年大庫年久失修，便將所藏移出整修，未料時局變盪，民國十年，殘破檔案被隨意裝入八千麻袋，共十五萬斤，賤售紙廠作還魂紙；又經輾轉拋售，民國十八年，終於在傅斯年先生努力下，由中央研究院歷史語言研究所購回。
從民國19年起，史語所明清檔案工作室著手進行「內閣大庫檔案」整理工作，至今已超過半世紀。整理工作除例行掃灰去蟲、修裱、編目、摘要，亦包括影印複本、出版影本；但隨時光荏苒，資訊技術日進，現已改為影像掃描，錄製光碟保存檔案原樣，並上線提供網路瀏覽。
目前工作室專任助理十二名，典藏檔案文書約三十一萬件，目前已完成檔案登錄二十七萬件，提要撰寫十七萬四千多件，以及影像製作二十萬九千餘件。
由於檔案件數量龐大，加以人員、時間與其他因素考量，部分工作委託外商製作，項目包含：檔案影像掃描、內閣大庫檔案資料庫建置系統、內閣大庫檔案數位化影像系統，與人名、地名權威控制系統之開發與管理。
有鑒明清檔案委外作業行之有年，且項目多元、經驗豐富，內容發展分項計畫特別邀請工作室資深助理─任家鳳小姐與林憶梅小姐，一同分享辦理、管理委外事務的相關經驗與心得。任家鳳小姐於工作室服務二十五年，掌管所有大小事物，可稱做工作室的大總管；林憶梅小姐任職十五年，中文系出身，靠著興趣與自修，成為資訊能手，協助管理電腦資訊類工作；兩位皆以自我的學習以及工作經驗，針對委外作業，提出獨特的見解與建議。
問：請問一般委外的決策為何？
任：通常是上級指示委外項目，下屬則依照上級想法與實際工作考量，提供招標所需文件、資料，例如數位化物件的規格(範)書、招商說明、合約等。
問：那麼要如何撰寫規格書？有沒有特殊考量或注意事項？
任：撰寫規格書，要以單位藏品的特性為基礎，探究目前市面上流通的數位化品質、規格、解析度，並請教已執行數位化作業的單位，多聽、多看、多問、多學。
例如制訂內閣大庫檔案的影像解析度，因檔案多紙本文件，材質較器皿類物件單純，無需銳利呈現質地，且檔案價值重在內容，不像書畫、器物需較高的解析度，基於物件的特性、單位需求及經費，於是訂定300dpi而不是600dpi作為典藏的解析度標準。
此外，撰寫人員還必須非常了解自己單位的作業流程，將流程列為制定規格的原則。民國92年，我們參考傅斯年圖書館的流程將提件、調件、掃描、校驗等工作流程改為電腦化控管，委請廠商建置「內閣大庫檔案數位化影像系統」。雖有現成系統作為參照，但仍要檢驗該流程的適用性，配合工作室的需求，局部修改。由於明清檔案工作室自民國86年就開始數位化掃描，提件、調件與掃描的作業程序早已建立自己一套標準，並逐步修正，成為一種規範，所以廠商提出的系統必須符合我們既有的規範，可以些微修正，但以不違背為原則。若是沒有舊規可循的新計畫，就要多多參考其他單位的做法，選一個接近、適合的作為依據。
至於設備方面，一樣要多聽多看，選擇不會破壞文物的機器。
問：規格書、相關文件備妥之後……
任：以史語所來說，招商的對外窗口是事務室，因而委外招商流程為繳交申請書、簽呈、規格書，接著事務室會詢問基本的底標價格，然後公告招商。規格書與合約都會附在公告上，有興趣的廠商就會提出場勘需求，依照工作環境而規劃作業方式。
參與招商人員需十分清楚單位本身作業流程、所需成品格式，以及廠商提供的設備資訊。招標時，可請知識較豐、經驗較多的人協助，不能閉門造車，除非數位化物件很單純、步驟很簡單。此外，還可探聽廠商風評、要求廠商將設備帶來現場試掃，直接檢驗成品；不過也有態度很好但規模較小的廠商因為經費不足無法試掃，這也是招商可能面臨的抉擇。
問：為什麼合約上特別註明廠商必須人機進駐單位工作？
任：因原件具有「唯一性」，不能帶離所方，所以作業場所只能設在典藏單位。最好工作場所就在典藏單位工作的樓層，而非別樓或別棟，在現場，遇到問題可以馬上溝通。若有些工作安排在他處，例如我們機背攝影的工作場所在傅圖，就要派員隨行在側，隨時排解困難。
問：是否所有計畫同仁都需要全盤了解委外作業相關事項？
任：一、兩個就可以了。就我們工作室來說，同仁除了裱褙、撰寫摘要，還有其他掃灰、校驗等工作，若要每人付出時間精力以及興趣去了解委外的所有作業流程，是有點強人所難的。每個單位狀況不一，如果有的單位只有兩個助理，當然「大家」都要了解，以防其中一位生病或有事。撰寫規格書方面，也起碼要有兩個人完全掌握狀況。
問：決定委外的主要因素為何？
任：主要決定因素為器材與人員。器材方面，若是自行購入器材，將有成本與機器汰舊兩個顧慮；若委外，則不需支出購入費用，還可持續使用新的器材。
人員方面，又與技術性以及流動性有關。從技術論，論專業，我們絕對不比日夜從事掃描、攝影或資訊設計的專才，即使單位願意負擔進修所需時間經費培養人才，也可能因為人員流動而效益不彰。我們是典藏單位而非專業攝影單位，在數位化工作裡，專業的工作還是交由專業人才製作較好；掃描、拍攝、系統開發交由外部專業人才，史料維護則由我們負責，分工作業，各司其職。
此外，如果物件數量龐大加上時間緊湊，單位自行訓練助理執行專業的數位化作業，必須承擔其在錯誤中學習所流失的時間；反之，若數量稀少，訓練結束時，數位化工作可能也正好結束。
決定委外與否就好像買果汁一樣，可以自製，買果汁機回家搾汁；也可以委外，直接買外頭搾好的現成果汁。不過製作數位影像或搾取果汁都需要機具設備，如果想要自己榨汁，就必須購買果汁機，但如果一個月才使用一次，乾脆喝外頭現成的就好，何必花錢買果汁機放著生鏽，而且機器日新月異，價格又驚人，不敷經濟成本效益。
其實，委外一方面可以減輕時間、人力壓力，確保專業品質；另一方面也可從廠商那邊得來專業知識，或是其他單位的經驗，額外增加計畫同仁的學習機會。
問：如何管理委外產出的成果品質？
任、林：計畫與廠商皆必須有專人專責每天的委外作業管理。
廠商掃描部份，手勢、習慣因人而異，計畫不會硬性要求單一標準，只要求在不破壞原件的原則下兼顧品質與速度，因文物保存絕對是典藏單位的最高工作宗旨。內閣大庫掃描校驗系統有「檢誤率」統計，廠商的管理人員可觀看每人的工作概況，自行決定工作調配。
計畫校驗部份，最大原則就是不能漏頁、遮字、缺字，還有美感。初期的校驗很重要，最好由管理人員嚴格審查影像是否合乎標準，每當掃描器更動、換新，或是新人到任時，亦若是。一校時絕對不能急於量產，要抱持寧缺勿濫的心態，才能預防日後重複出現相同問題。建議由管理人員把關是因為其他校驗同仁可能已經習慣檢驗品質較好的產出，較無法及時發現新進掃描人員的問題。因此初期校驗最好由一、二位資深人員把關，標準較一致；待掃描人員習慣標準後，再增加校驗人員，恢復正常產值。另外，單位本身對於校驗標準也要有共識，若標準不一、人員意見分歧，將使廠商作業無所適從，延宕工作進度。
在工作流程裡，掃描與校驗是一前一後的配合工作，必須每日同步處理，掃好校，校好上傳，一發生問題就立即處置；若經延遲，可能發生主機容量不足，造成工作延宕。所以計畫、廠商雙方都必須保持流程順暢，計畫人員要主動提醒要求。計畫除需於廠商掃描後配合校驗，掃描前亦須檢視文件狀況， 將文件以最佳狀態送掃，才能產出最佳品質。
綜合以上，成果的品質高低，是典藏單位與委外廠商雙方互動、付出的總合。計畫與廠商的一線工作人員只要互助、互動，養成最佳默契，就有優良產值。
問：若產值是廠商與計畫互助的總合，那麼廠商的好壞就格外重要囉？
任：其實廠商好壞真的是憑運氣，誠心最重要，倘若雙方針對問題良性互動，以坦承態度溝通協調，即使作業人員駑鈍一些也沒有關係。如果真的不適用，一定要和廠商反應，而不適用的基本定義就是不尊重、不維護原件。
有的掃描人員學習迅速，能夠舉一反三，工作一段時間就能掌握文件特性，甚至自動改善，於是掃描速度快，正確率又高，同仁因而校驗順暢；有的掃描人員適應慢，也不太反應工作困難點，校驗時果然錯誤連連，徒增掃校困擾；也有廠商自行改良掃描器的壓版，提升掃出品質。遇到校驗困擾並非十分糟糕，反過來說，也是計畫本身反思的機會。是不是計畫人員前置作業未盡完善導致掃出影像不佳？還是文件破損污漬在先，影響掃描結果？抑或文件形式較複雜，需特別處理？如果是刷灰裱褙不良，計畫必須重新裱褙再交廠商二次掃描；如果是文件自身的缺損，則可特別註明，放寬校驗標準；如果文件形式複雜，計畫也可事先說明掃描方式，協助掃描人員正確作業。所以遇到好的廠商固然可喜，可減低作業困擾；遇到壞的也未必不好，可增加計畫的適應性。
問：剛說到有些廠商會自動改善流程增加效能，是否也有廠商自作聰明，畫蛇添足的情形？
任：文物的歷史價值對廠商來說並不重要，廠商會想辦法改良掃描速度是因為他們想要「快」。我們沒有遇過畫蛇添足的狀況，倒是有想要快卻適得其反的，那就是掃描手法有問題了。例如有些較軟或是不平整的檔案，必須費時擺放平整，以壓版分區施加壓力掃描；但有掃描人員為節省時間，以小於檔案尺寸的塑膠板墊入壓版與檔案間加壓，結果掃出影像出現塑膠板的邊緣痕跡，反而成為需要重掃的不良品。
問：有沒有考慮過直接與過去合作愉快的廠商聯繫，限制性招標呢？
任：這次就是限制性招標，但是廠商找來的掃描小姐和前一批不一樣，反而惹來好多的麻煩。其實我們一直希望是限制性招標，但廠商的人事變動、改組都是不可預料的。由於合約無法限制廠商提供同批人員，只好轉而要求不管人員為何，產量正常即可。以我們單位來說，所謂的正常產量應該是一天三、四百頁。
我們現在正面臨一個兩難的問題，就是廠商管理不當因而延遲交貨，使得我們考慮下次不再與他們合作；然而廠商這批掃描人員又已熟悉檔案格式，如果換廠商換人員，計畫與新廠商又要重新適應。
只要對外招商，就會不斷衍生問題，沒有一勞永逸的可能，即使現制性招標也無法確保品質。
問：延遲交或是常見的違約情形嗎？
任：合約裡通常都會限定完工期限，而我們規定的期限是由以往的工作經驗評估出來的；雖然如此，還是會有廠商再三拖延。廠商掃描拖延，後續的校驗工作無法如期進行，就會造成人力過剩、工作停擺；但若廠商要求增加掃描人手，又可能造成校驗人力吃緊(之前說過掃描、校驗應是同步的生產線)，以及上傳主機容量不足的問題。於是我們認知到，下次招標必須在合約註明：「產量未達平均值，立即解約」，持續與廠商爭執於問題點，只會浪費彼此的時間而已。
問：到頭來，與廠商保持溝通管道暢通，雙方誠心合作，還是計畫委外的最佳政策。可否說明與廠商溝通的方式為何？
任：資訊系統委外部分，實際操作人員要能提出問題、意見與廠商溝通，若需求不合理不必要，廠商也會相對提供意見。至於系統修正，是用「問題單」和資訊人員溝通，一旦系統出錯，就提交問題單給廠商，廠商的資訊人員依據問題單提出解決方案，逐步修正問題。此外，我們單位會將每年所有的問題單即結成冊，作為記錄；從中可看出系統之適用性，若系統有整體不足或不良的問題，可能等經費足夠時再擴充、修正。
掃描委外部分，有些需要特別關照的特殊本子，我們也會事先印下成冊，當做範例交予廠商，其餘問題則當面指導協調。不過大部分原則必須在招商前就告知廠商，例如色差、規格、標準等。
問：一般普遍認為委外是「我付錢你做事」，有點上級對下屬的意味，可是今天就您敘述，似乎處於對等的位置，意即雙方必須互動合作，並且還互相學習？
任：沒錯！就是要保持互相學習的心態，而非上對下的制式對待。外行人也許覺得掃描影像很簡單，然而有些問題就是要專業掃描人員實際操作才會反映出來，譬如色彩偏差、排版美觀等。他們出錯、提出修正意見，我們等於借重他人的錯誤學習。反過來，廠商不了解我們的檔案，我們就必須教導他們，將廠商的工作人員視為「一般讀者」，從協助讀者的角度設想、行動。
我們將文物交給廠商，麻煩他們掃描，是尋求協助的行為；而廠商提供知識、服務，是提供協助的行為。一方付費一方服務，雙方各取所需，完全是建立在互信平等以及相互學習的相對位置的。
問：之前也參觀過一些將資訊系統開發委外的機關單位，他們常憂心一旦委外停辦、資訊人員撤離，資訊系統將很難善後。最後，是否也可給予一些經驗或建議？
任、林：只要系統設計完善，其實不用太擔心！而如何讓系統設計完善？第一，使用單位必須十分了解自己的需求；第二，設計完成要馬上測試使用，及時修正錯誤或不足；三，絕對要有一個了解系統運作的計畫人員。了解系統的計畫人員不需百分之百資訊專業，但一定要主動了解運作狀況，不過單位裡能有多些人懂電腦方面事務，總是比較好。
也許會有人問：「聘請資訊類專才如何？」，試想在文史單位工作的資訊專才若不了解文史內容，也讓人頭疼，不如讓了解單位藏品又對資訊有興趣的同仁不斷進修學習，成效更好。而派員進修，又是建立在上級知人善用的基礎上。隱憂是一定有的，畢竟多數單位的主業是文史典藏，但此憂慮是可以加強員工訓練來消弭的。
有些單位委外的心態像是把小孩交給安親班，自己就不用負起管教責任；但其實有些孩子的問題，還是得由父母親自疏導，得以排除，就像管理人員必須親自督促指導委外作業一樣。
關於資訊系統委外還有最後建議，即合約註明廠商以開放程式碼方式設計系統，如此一來，不管廠商如何置換，只要有公開程式碼，任誰就能進入修改，避免系統維護斷代危機。
結語：
明清檔案工作室的工作狀況，是廠商與工作室助理共享工作環境，共同作業同樣的檔案。在同一辦公室的平面裡，有一區塊是委外廠商掃描所在，有一區塊是工作室裱褙、修復處，還有區塊是庫房、電腦校驗區、摘要撰寫區、以及辦公處等。不同單位人員共處一室而激起的互動學習，或許是決策委外時意想不到的意外收穫，而這全歸功於管理人員的細心、睿智，以及雙方一線工作人員的互助與尊重。
